- 4 5 2.4 BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU (BLD)
4.2.2. Phõn định cỏc hệ thống con MT
Cỏc HTTT, đặc biệt là cỏc hệ thống lớn và phức tạp cần phải được phõn thành cỏc hệ thống con sao cho làm đơn giản hoỏ hệ thống và cú thể giao cho cỏc nhúm nhỏ thực hiện một nhiệm vụ độc lập. Hệ thống con thực chất là một bộ riờng lẻ chương trỡnh cú cấu trỳc. HT cú thể phõn theo nguyờn tắc khỏc nhau nhưng kiến trỳc nhận được cú chung dạng phõn cấp như sau
Lẽ thường, nguyờn tắc phõn định khụng nhất thiết chỉ căn cứ vào chức nănóủư lý thuần tuý mà cú thể dựa vào cỏc căn cứ sau
Cỏc để phõn địmh:
(1) Căn cứ theo thực thể: gom tụ những chức năng xung quanh một kiểu thực thể hay một nhúm kiểu thực thể để tạo ra hệ thống con. Vớ dụ như với thực thể khỏch
hàng ta cú hệ thống con khỏch hàng và với vật tư ta cú tương ứng hệ thống con quản lý kho vật tư
(2) Căn cứ theo giao dịch: Cỏc thụng tin về nghiệp vụ khi xuất hiện sẽ khởi động một loạt chức năng để cập nhật thụng tin. Cỏc chức năng này tạo thành cỏc hệ thống con tương ứng. Vớ dụ : Đơn hàng là một trong những dữ liệu cú được từ giao dịch bỏn hàng, do vậy gom cỏc chức năng được khởi động bởi giao dịch đú vào một nhúm ta được hệ thống con quản lý bỏn hàng . Dựa vào phương phỏp lan truyền đối với cỏc luồng dữ liệu xuất phỏt từ thụng tin vào khởi động bằng sự giao dịch để xỏc định ranh giới của cỏc hệ thống con
(3) Căn cứ theo thụng tin biến đổi: Nếu nhận thấy trong BLD cú một khu vực tập trung xử lớ thụng tin chủ yếu thỡ gom những chức năng này lại, "nhấc lờn" kộo theo những gỡ liờn quan đến thụng tin biến đổi này. Vớ dụ ta cú hệ thống con tớnh lương:là do khi cần tớnh luơng sẽ kộo theo những dữ liệu đầu vào như cấp bậc, thõm niờn, đồng thời đối với đầu ra sẽ bảng lương chi tiết, bảng tổng hợp lương...
(4) ) Căn cứ theo tớnh thiết thực: Thực tiễn của hệ thống là thước đo hiệu suất của thiết kế hệ thống, nú thoả món được yờu cầu người dựng với khả năng hạn chế về kỹ thuật, con người, kinh tế và mụi trường cho phộp. Chẳng hạn tớnh thiết thực dựa vào
+ Cấu trỳc nghiệp vụ của cơ quan mà hệ thống sẽ được triển khai .
+ Vị trớ của cỏc cơ sở trong tổ chức để cú cỏc hệ thống con phự hợp cho tớnh chất xử lý cục bộ của nú và khả năng hạn chế về khoảng cỏch truyền thụng
+ Sự tồn tại của phần cứng nhằm hạn chế đầu tư cỏc thiết bị khụng hiệu quả
+ Trỡnh độ đội ngũ của cỏn bộ nhõn viờn thừa hành để xõy dựng hệ thống con với khả năng giao diện thớch hợp và mức độ phức tạp khỏc nhau của hệ thống
+ Trỏch nhiệm cụng tỏc, thường là quyền ưu tiờn truy cập vào dữ liệu
Thiết kế giao diện nguời sử dung
Mục đớch:
Thiết kế giao diện là thiết kế mụi trường dành cho người sử dụng trao đổi với hệ thống thụng tin. Đõy là một cụng việc quan trọng vỡ cỏc lý do sau:
- Giao diện cú tớnh trực quan càng cao thỡ càng dễ sử dụng - Giao diện càng dễ sử dụng thỡ giỏ thành càng rẻ
- Giao diện càng dễ sử dụng thỡ việc đào tạo người sử dụng càng đơn giản, do đú giảm chi phớ đào tạo.
- Giao diện tốt thỡ người sử dụng càng ớt cần đến hỗ trợ trong khi vận hành và ớt gặp cỏc sự cố sai sút khi thao tỏc.
- Giao diện càng tốt thỡ người sử dụng càng thớch sử dụng, điều này càng tăng sự hài lũng của khỏch hàng với hệ thống được xõy dựng.
4.3.2. Cỏc chỉ dẫn về thiết kế giao diện người dựng
Giao diện người mỏy (HCI) là lĩnh vực rất rộng và được nghiờn cứu trong một giỏo trỡnh khỏc. Những chỉ dẫn dưới đõy mang tớnh gợi ý trong việc thiết kế giao diện:
Tớnh nhất quỏn: Đặt cỏc nỳt điều khiển hay cỏc dũng thụng bỏo tại vị trớ xỏc định trờn cỏc cửa sổ, sử dụng cỏc cụm từ trong cỏc nhón và thụng bỏo, phối hợp màu thống nhất từ đầu đến cuối, cú sự thống nhất trong giao diện giỳp người sử dụng cú được hỡnh dung chớnh xỏc về cỏch hoạt động của giao diện.
Thiết lập cỏc chuẩn và tuõn thủ cỏc chuẩn: Cỏch tốt nhất đảm bảo sự nhất quỏn về giao diện trong cỏc ứng dụng là lựa chọn cỏc chuẩn cụng nghệ về giao diện như chuẩn IBM (1993), Microsoft (1995) và thờm cỏc chỉ dẫn cần thiết nếu cũn thiếu
Giải thớch cỏc quy tắc: Người sử dụng cần phải biết về ứng dụng đó được thiết kế và khi một ứng dụng hoạt động nhất quỏn, hệ thống chỉ cần giải thớch cỏc quy tắc một lần này
Phự hợp với cả người chuyờn nghiệp và khụng chuyờn: Giao diện cần thiết kế sao cho người am hiểu chuyờn mụn hay khụng cũng được thoả món.
Tạo sự liờn kết giữa cỏc màn hỡnh: Nếu sự chuyển đổi giữa cỏc màn hỡnh khụng thuận tiện thỡ người dựng dễ chỏn nản và dễ từ bỏ cụng việc. Thứ tự cỏc màn hỡnh thớch hợp cú thể tuỳ thuộc vào trỡnh tự cụng việc sẽ gõy ấn tượng với người dựng.
Viết cỏc thụng bỏo và đặt tờn cho cỏc nhón phự hợp: Những thụng tin văn bản hiển thị dành cho người dựng nếu như được viết bằng ngụn ngữ nghốo nàn, khụng rừ ràng, mập mờ hay viết tắt quỏ nhiều sẽ gõy ra sự hiểu lầm và thao tỏc trả lời khụng chớnh xỏc. Thụng bỏo ngoài nội dung ra cần nhất quỏn, đặt ở những vị trớ thớch hợp. Đặc biệt cỏc thụng bỏo và trả lời cần sắp xếp gần nhau, khụng đưa ra sẵn khi chưa cần thiết.
Hiểu được cỏc chỉ dẫn: Dựng đỳng cỏc chỉ dẫn cho cỏc chức năng cần thiết để tăng tớnh nhất quỏn trong chương trỡnh đồng thời cần tham khảo những chỉ dẫn giao diện đó thành thúi quen.
Sử dụng màu sắc hợp lý: Hạn chế sử dụng màu sắc loố loẹt rực rỡ quỏ, nờn sử dụng màu sắc hợp lý để tạo chỳ ý thụng bỏo trờn màn hỡnh, nờn sử dụng màu sắc nhất quỏn và theo chuẩn thụng dụng để cú cỏi nhỡn và cảm giỏc thống nhất trong ứng dụng; chẳng hạn màu đỏ cho cỏc cụng việc nghiờm trọng, màu vàng cho cảnh bỏo và màu xanh cho cỏc việc an toàn diễn ra bỡnh thường
Tuõn thủ cỏc quy tắc tương phản: Trong cỏc ứng dụng, sử dụng cỏc giao diện trờn màn hỡnh cú thể đọc được theo quy tắc tương phản như chữ màu tối trờn nền sỏng, chữ xanh trờn nền trắng nhưng chữ xanh trờn nền đỏ rất khú đọc.
Sử dụng cỏc phụng chữ thớch hợp : Cần sử dụng cỏc phụng chữ rừ ràng, phổ biến, dễ đọc với kớch thước quy định tuỳ theo mục đớch thụng bỏo. Trỏnh sử dụng nhiều loại phụng chữ, đặc biệt nờn sử dụng cỏc phụng tiếng Việt
Sử dụng nỳt mặc định: Tạo cỏc nỳt mặc định trờn màn hỡnh để người sử dụng kớch hoạt cỏc cụng việc dễ dàng; tuy nhiờn cỏc nỳt này khụng nờn thực hiện xoỏ hay sao đỳp dữ liệu vỡ trỏnh cỏc thao tỏc vụ tỡnh xảy ra.
Tạo mẫu màn hỡnh: Tạo mẫu là kỹ thuật phõn tớch lặp lại trong đú người sử dụng cú tham gia tớch cực trong việc tạo ra cỏc bản ghi và màn hỡnh mẫu. Mục đớch của việc tạo mẫu là để người sử dụng biết được thiết kế khả thi cho giao diện của ứng dụng. Sử dụng cỏc cụng cụ tạo mẫu hoặc ngụn ngữ bậc cao thớch hợp để thiết kế màn hỡnh hoặc bản ghi theo yờu cầu. Cuối cựng cỏc mẫu cần được đỏnh giỏ sau khi đó thiết kế được một số phiờn bản mẫu cần lựa chọn mẫu theo đỳng yờu cầu. Khi người dựng đó sử dụng thớ điểm cỏc mẫu và chấp thuận cho từng giao diện cụ thể quỏ trỡnh tạo mẫu sẽ dừng lại.
Thiết kế đầu vào hệ thống
a) Thu thập dữ liệu, đưa dữ liệu và nhập dữ liệu vào hệ thống
Thiết kế đầu vào nằm trong giai đoạn phỏt triển của tiến trỡnh thiết kế và bao gồm quy trỡnh thu thập dữ liệu, đưa dữ liệu vào và nhập dữ liệu. Việc thu thập dữ liệu gắn liền với việc nhận diện và ghi lại nguồn dữ liệu. Những dữ liệu này cú thể lấy từ cỏc mẫu chứng từ văn bản hoặc màn hỡnh nhập liệu, hoặc từ cỏc nguồn sao chộp mềm, mỏy quột, mạng mỏy tớnh. Lựa chọn phương thức thu nhập dữ liệu: Trực tuyến, trỡ hoón (lưu tạm thời thời gian, cập nhật sau) hay thu thập từ xa. Cỏc mẫu thu thập được thiết kế sao cho thuận tiện với người thu thập, dễ mó hoỏ dưúi cỏc dạng khung điền, cõu hỏi đúng/mở
Đưa dữ liệu vào khụng giống như thu thập dữ liệu; đú là quỏ trỡnh dịch và biến dữ liệu nguồn thành dạng mỏy tớnh cú thể hiểu được.
Nhập dữ liệu là đưa dạng dữ liệu mà mỏy hiểu được vào mỏy tớnh. Người phõn tớch thiết kế hệ thống thường xuyờn là người lựa chọn cỏc cụng cụ và phương tiện nhập dữ liệu. Cỏc yờu cầu thiết kế nhập dữ liệu sao cho :
- Thuận tiện người gừ bàn phớm hay thao tỏc chuột,
- Giảm khối lượng nhập dữ liệu : Chỉ nhập dữ liệu cần thiết; khụng nhập những dữ liệu cố định tỡm thấy trong cỏc file của hệ thống hoặc tớnh toỏn từ cỏc dữ liệu khỏc; đừng nhập dữ liệu là hằng ; nhập dữ liệu qua sử dụng mó của nú vỡ sự ngắn gọn, đơn giản, rừ ràng, chớnh xỏc và do vậy rất ớt xảy ra sai sút.
- Giảm lỗi đầu vào và nõng cao chất lượng của dữ liệu theo cỏc biện phỏp kiểm tra dữ liệu như kiểm tra sự cú mặt bắt buộc của một số dữ liệu, kiểm tra miền dữ liệu, kiểm tra giới hạn, tớnh toàn vẹn, sự bất hợp lý v.v...
b. Thiết kế bản ghi nhập : Nhập dữ liệu theo lụ và lưu trong một file tạm thời. Bản ghi này được chi tiết hoỏ bởi từ điển dữ liệu để xỏc định cỏc thành phần dữ liệu đơn cần được nhập. Cỏch thức của cỏc bản ghi này được người lập trỡnh sử dụng trong quỏ trỡnh phỏt triển hệ thống ; nếu dữ liệu được chọn lọc bởi người đưa dữ liệu vào thỡ họ cũng nờn sử dụng cỏc bản ghi tương tự. Chỳ ý rằng cỏc bản ghi và cỏc phần được nhập theo trật tự chỳng xuất hiện ngang và dọc theo bản ghi trờn mẫu chứng từ, tài liệu nguồn để sao cho quỏ trỡnh đưa dữ liệu vào được thuận tiện nhất.
c. Thiết kế màn hỡnh nhập liệu
Màn hỡnh là phương tiện giao diện hữu hiệu nhất của người sử dụng với hệ thống. Nú thể hiện thụng tin và hỗ trợ người vận hành hệ thống. Những chỉ dẫn về thiết kế màn hỡnh nhập cũng phự hợp với màn hỡnh đầu ra và giao diện người dựng. Những chỉ dẫn đỏng chỳ ý :
- Mọi màn hỡnh hiển thị nờn cú hỡnh thức lụi cuốn và khụng quỏ rườm rà - Thụng tin hiển thị trờn một màn hỡnh nờn trỡnh bày theo trật tự hợp lý và logic
- Trỡnh bày màn hỡnh nờn nhất quỏn cú nghĩa cỏc tiờu đề, cỏc thụng bỏo, chỉ dẫn, nội dung nờn xuất hiện tại cựng một vị trớ trong tất cả cỏc kiểu hiển thị và cả cỏc thuật ngữ cũng nờn nhất quỏn.
- Tất cả cỏc thụng bỏo, kể cỏc thụng bỏo lỗi phải rừ ràng, dễ hiểu, lịch sự - Cỏc thụng bỏo nờn lưu lại trờn màn hỡnh đủ lõu để cú thể đọc hiểu được
- Hạn chế sử dụng cỏc hiệu ứng video đặc biệt như lặp lại, màu sắc, chữ chạy, nhấp nhỏy và hiệu quả õm thanh v.v... vỡ sự lạm dụng này cú thể gõy sự sao nhóng hơn là tập trung.
- Để đơn giản nờn chia màn hỡnh thành 3 phần: Phần mở đầu (tiờu đề), phần thõn (nội dung) và phần kết (hướng dẫn, giải thớch)
- Sử dụng cỏc cửa sổ cú thể điều chỉnh và di chuyển dễ ràng Thiết kế đầu ra
Những đầu ra biểu diễn thụng tin cho hệ thống người dựng với đa phần là những thành phần thấy được của HTTT làm việc. Trong suốt quỏ trỡnh phỏt triển hệ thúng đầu ra là thực sự cần thiết và được xỏch định tuy rằng thiết kế đú chưa được hoàn chỉnh.
a) Nguyờn lý và nguyờn tắc cho thiết kế đầu ra: Trước khi thiết kế một đầu ra người phõn tớch nờn đặt cỏc cõu hỏi đại loại như mục đớch đầu ra là gỡ ?, ai cần thụng
tin, tại sao cần và sẽ sử dụng nú như thế nào ?Phương thức xuất thụng tin dưới dạng gỡ ?: màn hỡnh, mỏy in hay bộ nhớ ngoài ?, những vấn đề bảo mật cú được xem xột khụng ?.
Cỏc nguyờn tắc chớnh cho thiết kế đầu ra: - Đầu ra nờn đơn giản, dễ đọc và giải thớch
- Mọi bỏo cỏo và đầu ra trờn màn hỡnh cũng như thụng tin trờn cỏc cột nờn cú một tiờu đề - Sử dụng những chỳ giải một cỏch chớnh thức để định nghĩa tất cả cỏc trường của bỏo cỏo. - Sắp xếp những đầu ra mỏy tớnh phải thoả đỏng theo yờu cầu và sự chấp nhận của người
dựng.
b) Cỏc loại đầu ra :
Cú 2 loại đầu ra cơ bản là đầu ra trong và đầu ra ngoài.
Đầu ra ngoài là cỏc dữ liệu sẽ rời khỏi hệ thống để khởi động một quỏ trỡnh trờn những phần nhận chỳng hoặc xỏc nhận những hành động của những phần nhận chỳng, chẳng hạn như hoỏ đơn, chứng từ. Cỏc đầu ra ngoài được tạo ra từ cỏc mẫu in trước.
Đầu ra trong là cỏc dữ liệu nhằm mục đớch cung cấp thụng tin của hệ thống cho người sử dụng và người quản trị hệ thống
c) Mụi trường đầu ra và những định dạng:
Mụi trường đầu ra là phương thức xuất ra dữ liệu trờn một số phương tiện như màn hỡnh, giỏy in, đĩa. Mụi trường cú thể thay đổi dựa trờn nhiều yếu tố và phụ thuộc vào thụng tin ra là gỡ, phục vụ cho ai, cỏch thức xử lý cỏc đầu ra đú, thụng tin ra sẽ được định dạng thế nào.
Định dạng đầu ra là cỏch thể hiện thụng tin trong mội trường đầu ra. Cú một số định dạng như định dang văn bản, bảng biểu với cỏc hàng và cột, định dạng đồ thị như biểu đồ thanh, biểu đồ cột, quạt, đường, lưới v.v...
Thiết kế thủ tục người dựng
Ngoài cỏc thiết kế vào ra dành cho cỏc thủ tục được thực hiện tự động hoỏ trờn mỏy tớnh, trờn thực tiễn vẫn cũn cỏc thủ tục người dựng làm bằng thủ cụng. Cú nhiều loại thao tỏc thủ cụng theo mức độ từ cỏc thao tỏc khụng liờn quan đến MT hoặc cú mỏy tớnh trợ giỳp đến cỏc thủ tục chỉ xuất hiện để phục vụ MT (thủ tục "ăn theo" sự xuất hiện MT)
Cỏc cụng việc thủ cụng chủ yếu cú thể dễ thấy, tuy rằng với sự phỏt triển sau này về thiết bị sẽ giảm thiểu cỏc thủ tục thực hiện bằng thủ cụng tới mức thấp nhất như
- Kiểm soỏt và sửa chữa cỏc dữ liệu thu thập - Nhập dữ liệu vào hệ thống
- Kiểm tra tài liệu xuất ra - Phõn phối tài liệu xuất
Về yờu cầu đối với thiết kế cỏc chức năng thủ cụng cần thoả món cỏc tiờu chớ sau - Đỏp ứng đũi hỏi hệ thống
- Thụng tin chớnh xỏc, dễ dựng, dễ hiểu - Gừ phớm ớt nhất, ngắn gọn đủ ý
- Nội dung phải làm trong khụng gian cụ thể và thời gian xỏc định - Yờu cầu năng suất khi thực hiện
- Cỏch phỏt hiện và xử lý cỏc sai sút gặp phải khi thực hiện cỏc thủ tục thủ cụng 4.3.5 Thiết kế đối thoại trờn màn hỡnh
Mục đớch sử dụng màn hỡnh là đối thoại giữa người dựng và hệ thống. Bởi vậy đặc điểm của đối thoại là cỏc cặp vào/ ra, cặp hỏi/đỏp nờn đặt gần nhau. Thụng tin đối thoại thường tối thiểu cần đến đõu đưa ra đến đấy, khụng đưa ra sẵn.
Yờu cầu thiết kế hội thoại cần sỏng sủa, dễ nhỡn, dễ đọc. Cỏc lệnh phải rành mạch (muốn gỡ? Làm gỡ?)
Hỡnh thức đối thoại trờn màn hỡnh : Thiết kế màn hỡnh liờn quan đến hỡnh thức, định