5.1. Nghị quyết
a) Vai trò của Nghị quyết và các trường hợp ra nghị quyết
Nghị quyết là một hình thức văn bản pháp quy dùng để ghi lại một cách chính xác những kết luận và quyết định của hội nghị tập thể trong các cơ quan về những vấn đề lớn nhƣ chủ trƣơng, chính sách, kế hoạch, biện pháp và đƣợc thông qua theo một thủ tục nhất định do pháp luật quy định.
* Những trƣờng hợp cần ra nghị quyết:
- Để ghi nhận các nội dung đƣợc thông qua tại các hội nghị.
- Để thống nhất các chủtrƣơng, chính sách lớn trên các mặt kinh tế, chính trị, xã hội, các nhiệm vụ kế hoạch nhà nƣớc, ngân sách nhà nƣớc và các công tác quan trọng khác của chính phủđể thống nhất điều hành các ngành các cấp.
- Để thông qua các kế hoạch, quyết toán ngân sách đại phƣơng, quyết định những vấn đề về phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng…
b) Kết cấu của Nghị quyết
Thƣờng có 3 phần chính: - Phần nêu căn cứ Nghị quyết
- Phần ghi các nội dung thảo luận và quyết định các giải pháp do thành viên hội nghị biểu quyết.
- Phần ghi các biện pháp tổ chức thực hiện.
c) Cách xây dựng bản thảo:
- Phần căn cứ ra nghị quyết: Cần đƣa ra các căn cứ để lý giải việc ban hành nghị quyết nhằm nâng cao sự nhất trí và tự giác thực hiện cho các chủ thể thi hành.
- Phần nội dung: Tập trung nêu những vấn đề trọng tâm của nghị quyết, nêu rõ những nội dung công việc cần làm thành các nhiệm vụ, mục tiêu chung và các nhiệm vụ, mục tiêu cụ thể trong từng thời gian. Tiếp đó nêu phƣơng hƣớng và giải pháp nhằm hoàn thành các chủ trƣơng, biện pháp cụ thểđể thực hiện các nhiệm vụ, mục tiêu trên.
- Phần tổ chức thực hiện: Nêu rõ các chủ thể có trách nhiệm tổ chức thực hiện, chủ thể có trách nhiệm chính, các chủ thể có trách nhiệm phối hợp tổ chức thực hiện. Trong đó nêu rõ trách nhiệm quyền hạn của từng cấp từng ngành, từng tổ chức và từng cá nhân.
d) Mẫu nghị quyết:
CHÍNH PHỦ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦNGHĨA VIỆT NAM
Số: 20/... /NQ-CP Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày .......tháng ...năm 20...
NGHỊ QUYẾT
...
CHÍNH PHỦ
Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủngày 25 tháng 12 năm 2001;
Căn cứ ...; ..., QUYẾT NGHỊ: Điều 1. ... ... Điều 2. ... ... ... Điều ... ... ... ./. Nơi nhận: TM. CHÍNH PHỦ - ...; Thủtƣớng - Lƣu: VT, .... (Ký tên - đóng dấu)
5.2. Quyết định
ạ Khái niệm
Quyết định là một loại văn bản đƣợc dùng để tổ chức và điều chỉnh các hoạt động xã hội, hành vi của con ngƣời nhằm thực hiện chức năng quản lý của cơ quan thẩm quyền hoặc tổ chức.
Quyết định là phƣơng tiện đểngƣời quản lý thực hiện các mệnh lệnh và nội dung quản lý của mình tới các đối tƣợng quản lý. Quyết định đƣợc chia thành hai loại: Quyết định chung (Quyết định lập quy), và Quyết định riêng (quyết định cá biệt)
Quyết định lập quyđặt ra hay sửa đổi các quy phạm, cụ thể hóa các quy phạm pháp luật, điều chỉnh chung đến nhiều đối tƣợng. Bao gồm:
+ Quyết định của Thủtướng Chính phủ:
- Để ban hành các chủ trƣơng, các biện pháp lãnh đạo và kiểm tra hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành chính Nhà nƣớc từtrung ƣơng đến địa phƣơng.
- Quyết định những chủtrƣơng, chếđộ, thể lệ thuộc thẩm quyền của Chính phủ.
+ Quyết định của Bộtrưởng:
- Quy định về tổ chức và hoạt động của các cơ quan đơn vị trực thuộc.
- Quy định các tiêu chuẩn, quy trình quy phạm và các định mức kinh tế kỹ thuật của ngành, lĩnh vực do mình phụ trách.
- Quy định các biện pháp để thực hiện. Các chức năng quản lý ngành, lĩnh vực do mình phụ trách và những vấn đềđƣợc Chính phủ giaọ
+ Quyết định của UBND tỉnh:
- Để ban hành các chủtrƣơng, biện pháp cụ thể thực hiện luật pháp Nhà nƣớc, các chủ trƣơng chính sách, quy định của Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ, của Bộ trƣởng và Nghị quyết của HĐND cùng cấp.
- Để tổ chức thực hiện kiểm tra, thanh tra đối với cơ quan tổ chức trong việc chấp hành luật pháp của Nhà nƣớc.
- Và các vấn đề thuộc thẩm quyền của UBND đã đƣợc luật pháp quy định.
b. Bố cục
Quyết định đƣợc soạn thảo theo thể văn “điều khoản”. Kết cấu của Quyết định gồm 2 phần:
+ Phần căn cứ: Phần này nêu các cơ sở pháp lý và tình hình thực tiến đểban hành văn bản. Phần căn cứđảm bảo đủ ba yếu tố:
*Thẩm quyền: Viện dẫn văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan tổ chức.
* Căn cứ pháp lý: Viện dẫn văn bản của cơ quan có thẩm quyền quy định những vấn đề liên quan đến nội dung Quyết định.
* Đề xuất: Để ban hành Quyết định phải do một cơ quan (bộ phận) đề nghị, ban hành Quyết định.
+ Phần nội dung: Phần này gồm các điều, khoản. * Điều 1 thƣờng là nội dung chính của Quyết định.
* Các điều, khoản tiếp theo, mỗi điều là một nội dung hoặc 1 tác động đến đối tƣợng khác nhaụ
* Điều cuối cùng là điều thi hành, quy định rõ đối tƣợng thi hành và thời gian thi hành.
c) Cách soạn thảo quyết định:
Do quyết định đƣợc sử dụng để giải quyết nhiều việc khác nhau, nên trong mỗi trƣờng hợp đều có cách xây dựng bố cục và phƣơng pháp trình bày nội dung khác nhau sao cho phù hợp với mục đích ra quyết định. Tuy nhiên, thông thƣờng quyết định vẫn có những thành phần giống nhau nhƣ:
- Quốc hiệu
- Địa danh và ngày tháng ra quyết định - Số và ký hiệu
- Căn cứ ra quyết định (phần viện dẫn lý do): Cần dựa vào các nguồn văn bản quy định chức năng nhiệm vụđƣợc giao, và căn cứ vào tình hình thực tếđòi hỏi phải ra quyết định.
- Nội dung ra quyết định: Nêu rõ các yêu cầu và mệnh lệnh mà cơ quan ra quyết định xác lập chủ thể tác động, các phƣơng tiện và biện pháp cần có, thời điểm phải hoàn thành, trách nhiệm của các chủ thể phải thi hành quyết định.
- Nơi nhận - Ký
d) Mẫu quyết định:
5.3. Chỉ thị
a) Vai trò tác dụng của chỉ thị:
Chỉ thị là văn bản pháp quy dùng để truyền đạt các chủ trƣơng, chính sách, biện pháp quản lý, chỉđạo việc kiện toàn tổ chức, chấn chỉnh công tác, giao nhiệm vụvà đôn đốc các cơ quan cấp dƣới, các ngành, các cấp thực hiện nhiệm vụ của chính quyền nhà nƣớc.
b) Yêu cầu khi soạn thảo văn bản chỉ thị
Nêu rõ đƣợc căn cứ và nội dung chỉ thị một cách ngắn gọn, cô đọng có sức thuyết phục để chủ thể tự giác chấp hành.
Nội dung chỉ thị phải có sựhƣớng dẫn và đề ra các biện pháp cụ thểđể tổ chức thực hiện.
Có sựđảm bảo về điều kiện vật chất và thời gian cho việc thực hiện các chủ trƣơng, chính sách, chếđộ.
CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦNGHĨA VIỆT NAM
Số: /... /QĐ- Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày ...tháng ......năm 20...
QUYẾT ĐỊNH
Về việc tiếp nhận và điều động cán bộ nhân viên
[ Thủtrƣởng cơ quan (đơn vị) ... ]
- Căn cứ vào quyết định số ... /KH, ngày tháng năm của ... về việc thành lập cơ quan đơn vị;
- Căn cứ vào quyết định số ... /KH, ngày tháng năm của ... về việc tiếp nhận và điều động ………về công tác tại cơ quan đơn vị ... ... ;
- Xét yêu cầu công tác và khảnăng cán bộ nhân viên; - Xét đề nghị của trƣởng phòng tổ chức cán bộ
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Nay tiếp nhận và điều động Ông (Bà) ... đến nhận công tác phòng (ban) ... ... thuộc cơ quan (đơn vị) ... ... kể
từ ngày ... tháng... năm ...
Điều 2. Ông . ... đƣợc hƣởng lƣơng và các khoản phụ cấp kể từ
ngày ... tháng ... năm ...
Điều 3. Các ông chánh văn phòng (Trƣởng phòng hành chính); Tài chính - kế toán, tổ
chức cán bộ và ông... có trách nhiệm thi hành quyết định nàỵ THỦTRƢỞNG
Nơi nhận: - Nhƣ điều 3
Nội dung phải phù hợp với yêu cầu thực tế, khảnăng của chủ thể thi hành.
Nội dung và biện pháp trong chỉ thị không nên quá gò bó, cứng nhắc để tạo điều kiện phát huy tính năng động, sáng tạo trong quá trình thực hiện.
Nội dung cần ngắn gọn, dễ hiểụ
c) Bố cục của chỉ thị
- Soạn thảo phần mởđầu: có thể sử dụng 1 trong 3 cách sau: + Nêu mục đích của việc ra chỉ thị. VD: “Đểthi hành ....”
+ Nêu căn cứpháp lý làm cơ sở. VD: “Căn cứ quyết định số .... ngàỵ... + Nêu trực tiếp tình hình các chủđề mà chỉ thịđề cập đến. VD: “Dọ....
- Soạn thảo phần nội dung: Tuỳ theo mục đích ban hành chỉ thị mà chọn cách soạn thảo nội dung cho phù hợp, nhƣng nói chung phần này thƣờng đƣợc chia thành các chƣơng mục cụ thể, trình tự diễn đạt hợp lý, rõ ràng, khúc triết.
- Soạn thảo phần tổ chức thực hiện: Phần này thƣờng dùng để xác định rõ trách nhiệm thi hành cho các chủ thể, thời gian hoàn thành và chếđộ báo cáo tiến trình thực hiện.
5.4. Thông tƣ
a) Vai trò tác dụng của thông tư:
Là văn bản pháp quy dùng để phổ biến, hƣớng dẫn và giải thích các chếđộ, chính sách, hay văn bản pháp luật của quốc hội, Chủ tịch nƣớc, của chính phủ hoặc thủtƣớng... trong đó quy định cách thức thực hiện, thi hành và triển khai các văn bản pháp luật. Trong một số trƣờng hợp thông tƣ đƣợc dùng để chi tiết hoá văn bản của thủtrƣởng cơ quan ban hành.
b) Bố cục thông tư:
- Phần thể thức chung: Bao gồm các yếu tố chung của một văn bản pháp quỵ
- Nội dung thông tƣ: Đƣợc chia thành các chƣơng mục phù hợp với yêu cầu hƣớng dẫn và mức độ áp dụng. Mởđầu phần nội dung là giới thiệu các văn bản pháp luật cần triển khai thực hiện.
- Tổ chức thực hiện: Xác định rõ trách nhiệm thi hành của từng cấp, từng ngành, giới thiệu phạm vi áp dụng của thông tƣ, quy định hiệu lực thời igan, chếđộ báo cáọ..
c) Phương pháp sử dụng ngôn ngữtrong thông tư:
Từ ngữ và hành văn phải trung thực, rõ ràng và cụ thể, trung thành với văn bản mà nó hƣớng dẫn.
6. Thực hành:
- Giới thiệu,tham khảo mẫu một sốvăn bản của các cấp: Nghị quyết,quyết định, chỉ thị, thông tƣ
- Giáo viên hƣớng dẫn chi tiết về thể thức, bố cục, nội dung từng loại văn bản gắn với phần lý thuyết đã đƣợc học.
- Sinh viên thực hành soạn thảo 3 văn bản pháp qui thông dụng: nghị quyết của hội đồng nhân dân, quyết định, chỉ thị của chủ tịch uỷ ban nhân dân cấp địa phƣơng.
Chƣơng 3: VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1. Khái niệm văn bản hành chính
Văn bản hành chính là các loại văn bản đƣợc sử dụng trong các cơ quan nhà nƣớc, tổ chức xã hội và các doanh nghiệp nhằm chuyển giao các thông tin từ tổ chức này sang tổ chức khác phục vụ các quan hệ giao dịch, trao đổi công tác, nêu các yêu cầu để kết hợp với nhau cùng giải quyết.
Văn bản hành chính có các hình thức rất đa dạng nhƣ công văn, báo cáo, tờ trình, thông báo, thông cáo, biên bản, giấy giới thiệu, điện báo, giấy đi đƣờng.
2. Các hình thức văn bản hành chính
2.1. Công văn
ạ Khái niệm:
Công văn là văn bản dùng đểtrao đổi, giao tiếp giữa cơ quan với cơ quan, giữa cơ quan với công dân, giải quyết công việc vì lợi ích chung.
b. Loại công văn:
+ Công văn cấp trên gửi xuống cấp dƣới
- Công văn chỉđạo, yêu cầu
- Công văn đôn đốc, nhắc nhở
- Công văn trả lời, hƣớng dẫn
- Công văn chấp thuận, cho phép + Công văn cấp dƣới gửi lên cấp trên
- Công văn đề nghị
- Công văn xin ý kiến
- Công văn hỏi
+ Công văn ngang cấp (các cơ quan trao đổi công văn với nhau)
- Công văn đề nghị phối hợp
- Công văn trao đổi, giao dịch + Công văn Nhà nƣớc gửi cho công dân
- Công văn hƣớng dẫn, giải thích
- Công văn trả lời
c. Bố cục của một Công văn:
- Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết công văn
- Phần nội dung: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ của cơ quan gửi công văn
- Phần kết thúc: Thể hiện nghi thức (thƣờng bằng lời chào)
Công văn là thể hiện văn hành chính, nên có một số đặc điểm chung nhƣ sau đối với tất cả các loại công văn:
Cách hành văn: Một công văn soạn ra là nhằm giải quyết một số vấn đề. Ngƣời viết công văn phải diễn đạt mạch lạc, khúc triết, chính xác. Nội dung chỉ xoay quanh vấn đềđã nêụ
Câu văn: Đòi hỏi câu văn phải ngắn gọn. Thông thƣờng diễn đạt bằng các câu đơn có đủ ba thành phần (chủ ngữ, vị ngữ, bổ ngữ).
Từ ngữ: Cố gắng dùng từ mang sắc thái hành chính công vụ. Không dùng từ quá “văn hoa”, không dùng từ biểu cảm, ẩn ý hay đa nghĩạ Không dùng từ qua nôm na, quá “bình dân”. Đặc biệt trong công văn không dùng từđịa phƣơng hay tiếng lóng.
Tuy nhiên các loại công văn cũng cần có những nết đặc thù nên khi soạn thảo cần chú ý những đặc điểm sau về ngôn ngữ:
- Công văn đôn đốc:
+ Bảo đảm tính nghiêm túc
+ Nêu hậu quả của công việc, nếu chậm trễ, quan liêu
- Công văn từ chối: Nên có tính động viên, an ủi, song làm bật tính nguyên tắc của công việc.
- Công văn ngoại giao: Bảo đảm tính chân thành, đặc biệt tránh khách sáo, thờơ. - Công văn tiếp thu:
+ Cần chân thành, mềm dẻo
+ Nêu bật đƣợc lý do khách quan, chủ quan.
- Công văn hƣớng dẫn: Cần đảm bảo tính logic, hệ thống hƣớng dẫn rõ ràng, chi tiết, cặn kẽ.
2.2. Tờ trình
ạKhái niệm:
Là loại văn bản có nội dung chủ yếu để đề xuất với cơ quan quản lý cấp trên phê chuẩn về một chủ trƣơng hoạt động, phƣơng án công tác, một chính sách, chế độ, một tiêu chuẩn định mức...Khi có mệnh lệnh của cấp trên thì cơ quan trình báo mới đƣợc tiến hành thực hiện các nội dung đó.
Cần lƣu ý rằng nếu vấn đề trình cấp trên phê duyệt không có tính chất mới thì không làm tờtrình mà làm công văn đề nghị. b.Bố cục của Tờ trình: + Phần thứ nhất Nêu lý do đƣa ra vấn đề trình Phân tích thực trạng của vấn đề trình + Phần thứ hai
Nêu nội dung của vấn đề trình
Trình bày có lựa chọn tính hiệu quả và khả thi Nêu bật khó khăn, thuận lợi và đề ra các giải pháp + Phần thứ ba
Nêu ý nghĩa tác dụng của vấn đề trình Kiến nghị cấp trên phê chuẩn
Tờtrình thông thƣờng đƣợc trình bày theo thể“văn chƣơng mục” Phần I, II, IIỊ
Điểm 1, 2, 3.
2.3. Đề án
Đề án (Kế hoạch) công tác là văn bản trình bày một dự kiến, kế hoạch về một nhiệm vụ công tác của một cơ quan, đơn vị trong một thời gian nhất định.
2.4. Báo cáo
ạ Khái niệm Báo cáo:
Báo cáo là loại văn bản để trình bày kết quảđã đạt đƣợc trong họat động của cơ quan, để đánh giá kết quả của một công tác lớn, hoặc phản ánh một sự việc bất thƣờng xảy ra lên cấp trên hay ở hội nghị, ởđơn vị, ngành...
b. Loại báo cáo:
- Báo cáo sơ kết
- Báo cáo tổng kết
- Báo cáo định kỳ