Mở văn bản thứnhất (Phieu_bao_diem.doc)
Vào menu Tools – Mail Merge. Xuất hiện hộp thoại Mail Merger Helper với nội dung như sau:
III/ Thao tác trộn (tt)
¾ Mục Main document:Cho phép chúng ta chọn tài liệu chính cần trộn (tài liệu thứnhất). Với cách thực hiện này hệthống sẽngầm hiểu tài liệu chính là tài liệu đang mở.
¾ Mục Data source:Cho phép chúng ta chọn tài liệu phụcần trộn vào tài liệu chính (tài liệu thứ2).
¾ Mục Merge the data with the document: Chấp nhận trộn nội dung của 2 tài liệu đã chọn.
III/ Thao tác trộn (tt)
¾ Từnút lệnh Create -> Form letter -> Chọn Active Windowskhi hộp thoại Microsoft Windows xuất hiện.
¾ Từnút lệnh Get data -> Open data source ->
Chọn đường dẫn và xác
định cho hệthống biết
địa chỉcủa tệp tin thứ2 cần trộn -> Chọn Edit main documentkhi hộp thoại Microsoft Windows xuất hiện.
III/ Thao tác trộn (tt)
¾ Lúc này hệthống sẽtựđộng đưa ra thanh cộng cụMail Merge:
III/ Thao tác trộn (tt)
¾ Menu Insert Merge Field:Danh sách các trường cần trộn tương ứng trong tệp tin thứ2.
¾ Lần lượt chèn tên các trường vào vịtrí cần trộn.
¾ Nút lệnh Merge…trên thanh công cụcho phép bắt
đầu công việc trộn với các chức năng sau:
9 Merge to:Chọn nơi sẽxuất hiện văn bản kết quả.
9 Record to be merged:Chọn số lượng bản ghi sẽtrộn.
IV/ Nâng cao chức năng trộn thư
Trong phiếu báo điểm trong danh sách trên còn có một dòng “Kêt quả:…”. Giảsửkêt quảđược tính với yêu cầu như sau: Nếu Tổng điểm >=15 thì đậu, ngược lại thì Rớt.
Với yêu cầu như vậy thì ta sửdụng thêm chức năng sau: Vào menu Insert Word Field -> If…Then…Else…