- Xây dựng dự án: Kết quả của giai đoạn này là hình thành được một bản đề xuất dự án hợp lý và khả thi.
- Thẩm định dự án là giai đoạn được tiến hành sau khi có bản đề xuất dự án. Trong giai đoạn này, dự án được thẩm định thông qua việc đánh giá một cách khoa học, toàn diện, có hệ thống trên các phương diện về: Nhu cầu và những vấn đề khó khăn mà dự án định giải quyết; Mục tiêu của dự án; Tính khả thi về kinh tế, xã hội, môi trường và chính trị; Những tác động có thể có của dự án đối với từng cá nhân, cộng đồng và cả xã hội. Kết quả của thẩm định dự án là nhằm trả lời các câu hỏi: Có nên tiến hành dự án không? Nếu tiến hành, nên làm thế nào để thực hiện tốt dự án? Việc đánh giá khả thi dự án thường do phía tài trợ (Ủy nhân dân huyện) tiến hành.
- Thực hiện dự án: là giai đoạn tổ chức triển khai các hoạt động của dự án nhằm đạt được các mục tiêu của dự án.
- Giám sát và đánh giá dự án: Giám sát là quá trình thường xuyên kiểm tra, theo đõi mọi công việc để so sánh giữa thực tế đạt được với kế hoạch của dự án nhằm kịp thời điều chỉnh. Đánh giá dự án bao gồm đánh giá tiến độ; đánh giá giữa kỳ và đánh giá sau khi kết thúc dự án, việc đánh giá dự án nhằm để xác định mức độ đạt được về mục tiêu của dự án; đánh giá tác động về kinh tế, xã hội về môi trường; Tác động trực tiếp và gián tiếp; Tác động trước mắt và lâu dài của dự án; rút ra các bài học kinh nghiệm cho các dự án tương tự và để điều chỉnh các hoạt động của dự án trong giai đoạn tiếp theo
1.1.4 Nội dung dự án phát triển sản xuất thuộc UBND huyện
a. Tổ chức bộ máy để thực hiện dự án
- Ở cấp quốc gia: Có Ban quản lý và Ban thường trực của chương trình, thuộc các bộ, ngành liên quan.
- Ở cấp tỉnh: Có Ban quản lý và Ban thường trực dự án cấp tỉnh, thông thường do Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh làm chủ dự án và đại diện của các sở chuyên môn có liên quan và chủ các dự án cấp huyện làm uỷ viên.
- Ở cấp huyện: Có Ban quản lý dự án huyện do lãnh đạo huyện làm Trưởng ban và các thành viên là đại diện của các phòng ban, cơ quan chuyên môn, các tổ chức liên quan trong thực hiện dự án và các tổ chức đoàn thể chính trị - xã hội (Hội Phụ nữ, Hội nông dân, Hội Cựu chiến binh, Đoàn thanh niên) trong huyện.
- Ở cấp xã và cấp thôn bản: Có Ban quản lý dự án cấp xã và thôn bản với cơ cấu tương tự như Ban quản lý dự án cấp huyện.
* Chức năng của Ban quản lý dự án
- Lập kế hoạch thực hiện các hoạt động của dự án. - Quản lý, điều hành khâu nối các hoạt động của dự án.
- Tổ chức các đơn vị, cá nhân thực hiện các kế hoạch đã được lập. - Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực thi các hoạt động của dự án. - Tổ chức thực hiện các hợp đồng với bên ngoài.
- Là cầu nỗi của dự án với người tài trợ và các tổ chức khác. - Theo dõi và giám sát các hoạt động của dự án.
* Các điều kiện để Ban quản lý dự án hoạt động tốt:
- Ban quản lý phải tinh gọn, không cồng kềnh, hoạt động hiệu quả. - Chủ dự án phải có khả năng lãnh đạo, uy tín
- Các thành viên trong ban quản lý phải có khả năng về chuyên môn, nhiệt tình, trách nhiệm và không đảm nhận quá nhiều các công việc khác.
- Phải đảm bảo quyền lợi của cộng đồng.
- Phải có quy chế hoạt động do chính những thành viên tham gia tự xây dựng nên, trong đó qui định rõ chức năng, quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận trong bộ máy quản lý và của từng chức danh trong ban quản lý dự án. Cần có cơ chế kiểm tra, giám sát thật là đảm bảo sự giám sát của cộng đồng đối với mọi hoạt động của dự án.
- Phân công trách nhiệm cụ thể, thường xuyên định kỳ kiểm tra đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng thành viên, trên cơ sở đó có chế độ thưởng phạt rõ ràng.
* Xây dựng quy chế hoạt động của Ban quản lý dự án
Cần xây dựng hệ thống tổ chức từ cơ quan lãnh đạo cho đến các bộ phận chuyên môn và hành chính, xác định quyền hạn và trách nhiệm của chủ nhiệm dự án, các nhân viên dự án và các bộ phận chuyên môn. Nghĩa là cần có một cơ cấu tổ chức trong đó các vai trò của các bộ phận và từng cá nhân phải được phân định một cách rõ ràng. Cần phải thiết lập một hệ thống kiểm soát để giúp ban quản lý dự án sử dụng được nguồn lực một cách có hiệu quả và giám sát tiến độ trên mọi phương diện của dự án.
b. Lập kế hoạch thực hiện dự án (kế hoạch hành động, kế hoạch triển khai) bao gồm các công việc sau đây:
- Xác định rõ mục tiêu của dự án
- Xác định các hoạt động để đạt được mục tiêu
- Xác định thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi hoạt động nhằm đảm bảo tiến độ chung của đự án.
- Dự trù chi phí và các nguồn lực cần thiết cho mỗi hoạt động cũng như tổng chiphí của dự án.
Kế hoạch cần chỉ rõ nội dung từng công việc, thời gian, địa điểm, vật tư, thiết bị, tài chính, quy mô, người chịu trách nhiệm chính, người tham gia, người giám sát,... Để tiến hành lập kế hoạch hành động cần tổ chức các cuộc họp cộng đồng cũng như làm việc theo các nhóm sở thích. Một việc quan trọng trong lập kế hoạch này là cần xác định rõ trách nhiệm cũng như sự cam kết của các bên liên quan và các nguồn lực để thực hiện. Kinh nghiệm cho thấy cần huy động tối đa sự đóng góp của cộng đồng về các nguồn lực để thực hiện dự án, đó chính là điều kiện để đảm bảo tính bên vững của dự án cũng như để nâng cao tính tự lập của cộng đông, chống tư tưởng trông chờ, ỷ lại. Các nguồn lực gồm có: nhân công, vật liệu, kinh phí,...
Về nguyên tắc, dự án chỉ hỗ trợ những gì người dân không có (ví dụ: xi măng, sắt thép,...) hoặc không thể làm được. Còn người dân phải đóng góp tối đa những gì họ có (ví dụ: tre, cát,…) và những cái họ có thể làm được (lao động đào đắp giản đơn,...). Khi lập kế hoạch cần xác định rõ sự đóng góp này (dân/dự án đóng góp cái gì?) và xây dựng lịch trình huy động cụ thể.
c. Quản lý thực hiện dự án
Quản lý thực hiện dự án là tiến trình tổ chức và sử dụng những nguồn lực nhằm đạt được các mục tiêu của dự án trong một khoảng thời gian cụ thể.
Trong công tác quản lý dự án, một số lĩnh vực chính cần phải chú ý là: Quản lý tiến độ thực hiện; Quán lý chất lượng: Quản lý tài chính; Quản lý nhân sự; Quản lý vật tư; Quản lý kỹ thuật; Quản lý thông tin. Cụ thể
* Quản lý tiến độ dự án: Là xác định chính xác các công việc cần phải tiến hành trong từng giai đoạn thực hiện dự án và đảm bảo cho các công việc đó được bắt đầu và hoàn thành đúng thời hạn.
* Quản lý chất lượng: Là quá trình quản lý nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của dự án không có sự sai lệch so với tiêu chuẩn chất lượng đề ra. Nó bao gồm việc quy hoạch chất lượng, kiểm soát và đảm bảo chất lượng.
* Quản lý tài chính: quá trình quản lý chi phí của dự án nhằm đảm bảo hoàn thành dự án mà chi phí không vượt quá mức dự trù ban đâu. Nó bao gồm việc bố trí nguồn lực, quản lý chi phí, xác định chênh lệch để khống chế chi phí.
* Quản lý nhân lực của dự án: Là quá trình quản lý nhằm đảm bảo phát huy hết năng lực, tính tích cực, sáng tạo của mỗi người trong dự án và tận dụng nó một cách hiệu quả nhất.
* Quản lý vật tư: Vật tư đầu vào của dự án tuỳ thuộc vào từng loại dự án, thông thường bao gồm phân bón, thuốc trừ sâu, giống cây trông, vật nuôi và các nguyên, nhiên liệu khác. Căn cứ vào các hoạt động cụ thể của dự án ở mỗi giai đoạn đề xác định: Những vật tư cần thiết cho dự án; Ai là người cung cấp; Giá cả của các vật tư; Số lượng, chất lượng đầu vào; Thời điểm cung cấp...Quản lý vật tư cũng bao gồm cả việc quản lý các tài sản của dự án.
* Quản lý kỹ thuật: Kỹ thuật áp dụng của dự án sẽ quyết định đến năng suất, lợi nhuận hay lợi ích mà dự án đem lại. Mỗi loại dự án có những đặc thù và yêu cầu khác nhau về kỹ thuật.. Do vậy, cần phải xác định các kỹ thuật thích hợp và quản lý nhằm thực hiện đúng các qui trình sản xuất với từng loại cây con để đảm bảo sự thành công của dự án.
* Quản lý thông tin: Là quá trình quản lý nhằm đảm bảo cho việc truyền đạt, thu thập và trao đổi một cách hợp lý các thông tin cần thiết cho
việc thực hiện dự án. Quản lý thông tin bao gồm: Thu thập thông tin, xử lý và phân tích thông tin, cung cấp và trao đôi thông tin.
d. Tổng kết dự án
Là giai đoạn cuối cùng của công việc quản lý dự án. Bất cứ dự án nào cũng đều có điểm kết thúc, đây là thời điểm các mục tiêu đã được thực hiện và kết quả đã được sử dụng cho các bên liên quan. Bao gồm:
Tổng kết rút kinh nghiệm: Đây là hoạt động quan trọng nhất khi kết thúc dự án, cần tổ chức rút kinh nghiệm một cách nghiêm túc các tồn tại, khó khăn, những bài học kinh nghiệm, phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tiếp theo.
Báo cáo kết thúc dự án: Sau khi kết thúc, người quản lý phải thực hiện việc báo cáo về toàn bộ quá trình thực hiện và kết quả đạt được của dự án. Có hai loại báo cáo chính, đó là báo cáo kết thúc và báo cáo tài chính của dự án.
Kiểm toán dự án: Kiểm toán là quá trình xem xét toàn bộ các hoạt động của dự án, bao gồm: hoạt động về quản lý, tiến trình thực hiện, kết quả đạt được, các tài sản và tài chính của dự án, mức độ hoàn thành các công việc cũng như hoàn thành mục tiêu của dự án. Tùy theo mục đích và yêu cầu mà có thể tiến hành kiểm toán tổng thể hay chỉ tiến hành kiểm toán một phần nào đó của quá trình quản lý dự án. Khi kết thúc các dự án đều tiến hành kiểm toán về tài chính nhằm xác định tình hình, mức độ chi tiêu so với kinh phí được duyệt và xác định tính minh bạch của các hoạt động tài chính của dự án.
1.2 Quản lý chi dự án phát triển sản xuất thuộc UBND huyện
1.2.1 Khái niệm và mục tiêu quản lý chi dự án phát triển sản xuất thuộc UBND huyện
a. Khái niệm quản lý chi phí
Quản lý chi phí là một trong các nội dung cơ bản của quản lý dự án, bao gồm: Quản lý phạm vi, quản lý chi phí, quản lý chất lượng và quản lý thời gian. Các lĩnh vực quản lý này luôn có quan hệ tương tác và ảnh hưởng đến mục tiêu thành công của dự án.
Quản lý chi phí dự án là tập hợp các biện pháp quản lý nhằm đảm bảo dự án được hoàn thành trong phạm vi ngân sách được duyệt.
Quản lý chi phí trong dự án phát triển sản xuất là một trong các nội dung quan trọng của quản lý dự án, quyết định dự án có thành công hay thất bại. Một dự án bị vượt quá ngân sách thì không thể nói dự án đó thành công được. Thực tế cho thấy ít có dự án được thực hiện trong vòng ngân sách. Những vấn đề liên quan đến phát sinh chi phí thường xảy trong một giai đoạn ngắn. Khi đó, nhà quản lý sẽ không đủ thời gian để xử lý các số liệu thống kê, lựa chọn các phương án định giá chính xác hơn, xem xét các yếu tố ảnh hưởng,... Kết cục xảy ra là việc ước lượng chi phí lại càng phụ thuộc nhiều hơn vào các công việc dự kiến sẽ xảy ra. Do đó công việc quản lý chi phí đòi hỏi nhiều nỗ lực và kinh nghiệm của người quản lý
Mục tiêu của công tác quản lý chi phí dự án phát triển sản xuất là việc xác định và đảm bảo chi phí thực hiện dự án không vượt quá khoản chi phí dự tính. Khi quản lý chi phí tốt sẽ cho phép giảm thiểu các thất thoát, lãng phí, tiêu hao các nguồn lực một các có hiệu quả nhất và cũng cho phép nâng cao giá trị của sản phẩm tạo ra hoặc các khoản thu từ dự án. Ngoài ra còn cung cấp các cơ sở dữ liệu giúp nhà quản lý dự báo và đưa ra các quyết định quản lý tốt hơn, góp phần vào sự thành công của dự án.
Các nguyên tắc quản lý chi phí các dự án phát triển sản xuất thuộc UBND huyện
Nguyên tắc 1: Quản lý chi phí dự án phát triển sản xuất phải đảm bảo mục tiêu và hiệu quả của dự án, các yêu cầu khách quan của kinh tế thị trường, đồng thời phải đơn giản, rõ ràng và dễ thực hiện.
Nguyên tắc 2: Quản lý chi phí dự án phát triển sản xuất theo từng hạng mục, hợp phần của dự án phù hợp với các giai đoạn đầu tư dự án, các bước thiết kế, loại nguồn vốn và các quy định của nhà nước.
Nguyên tắc 3: Giá cả thị trường cung ứng đầu vào hỗ trợ phát triển sản xuất thường xuyên biến động, vì vậy cơ chế quản lý chi phí xây dựng phải thích hợp với sự biến động của giá cả thị trường.
Nguyên tắc 4: Công tác quản lý chi phí dự án phát triển sản xuất phải nắm vững đặc điểm của giá cả vật tư phục vụ sản xuất.
Nguyên tắc 5: Giá của sản phẩm phải đảm bảo tính đúng, đủ, hợp lý, phù hợp với yêu cầu thực tế của thị trường.
Nguyên tắc 6: Nhà nước có vai trò kép trong quản lý chi phí phát triển sản xuất, bao gồm vai trò quản lý nhà nước và vai trò chủ đầu tư (người bỏ vốn). Trong quản lý chi phí dự án phát triển sản xuất cần phân biệt rõ hai vai trò này.
1.2.2 Nội dung quản lý chi dự án phát triển sản xuất thuộc UBND huyện
1.2.2.1 Lập dự toán chi dự án phát triển sản xuất
Lập dự toán thực hiện dự án phát triển sản xuất là việc dự trù và liệt kê tất cả khoản chi phí dự kiến để thực hiện dự án đảm bảo chất lượng, hiệu quả, bao gồm: Chi phí lập dự án; chi phí thực hiện dự án (gồm: Chi phí trực tiếp và chi phí quản lý chung); chi lập báo cáo tổng kết dự án; chi phí khác. Trong đó:
- Chi phí thực hiện dự án (hoặc hạng mục công việc của dự án) có định mức kinh tế kỹ thuật và đơn giá: Dự toán được xác định bằng (=) kh ối lượng công việc nhân (x) với đơn giá dự toán được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền quyết định;
- Chi phí thực hiện dự án (hoặc hạng mục công việc của dự án) chưa có định mức kinh tế kỹ thuật và đơn giá: Dự toán lập căn cứ vào nội dung công việc, khối lượng cần thực hiện, chế độ chi tiêu tài chính hiện hành và được
- Đối với các nhiệm vụ chi khác: Việc lập dự toán thực hiện theo các quy định hiện hành của Nhà nước.
1.2.2.2 Tổ chức thực hiện dự toán chi dự án phát triển sản xuất
Dự án phát triển sản xuất thuộc Ủy ban nhân dân huyện sử dụng nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước để thực hiện nên việc tổ chức thực hiện chi dự án phát triển sản xuất tuân thủ theo quy định về tổ chức thực hiện dự toán