Về tổng quan, quy trình và nghiệp vụ xử lý đơn hàng cũng như dòng thông tin dữ liệu giữa các hệ thống từ khi có mặt hệ hỗ trợ xử lý đơn hàng – OPD và cập nhật dữ liệu tựđộng đã được cải tiến như sau:
Hình 4.26: Lược đồ quy trình cải tiến với hệ hỗ trợ ERP chính – hệ thống OPD
Trong tương lai, dòng dữ liệu xuyên suốt các hệ thống có thể được sử dụng để hỗ trợ các dạng báo cáo hay làm đầu vào cho Hệ thống báo cáo phục vụ cho cấp quản lý (hình 4.28)
Hình 4.27: Hệ thống OPD tác động đến hành vi người dùng đối với hệ thống JDE và hệ thống DMS
KẾT LUẬN
CHƯƠNG 5.
5.1 Kết quảđạt được
Các kết quảđã đạt được sau khi áp dụng hệ thống hỗ trợ xử lý đơn hàng và cập nhật dữ liệu tựđộng:
Cắt giảm thời gian xử lý của từng đơn hàng chi tiết. Việc này dẫn đến tiết kiệm thời gian lớn hơn đối với khối lượng công việc nhiều, thời gian của nhân viên bán hàng sẽ được tập trung hơn cho báo cáo và kiểm tra dữ liệu, kiểm tra các công việc liên quan của các dự án/ khách hàng khác nhau và liên bộ phận.
Hỗ trợ cập nhật dữ liệu tựđộng, liên kết các hệ thống nội bộ và liên hệ thống của khách hàng. Công việc này sẽ đảm bảo được tính thống nhất cũng như tính toàn vẹn dữ liệu giữa các hệ thống. Việc kiểm tra thông tin cũng trở nên dễ dàng hơn, từ đó các cấp quản lý có được yêu cầu và tác động phù hợp đến quản lý công việc và quản lý con người.
Việc tác động liên tục đến các hệ thống vô hình chung tạo ra hiệu quả không ngờ trong việc kiểm tra độ sẵn sàng của hệ thống và từđó đem lại việc phản ứng hỗ trợ kỹ thuật tức thời.
5.2 Đánh giá hiệu quả
Sau khi hệ thống hỗ trợ hệ thống ERP chính được xây dựng và đưa vào sử dụng, những kết quả cải tiến thực tếđã được thể hiện dựa trên các yếu tố:
Chi phí hành chính nhân sự: Khi chưa có hệ thống hỗ trợ xử lý đơn hàng, trong mùa cao điểm với nhu cầu xử lý đơn hàng cao, công ty phải thuê thêm nhân viên thời vụ hoặc nhân viên phụ trách đơn hàng phải làm thêm giờ.
1. Nếu công ty thuê thêm nhân viên thời vụ, để tính chi phí cần thiết tối thiểu cho mục này, bảng dưới xét về mức lương trung bình được đề nghị bởi bộ phận nhân sự cho một nhân viên xử lý đơn hàng đơn thuần cho một khách hàng trong một tháng.
Tên chi phí M(VND) ức chi Thời gian Tcộổng ng (VND)
Chi phí đào tạo ban đầu 1,000,000 1 tháng 1,000,000 Tiền lương (nhân viên/khách
hàng/tháng) 2,000,000 3 tháng 6,000,000
Chi phí rủi ro* 200,000 2 tháng đầu
thử việc 400,000
7,400,000
Bảng 5.1: Chi phí nhân sự cơ bản khi tuyển dụng một nhân viên xử lý đơn hàng trong 3 tháng
*Chi phí rủi ro: được tính trong 2 tháng đầu thử việc của nhân viên, là chi phí phát sinh có thể xảy ra khi nhân viên có sai sót trong quá trình làm việc dẫn đến sai sót số liệu của hệ thống kế toán, chi phí này được tính trên quy trình điều chỉnh giấy tờ kế toán liên quan, chưa bao gồm mức thiệt hại về tài chính cho công ty trong sai sót phát sinh.
2. Nếu nhân viên làm thêm giờ:
Tên chi phí Hệ số Lương theo giờ (VND) Số giờ làm thêm trong tháng Tổng cộng Chi phí làm thêm giờ nhỏ nhất* 120% 15,000 8 144,000 Chi phí làm thêm giờ lớn nhất* 200% 35,000 40 2,800,000
Bảng 5.2: Chi phí nhỏ nhất và lớn nhất chi trả cho một nhân viên xử lý khi làm thêm giờ trong 1 tháng
*Bảng ước lượng trên được tính dựa trên hệ số lớn nhất và nhỏ nhất có thể quy đổi, lương theo giờ lớn nhất và nhỏ nhất của nhân viên xử lý đơn hàng và số giờ làm thêm ước tính lớn nhất và nhỏ nhất.
Hiệu suất công việc dựa trên thời gian trung bình xử lý đơn hàng của các nhân viên:
Thời gian trung bình xử lý một
đơn hàng (phút) Nội dung Đơn giản thThông
ường Phức tạp
Trước khi sử dụng OPD 10 30 60
Sau khi sử dụng OPD 2 2 7
Bảng 5.3: Thời gian trung bình xử lý đơn hàng
Hình 5.1: Biểu đồ thời gian trung bình xử lý đơn hàng
Với số liệu ví dụ của tháng 8 năm 2013 (sau khi ứng dụng OPD), ta có: Đơn giản thThông
ường Phtạứp c Tổng số dòng đơn hàng 18,456
Số dòng được xử lý bởi OPD 5,950 5,696 6,176 Bảng 5.4: Số dòng được xử lý bởi OPD trong tháng 8 năm 2013
- Tỷ lệứng dụng OPD trong tháng 8 năm 2013: 96.56%
Số dòng được xử lý bởi OPD 5,950 5,696 6,176
Thời gian xử lý 2 2 7
- Thời gian lý tưởng trung bình xử lý đơn hàng bằng OPD trong tháng 8/2013: 3.7 phút
Độ chính xác của dữ liệu:
Dựa trên các báo cáo thống kê sau:
- Báo cáo sửa chữa dữ liệu giao hàng trên hệ thống JDE
- Báo cáo số dòng đơn hàng không trùng hợp giữa hệ thống của nhà cung cấp & hệ thống L&E.
- Báo cáo tình hình mua bán dựa trên dữ liệu của JDE.
Và dựa theo khoảng thời gian áp dụng OPD, số liệu được tổng hợp theo bảng sau:
Tháng
Đơn giản Thông thường Phức tạp Số dòng đơn hàng Dòng dữ liệu sai Số dòng đơn hàng Dòng dữ liệu sai Số dòng đơn hàng Dòng dữ liệu sai Trước OPD 08/2012 5,860 30 5,392 54 4,587 141 09/2012 4,265 163 4,466 60 4,122 116 10/2012 5,723 129 6,240 61 4,879 53 11/2012 5,729 159 3,311 50 7,585 134 12/2012 3,796 35 6,298 87 6,331 80 01/2013 4,088 174 3,591 44 4,520 83 02/2013 3,052 53 3,657 21 6,570 63 Sau OPD 03/2013 3,084 26 5,247 4 4,346 19 04/2013 4,098 18 3,951 18 6,461 10 05/2013 3,190 8 2,110 22 6,575 14 06/2013 5,228 7 4,682 11 6,391 15 07/2013 3,418 0 4,686 56 4,702 20 08/2013 5,950 15 5,696 4 6,176 5 09/2013 5,393 5 4,049 16 7,064 5 Bảng 5.5: Số dòng dữ liệu từ tháng 08/2012 đến 09/2013 Đơn giản Thông thường Phức tạp
Trước OPD 16.278% 8.014% 12.800%
Sau OPD 2.012% 3.470% 1.617%
Hình 5.2: Tỉ lệ dòng dữ liệu sai trước và sau khi áp dụng OPD
Hình 5.3: Tỉ lệ trước và sau khi áp dụng OPD trong tổng số các dòng dữ liệu sai - Số dòng đơn hàng sai trước khi áp dụng OPD so với sau khi áp dụng
OPD : xấp xỉ5.23 lần.
5.3 Hướng mở rộng đề tài
Hiện tại, hệ thống OPD chưa thể xử lý các đơn hàng định dạng PDF hình ảnh. Trong tương lai, hệ thống có thể tận dụng sự phát triển của kỹ thuật OCR để trích xuất được dữ liệu từ các đơn hàng dạng hình ảnh. Tuy nhiên, kỹ thuật này cũng cần được phát triển cho độ chính xác của các đơn hàng có PDF được chụp lại (scan lại) từ các chữ viết tay.
DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Đề tài có sử dụng các tài liệu tham khảo:
1. David L. Olson (2004), Managerial Issues of Enterprise Resource Planning Systems, McGraw-Hill, Inc. New York, NY, USA.
2. Rufus Credle, Albert Hardy, Al Kalafian (1998), J.D. Edwards OneWorld and IBM NetfinityImplementation Guide, IBM Corp., USA. 3. Yvonne van Everdingen, Jos van Hillegersberg, Eric Waarts (2000)
“Enterprise resource planning: ERP adoption by European midsize companies”, Magazine Communications of the ACM, Volume 43 Issue 4, Pages 27-31. New York, NY, USA.
4. Huang Shaio-Yan, Lin Ching-Wen, Wong Seng-Lee, Tsai Ming-Chun (2007), “The impact of ERP implementation on business performance an integrated investigation model”, International Journal of Manufacturing Technology and Management, Volume 12, Number 4/2007, Pages 342-359.
5. Milos Hauskrecht, Nicolas Meuleau, Leslie Pack Kaelbling, Thomas Dean, Craig Boutilier (1998), “Hierarchical solution of Markov decision processes using macro-actions”, UAI'98 Proceedings of the Fourteenth conference on Uncertainty in artificial intelligence, Pages 220-229, Morgan Kaufmann Publishers Inc. San Francisco, CA, USA. 6. Olga Volkoff (2003), “Configuring an ERP System: Introducing Best
Practices or Hampering Flexibility?”, Journal of Information Systems Education, Vol. 14(3), Pages 319-324.
7. Simons, T.L. and Peterson, R. (2000), “Task conflict and relationship conflict in top management teams: The privotal role of intragroup trust, “Journal of Applied Psychology, 85, Pages 102-111.
8. De Dreu, C.K.W. and Weingart, L.R. (2003), “Task versus relationship conflict, team performance, and team member satisfaction: A meta- analysis,” Journal of Applied Psychology, 88(4), Pages 741-749.
9. Barki, H. and Harwick, J. (2001), “Interpersonal conflict and its management in information system development,” MIS Quarterly, 25(2), pages 195-228.
10. Jehn, K.A. and Mannix, E.A. (2001), “The dynamic nature of conflict: A longitudinal study of intragroup conflict and group performance,”
Academy of Management Journal, 4(2), Pages 238-251.
11. Nibler, R. and Harris, K.L. (2003), “The effects of culture and cohesiveness on intragroup conflict and effectiveness,” The Journal
12. Nguyễn Thị Xuân Trang (2012), “”, Luận văn cao học, Đại học Bách Khoa TP.HCM.
13. Phuong Dao (2008), “ERP là gì”, ERP Vietnam, Internet: http://erpvietnam.wordpress.com/2008/05/20/erp-la-gi/ , 20/10/2013. 14. Nguyễn Trọng Tú (2007), “Ứng dụng ERP vào Doanh nghiệp: nên hay
không?”, Tạp chí Khoa học và Công nghệ, NXB KH-CN.
15. Huey-Wen Chou and Ying-Jung Yeh (2004), “GROUP PERFORMANCE AND CONFLICT MANAGING IN CROSS- FUNCTIONAL ERP TEAMS”, Proceeding of the third workshop on Knowledge Economy and Electronic Commerce, Pages 368-377.
16. Panorama-consulting (2012), “2012 ERP report”, http://panorama- consulting.com/Documents/2012-ERP-Report.pdf, 13/11/2013.
17. Aberdeen Group (2013), “Báo cáo khảo sát về giải pháp ERP tháng 7- 2013”, http://fast.com.vn/he-thong-thong-tin-doanh-nghiep/giai-phap- erp/1272-bao-cao-khao-sat-ve-giai-phap-erp-thang-7-2013.html : lược dịch bởi KhánhPQ, 24/10/2013.
18. Deloitte (2011), “ERP systems Counteract escalating support costs”,
Leaflet.
19. Hoegl., M. and Gemuenden, H.G. (2001). “Teamwork quality and the success of innovative projects: A theoretical concept and empirical evidence”, Organization Science, 12(4), Page 435-449.
20. Jehn, K.A. and Mannix, E.A. (2001). “The dynamic nature of conflict: A longitudinal study of intragroup conflict and group performance,”
Academy of Management Journal, 4(2), Page 238-251.
21. Jehn, K.A. (1995) “A multimethod examination of the benefits and detriments of intragroup conflict,” Administrative Science Quarterly, 4(2), Page 256-282.
22. Jehn, K.A. (1994). “Enhancing effectiveness: An investigation of advantages and disadvantages of value-based intragroup conflict,”
International Journal of Conflict Management, 5, Page 223-238.
23. Jones, M.C. and Harrison, A.W. (1996). “IS project team performance: An empirical assessment,” Information & Management, 31, Page 57- 65.
24. Knight, D., Pearce, C.L., Smith, K.G., Olian, J.D., Sims, H.P., Smith, K.A., and Flood, P. (1999). “Top management team diversity, group process, and strategic consensus,” Strategic Management Journal, 20, Page 445-465.
25. Kumar, K. and Van Hillegersberg, J. (2000). “ERP experiences and evolution”, Communications of the ACM, 43, Page 4.
26. McFeat, T. (1974). Small-group Cultures, New York: Free Press. 27. Mullen, B. and Copper, C. (1994). “The relation between group
cohesiveness and performance: An integration”, Psychological Bulletin, 115, Page 210-227.
PHỤ LỤC
Hướng dẫn sử dụng hệ thống OPD
Phụ lục: Hướng dẫn sử dụng hệ thống OPD cho SKL
ORDER PROCESSING DATABASE (OPD) MANUAL
BEFORE USING OPD ... 94
USE ABLE2EXTRACT ... 94
Convert single file ... 94
Convert batch files ... 98
FILE BLOCK SETTING IN EXCEL ... 101
USING OPD ... 106
Prepare by: Thu Thuy 06.2013
Phụ lục: Hướng dẫn sử dụng hệ thống OPD cho SKL
BEFORE USING OPD USE ABLE2EXTRACT
Use Able2Extract to convert PDF orders into Excel format. Please use version 6.0 for converting.
Convert single file
Open Able2Extract.
If you want to convert a single file, you can click button Open on Toolbar or select from Menu File→ Open …
Phụ lục: Hướng dẫn sử dụng hệ thống OPD cho SKL
Select file to convert:
Phụ lục: Hướng dẫn sử dụng hệ thống OPD cho SKL
Select all content of PDF file by [Ctrl] + [A]
Click to Excel symbol on toolbar to convert all content into Excel format
Select option of Automatic (default option)
Phụ lục: Hướng dẫn sử dụng hệ thống OPD cho SKL
Excel file will be created and pop-up in a window:
Phụ lục: Hướng dẫn sử dụng hệ thống OPD cho SKL
Convert batch files
To convert many files at once, go to Menu File → Batch Conversion … or [Ctrl] + [V]
Window for batch conversion pop-up.
Phụ lục: Hướng dẫn sử dụng hệ thống OPD cho SKL
Click Open
Phụ lục: Hướng dẫn sử dụng hệ thống OPD cho SKL
Phụ lục: Hướng dẫn sử dụng hệ thống OPD cho SKL
Open the output folder and you can see files have been converted into Excel format.
FILE BLOCK SETTING IN EXCEL
File converted from Able2Extract having the file type of old Excel format, it could be blocked in some version of Microsoft Office (as 2010). If you haven’t changed settings, when you run OPD it will show like this and OPD will quit.
Phụ lục: Hướng dẫn sử dụng hệ thống OPD cho SKL
When you open one converted file, it will show that Excel is in Protected View, you can click on this warning.
Phụ lục: Hướng dẫn sử dụng hệ thống OPD cho SKL
Or go to tab File, choose Options and select Trust Center → Trust Center Settings
Phụ lục: Hướng dẫn sử dụng hệ thống OPD cho SKL
Phụ lục: Hướng dẫn sử dụng hệ thống OPD cho SKL
Uncheck all options to allow Excel open Workbooks in lower format (Excel 2, 3, 4)
Phụ lục: Hướng dẫn sử dụng hệ thống OPD cho SKL
USING OPD
Select Open to open OPD
Phụ lục: Hướng dẫn sử dụng hệ thống OPD cho SKL
Form ORDER PROCESSING open, input all necessary information and select type of Customer orders
After all information filled, click button Export to CSV at the left corner of form. A window to browse to the original customer order will appear.
Phụ lục: Hướng dẫn sử dụng hệ thống OPD cho SKL
Please browse to File or Folder for specific customer. You just can browse to File or Folder, depend on order format you selected above.
OPD will process information on customers’ order(s), it might take sometimes…
When it is done, a pop up window to save file with title SAVE FILE TO IMPORT TO SKL SYSTEM - CPS
Phụ lục: Hướng dẫn sử dụng hệ thống OPD cho SKL
Default file name will be CPS_[Customer Name]_yyyy.MM.dd_hh:mm.csv You can save file with a different name.
Phụ lục: Hướng dẫn sử dụng hệ thống OPD cho SKL
Excel application will blink for the second file to IMPORT TO L&E SYSTEM – JDE.
Phụ lục: Hướng dẫn sử dụng hệ thống OPD cho SKL
You will have two output files, check data of these files import to system / send to users.
LÝ LỊCH TRÍCH NGANG
Họ và tên: Nguyễn Thị Thu Thủy
Ngày sinh: 29 / 10 / 1988 Nơi sinh: TP.HCM
Sốđiện thoại: 0935763200
Email: nguyenthuy2910@gmail.com
QUÁ TRÌNH ĐÀO TẠO
Thời gian Chương trình đào tạo - Khoa Trường
2005 - 2009 Đại học – Khoa Hệ thống thông tin quản lý Đại học Tài chính – Marketing TP.HCM. 2011 - 2013 Sau đại học – Khoa Khoa học và Kỹ thuật
máy tính
Đại học Bách Khoa TP.HCM
QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC
Thời gian Bộ phận Đơn vị
2009 – 2011 Phòng Công nghệ thông tin Công ty TNHH Bảo hiểm nhân thọ Cathay Life Việt Nam.
2011 đến nay Phòng Công nghệ thông tin Công ty TNHH Bao bì giấy Quốc tế L&E Việt Nam.