3.1. Phƣơng hƣớng nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao Thể dục thể thao
3.1.1. Đổi mới nhận thức về Văn phòng
Trong xu thế cải cách hành chính và hội nhập với thế giới, mọi loại hình tổ
chức kể cả Văn phòng phải luôn vận động để tồn tại và phát triển cho phù hợp với môi trƣờng. Chính lý do đó đòi hỏi phải nhận thức về vị trí, vai trò của Văn phòng, thay đổi cách nghĩ cũ lạc hậu. Hoạt động Văn phòng cần đƣợc xem là hoạt động mang tính tất yếu, khách quan, không phải do ý muốn chủ quan của
cá nhân nào. Đổi mới nhận thức về Văn phòng tức là phải nhận thức đầy đủ các chức năng của Văn phòng. Trƣớc hết đó là chức năng tham mƣu, tham mƣu của
Văn phòng làm tham mƣu về tổ chức, điều hành công việc chung của cơ quan, tham mƣu cho lãnh đạo trong việc quản lý sử dụng thông tin, xây dựng chƣơng
trình, kế hoạch làm việc của cơ quan.
Một chức năng tham mƣu quan trọng mà Văn phòng phải đảm nhận là thông tin tổng hợp. Thông tin đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động quản lý, nó vừa là phƣơng tiện, vừa là sản phẩm của quá trình quản lý. Trên thực tế, Văn phòng chỉ có thể tham mƣu đúng cho lãnh đạo cơ quan trong việc chỉ đạo, điều hành công việc, ra quyết định và tổ chức thực hiện khi có đủ các thông tin cần thiết và chỉ có Văn phòng mới có đủ điều kiện phù hợp nhất để thực hiện chức năng này.
Đồng thời, cần phải đổi mới nhận thức về chức năng hậu cần của Văn phòng.
Phải xác định đây là một công việc phức tạp nhƣng không kém phần quan trọng mà
Văn phòng đảm nhận, nó đảm bảo cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của cơ quan, giúp lãnh đạo cơ quan quản lý tài sản, tài chính, phƣơng tiện làm việc.v.v…Không
thực hiện tốt chức năng này, hoạt động của cơ quan sẽ gặp nhiều khó khăn, mất ổn
72
Để đổi mới nhận thức về Văn phòng và công tác Văn phòng cần có một mô hình mẫu về tổ chức Văn phòng đƣợc ban hành bằng một văn bản quy phạm pháp luật. Đó là cơ sởđể xác định vị thế của Văn phòng trong hoạt động của các
cơ quan quản lý hành chính nhà nƣớc cần tạo đƣợc một hệ thống tổ chức Văn
phòng thống nhất và ổn định từ trung ƣơng đến địa phƣơng. Trang thiết bị cần
đƣợc đồng bộ và hiện đại để phục vụ tốt cho hoạt động của Văn phòng góp phần
đem lại chất lƣợng, hiệu quả cao cho mục tiêu chung của cơ quan. Cán bộ, công chức của bộmáy Văn phòng cần có đủnăng lực đểđảm đƣơng đƣợc công việc.
Xây dựng và hoàn thiện cơ tổ chức của Văn phòng từ bố trí vị trí việc làm, chuẩn hoá công tác cán bộVăn phòng. Bố trí cán bộlàm công tác Văn phòng phải vừa đáp ứng yêu cầu về nghiệp vụ vừa có độổn định về thời gian, tránh tình trạng
điều chuyển, thay đổi nhân sự công tác Văn phòng quá nhanh. Tổ chức tập huấn cho cán bộ làm công tác văn phòng bao gồm cả Chánh - Phó Chánh Văn phòng các đơn vị không chỉ về nghiệp vụcông tác văn phòng mà cả các kiến thức hỗ trợ
về kinh tế, quản lý nhân sự, quản lý điều hành… nhằm nâng cao trình độ, năng
lực cán bộlàm công tác tham mƣu, tổng hợp của Văn phòng, từng bƣớc nâng cao vai trò của Văn phòng trên các mặt công tác.
Hiện đại hoá công tác Văn phòng để nâng cao hiệu quả công tác trong
đó lấy công nghệ thông tin là mũi đột phá. Văn phòng cần có ý thức đi trƣớc một bƣớc so với các phòng ban khác trong đơn vị trong nhiệm vụ đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động. Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của tổ chức, đơn vị. Song song với việc hiện đại hoá công tác
Văn phòng là việc đào tạo nhân lực thích ứng với trang thiết bị, sử dụng và ứng dụng công nghệ thông tin với phong cách làm việc mới.
Việc hiện đại hoá trang thiết bị phải đƣợc tiến hành đồng thời với hiện đại hoá chính tri thức cán bộ Văn phòng làm việc với trang thiết bị đó, và trong đó
việc trang bị tri thức cần đƣợc tiến hành trƣớc một bƣớc. Tối ƣu hóa quy trình
73
gồm mẫu hoá hệ thống văn bản quản lý), tiêu chuẩn hoá (xây dựng, ban hành và áp dụng các tiêu chuẩn liên quan đến hoạt động Văn phòng). Đẩy nhanh việc xây dựng và áp dụng ISO 9001:2015 trong hoạt động Văn phòng.
Chất lƣợng và hiệu quả của công tác Văn phòng phụ thuộc rất nhiều vào việc quan tâm giải quyết các vấn đề trên. Từng đơn vị, cá nhân công tác trong các bộ phận trực thuộc văn phòng cần có ý thức trách nhiệm cao, thƣờng xuyên tổng kết những việc đã làm đƣợc, những gì còn tồn động, giải pháp khắc phục các tồn đọng đó để tiếp tục nâng cao chất lƣợng, hiệu quả công tác Văn phòng.
Vấn đề là phải có mục tiêu và giải pháp và lộ trình thực hiện đổi mới công tác
Văn phòng một cách cụ thể và khoa học. Cần có tầm nhìn lâu dài và lộ trình thực hiện chắc chắn, rõ ràng cho từng giai đoạn.
3.1.2. Hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, xây dựng Văn phòng gọn về tổ chức, rõ về
chức năng, nhiệm vụđảm bảo chất lƣợng trong hoạt động
Trong xu hƣớng cải cách tổ chức bộ máy hành chính hiện nay, cần chuyển
đổi mạnh mẽ, cơ bản vai trò, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cả bộ máy hành chính nhà nƣớc cũng nhƣ của mỗi cơ quan hành chính cho phù hợp
hơn với yêu cầu quản lý nền kinh tế thịtrƣờng và dân chủhóa đời sống xã hội.
Đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn phòng cần đƣợc tiến hành đồng bộ, từ
việc xác định, cơ cấu lại chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm của các cơ quan chuyên môn đến việc đổi mới từng bộ phận cấu thành. Với chức năng, nhiệm vụ
của Văn phòng, cần xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý theo nguyên tắc là từ
nhiệm vụ, công việc để bố trí cán bộ và xây dựng một tổ chức bộ máy, không phải vì cán bộ mà lập ra tổ chức bộ máy. Để làm tốt việc này, trƣớc hết cần rà soát lại chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, đơn vịtrong cơ quan cũng nhƣ của Văn phòng để phát hiện và khắc phục những nhiệm vụ còn chồng chéo hay bỏsót. Cơ
cấu tổ chức của Văn phòng cần đƣợc thiết kếtheo hƣớng tổ chức đa ngành,đa lĩnh
vực, giao nhiều nhiệm vụ cho một bộ phận, một con ngƣời cụ thể, không giao nhiệm vụ cho nhiều bộ phận hoặc nhiều ngƣời, bảo đảm cho tổ chức tinh gọn và
74
hoạt động có chất lƣợng cao. Ban hành mô hình mẫu về tổ chức Văn phòng thích
hợp cho các cơ quan có thẩm quyền chung và các cơ quan có thẩm quyền chuyên môn theo từng cấp và xác định địa vị pháp ly trong thực tế để phục vụ tốt cho việc quản lý, điều hành.
3.1.3. Xây dựng và phát triển đội ngũ công chức Văn phòng có đủ năng lực, phẩm chất đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ
Chất lƣợng cán bộ, công chức hành chính quyết định chất lƣợng thực thi công vụ, phục vụ nhân dân và hiệu lực, hiệu quả của nền hành chính nhà nƣớc.
Chính đội ngũ này đóng vai trò trung tâm trong quá trình cải cách hành chính và hoàn thiện nhà nƣớc pháp quyền xã hội chủ nghĩa. Do vậy, xây dựng và nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức là một trong những trọng tâm của Chƣơng trình tổng thể cải cách hành chính nhà nƣớc giai đoạn 2011 - 2020. Nghị quyết số 17-NQ/TW hội nghị lần thứ 5 Ban chấp hành Trung ƣơng Đảng khóa X đã xác định: “Cải cách hành chính phải đáp ứng yêu cầu hoàn thiện nhanh và đồng bộ thể chế kinh tế thị trƣờng định hƣớng xã hội chủ nghĩa;
nâng cao hiệu quả của quá trình hội nhập kinh tế quốc tế; phát huy dân chủ trong
đời sống xã hội; huy động và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực và sự tham gia của mọi ngƣời dân vào tiến trình phát triển của đất nƣớc. Cải cách hành chính phải đáp ứng yêu cầu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất chính trị, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm và tận tụy phục vụ nhân dân”. Việc xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất
đạo đức tốt, có đủ trình độ, năng lực, số lƣợng và cơ cấu hợp lý để thực hiện nhiệm vụ, công vụ, phục vụnhân dân; đặc biệt là đủnăng lực để tham mƣu, xây
dựng, thực hiện chiến lƣợc, quy hoạch, kế hoạch, chính sách, dự án, nhiệm vụ
quản lý và cung cấp dịch vụ hành chính, dịch vụ công có chất lƣợng.
Đội ngũ cán bộ, công chức cơ quan Tổng cục TDTT, trong đó có công
chức, ngƣời lao động Văn phòng trong những năm qua đã có sự phát triển nhanh về số lƣợng, chất lƣợng. Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực, đội ngũ cán
75
bộ, công chức còn nhiều hạn chế về năng lực, phẩm chất, vì vậy trong giai đoạn hiện nay, cần đặc biệt quan tâm đến công tác nâng cao phẩm chất, năng lực đội
ngũ cán bộ công chức. Đây là một nhiệm vụ và thách thức lớn, bởi vì năng lực, phẩm chất của đội ngũ công chức đƣợc coi là một yếu tố quan trọng để thực hiện các mục tiêu của nền hành chính nhà nƣớc.
Xây dựng và phát triển năng lực đội ngũ cán bộ công chức theo nguyên tắc chức nghiệp hay chế độ làm việc đều nhằm đi đến kết quả cuối cùng là tạo ra
đƣợc đội ngũ công chức thực sự có năng lực, biết giải quyết các vấn đề đƣợc giao trên nguyên tắc kết quả, hiệu quả và chất lƣợng. Do đó cần phải quan tâm
đến cả quá trình làm việc của công chức từ khi họ đƣợc tuyển dụng làm công chức đến khi nghỉhƣu.
Để duy trì đƣợc đội ngũ công chức có năng lực và trình độ chuyên môn ngày càng nâng cao thì vấn đềđào tạo, bồi dƣỡng công chức có ý nghĩa rất quan trọng. Vì vậy, cần phải đổi mới cơ bản công tác đào tạo, bồi dƣỡng công chức. Xây dựng một cơ chế tiền lƣơng hợp lý, có sự tƣơng đồng ở mức thỏa đáng với các vị trí tƣơng ứng trong khu vực tƣ nhân; tƣơng xứng với chất lƣợng công việc, thể hiện sự cống hiến của công chức trong tiến trình phát triển kinh tế-xã hội, bảo đảm công bằng trong nền công vụ.
Ngoài trình độ chuyên môn, đội ngũ CBCC cần phải đƣợc rèn luyện, tu
dƣỡng, học tập và làm theo tấm gƣơng đạo đức Hồ Chí Minh để có phẩm chất cần, kiệm, liêm chính, chí công vô tƣ trong hoạt động công vụ; có tác phong thái
độ lịch sự, nghiêm túc, khiêm tốn; biết giữ gìn uy tín, danh dự cho cơ quan, tổ
chức, đơn vị và đồng nghiệp, không hách dịch, cửa quyền, gây khó khăn phiền hà cho tổ chức và nhân dân khi thi hành công vụ.
Đối với đội ngũ công chức, ngƣời lao động trong Văn phòng, ngoài việc
đào tạo, bồi dƣỡng đểđáp ứng yêu cầu đối với CBCC nói chung, cần có phƣơng hƣớng xây dựng, đào tạo, bồi dƣỡng để đáp ứng các tiêu chẩn nhƣ: có năng lực chuyên môn giỏi, giải quyết nhanh gọn, kịp thời, chính xác có khoa học những
76
nhiệm vụ thƣờng xuyên, những công việc phát sinh hàng ngày; có kỹnăng quản lý, bao quát công việc, xử lý hài hòa các mối quan hệ trong và ngoài cơ quan, có
khảnăng giao tiếp và cảm hóa, thuyết phục mọi ngƣời trong cơ quan.
3.1.4. Hiện đại hóa công tác Văn phòng
Sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nƣớc do Đảng cộng sản Việt Nam lãnh đạo trong hơn 15 năm qua đã đạt đƣợc những thành tựu quan trọng về nhiều mặt. Bƣớc vào thế kỷ XXI, trƣớc những yêu cầu to lớn của đất
nƣớc cũng nhƣ những đòi hỏi, những xu hƣớng phát triển tất yếu của thời
đại...thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội không ngừng đổi mới và hiện đại hoá. Để đạt đƣợc mục tiêu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc
vào năm 2020, các cơ quan hành chính nhà nƣớc cần phải đƣợc cải cách theo
hƣớng hiện đại hóa, trong đó Văn phòng các cơ quan phải có ý thức đi trƣớc một
bƣớc so với các đơn vị khác trong nhiệm vụđổi mới.
Văn phòng càng sớm hiện đại hóa, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của cơ
quan, tổ chức. Muốn vậy, Văn phòng cần phải có trụ sở, phòng làm việc đủ tiêu chuẩn về diện tích, thân thiện với môi trƣờng, đƣợc trang bịcác phƣơng tiện kỹ
thuật mới, hiện đại đi kèm với nó là việc tin học hóa một cách triệt để các hoạt
động của Văn phòng; xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng tiên tiến theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào các quy trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
Song song với việc hiện đại hóa trang thiết bị, phƣơng tiện phải đào tạo, bồi dƣỡng để “hiện đại hóa tri thức” đội ngũ công chức, ngƣời lao động trong
Văn phòng nhằm thích ứng với trang thiết bị, phƣơng tiện tiên tiến và tạo đƣợc phong cách làm việc khoa học, hiện đại, thể hiện đƣợc “văn minh hành chính”
trong thực hiện nhiệm vụ.