tin trong cải cách hành chính
1.2.2.1. Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin
Hiện nay có nhiều cách tiếp cận khái niệm CNTT, theo cách tiếp cận
thông thường thì CNTT, tiếng Anh là Information Technology hay viết tắt
tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải, thu thập và quản lý thông tin. Những công nghệ này bao gồm tất cả các phương tiện kỹ thuật được sử dụng để xử lý thông tin và trợ giúp liên lạc như máy tính, máy điện thoại, vệ tinh và các thiết bị điện tử viễn thông khác và các phần mềm cần thiết khác.
Ở Việt Nam thì thuật ngữ "Công nghệ thông tin" được hiểu và định nghĩa trong Nghị quyết số 49/CP ngày 04/08/1993 về phát triển CNTT của Chính phủ. Theo đó "CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, các
phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và
viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài
nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động
của con người và xã hội”[7, tr.1].
Theo Luật CNTT số 67/2006/QH11 thì thuật ngữ CNTT được hiểu: “CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật
hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin
số”[21, tr.2].
Ứng dụng CNTT là sử dụng kết quả của CNTT để hỗ trợ các khâu
công việc cần thiết và cuối cùng, ở mức cao nhất là hỗ trợ cho các tổ chức hoạt động và các cá nhân tự trao đổi, khai thác thông tin trong môi trường CNTT; cải tiến, đổi mới quy cách làm việc để đạt hiệu quả cao hơn, đáp ứng được những thay đổi đang diễn ra.
Ứng dụng CNTT còn được hiểu là “việc sử dụng CNTT vào các hoạt
động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các
hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt
động này”[21, tr.2].
Theo Nghị định 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ, "ứng dụng CNTT
trong hoạt động của cơ quan nhà nước là việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của cơ quan nhà nước nhằm nâng cao chất lượng, hiệu
quả trong hoạt động nội bộ của cơ quan nhà nước và giữa các cơ quan nhà nước, trong giao dịch của cơ quan nhà nước với tổ chức và cá nhân; hỗ trợ
đẩy mạnh cải cách hành chính và bảo đảm công khai, minh bạch"[8, tr1].
Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động các cơ quan nhà nước là xu thế
tất yếu, là mô hình phổ biến của nhiều quốc gia. Bởi vậy, ứng dụng CNTT trongtất cả các lĩnh vực quản lý nhà nước và đặc biệt là lĩnh vực CCHC không nằm ngoài xu thế này. Nhìn ở góc độ khoa học, việc ứng dụng này là mấu chốt của cải cách nền hành chính nhà nước, nó tác động tích cực đến các nội
dung khác như cải cách thủ tục hành chính; nó kéo theo việc nâng cao chất
lượng cán bộ, công chức… Nó làm cho nền hành chính nhà nước được hiện
đại, trong sạch, vững mạnh, tiết kiệm, chuyên nghiệp, phục vụ nhân dân ngày
một tốt hơn.
Từ những phân tích ở trên, có thể hiểu ứng dụng CNTT trong CCHC là việc sử dụng CNTT vào các hoạt động hành chính nhằm giảm thiểu quy trình hành chính, rút ngắn thời gian thực hiện, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động này.
1.2.2.2 Vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính
Nói đến vai trò của ứng dụng CNTT trong CCHC thực chất là đề cập
đến những khả năng tạo ra sự thay đổi đối với hành chính phù hợp với mục tiêu, yêu cầu của CCHC thông qua ứng dụng CNTT. Điều này được thể hiện trên những phương diện sau:
Về phương diện đối với các cơ quan hành chính nhà nước:
Thứ nhất, thông qua ứng dụng CNTT có thể tạo ra một sự thay đổi lớn trong cách thức làm việc của các cơ quan hành chính: trao đổi thông tin (gửi báo cáo, số liệu thống kê, ý kiến đóng góp, thẩm định…) qua thư điện tử hoặc hệ thống quản lý văn bản điện tử, thay vì qua bưu điện; tổ chức họp, truyền hình hội nghị; giải quyết công việc, yêu cầu của người dân, doanh nghiệp qua
Thứ hai, ứng dụng CNTT dẫn đến thay đổi quy trình làm việc của các
cơ quan hành chính theo hướng phục vụngười dân và doanh nghiệp tốt hơn.
Thứ ba, ứng dụng CNTT trong hành chính dẫn đến sắp xếp lại tổ chức, nhân sự phù hợp với yêu cầu của CCHC là tổ chức gọn nhẹ, rõ chức năng,
nhiệm vụ và hoạt động có hiệu quả.
Về phương diện đối với người dân và doanh nghiệp sử dụng dịch vụ
hành chính:
Một là, thông qua ứng dụng CNTT có thể tạo ra sự tiếp cận trên diện
rộng của người dân, doanh nghiệp với các cơ quan hành chính nhà nước. Một
trong những yêu cầu của CCHC là giảm thiểu những khó khăn, trở ngại trong giao tiếp giữa cơ quan hành chính với người dân, doanh nghiệp. Cách thức truyền thống trong giao tiếp là người dân, doanh nghiệp trực tiếp đến cơ quan
hành chính và với cách thức thứ hai thông qua ứng dụng CNTT người dân, doanh nghiệp có thể ngồi tại nhà, tại nơi làm việc vẫn giao tiếp được với cơ
quan hành chính. Môi trường giao tiếp điện tử toàn cầu và trong từng quốc gia
góp phần đáng kể trong giảm thiểu những tốn kém chi phí, thời gian, công sức
của người dân, doanh nghiệp khi cần liên hệ, giao tiếp với hành chính.
Hai là, thông qua ứng dụng CNTT có thể tạo ra môi trường thông tin to
lớn, thường xuyên được lưu trữ, cập nhật và công khai chung cho mọi người
cùng được biết đến. Thay vì trực tiếp đến cơ quan hành chính để tìm hiểu các
quy định của pháp luật, các thủ tục hành chính, quy trình giải quyết…người
dân ngồi tại nhà vẫn có được những thông tin này một cách dễ dàng và nhanh
chóng. Đây chính là vai trò to lớn của CNTT đáp ứng tốt yêu cầu về tính công
khai, minh bạch của nền hành chính.
Ba là, thông qua ứng dụng CNTT cơ quan hành chính có thể cung cấp qua mạng các dịch vụ công cho người dân, doanh nghiệp. Khả năng giải quyết công việc của người dân, doanh nghiệp qua mạng trực tuyến mở ra cơ
hội thay đổi về tính chất trách nhiệm của các cơ quan công quyền cung cấp dịch vụ công cho xã hội đáp ứng yêu cầu và mục tiêu của CCHC là tạo ra sự
thuận lợi tối đa cho người dân và doanh nghiệp.
1.2.2.3. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính.
Theo nghĩa rộng, ứng dụng CNTT trong cải cách hành chính gồm nhiều
nội dung khác nhau như:Xây dựng, hoàn thiện và đẩy mạnh ứng dụng mạng
thông tin điện tử hành chính trên Internet, ứng dụng công nghệ thông tin -
truyền thông trong quy trình xử lý công việc, công bố danh mục các dịch vụ
hành chính công trên mạng thông tin điện tử hành chính trên Internet, xây dựng và sử dụng thống nhất biểu mẫu điện tử trong giao dịch giữa cơ quan
hành chính nhà nước, tổ chức và cá nhân, đáp ứng yêu cầu đơn giản và cải
cách thủ tục hành chính… Trong các cơ quan hành chính nhà nước, ứng dụng CNTT trong cải cách hành chính là việc sử dụng văn vản điện tử trong hoạt
động của cơ quan hành chính nhà nước, cung cấp thông tin trên cổng thông
tin điện tử, xử lý hồsơ trên hệ thống “một cửa điện tử”.
- Sử dụng văn vản điện tử trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà
nước
Việc sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan hành
chính nhà nước thể hiện ở việc các cơ quan hành chính nhà nước từ trung
ương tới địa phương trao đổi văn bản điện tử dưới nhiều hình thức trực tuyến
khác nhau để giải quyết công việc hoặc trao đổi văn bản với nhau theo các
quy định cụ thể. Những hồsơ, tài liệu phải hoàn toàn dưới dạng điện tử. Mỗi
tài liệu điện tử thường được mẫu hóa về tính chất dữ liệu, kiểu file, hình thức trình bày và thời hiệu.
Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2016 của Chính phủ về Chính phủ
điện tử, trong đó có nhiệm vụ: Thiết lập Cổng dịch vụ công Quốc gia tại một
thành từ các hệ thống thông tin về: Thủ tục hành chính, dân cư, đất đai -xây dựng và doanh nghiệp để cấp phép, thực hiện các thủ tục liên quan đến người dân, doanh nghiệp). Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt
động của cơ quan hành chính nhà nước giai đoạn 2016-2020 được Thủ tướng
Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015, trong
đó, quy định mục tiêu cụ thể đến năm 2020 “100% văn bản không mật trình
Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Chính phủ dưới dạng
điện tử (bao gồm cảcác văn bản trình song song cùng văn bản giấy); 80% văn
bản trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước dưới dạng điện tử (bao
gồm cảcác văn bản gửi song song cùng văn bản giấy)”.
- Cung cấp thông tin trên hệ thống cổng/trang thông tin điện tử:
Ứng dụng CNTT trong cải cách hành chính còn thể hiện ở việc cung cấp thông tin trên hệ thống cổng/trang thông tin điện tử. Các loại văn bản quản lý,
chỉđạo điều hành của cơ quan; văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành; tất
cả các loại biểu mẫu, tài liệu đính kèm đều được đăng tải trên website để phục vụ cho việc truy cập và trao đổi văn bản điện tử thuận lợi.
Ở nước ta, ngày 13/6/2011 Thủtướng Chính phủ ban hành Nghị định số
43/2011/NĐ-CP quy định về việc cung cấp thông tin điện tử hoặc cổng thông
tin điện tử của cơ quan hành chính nhà nước. Nghị định nêu rõ Cổng TTĐT
Chính phủ đóng vai trò làm đầu mối kết nối mạng thông tin hành chính điện tử của Chính phủ trên Internet, tích hợp thông tin từ cổng TTĐT của các Bộ, ngành, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Cổng TTĐT của
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ là cổng tích hợp thông tin
của toàn ngành, lĩnh vực do cơ quan quản lý và được tích hợp thông tin dịch
vụ công trực tuyến của tất cả các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Cổng TTĐT của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là cổng tích hợp thông tin các
thông tin dịch vụ công trực tuyến của tất cả cơ quan chuyên môn trực thuộc và UBND cấp huyện của tỉnh.
Trên Cổng TTĐT của các cơ quan hành chính nhà nước phải có 10 mục thông tin sau: Thông tin giới thiệu (về cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ quyền hạn của Bộ ngành hay tổ chức bộ máy hành chính, bản đồđịa giới hành chính... của các
địa phương); Tin tức, sự kiện; Thông tin chỉ đạo, điều hành (ý kiến chỉ đạo,
điều hành của thủ trưởng cơ quan...); Thông tin tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn thực hiện pháp luật, chế độ, chính sách; Chiến lược, định hướng, quy hoạch, kế hoạch phát triển; Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chuyên
ngành và văn bản quản lý hành chính có liên quan; Thông tin về dự án, hạng
mục đầu tư, đấu thầu, mua sắm công; Mục lấy ý kiến góp ý của tổ chức, cá
nhân; Thông tin liên hệ của cán bộ, công chức có thẩm quyền bao gồm họ tên,
chức vụ, đơn vị công tác, số điện thoại/fax, địa chỉ thư điện tử chính thức;
Thông tin giao dịch của cổng thông tin điện tử. Đồng thời, Cổng TTĐT của Bộ, ngành, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phải được liên kết, tích hợp thông tin với cổng TTĐT của các cơ quan trực thuộc để bảo đảm tổ
chức và cá nhân có thể tìm kiếm và khai thác mọi thông tin thuộc lĩnh vực quản
lý nhà nước của cơ quan, lĩnh vực kinh tế - xã hội của địa phương.
Nghị định còn quy định cổng TTĐT Chính phủ và Cổng TTĐT của
UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương phải đăng tải Công báo điện
tử. Thông tin đăng tải trên cổng TTĐT của cơ quan hành chính nhà nước là
thông tin chính thống của cơ quan hành chính nhà nước trên môi trường mạng.
Bên cạnh đó, cơ quan chủ quản phải có trách nhiệm đăng tải toàn bộ
thông tin về dịch vụ công trực tuyến trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính. Thông tin về dịch vụ công trực tuyến phải được cập nhật, bổ
Theo nghịđịnh, Ban biên tập cổng thông tin điện tử là bộ phận giúp việc cho Thủ trưởng cơ quan chủ quản trong việc tiếp nhận, xử lý, biên tập, cập nhật thông tin và phối hợp xử lý dịch vụcông đểđảm bảo hoạt động của cổng
thông tin điện tử. Bộ phận chuyên trách về công nghệ thông tin của cơ quan
chủ quản là cơ quan thường trực của Ban Biên tập.
- Xử lý hồsơ trên hệ thống “một cửa điện tử”:
Ứng dụng CNTT trong cải cách hành chính ở cơ quan hành chính nhà nước còn thể hiện ở việc xử lý hồ sơ trên hệ thống “một cửa điện tử”. Quy
trình này cho phép cơ quan hành chính nhà nước các cấp thông qua hệ thống
một cửa điện tử để tiếp nhận, luân chuyển, xử lý và trả kết quả giải quyết thủ
tục hành chính công trên hệ thống nhằm từng bước hiện đại hóa hành chính,
nâng cao năng lực phục vụ của cơ quan hành chính nhà nước đối với người
dân và doanh nghiệp.
Hệ thống một cửa điện tử cung cấp công cụ, phục vụcơ quan hành chính
nhà nước trong công tác tổ chức, quản lý, lưu trữ khoa học, nhất quán, lâu dài
hồ sơ thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân. Hệ thống này cho phép nâng
cao trình độ quản lý trong các quy trình giải quyết các thủ tục hành chính. Hệ
thống cho phép định nghĩa quy trình xử lý thủ tục hành chính, hệ thống biểu
mẫu kèm theo thông qua giao diện người dùng. Hệ thống hỗ trợ bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong công tác tiếp nhận hồ sơ, theo dõi quá trình xử lý hồ
sơ và trả kết quả, tự động tính toán ngày hẹn trả kết quả trừ những ngày nghỉ
và ngày lễ, giúp kiểm soát tiến độ của các thủ tục hành chính, theo dõi được luồng xử lý công việc, thông báo công việc đến hạn, trễ hạn.
Hệ thống cung cấp công cụ, phục vụcơ quan hành chính nhà nước trong công tác tổ chức, quản lý, lưu trữ khoa học, nhất quán, lâu dài hồ sơ thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân cũng như công khai tình trạng xử lý hồ sơ,
phương tiện điện tử khác nhau.Mỗi quy trình nghiệp vụ trong quá trình giải
quyết hồ sơ thủ tục hành chính bao gồm nhiều công đoạn (bước). Mỗi công
đoạn bao gồm nhiều thao tác (công việc), trình tự thực hiện các thao tác, đối
tượng thực hiện thao tác. Xét theo khía cạnh các giai đoạn trong quá trình giải quyết hồsơ thủ tục hành chính thì các quy trình nghiệp vụ của hệ thống có thể
được phân thành các công đoạn và chức năng chính.
Thông qua hệ thống, người dân và doanh nghiệp được cung cấp văn bản pháp lý, các quy trình giải quyết hồsơ, các biểu mẫu qua mạng máy tính. Họ
có thể gửi hồ sơ trực tuyến qua mạng, tra cứu tình hình giải quyết hồ sơ thủ
tục hành chính qua mạng. Họ còn được tư vấn về quy trình, thủ tục qua mạng