II. Kế toán tiền vốn
1. Kế toán tiền vốn đồng việt
1.1. Phiếu thu: Nợ TK 111.1 Có TK liên quan
1.2. Phiếu chi: Nợ TK liên quan Có TK 111.1
1.3. Giấy báo Nợ: Nợ TK liên quan
Có TK 112.1
1.4. Giấy báo Có: Nợ TK 112.1
Có TK liên quan
1.5. Vay tiền: Nợ TK liên quan Có TK 311
1.6. Trả tiền: Nợ TK 311
Có TK liên quan
Phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp dưới dạng các chứng từ như Phiếu thu - chi, Báo Nợ - Báo Có,...
Trong phần hành này, tuỳ vào nghiệp vụ chứng từ phát sinh, bạn có 2 lựa chọn là: "Phiếu thu" và "Phiếu chi" chỉ khác nhau ở tài khoản đề xuất Nợ TK1111 (Phiếu thu), Có TK1111 (Phiếu chi).
- Nếu bạn chọn Phiếu thu, ô tài khoản Nợ được đặt mặc định là tài khoản 1111 và giá trị tiền của tài khoản Nợ. Khi bạn chọn Phiếu chi, ô tài khoản Có được mặc định là tài khoản 1111, và giá trị tiền bên Có của tài khoản .
- Các phần hành này có nội dung ghi chép như nhau với các chỉ tiêu sau
Ngày: Ngày lập Phiếu thu, Phiếu chi theo kiểu Ngày/tháng/năm. Nếu bạn nhập sai kiểu ngày hoặc ngày không có trong lịch cũng như mốc thời gian quy định, chương trình kế toán ACsoft sẽ thông báo "Invalite date - nghĩa là không có trong lịch" ở góc trên cùng bên phải màn hình. Nếu bạn muốn sửa ngày, bạn đặt con trỏ lại trước ký tự cần sửa và nhập lại trong ô ngày.
Lưu ý: Khi nhập chứng từ bạn chú ý là ngày nhập chứng từ không được nhỏ hơn ngày nhập số Dư => Theo nguyên tắc kế toán ngày phát sinh sau ngày số Dư.
Số chứng từ: Số của phiếu thu, phiếu chi. Chương trình kế toán ACsoft tự động đề xuất số chứng từ tiếp theo của Phiếu thu hoặc Phiếu chi đến thời điểm lập chứng từ. Tuy nhiên bạn có thể thay đổi số chứng từ theo nhu cầu của đơn vị kế toán.
Nếu số chứng từ trong tháng cao nhất đến thời điểm lập phiếu là 10 thì khi bạn lập phiếu thu hoặc phiếu chi, chương trình kế toán ACsoft sẽ đề xuất là số 11). Bạn có thể sửa lại số chứng từ cho thích hợp. Nếu số chứng từ của bạn đã được lập trong tháng thì chương trình kế toán ACsoft sẽ xuất hiện thông báo "Chứng từ này đã được lập". Nếu bạn vẫn tiếp tục lập chứng từ cùng với số chứng từ đã có và cùng ngày nhập thì khi bạn in chứng từ này, phiếu thu hoặc phiếu chi được in ra sẽ bao gồm cả nội dung chứng từ đã lập trước đó.
VD: Nếu chứng từ đã lập trước có số tiền là 10.000, lần tiếp sau vẫn lập số chứng từ đó nhưng có số tiền là 20.000 thì khi bạn in phiếu thu, phiếu chi này thì tổng số tiền của chứng từ là 30.000.
Họ tên: Nhập họ tên người nhận tiền (nếu là phiếu chi) hoặc người nộp tiền (nếu là phiếu thu) hoặc tên các đối tượng khác có liên quan với nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chỉ tiêu này bạn chỉ cần gõ khi bạn muốn In phiếu (phiếu thu - chi) trên máy tính còn nếu không in chứng từ thì không cần thiết, bạn có thể bỏ qua để giảm bớt thao tác nhập liệu.
Đơn vị: Nhập đơn vị người nhận tiền hoặc người nộp tiền hay các đối tượng khác có liên quan đến nghiệp vụ phát sinh cần theo dõi. Chỉ tiêu này tương tự như phần chỉ tiêu Họ tên bạn chỉ cần gõ khi bạn muốn In phiếu trên máy tính còn nếu không in thì không cần thiết, bạn có thể bỏ qua để giảm bớt thao tác nhập liệu.
Nội dung: Nhập nội dung của phiếu thu hoặc phiếu chi hoặc nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Phần này thực chất là nội dung của chứng từ và chương trình cho phép bạn nhập khoảng 70 ký tự. Cho phép bạn diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh sao cho hợp lý và dễ theo dõi nhất khi In sổ chi tiết các Tài khoản.
Đối với các nghiệp vụ thể hiện nhiều đối tượng chi tiết bạn nên thay đổi nội dung cho hợp lý đối với mỗi đối tượng chi tiết không nên để nguyên nội dung ban đầu như vậy sẽ giúp bạn có thể quản lý nghiệp vụ kinh tế qua nội dung của chứng từ trên sổ chi tiết.
Tài khoản Nợ: Nếu bạn thực hiện Phiếu thu, ô tài khoản Nợ được mặc định là TK1111 và ô tài khoản Có được để trống cho phép bạn nhập mã số tài khoản mà bạn muốn định khoản đối ứng. Nếu bạn thực hiện Phiếu chi, ô tài khoản Có được mặc định là TK1111 và ô tài khoản Nợ được để trống cho phép bạn nhập mã số tài khoản mà bạn muốn định khoản đối ứng.
Nếu bạn nhập sai mã số tài khoản hoặc mã số tài khoản bạn nhập không có trong danh mục tài khoản quy định của hệ thống kế toán quy định thì chương trình kế toán ACsoft sẽ lập tức thể hiện danh mục tài khoản để cho phép bạn chọn.
Có 2 cách lựa chọn (chuột hoặc Enter), bạn đưa vệt sáng đến tài khoản cần chọn rồi nhấn Enter hoặc kích đúp chuột. Bạn có thể tìm kiếm nhanh đến mã số tài khoản bằng cách gõ ký tự số trên bàn phím theo đầu TK cần tìm (VD: Cần tìm TK511 bạn chỉ cần tìm nhanh bằng cách bấm số 5) hoặc tên tài khoản bằng cách nhấn tổ hợp Ctrl+F với con trỏ đặt tại cột tên tài khoản.
Nếu bạn thực hiện phiếu chi: ô tài khoản Nợ cho phép bạn nhập mã số tài khoản đối ứng với tài khoản 1111 (VD: 141, 642...). Nếu tài khoản bạn nhập ở ô này được khai báo
cấp sổ chi tiết thì chương trình kế toán ACsoft sẽ xuất hiện bảng chọn mã cấp (chọn cấp sổ chi tiết của đối tượng).
Trong bảng chọn mã cấp, tại ô "Mã cấp", nếu bạn nhớ mã số của sổ chi tiết hay đối tượng chi tiết của tài khoản, bạn chỉ cần nhập mã cấp hoặc mã sổ chi tiết vào, chương trình kế toán ACsoft sẽ lần lượt loại bỏ những đối tượng không thoả mãn điều kiện bạn nhập và khi bạn nhập đúng mã thì cuối cùng chỉ còn một cấp sổ chi tiết bạn cần tìm. Tương tự như ô "Mã cấp", ô "Tên cấp" bạn đưa con trỏ xuống ô Tên cấp và gõ bất kỳ ký tự nào liên quan đến đối tượng cần tìm chương trình kế toán ACsoft sẽ loại bỏ những cấp, đối tượng không có tên với những ký tự bạn nhập trong ô này.
Biểu tượng kính núp (bên cạnh ô tên cấp) có tác dụng liệt kê lần lượt mã cấp từ cấp 1 đến cấp 5 (nếu bạn có khai báo) của tài khoản bạn nhập. Phần này phục vụ bạn khi không nhớ bất kỳ chỉ tiêu nào như mã cấp, tên cấp, bạn di chuyển phím lên xuống để lựa chọn từng đối tượng theo từng cấp độ chi tiết bằng Enter, mỗi cấp độ sẽ xuất hiện một bảng liệt kê những đối tượng thuộc nhóm sổ chi tiết.
Trong quá trình thao tác nhập liệu bạn có thể trực tiếp bổ sung cấp sổ chi tiết (bổ xung mã cấp) theo từng nhóm sổ chi tiết hoặc từng đối tượng chi tiết mà không cần thiết phải quay ra phần khai báo chi tiết TK trong hệ thống (Lưu ý: Khi muốn bổ xung thêm đối tượng bạn phải sử dụng dưới dạng liệt kê - nghĩa là sử dụng biểu tượng kính núp để xác định thêm vào nhóm sổ chi tiết nào)
Nếu bạn muốn bổ sung một cấp nào đó của tài khoản điều kiện cần là cấp đó của tài khoản đã được khai báo. Với phần lưu ý ở trên bạn cần vào đến cấp cần khai báo - nghĩa là muốn thêm chi tiết đối tượng ở nhóm nào thì đưa về nhóm đó (VD: Nếu là cấp 1=> đưa vệt sáng nằm ở cấp 1, nếu là cấp 2 đưa vệt sáng về cấp 2 nhưng bạn cần nhớ là phải đưa về đúng nhóm của đối tượng cần chi tiết), sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl+N, chương trình kế toán ACsoft sẽ xuất hiện giao diện "Khai báo mã cấp tài khoản " giống như phần khai báo ban đầu bạn thao tác tương tự như đã trình bày trong phần "Khai báo mã cấp tài khoản".
Giả sử bạn trong lúc lựa chọn đối tượng chi tiết bạn lựa chọn sai chỉ cần đưa con trỏ trở về ô tài khoản để lựa chọn lại, hoặc nếu chọn sai ở đối tượng cấp 1 hoặc cấp 2... thì bạn sử dụng phím Ctrl+B để quay trở lại sau đó lựa chọn đối tượng cần tìm.Tên tài khoản Nợ: Nếu bạn thực hiện lập phiếu thu, tên tài khoản nợ sẽ là tên sổ chi tiết của tài khoản 1111 (với điều kiện là tài khoản 1111 đã được khai báo trong phần hành "Khai báo chi tiết tài khoản"). Thao tác lựa chọn đối tượng chi tiết tài khoản như trên. Nếu tài khoản 1111 không có cấp sổ chi tiết (không khai báo chi tiết tài khoản) thì ô "Tên tài khoản Nợ" sẽ được lấy tên tài khoản 1111 - Quỹ tiền mặt đồng Việt Nam.
Nếu bạn thực hiện lập phiếu chi (sau khi bạn nhập TK Nợ mã số tài khoản Nợ), bạn chọn cấp sổ chi tiết của TK Có1111 (nếu có) thì ô này sẽ chứa đựng tên cấp sổ chi tiết hoặc tên tài khoản (nếu tài khoản 1111 không được khai báo cấp sổ chi tiết).
Số tiền Nợ: Bạn nhập số tiền được ghi vào TK Nợ, nếu là phiếu thu thì đó là tổng số tiền thu được ghi Nợ cho tài khoản 1111, nếu là phiếu chi thì đó là số tiền chi cho tài khoản đối ứng với tài khoản 1111. Đây cũng là thao tác để bạn có thể thực hiện được bút toán
một Nợ nhiều Có (đối với phiếu thu) hoặc nhiều Nợ một Có (đối với phiếu chi).
Để thực hiện bút toán một nợ nhiều có (phiếu thu) bạn thao tác như sau: Bạn nhập tại ô "Số tiền nợ" này tổng số tiền thu về (ghi Nợ tài khoản 1111), nếu bạn phải ghi đối ứng có cho vài ba tài khoản khác nhau, trong ô "Tài khoản Có" bạn nhập mã số của một tài khoản, ô "Số tiền Có" bạn nhập số tiền đối ứng của tài khoản đó (tất nhiên số tiền này nhỏ hơn tổng số tiền đã ghi nợ cho tài khoản 1111). Sau khi bạn nhấn phím "Lưu" và thực hiện các yêu cầu sau đó của chương trình thì chương trình kế toán ACsoft tiếp tục đặt con trỏ tại ô nội dung để cho bạn diễn giải nội dung chi khác, tiếp đó là ô "Tài khoản Có" để bạn nhập mã số cho tài khoản tiếp theo và bạn lại tiếp tục thao tác để thực hiện định khoản nốt số tiền còn lại tương tự như thao tác ban đầu. Chỉ khác là ô "Tài khoản Nợ" và ô "Số tiền Nợ" sẽ tự động trừ lùi theo từng lần định khoản (Lưu ý: Bạn không thể sửa đổi được số tiền đã ghi Nợ cho tài khoản 1111 trước đó). Sau khi số tiền ghi Có và ghi Nợ bằng nhau (bởi vì bạn không thể kết thúc bút toán nếu như số tiền ghi Có vẫn chưa bằng số tiền ghi Nợ hoặc là số tiền ghi Có lớn hơn số tiền ghi Nợ) thì bút toán sẽ được kết thúc (Nghĩa là tổng số tiền Bên Nợ = Tổng số tiền Bên Có).
VD: Thu tiền mặt: 1.000.000
Khách hàng trả nợ: 600.000, bằng tiền tạm ứng: 400.000 BT1. Nợ TK 1111: 1.000.000
Có TK 131: 600.000
=> Sau khi Lưu máy tính sẽ tự động trừ lùi còn 400.000 và bạn chỉ cần định khoản tiếp theo
BT2. Nợ TK 1111: 1.000.000
Có TK141: 400.000 => Kết thúc chứng từ.
Thao tác để thực hiện bút toán nhiều nợ một có (phiếu chi) tương tự như trên. Chỉ khác rằng ở phần phiếu chi thao tác cố định (tổng tiền) tại tài khoản có và số tiền có còn thao
tác thay đổi tại tài khoản nợ và số tiền nợ, ô "Tài khoản Có" và ô "Số tiền Có" sẽ không cho phép bạn sửa tài khoản và số tiền đã nhập ban đầu.
VD: Chi phí hoạt động quản lý => Tổng chi: 1.000.000 Hoàn bằng HĐ: 600.000.
Chi khác : 400.000
BT1. Nợ TK 642.8: 600.000 Có TK1111: 1.000.000
=> Sau khi Lưu máy tính sẽ tự động trừ lùi còn 400.000 và bạn chỉ cần định khoản tiếp theo.
BT2. Nợ TK 338.8: 400.000
Có TK1111=1.000.000 => Kết thúc chứng từ.
Chú ý: Khi muốn nhập Bút toán kép bạn nhớ điền tổng tiền Bên Nợ lớn hơn Bên Có (nếu là Phiếu Thu) và ngược lại Tổng tiền Bên Có lớn hơn bên Nợ (nếu là Phiếu chi). Chú ý nếu không định khoản với VAT thì bạn có thể dùng phím di chuyển hoặc phím Tab bỏ qua ô thuế VAT.
Tài khoản Có: Tương tự như phần đã trình bày trong ô "Tài khoản Nợ". Bạn tự gõ tài khoản cần định khoản theo yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và lựa chọn đối tượng chi tiết (nếu có khai báo chi tiết tài khoản) .
Tên tài khoản Có: Tương tự như phần đã trình bày trong ô "Tên tài khoản Nợ". Phản ánh tên đối tượng chi tiết của tài khoản (nếu có khai báo chi tiết tài khoản) hoặc là tên của tài khoản nếu không có đối tượng chi tiết.
Số tiền Có: Tương tự như phần đã trình bày trong ô "Số tiền Nợ". Phản ánh giá trị tiền của TKCó theo nghiệp vụ kinh tế, bạn tự nhập giá trị tiền theo yêu cầu định khoản.
VAT và tiền VAT: Trường hợp phiếu thu hoặc phiếu chi cần tách thuế VAT đầu vào hoặc VAT đầu ra thì sau khi nhập số tiền hãy bấm chuột hoặc nhấn Enter đánh dấu tích vào ô VAT để nhập số tiền thuế, ô tài khoản VAT được đề xuất là 1331 (nếu là thuế VAT đầu vào) hoặc 3331 (nếu là thuế VAT đầu ra).
- Nếu là thuế VAT đầu vào (1331), bạn nhập số thuế thực tế (tổng tiền thuế trên HĐ). - Sau khi nhập xong tổng số tiền thuế VAT chương trình sẽ hiện ra một cửa sổ nhập để bạn nhập các thông tin cần thiết của từng hoá đơn và mã số thuế của đơn vị bán nhằm lập bảng kê thuế VAT đầu vào, đầu ra trong kỳ.
- Khi bạn thực hiện phiếu chi - thu và có sự chênh lệch số tiền Nợ, Có thì ô VAT sẽ sáng lên cho phép bạn đánh dấu. Khi bạn đánh dấu, tài khoản VAT được đề xuất là tài khoản 1331 - Thuế VAT được khấu trừ (đối với phiếu chi). Bạn nhập số tiền VAT vào ô "Tiền VAT". Số tiền chênh lệch giữa Nợ và Có được đề xuất vào ô "Tiền VAT", bạn có thể sửa lại số tiền này cho phù hợp, tất nhiên là tổng số tiền VAT và số tiền Nợ không thể vượt quá tổng số tiền Có.
- Sau khi bấm Enter, chương trình kế toán ACsoft sẽ xuất hiện bảng kê khai thuế VAT đầu vào. Số tiền trong ô "Tiền VAT" được đưa lên dòng "Tổng tiền". Bạn nhập các dữ liệu yêu cầu trong các ô như: Ngày hoá đơn, Số hoá đơn, Số seri, biểu mẫu, mã số thuế, tên đơn vị bán hàng, địa chỉ, mặt hàng, tỷ lệ thuế VAT, tiền thuế VAT. Sau đó chọn Lưu phần kê khai thuế VAT => chương trình tự động đưa bạn quay ra Form nhập tiền vốn để bạn tiếp tục các thao tác nhập chứng từ.
- Bạn có thể kê khai tổng số tiền thuế VAT cho nhiều hoá đơn thuế trên cùng một chứng từ (Phiếu chi) => nghĩa là khi nhập bạn phải cộng toàn bộ số tiền thuế VAT thành số Tổng cộng sau đó khi xuất hiện bảng nhập kê khai thuế VAT bạn liệt kê chi tiết cho từng hoá đơn thuế VAT=> Bạn nhập số tiền chính xác cho từng hoá đơn thuế, ô "Giá trị hàng hoá" sẽ tự động được tính bằng tỷ lệ thuế nhân (x) với số tiền thuế. Nếu ô số tiền thuế nhỏ hơn dòng "Tổng tiền" thì sau khi bạn nhấn phím "Lưu" thì chương trình kế toán ACsoft sẽ lưu dữ liệu vừa nhập xuống bảng kê bên dưới, bạn tiếp tục nhập bổ xung số tiền còn lại (số "Tổng tiền" trừ đi số tiền đã lưu) sẽ được đề xuất lên ô "Tiền VAT", bạn tiếp tục khai báo các chỉ tiêu cho hoá đơn sau. Tiếp tục như vậy cho đến khi tổng số tiền của các hoá đơn được lưu bằng với dòng "Tổng tiền" thì công việc kê khai thuế kết thúc. Trường hợp số liệu bạn nhập xuống bảng kê bên dưới không khớp với chứng từ, bạn tích vào phím xoá để thực hiện lại và mỗi lần kê khai xong giá trị của từng hoá đơn máy tính sẽ tự động trừ lùi giá trị còn lại cho đến khi ô số tiền thuế bằng với dòng "Tổng tiền" thì khi đó nhấn phím "Lưu", chương trình kế toán ACsoft sẽ lưu dữ liệu và thoát khỏi bảng kê khai thuế VAT.
Chú ý: Nếu bạn nhập tổng số tiền các hoá đơn lớn hơn dòng "Tổng cộng" (số tiền bạn đã