4.1. Kiểm tra số liệu ghi chép trên tài khoản tổng hợp
Để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép trên các tài khoản kế toán tổng hợp trong tháng, cuối tháng kế toán lập bảng đối chiếu số phát sinh trong tháng của tất cả các tài khoản kế toán tổng hợp. Bảng này đƣợc gọi là bảng đối chiếu số phát sinh hay bảng Cân đối tài khoản.
4.1.1 Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản
Nội dung
Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản là bảng kê đối chiếu toàn bộ số dƣ đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dƣ cuối kỳ của tất cả các tài khoản kế toán tổng hợp sử dụng trong kỳ hạch toán.
Kết cấu
Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản
Đơn vị tính: ….
Tên TK
Số dƣ đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ
Số dƣ cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Tổng cộng
Cơ sở số liệu và phương pháp lập bảng
- Số liệu để lập bảng là số liệu trên các tài khoản kế toán tổng hợp - Phƣơng pháp lập:
+ Cột tên tài khoản: Lần lƣợt liệt kê tên từng tài khoản tổng hợp theo thứ tự nhất định, mỗi tài khoản ghi một dòng.
+ Cột số dƣ đầu kỳ và số dƣ cuối kỳ: Lấy số dƣ đầu kỳ và số dƣ cuối kỳ của từng tài khoản trên sổ kế toán để ghi vào dòng tài khoản tƣơng ứng và vào cột Nợ, cột Có cho phù hợp.
+ Cột số phát sinh trong kỳ: Lấy số cộng phát sinh của từng tài khoản trên sổ kế toán để ghi vào cột Nợ, cột Có cho phù hợp và tƣơng ứng với dòng tài khoản đó. + Sau khi liệt kê hết số liệu thì tiến hành cộng theo cột và ghi vào dòng tổng cộng cuối bảng để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép trên các tài khoản kế toán tổng hợp.
+ Số liệu ở dòng tổng cộng phải đảm bảo các quan hệ cân bằng sau: Tổng số dƣ Nợ đầu kỳ = Tổng số dƣ Có đầu kỳ của các tài khoản.
Tổng số phát sinh bên Nợ trong kỳ = Tổng số phát sinh bên Có trong kỳ của các Tài khoản
Tổng số dƣ Nợ cuối kỳ = Tổng số dƣ Có cuối kỳ của các Tài khoản
+ Nếu số liệu ở dòng tổng cộng không đảm bảo các quan hệ cân bằng trên thì việc ghi chép trên các tài khoản kế toán tổng hợp có sự sai sót, phải kiểm tra lại cho đúng, tuyệt đối không đƣợc phép có sai số.
4.2. Kiểm tra số liệu ghi chép trên tài khoản kế toán chi tiết với tài khoản kế toán tổng hợp tương ứng. toán tổng hợp tương ứng.
Nội dung
Bảng chi tiết số phát sinh là bảng kê đối chiếu toàn bộ số dƣ đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dƣ cuối kỳ của tất cả các tài khoản chi tiết của từng tài khoản tổng hợp tƣơng ứng.
Kết cấu
Bảng chi tiết số phát sinh
Tài khoản: ……. Tháng….quý…..năm…. Đơn vị tính: ST T Tên đối tƣợng Số dƣ đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dƣ cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Tổng cộng
Cơ sở số liệu và phương pháp lập bảng
- Cơ sở số liệu: lấy số liệu từ các sổ chi tiết thuộc một tài khoản tổng hợp tƣơng ứng.
- Phƣơng pháp lập:
+ Mỗi đối tƣợng chi tiết đƣợc ghi một dòng
+ Liệt kê số dƣ đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dƣ cuối kỳ của từng tài khoản chi tiết để ghi vào các cột tƣơng ứng và phù hợp với dòng tài khoản chi tiết đó. + Sau khi liệt kê hết số liệu thì tiến hành cộng số liệu để ghi vào dòng tổng cộng cuối bảng.
Tác dụng của bảng
Đối chiếu kiểm tra sự phù hợp giữa số liệu trên các tài khoản chi tiết với số liệu trên tài khoản tổng hợp tƣơng ứng.
- Phƣơng pháp kiểm tra nhƣ sau:
+ Dựa vào số liệu trên dòng tổng cộng của bảng để đối chiếu với số liệu trên tài khoản kế toán tổng hợp tƣơng ứng.
+ Kiểm tra lại số liệu ghi chép của từng tài khoản chi tiết theo công thức:
Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng trong kỳ - Số phát sinh giảm trong kỳ
+ Kiểm tra dòng tổng cộngtheo công thức:
Tổng số dư đầu kỳ của các tài khoản chi tiết =
Số dư đầu kỳ của tài khoản tổng hợp
Sau khi kiểm tra nếu không đảm bảo tính cân đối trên chứng tỏ có sự nhầm lẫn, sai số cần phải kiểm tra, phát hiện và tiến hành sửa chữa lại cho đúng, không đƣợc phép có sai số.