2.1 QUY TRÌNH NHẬP DỮ LIỆU
Nếu đơn vị bắt đầu sử dụng phần mềm này, trong năm học đầu tiên, người quản trị phải thực hiện các công việc cụ thể sau đây:
1. Khai báo thông tin đơn vị
2. Khai báo và tiến hành nhập các danh mục cho phần mềm:
a) Danh mục Nguồn vốn: và nhập các nguồn vốn dùng để mua TSCĐ và thiết bị, đồ dùng dạy học.
b) Danh mục lý do tăng, lý do giảm trang thiết bị c) Danh mục phân nhóm thiết bị dạy học,
d) Danh mục trang thiết bị dạy học tối thiểu quy chuẩn của Bộ giáo dục cho từng cấp học, lớp học...
e) Danh mục phòng học chức năng. Nhập tên các phòng chức năng của trường. f) Danh mục tổ chuyên môn. Nhập tên các tổ chuyên môn của trường.
g) Danh mục giáo viên. Nhập dữ liệu về toàn bộ Giáo viên của trường (Họ tên, ngày sinh, giới tính, Tổ CM …).
h) Phân công giảng dạy. Chọn giáo viên cần phân công giảng dạy, nhập Môn học và Khối lớp mà giáo viên giảng dạy
3. Quản lý thiết bị - đồ dùng dạy học
a. Nhập thiết bị dạy học: nhập các thông tin về nơi sử dụng thiết bị (Nhà học, phòng ban ...) và tiến hành nhập thông tin các thiết bị dạy học,
b. Mượn trả thiết bị để chọn và cập nhật các thông tin cho việc mượn trả thiết bị của giáo viên.
c. Đăng ký mượn phòng học chức năng. Chọn các phòng học chức năng còn trống cho giáo viên cần mượn.
Sau khi có dữ liệu năm học đầu, người quản trị sử dụng bộ số liệu này cho các năm học tiếp theo, không cần phải tạo mới bộ dữ liệu.
Dữ liệu các năm học tiếp theo chỉ cần cập nhật các mục dữ liệu: 1. Bổ sung, chỉnh sửa các danh mục.
2. Phân công giảng dạy các học kỳ
3. Nhật ký mượn trả trang thiết bị, đồ dùng dạy học 4. Nhập mới trang thiết bị, đồ dùng dạy học
5. Báo hỏng, thanh lý trang thiết bị 2.2 NHẬP TĂNG THIẾT BỊ
Mục đích: Ghi nhận tăng thiết bị
Thực hiện: Người sử dụng kích chọn chức năng trong menu Thiết bị\Nhập mới thiết bị, màn hình giao diện nhập thiết bị có dạng như sau:
Danh sách các thiết bị có thể được liệt kê theo tiêu chí lọc của người dùng bằng cách NSD nhập các giá trị để xác định biểu thức lọc, sau đó kích chọn chức năng Đọc số liệu.
• Thêm mới thiết bị: Để thêm mới thiết bị, NSD kích chọn chức năng Thêm mới, giao diện chọn thêm thiết bị có các thông tin sau đây:
• Ngày ghi sổ (ngày nhập) • Số vào sổ
• Nguồn vốn: được phân thành các loại nguồn như: được cấp, tự mua, được tặng, biếu...
• Tình trạng của thiết bị • Lý do ghi tăng
• Sau khi xác định số lượng thiết bị nhập mới, NSD phải xác định mã số cá biệt của thiết bị (trong trường hợp cần theo dõi chi tiết đến từng thiết bị, đặc biệt là các thiết bị có giá trị lớn)
• Các thông tin liên quan đến tính khấu hao thiết bị: o Ngày khấu hao
o Thời gian khấu hao o Tỷ lệ khấu hao o Trị giá tính khấu hao o Hao mòn luỹ kế
o Trị giá còn lại của thiết bị
Phần tính khấu hao thiết bị chỉ áp dụng với thiết bị có trị giá lớn (máy vi tính, đàn....), chi tiết của phần này xin tham khảo phân hệ Quản lý tài sản – tài chính. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.3 ĐĂNG KÝ MƯỢN PHÒNG HỌC CHỨC NĂNG
Mục đích: Ghi nhận giáo viên đăng ký sử dụng các phòng học chuyên dụng (phòng học chức năng), ví dụ phòng học Ngoại ngữ, phòng thí nghiệm.. ...
Thực hiện: Người sử dụng kích chọn chức năng trong menu Thiết bị\Đăng , màn hình giao diện phân công giảng dạy có dạng như sau
Thao tác đăng ký phòng học chức năng thực hiện như sau: • Chọn phòng học chức năng trong hộp chọn
• NSD chọn khoảng thời gian cần theo dõi: chỉ cho phép chọn tối đa 1 tuần, khoảng mốc thời gian Tới ngày luôn luôn là ngày cuối tuần của tuần hiện thời tính từ thời điểm Từ ngày.
• Kích chọn chức năng Xem thời khoá biểu. Lịch sử dụng phòng học chức năng được hiển thị tại các tiết tương ứng.
• Các chức năng trên thanh công cụ, theo thứ tự từ trái sang phải:
o 3 nút lệnh đầu tiên: Hiển thị ca học sáng, hiển thị ca học chiều, hiển thị cả 2 ca học sáng - chiều
o 4 nút lệnh tiếp theo: dùng để chỉnh kích thước các ô thời khoá biểu, tăng giảm độ rộng và độ cao của từng ô
ký....bằng cách chọn ô TKB tương ứng, nháy chuột phải chọn chức năng trong menu ngữ cảnh tương ứng;
• Đăng ký phòng học chức năng: Chọn chức năng Đăng ký phòng học, trong menu ngữ cảnh. Giao diện nhập đăng ký phòng học:
NSD ghi nhận các thông tin về tiết học đăng ký, chọn Ghi nhận để kết thúc việc đăng ký phòng học chức năng.
2.4 MƯỢN TRẢ THIẾT BỊ
Mục đích: Ghi nhận giáo viên mượn - trả thiết bị ...
Sau khi NSD chọn tổ bộ môn, chọn giáo viên, chương trình sẽ liệt kê các thông tin về thiết bị - đồ dùng dạy học đang được mượn và nhật ký mượn - trả thiết bị của giáo viên đó
Các thông tin ghi nhận khi mượn thiết bị: thiết bị cần mượn, tình trạng của thiết bị trước khi mượn, ngày mượn, dùng cho bài học, môn, lớp....
• Trả thiết bị: của giáo viên hiện thời
NSD di chuyển đến dòng thiết bị cần trả, kích chọn chức năng Trả thiết bị, ghi nhận ngày thực trả, tình trạng thiết bị khi trả.
2.5 NHẬT KÝ SỬ DỤNG THIẾT BỊ
Mục đích: Ghi nhận nhật ký sử dụng thiết bị. .
Thực hiện: NSD chọn chức năng trong menu Thiết bị\Nhật ký sử dụng thiết bị:... Các thao tác trên cửa sổ nhập của chức năng này, về cơ bản hoàn toàn tương tự chức năng Mượn - trả thiết bị.
2.6 THEO DÕI SỬA CHỮA – THAY THẾ LINH KIỆN THIẾT BỊ Mục đích: Ghi nhận các thiết bị bị hỏng khi trong quá trình sử dụng.
Thực hiện: NSD chọn chức năng trong menu Thiết bị\Theo dõi sửa chữa:...
Các thao tác trên cửa sổ nhập của chức năng này, về cơ bản hoàn toàn tương tự chức năng Nhập mới thiết bị.
NSD chọn thiết bị trong danh sách liệt kê, có thể thiết lập các điều kiện lọc để tìm nhanh được thiết bị cần tìm.
Các thao tác ghi nhận nhật ký theo dõi, bảo dưỡng...thiết bị được thực hiện tương tự như làm trên thanh công cụ chuẩn.
Các thông tin cơ bản của một lần ghi nhận: o Ngày ghi nhận
o Người phát hiện sự cố o Người gây ra sự cố
o Mô tả lỗi hỏng hóc thiết bị o Người giải quyết
o Biện pháp giải quyết (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
o Người thực hiện việc sửa chữa o Bộ phận, linh kiện thay thế o Kinh phí sửa
o Trị giá của thiết bị sau khi sửa chữa/ 2.7 GHI NHẬN THIẾT BỊ HỎNG
Mục đích: Ghi nhận các thiết bị bị hỏng khi thực hiện kiểm kê thiết bị theo định kỳ. ...hoặc trong quá trình sử dụng phát hiện hỏng.
Thực hiện: NSD chọn chức năng trong menu Thiết bị\Ghi nhận thiết bị mất,:... Các thao tác trên cửa sổ nhập của chức năng này, về cơ bản hoàn toàn tương tự chức năng Đề nghị mua thiết bị.
Các thao tác trên cửa sổ nhập của chức năng này, về cơ bản hoàn toàn tương tự chức năng Đề nghị mua thiết bị.
2.9 ĐỀ NGHỊ DỰ TOÁN MUA - CẤP THIẾT BỊ
Mục đích: Lập đề nghị dự toán mua bổ sung, đề nghị trang cấp thiết bị...
Thực hiện: Người sử dụng kích chọn chức năng trong menu Thiết bị\Đề nghị dự toán mua - cấp thiết bị, màn hình giao diện nhập thiết bị có dạng như sau:
Màn hình giao diện gồm 2 cửa sổ con:
Cửa sổ 1. Danh sách các phiếu đề nghị mua - cấp trang thiết bị: Liệt kê toàn bộ các phiếu đã được lập trong năm học (năm tài chính)
Cửa sổ 2: Màn hình làm việc với một phiếu đề nghị mua thiết bị.
Để thêm một thiết bị vào phiếu đề nghị: NSD gõ ký hiệu thiết bị, khi ấn Enter, một danh sách các thiết bị có ký hiệu “gần giống” với giá trị NSD nhập liệu hiện thị. NSD di chuyển đến đúng dòng chứa mã thiết bị cần nhập mới. Thực hiện gõ số lượng thiết bị cần đề nghị mua vào cột Slg. (Số lượng). Sau đó ấn phím Enter để kết thúc việc nhập thiết bị.
Ví dụ, để nhập đề nghị mua trang thiết bị của môn toán, NSD gõ CSTH, ấn Enter, toàn bộ danh mục trang thiết bị quy chuẩn của môn toán được liệt kê trong danh sách, chọn thiết bị, gõ số lượng cần đề nghị trang cấp...
Để huỷ bỏ một thiết bị đã được nhập vào trong phiếu, NSD di chuyển con trỏ đến dòng chứa thiết bị cần loại bỏ khỏi phiếu, kích chọn chức năng Bớt dòng. 2.10 ĐỀ NGHỊ SỬA CHỮA THIẾT BỊ
Mục đích: Lập đề nghị sửa chữa, thay thế linh kiện, phụ tùng của trang cấp thiết bị...
Thực hiện: Người sử dụng kích chọn chức năng trong menu Thiết bị\Đề nghị sửa chữa thiết bị
Các thao tác làm việc tương tự như chức năng đề nghị cấp – mua thiết bị 2.11 ĐỀ NGHỊ THANH LÝ THIẾT BỊ
Mục đích: Lập đề nghị thanh lý các trang cấp thiết bị hỏng, hết thời gian khấu hao... Thực hiện: Người sử dụng kích chọn chức năng trong menu Thiết bị\Đề nghị thanh lý thiết bị
Các thao tác làm việc tương tự như chức năng đề nghị cấp – mua thiết bị 2.12 BÁO CÁO QUẢN LÝ THIẾT BỊ
Mục đích: Các mẫu báo cáo dùng trong quản lý Thiết bị cấp trường
Để thực hiện in ấn báo cáo nào, NSD chỉ cần chọn vào mục báo cáo cần lập, chọn các tham số về thời gian. Kích chọn chức năng Báo cáo. Khi mẫu in hiển thị, thực hiện các thao tác như trong hướng dẫn với thanh công cụ in chung.
a) Danh sách thiết bị, đồ dùng dạy học
b) Hiển thị danh sách thiết bị đồ dùng dạy học.
Xem giáo viên tuần này phải dùng thiết bị dạy học gì
c) Hiển thị danh sách thiết bị mà giáo viên phải dùng trong tuần được chọn, danh sách hiển thị theo lớp, môn và nhóm thiết bị.
Danh sách thiết bị, đồ dùng được sử dụng
d) Hiển thị danh sách thiết bị, đồ dùng được sử dụng đã được đưa vào sử dụng. Danh sách thiết bị, đồ dùng chưa được sử dụng
f) Hiển thị danh sách thiết bị, đồ dùng được nhập vào niên khoá được chọn với các thông tin như: ngày nhận, khối lớp, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, kho lưu.
Sổ theo dõi Nhập thiết bị, đồ dùng dạy học
g) Thống kê thiết bị, đồ dùng được nhập từ niên khoá đến niên khoá được chọn với các thông tin: khối lớp, tổng số lượng đã nhập, đơn vị tính, số lượng nhập từng năm, số lượng khấu hao. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sổ theo dõi thiết bị, đồ dùng dạy học
h) Thống kê thiết bị, đồ dùng từ niên khoá đến niên khoá được chọn với các thông tin: khối lớp, tổng số lượng đã nhập, đơn vị tính, số lượng trong từng năm, số lượng khấu hao từng năm.
Sổ theo dõi thiết bị đồ dùng, dạy học bị hư hỏng i) Hiển thị danh sách thiết bị, đồ dùng dạy học đã bị hư hỏng.
Sổ theo dõi thiết bị đồ dùng, dạy học đã được thanh lý j) Hiển thị danh sách thiết bị, đồ dùng dạy học đã được thanh lý.
Bảng kê chi tiết thiết bị, đồ dùng dạy học - theo nguồn vốn
k) Thống kê thiết bị, đồ dùng được mua bởi nguồn vốn được chọn và trong niên khoá được chọn với các thông tin: ngày nhận, khối lớp, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền.
Tổng hợp thiết bị, đồ dùng dạy học - theo nguồn vốn
l) Thống kê số tiền sử dụng mua thiết bị của nguồn vốn được chọn trong năm được chọn.
Kiểm tra giáo viên sử dụng thiết bị, đồ dùng dạy học
n) Hiển thị danh sách thiết bị đồ dùng dạy học đã được mượn bởi Giáo viên được chọn và trong thời gian từ tuần đến tuần được chọn với các thông tin: ngày mượn, lớp, tiết, tên bài, tên thiết bị, số lượng mượn, ngày trả ...
Tổng hợp tình hình sử dụng thiết bị, đồ dùng dạy học theo Tổ chuyên môn
o) Thống kê Giáo viên mượn thiết bị theo, đồ dùng theo tổ chuyên môn trong thời gian từ tuần đến tuần được chọn với các thông tin: họ tên giáo viên, môn, lớp, số lần mượn.
Tổng hợp tình hình sử dụng thiết bị, đồ dùng dạy
p) Thống kê tình hình sử thiết bị, dồ dùng dạy học theo lớp, môn, nhóm thiết bị đồ dùng, trong thời gian từ tuần đến tuần được chọn với các thông tin: số lần sử dụng ...
Kiểm tra giáo viên sử dụng phòng học bộ môn
q) Hiển thị danh sách phòng học bộ môn được mượn bởi giáo viên được chọn trong thời gian từ tuần đến tuần được chọn với các thông tin: tuần sử dụng, ngày sử dụng, tiết sử dụng...
Tổng hợp tình hình sử dụng phòng học bộ môn
r) Thống kê số lần mượn phòng học chức năng của giáo viên với các thông tin: tên phòng học chức năng và số lần mượn
2.13 TÌM KIẾM THIẾT BỊ
Mục đích: Thực hiện việc tìm kiếm thiết bị theo các tiêu chí tìm kiếm: ... Thực hiện: NSD chọn chức năng trong menu Thiết bị\Tìm kiếm thiết bị:
NSD có thể nhập các thông tin tìm kiếm tại các ô nhập liệu tương ứng để chương trình tìm lọc trong danh sách thiết bị, và trả về danh sách các kết quả thoả mãn điều kiện.
• Tìm kiếm( Phím tắt là Ctrl+F): tìm kiếm thiết bị. ở đây người sử dụng sẽ chọn các thông tin cần tìm kiếm theo như: nơi sử dụng, lớp, môn học, nhóm thiết bị, tên thiết bị, tình hình sử dụng, người sử dụng…
• Thoát( Phím tắt là F10): đóng cửa sổ ứng dụng.
PHẦN II : BÀI TẬP THỰC HÀNH BÀI TẬP VỀ THIẾT LẬP HỆ THỐNG
Bài tập 1 : Hãy đăng kí đơn vị sử dụng theo đúng tên đơn vị trường học. Bài tập 2 : Thiết lập tham số chung của hệ thống .
BÀI TẬP VỀ THIẾT LẬP CÁC DANH MỤC
Bài tập 3 : Cập nhật thêm mới, sửa xoá một số bảng danh mục của phân hệ Quản lý Thiết bị:
- Danh mục nhóm - loại thiết bị, - Danh mục lý do tăng, lý do giảm, - Danh mục nguồn kinh phí,
- Danh mục kho thiết bị, nhà cung cấp .
- Danh mục thiết bị theo chuẩn của Bộ giáo dục - ... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
BÀI TẬP VỀ CHỨC NĂNG QUẢN LÍ THIẾT BỊ.
Bài tập 4 : Xuất toàn bộ danh sách thiết bị của đơn vị ra file Excel. Nhập danh sách thiết bị vào file Excel. Thực hiện chức năng nạp dữ liệu thiết bị từ file excel vào chương trình.
Bài tập 5 : Thực hiện các chức năng : thêm, sửa, xoá, in ấn, lọc thiết bị. Bài tập 6 : Thực hiện chức năng Nhập mới thiết bị:
- Lập phiếu nhập mới thiết bị
- Khai báo đầy đủ các thông tin phiếu nhập mới - Khai báo, sinh và in ấn mã cá biệt (nếu có) - In phiếu nhập thiết bị.
Bài tập 10 : Thực hiện chức năng đề nghị dự toán mua - đề nghị cấp thiết bị. Bài tập 11 : Thực hiện chức năng ghi nhận thiết bị bị mất, hỏng.
Bài tập 12 : Thực hiện chức năng ghi nhận thiết bị bị mất, hỏng đề nghị thanh lý. Bài tập 13 : Thực hiện chức năng ghi nhận biên bản thanh lý thiết bị.
Bài tập 14 : Thực hiện chức năng ghi nhận biên bản kiểm kê thiết bị
BÀI TẬP VỀ TÌM KIẾM VÀ KẾT XUẤT THÔNG TIN