CHƯƠNG 2 : KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
4. Tổ chức công việc
4.1. Phương pháp tổ chức công việc
4.1.1. Phương pháp 5W1H2C5M
Để thực hiện tốt công tác tổ chức, đương nhiên ngay từ đầu bạn phải làm tốt công tác hoạch định kế hoạch. Một cơng cụ hiệu quả sẽ giúp bạn có được những bước đi vững chắc ngay từ ban đầu và xuyên suốt cả q trình thực hiện cơng việc. Đó chính là phương pháp 5W1H2C5M được mô tả như sau:
5W 1H 2C 5M What Why Where When Who How Control Check Manpower Money Material Machines Methods
Các yếu tố trên chính là các câu hỏi gợi ý để giúp bạn hồn thành tốt cơng tác tổ chức công việc. Cụ thể là bạn sẽ phải trả lời thật rõ cho các câu hỏi sau:
• What: Cơng việc gì mà bạn phải làm (càng cụ thể càng tốt)?
• Why: Mục đích/Mục tiêu của cơng việc đó?
• Where: Cơng việc này sẽ được tiến hành cụ thể ở đâu?
• When: Khi nào thì bạn bắt đầu làm và hạn chót hồn thành của cơng việc?
• Who: Ai sẽ làm người chịu trách nhiệm thực hiện chính và ai sẽ là người chịu
trách nhiệm giám sát tiến độ thực hiện cơng việc này?
37
• Control: Bạn sẽ đặt ra hình thức nào để kiểm sốt tiến độ cơng việc?
• Check: Bạn sẽ dùng cách nào và khi nào để kiểm tra kết quả cơng việc?
• Manpower: Những ai sẽ được huy động thêm để hỗ trợ thực hiện cơng việc?
• Money: Ngân sách dành cho việc thực hiện công việc là bao nhiêu?
• Material: Những nguyên vật liệu nào được phép sử dụng?
• Machines: Các loại máy móc, phương tiện nào được dùng?
• Methods: Gợi ý hoặc chỉ định phương pháp thực hiện công việc?
Lưu ý: Tất cả những yếu tố liên quan đến con người nên trình bày cụ thể bằng tên,
chức danh, vị trí cơng tác, tránh trường hợp ghi chung chung …
4.1.2. Xác định mục tiêu yêu cầu (Why)
Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là: - Tại sao bạn phải làm cơng việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn? - Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?
Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một cơng việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung như trên.
Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.
4.1.3. Xác định nội dung công việc (What?)
1W = what? Nội dung cơng việc đó là gi?
38
Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng, là bước kế thừa kết quả của bước công việc trước.
4.1.4. Xác định 3W
• Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:
- Cơng việc đó thực hiện tại đâu? - Giao hàng tại địa điểm nào? - Kiểm tra tại bộ phận nào?
- Kiểm tra những cơng đoạn nào?…
• When: Cơng việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
- Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng cơng việc.
- Có 4 loại cơng việc khác nhau:
§ Cơng việc quan trọng và khẩn cấp,
§ Cơng việc khơng quan trọng nhưng khẩn cấp,
§ Cơng việc quan trọng nhưng khơng khẩn cấp,
§ Cơng việc khơng quan trọng và không khẩn cấp. Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.
• Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:
- Ai sẽ là người làm việc đó - Ai sẽ là người kiểm tra - Ai sẽ là người hỗ trợ.
39
- Ai sẽ là người chịu trách nhiệm, …
4.1.5. Xác định phương pháp 1H
H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:
- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng cơng việc)? - Tiêu chuẩn là gì?
- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
4.1.6. Xác định phương pháp kiểm soát (Control)
Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến: - Cơng việc đó có đặc tính gì?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
- Có bao nhiêu điểm kiểm sốt và điểm kiểm sốt trọng yếu
(Nếu bạn muốn biết kỹ hơn chi tiết, bạn hãy đọc thêm những tài liệu khác nói về MBP – Management By Process: Phương pháp quản lý theo quá trình)
4.1.7. Xác định phương pháp kiểm tra (check)
Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:
- Có những bước cơng việc nào cần phải kiểm tra. Thơng thường thì có bao nhiêu cơng việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra. - Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường
xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?). - Ai tiến hành kiểm tra?
40
- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
- Trong DN khơng thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu (quan trọng nhất).
- Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sai sót.
4.1.8. Xác định nguồn lực (5M)
Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại khơng chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.
Nguồn lực bao gồm các yếu tố: - Man - nguồn nhân lực. - Money - Tiền bạc.
- Material - nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng. - Machine - máy móc/cơng nghệ.
- Method - phương pháp làm việc. Ta hãy xem xét từng yếu tố cụ thể:
• Man, bao gồm các nội dung:
- Những ai sẽ thực hiện cơng việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?
- Ai hỗ trợ? - Ai kiểm tra?
41
• Material, nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố:
- Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu. - Tiêu chuẩn nhà cung ứng.
- Xác định phương thức cung cấp dịch vụ - Thời hạn hồn tất cơng việc.
• Machine, máy móc/cơng nghệ
- Máy móc có tốt khơng, có được bảo dưỡng thường xun khơng. - Máy có được kiểm tra, hiệu chỉnh định kỳ khơng.
- Thơng số máy có phù hợp khơng.
• Method, phương pháp làm việc
- Có tiêu chuẩn làm việc không.
- Tiêu chuẩn cơng việc hay hướng dẫn cơng việc có phê duyệt chưa. - Có làm theo phương pháp hay tiêu chuẩn cơng việc khơng.
Bài tập ghi nhớ: (làm theo nhóm)
Bạn hãy sử dụng công cụ 5W1H2C5M nêu trên để lập kế hoạch tổ chức công việc cụ thể cho đợt tuyển dụng nhân sự sắp tới của cơng ty mình.
4.1.9. Giao việc, Phân công công việc
Theo các chuyên gia quản trị, việc “đặt đúng người” vào “đúng vị trí” là yếu tố cực kỳ quan trọng, nó quyết định 50% thành cơng trong cơng việc, 50% thành cơng cịn lại sẽ phụ thuộc vào “cách đặt” và sự nỗ lực của “người được đặt”; Ngược lại, nếu ta
42
“không đặt đúng người” hoặc “khơng giao đúng việc” thì 99% là cơng việc đó sẽ thất bại, tiềm năng nhân sự đó sẽ hao tổn, ý chí & niềm tin sẽ bị sụt giảm!
Vậy, làm thế nào để có thể “đặt đúng người” vào “đúng vị trí” và “đúng cách”? Làm thế nào để “người được đặt” ln phấn đấu và nỗ lực hết mình cho mục tiêu công việc được giao?...
Câu trả lời nằm ở kỹ năng “phân công phân nhiệm” và “ủy thác công việc” cho nhân viên. “Phân công phân nhiệm” và “ủy thác cơng việc” phù hợp thì sẽ tạo được hiệu quả cơng việc rất cao. Vì thế, kỹ năng phân cơng phân nhiệm và ủy thác công việc luôn được xem là kỹ năng quan trọng của bất cứ một nhà quản lý nào, cho dù chỉ “nắm” trong tay một vài nhân viên hay điều hành “thiên binh vạn tướng”
a) Phân công công việc là: Giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn để thực hiện
cơng việc nào đó
Song song với phân cơng cơng việc, người quản lý cần cung cấp những phương
tiện*, nguồn lực** cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người được
phân cơng hồn thành công việc.
b) Lợi ích của việc phân cơng cơng việc
Đối với người được phân công: - Cơ hội phát triển chuyên môn
- Cơ hội phát triển các kỹ năng: xử lý tình huống, giải quyết vấn đề, thương lượng và thuyết phục, quản lý thời gian, giao tiếp, ra quyết định, …
- Tạo cho họ sự hài lịng về bản thân khi hồn thành cơng việc - Nâng cao giá trị của họ với doanh nghiệp
- Cơ hội thử thách và chinh phục
43
- Điều hịa được cơng việc của phịng ban
- Có thêm nhiều thời gian hơn cho việc quản lý và kiểm sốt cơng việc
- Củng cố được quyền hạn và trách nhiệm trong việc quản lý, giám sát, đánh giá Đối với doanh nghiệp:
- Tăng năng suất lao động - Tiết kiệm chi phí
- Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm - Tập thể có năng lực
c) Nguyên tắc giao việc:
Khi giao việc ta cần chý ý những nguyên tắc cơ bản sau: - Đúng người, đúng việc, đúng thời điểm
- Rõ ràng, công khai, minh bạch - Công bằng, hợp lý
- Có cơng tác giám sát
- Yêu cầu báo báo phản hồi kết quả
d) Cách thức giao việc:
Bước 1: Nhận dạng công việc
- Sổ tay công việc
- Dành 5-15 phút đầu để hình dung tất cả cơng việc phải làm - Sắp xếp trình tự cơng việc theo tính chất ưu tiên và quan trọng
44
- Nhóm cơng việc theo các tiêu chí đặc thù
Bước 2: Đối chiếu năng lực
- Phải nắm vững thông tin về tay nghề, năng lực của nhân sự - Phải nắm rõ tính tình, cách hành xử của từng của nhân sự - Nắm rõ mảng cơng việc chính của từng người
- Nắm rõ lượng công việc hiện tại của từng người
Bước 3: Ráp nối công việc và con người
- Xác định cơng việc gì cần phải phân cơng - Ai là người phù hợp để giao việc
- Giao việc với việc cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết
- Nêu rõ yêu cầu, mong đợi và ước lượng thời gian hoàn thành
e) 4 điều cần lưu ý khi phân công công việc: - Bạn phải là một “người nói” tập trung
Đã bao nhiêu lần bạn nghĩ rằng mình làm tốt việc phân công nhiệm vụ cho nhân viên nhưng cuối cùng nhân viên đó lại khơng thành cơng; và sau đó, khi mổ xẻ nguyên nhân thất bại, bạn nhận ra rằng đó là do nhân viên khơng thực sự hiểu hết những kỳ vọng của bạn. Bạn có từng vừa nói chuyện với đồng sự vừa vội vàng chạy đến một cuộc họp khác, hay làm nhiều việc cùng một lúc, thậm chí là kiểm tra email và nhắn tin trong buổi họp khơng? Người nói phải ln tập trung vào người nghe và gạt đi mọi thứ khác để có thể truyền tải thơng điệp hiệu quả. Nếu việc bạn đang nói tới có rủi ro cao hay ngược lại, có thể mang lại lợi ích lớn thì bạn càng cần phải ngưng lại mọi thứ khác để TẬP TRUNG vào vai trị của mình là người truyền đạt và giao nhiệm vụ.
45
Hãy đọc qua phần trước với quan điểm của người nhận thơng tin. Nhân viên có tập trung vào những gì bạn hỏi khơng? Họ có đang vội và khơng thực sự lắng nghe bạn khơng? Thế nhưng có một vấn đề quan trọng hơn cả khả năng tập trung – Họ có đủ trình độ, có đáng tin cậy và có khả năng hồn thành nhiệm vụ khơng?
- Trình độ: Họ có đủ trình độ cho cơng việc này khơng? - Mức độ tin cậy: Họ có đáng tin hay khơng?
- Khả năng: Họ có sẵn sàng học hỏi không?
Hãy nghĩ đến 3 yếu tố này khi quyết định nên giao công việc cho nhân viên nào. Đã bao nhiêu lần bạn giao nhiệm vụ cho những người không đủ độ tin cậy hoặc khơng đủ khả năng để hồn thành cơng việc?
- Truyền đạt rõ ràng thời gian thực hiện công việc
Giả sử bạn đã hoàn thành những điều trên, bước kế tiếp là hãy đảm bảo rằng bạn truyền đạt rõ khung thời gian và thời hạn hoàn thành. Gợi ý cho bước này là: Nếu đó là việc khơng khẩn cấp, hãy nói rõ với nhân viên nhưng vẫn phải cho họ biết ngày kiểm tra tiến độ hay thời hạn hồn tất cơng việc. Bên cạnh đó, hãy ghi chú vào lịch làm việc của bạn để tiện kiểm tra và theo dõi. Việc theo dõi sẽ bảo đảm trách nhiệm đối với công việc của cả đôi bên.
- Thơng báo điều kiện hồn thành công việc
Kết quả đạt được là gì? Cần đạt được những thành quả như thế nào? Phải như thế nào mới gọi là thành công? Kinh nghiệm của tôi cho thấy bạn hãy cố gắng hết sức, hãy vẽ ra cho nhận viên thấy những kết quả bạn muốn đạt được và yêu cầu nhân viên diễn tả những kết quả họ muốn đạt được bằng chính từ ngữ của họ. Trong bước cuối cùng này, lượng thời gian mà hai bên phải bỏ ra cho việc đối thoại sẽ tỉ lệ thuận với mức độ phức tạp của công việc. Và cũng như ở bước
46
đầu tiên, mức độ rủi ro hay lợi ích của cơng việc càng cao thì bạn càng phải thảo luận kĩ lưỡng về vấn đề và nhất trí về những u cầu thành cơng