3.1 Nếu Đại lý bảo hiểm nhận được bất kì tập tin đính kèm nghi ngờ hoặc thông báo email không rõ nguồn gốc nào, thậm chí ngay cả khi có liên quan đến công việc, Đại lý bảo hiểm cũng không được mở ra và phải nhanh chóng thông báo ngay cho bộ phận CNTT biết.
3.2 Đại lý bảo hiểm không được gửi mật khẩu, thông tin cá nhân hoặc các dữ liệu bảo mật khác qua thưđiện tử trừ khi đã mã hóa hoặc đặt mật khẩu.
3.3 Đại lý bảo hiểm không được phép sử dụng email để phân phối thông tin bản quyền và/hoặc thông tin mật và các bí mật kinh doanh của Công ty.
3.4 Đại lý bảo hiểm tuyệt đối không được làm giả nguồn gốc của thông báo email, sử dụng thông tin nhận diện sai và/hoặc thể hiện mình là một người khác.
3.5 Hệ thống Email và các phương tiện truyền thông không phải là tài sản của Đại lý bảo hiểm. Email, Hệ thống Email và các phương tiện truyền thông chỉđược cung cấp và sử dụng cho mục đích kinh doanh. Do đó, Đại lý bảo hiểm phải thừa nhận và nhất trí rằng ởđây không có quyền riêng tư liên quan đến thông tin được lưu trữ hoặc gửi qua những hệ thống hoặc phương tiện này. Đại lý bảo hiểm cũng thừa nhận và nhất trí thêm rằng: Công ty có quyền truy cập vào mọi email gửi đến và gửi đi đối với mọi mục đích mà Công ty cho là phù hợp, bao gồm nhưng không giới hạn đối với mục đích quản trị và giám sát Hệ thống Email.
Công ty có quyền truy cập vào nội dung của tất cả các bản sao Email bao gồm cả các email cá nhân và email liên quan đến công việc trong máy chủ gửi email (nếu cần) để hoàn thành mọi thủ tục pháp lý hoặc điều tra mọi hành vi nghi ngờ vi phạm chính sách sử dụng email này.
4. Khóa tài khoản Email
4.1 Email sẽ bị khóa, xóa bỏ ngay khỏi Hệ thống Email khi chấm dứt Hợp đồng hoặc theo quyết định của Công ty.
4.2 Mọi quyền truy cập khóa tài khoản Email này sẽ chỉđược cấp khi có phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền của Công ty.