2.1.1. Đối với hoạt động xuất khẩu
2.1.1.1. Tăng cường nghiên cứu, dự báo, mở rộng thị trường và công tác tiếp thị
* Về công tác nghiên cứu, dự báo, mở rộng thị trường
- Thị trường hàng hoá luôn luôn biến động, do đó Công ty phải không ngừng tìm hiểu và nghiên cứu kỹ các biến động của thị trường, dự đoán xu hướng của thị trường để có được những chiến lược phát triển phù hợp và có hiệu quả nhất. Để có thể đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu thì một trong những giải pháp rất cần thiết đối với công ty đó là đẩy mạnh công tác nghiên cứu và dự báo thị trường. Mục đích của công tác này là nhằm cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết, chính xác, kịp thời liên quan đến thị trường cho các nhà quản lý, đồng thời dự báo chính xác về sự thay đổi, xu hướng vận động của các yếu tố của thị trường. Qua đó các nhà quản lý có thể nhanh chóng đưa ra quyết định đúng đắn, giúp công ty nắm bắt được các cơ hội và tránh được hoặc giảm bớt các rủi ro trong kinh doanh.
- Dựa trên các thông tin thu thập được qua việc nghiên cứu thị trường nội địa cũng như thị trường xuất khẩu. Công ty cần phải tiến hành phân tích một cách kỹ lưỡng tỷ mỷ những thông tin này, từ đó đưa ra những dự báo chính xác về khả năng sản xuất, dự trữ, nhập khẩu, sự biến động của giá cả cũng như sự thay đổi cung cầu ở thị trường nội địa và thị trường xuất khẩu trong thời gian tới. Việc dự báo chính xác về thị trường sẽ giúp công ty có thể đưa ra những chính sách, chiến lược thu mua dự trữ, xuất khẩu phù hợp cho từng thời điểm, và vì vậy sẽ làm tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh xuất khẩu của công ty đồng thời giảm thiểu rủi ro trong quá trình kinh doanh.
Dự báo là một công việc hết sức khó khăn và phức tạp. Để có được những dự báo chính xác đáp ứng tốt nhu cầu của hoạt động kinh doanh, đòi hỏi cán bộ, nhân viên làm công tác dự báo phải có những phẩm chất quý báu như kinh nghiệm khả năng phân tích tổng hợp, có óc phán đoán và sáng tạo. Vấn đề đặt ra đối với công ty là phải không ngừng tăng cường công tác đào tạo cho đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công tác dự báo nhằm nâng cao trình độ chuyên môn của họ. Bên cạnh đó phải có những chính sách khuyến khích thích hợp về vật chất lẫn tinh thần như chính sách về tiền lương, chính sách khen thưởng, động viên khích lệ họ hăng say, cống hiến khả năng của mình cho công việc.
* Về công tác tiếp thị
Không ngừng nâng cao công tác tiếp thị và quảng bá sản phẩm của Công ty. Liên tục tạo ra những phương thức mới để giới thiệu sản phẩm của mình bằng cách thực hiện quảng cáo cho sản phẩm, tham gia vào các hội chợ ngành hàng. Ngoài ra, công ty nên tăng cường việc tham gia vào các chương trình bình chọn các sản phẩm chất lượng cao hàng năm được tổ chức cho các loại hàng hoá, đây chính là cơ hội để công ty có thể quảng bá sản phẩm của mình một cách tối ưu nhất.
* Cụ thể với các mặt hàng chiến lược:
- Đối với gạo xuất khẩu: Vừa tìm bạn hàng vừa xác lập thị trường ổn định, chú trọng thị trường khối ASEAN (Malaysia, Indonesia, Singapore), thị trường Trung Đông, Mỹ La tinh, Châu Phi, Châu Âu, Trung Quốc và Nhật Bản... Hiện nay, gạo của Việt Nam đã có mặt trên 80 nước, song trong tương lai cần phải tạo dựng và tạo lập được các thị trường có tính chiến lược lâu dài, nhất là thị trường đối với các nước phát triển có sức mua cao.
- Đối với cà phê xuất khẩu: Tăng cường công tác tiếp thị, giữ “chữ tín” để duy trì bền vững các quan hệ truyền thống với các thị trường truyền thống Châu Âu, củng cố các thị trường mới tạo lập như Mỹ, một số nước Tây Âu, Trung Đông, đồng thời mở rộng thị trường Châu á như Trung Quốc và Nhật Bản...
- Đối với cao su xuất khẩu: Duy trì các quan hệ với thị trường truyền thống SNG, Đông Âu, củng cố các thị trường mới tạo lập như Mỹ, Trung Quốc, Đài Loan và các nước Tây Âu...
2.1.1.2. Tăng cường các hoạt động xúc tiến thương mại
Hoạt động xúc tiến thương mại là hoạt động nhằm mục đích duy trì mối quan hệ đã có với các bạn hàng cũ và phát triển các mối quan hệ, các bạn hàng mới ở cả thị trường cũ và mới. Mục đích cụ thể của hoạt động xúc tiến thương mại là tác động vào việc chào hàng, thu hút khách hàng thiết lập mối quan hệ thuận tiện nhất giữa công ty với khách hàng, bạn hàng, các tổ chức trong và ngoài nước để tiêu thụ sản phẩm.
Để xúc tiến thương mại, công ty có thể sử dụng các hình thức sau:
- Quảng cáo: Các hình thức quảng cáo có thể là thông qua truyền hình, truyền thanh, báo chí, qua mạng Internet, quảng cáo ngoài trời, trên bao bì ... Đối với mỗi một loại hình quảng cáo thì nó sẽ có hiệu quả và chi phí khác nhau. Đối với tình hình hiện tại của công ty vì chỉ áp dụng hình thức bán hàng cho tư thương (công ty không bán hàng cho khách hàng cuối cùng) cho nên để tiết kiệm được chi phí đồng thời có thể mang lại hiệu quả cao hơn, công ty nên sử dụng hình thức quảng cáo qua mạng Internet và quảng cáo trên các báo chí ở nước ngoài.
- Hội chợ và triển lãm quốc tế: công ty cần tích cực tham gia vào các hội chợ và triển lãm quốc tế. Đây là cơ hội tốt cho công ty để trưng bày và giới thiệu các sản phẩm của mình cho khách hàng, qua đó tìm kiếm bạn hàng và ký kết hợp đồng xuất khẩu.
- Ngoài ra, Công ty có thể thông qua các bạn hàng quen thuộc, có mỗi quan hệ làm ăn tốt, lâu dài với mình để quảng cáo và giới thiệu sản phẩm của mình cho những khách hàng khác. Cách thức này vừa tiết kiệm được chi phí cho công
ty, vừa đem lại hiệu quả cao. Đây là một trong những cách thức tốt nhất đối với công ty để mở rộng thị trường của mình.
2.1.1.3. Nâng cao chất lượng và điều chỉnh giá thành sản phẩm
Giá thành sản phẩm là yếu tố quan trọng của vấn đề tiêu thụ sản phẩm. Giá cả phải phù hợp với giá chung của thị trường. Để có thể cạnh tranh được thì không những chất lượng của hàng hoá phải được nâng cao mà doanh nghiệp còn cần phải tìm cách điều chỉnh giá thành sản phẩm của mình. Về lâu dài thì đây sẽ là biện pháp vô cùng hữu hiệu trong quá trình xâm nhập và chiếm lĩnh toàn bộ thị trường.
Khi hàng hoá của công ty có thể tiêu thụ dễ dàng nhờ chất lượng và các tính năng ưu việt của nó thì Công ty sẽ thu được những lợi nhuận lớn nhờ tiêu thụ được nhiều sản phẩm với giá cả cạnh tranh hơn là tiêu thụ sản phẩm ít với giá thành cao. Vì mục tiêu của bất kì một công ty kinh doanh nào cũng là làm sao để có thể thu được lợi nhuận tối đa.
Công ty cần phải lựa chọn những sản phẩm hiện nay đang được tiêu thụ nhiều nhất và chu kì sống của sản phẩm đó còn dài để tiến hành chuyên môn hoá, tạo ra những sản phẩm chủ lực có tính năng ưu việt nhất, để tạo thế mạnh cho sản phẩm mang nhãn hiệu PETEC. Chẳng hạn như hiện nay, mặt hàng xăng dầu của PETEC là sản phẩm được nhiều khách hàng ưa chuộng và tiêu dùng. Điều này được thể hiện ở chỗ hàng trăm cây xăng của PETEC trải khắp từ Bắc vào Nam luôn luôn đông khách. Như vậy, Công ty có thể chuyên môn hóa kinh doanh mặt hàng xăng dầu để có thể nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ nhằm thu hút thêm khách hàng và có thể thu về được mức doanh thu lớn hơn nữa.
2.1.1.4. Không ngừng nâng cao uy tín của công ty
Uy tín của Công ty cũng góp phần mang lại giá trị thương hiệu cho một sản phẩm phát triển bền vững trên thị trường. Vì vậy bản thân Công ty phải giữ uy tín và không ngừng tìm cách nâng cao hơn nữa uy tín của mình trên thị trường.
Có như vậy thì Công ty mới có thể có nhiều khách hàng với những thị trường tiêu thụ hàng phong phú hơn.
Để tăng số lượng bạn hàng, tăng cả về giá trị của các đơn đặt hàng cho Công ty thì Công ty cần phải tạo được sự tin tưởng cho các khách hàng và tìm các câu trả lời cho câu hỏi : “để các khách hàng chỉ chọn sản phẩm của PETEC chứ không phải là sản phẩm của một doanh nghiệp khác thì Công ty phải làm gì?” Tức là Công ty phải không ngừng nâng cao và đổi mới các dịch vụ chăm sóc khách hàng thường xuyên.
2.1.1.5. Nâng cao, bồi dưỡng trình độ của đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong công ty
Để đạt được những kết quả chung của công ty, đưa công ty phát triển ngày càng vững mạnh thì phải có sự đóng góp và nỗ lực từ những cá nhân riêng lẻ cho đến những bộ phận trong công ty đó. Công nghệ phát triển từng giờ, sản phẩm mới cũng có thể được cải tiến từng giờ, do đó trình độ của cán bộ công nhân viên cũng cần được liên tục nâng cao để có thể bắt kịp với xu hướng phát triển chung. Nghĩa là khi mà tư liệu sản xuất phát triển thì cũng phải phát triển cả các quan hệ sản xuất liên quan đến nó.
Công ty phải tổ chức các khoá đào tạo ngắn hạn liên tục cho các cán bộ công nhân viên về cả nghiệp vụ kinh doanh xuất khẩu và về cả các năng lực khác nữa. Vì hoạt động kinh doanh có rất nhiều biến đổi nhất là trong giai đoạn thúc đẩy hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay, các cán bộ càng cần phải có thêm những kiến thức mới để không bao giờ bị bất ngờ với những thay đổi trong kinh doanh, mà sẵn sàng tìm ra những giải pháp hữu hiệu nhất để giải quyết các vấn đề một cách nhanh nhất và hợp lí nhất.
2.1.2. Đối với hoạt động nhập khẩu, cụ thể với mặt hàng xăng dầu 2.1.2.1. Hoàn thiện các bước trong qui trình nhập khẩu xăng dầu
+ Với thị trường tiêu thụ trong nước: Công ty cần phải đặc biệt quan tâm chú ý đến các hoạt động Marketing, các hoạt động xúc tiến bán hàng và tìm cách mở rộng thị phần của công ty, dần thâu tóm các khu vực thị trường. Quan trọng hơn, cần phải đẩy mạnh hơn nữa công tác tiêu thụ hàng hóa, phát triển thêm các trạm bán lẻ xăng dầu, tăng cường các hoạt động bán buôn từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất khẩu của công ty. Bên cạnh đó cần lưu ý đến những vấn đề đang diễn ra có tính chất tác động tiêu cực hoặc tích cực đến thị trường xăng dầu nói chung. Chẳng hạn như, hiện nay mỗi lít xăng dầu chũng ta nhập về và bán ra trên thị trường phải chịu lỗ từ 1.000 đồng đến 1.500 đồng. Nhà nước vẫn đang phải bù vào khoản lỗ này cho các doanh nghiệp kinh doanh đầu mối trong cả nước, nhưng bên cạnh đó, tình hình buôn lậu xăng dầu đang diễn ra hết sức phức tạp ở các tỉnh biên giới như Hà Giang, Bắc giang… làm cho nguồn xăng dầu sau khi nhập khẩu vào trong nước bị chảy ngầm ra nước ngoài mà thường là các nước lân cận chúng ta như Trung Quốc, Lào, Cămpuchia… Rồi sau đó, Việt Nam quay lại nhập khẩu xăng dầu từ chính những nước này… Nhiều những yếu tố tác động như thế cũng làm cho thị trường xăng dầu trong nước có những diễn biến phức tạp làm ảnh hưởng đến định hướng nhập khẩu nói chung.
+ Với thị trường nước ngoài: Công ty phải có một đội ngũ cán bộ chuyên trách, để khi thị trường xăng dầu thế giới có sự biến động cũng không làm cho công ty bị thiệt hại. Dự báo xu hướng biến động của thị trường xăng dầu là một vấn đề khó khăn chung đối với mọi doanh nghiệp do mặt hàng này hay biến động và phụ thuộc vào nhiều nhân tố khách quan cũng như chủ quan nên rất khó để phán đoán được những xu hướng biến động của nó dù trong khoảng thời gian dài hay ngắn. Nhưng cũng chính vì thế, công ty hơn lúc nào hết phải đẩy nhanh những hoạt động nghiên cứu thị trường nhằm giảm thiểu tối đa những tổn thất, đồng thời tăng tính chủ động cho hoạt động kinh doanh chung, trong đó có hoạt động nhập khẩu. Khi công ty tiến hành nghiên cứu thị trường, cần phải dự đoán được xu hướng biến động của thị trường, dự báo chính xác sản lượng xăng dầu
tăng, giảm trong thời gian nào, những nguyên nhân nào đã gây ra sự biến đổi đó, thời đoạn biến động đó sẽ diễn ra ngắn hay dài. Điều này có thể giúp công ty nhập được hàng khi giá rẻ và tránh nhập khẩu hoặc nhập ít khi giá tăng.
Hiện nay Công ty đang có mối nhập khẩu xăng dầu với một số nước như Trung Quốc, Singapore, Đài Loan, Nga… nhập khẩu các hàng khí tài với Hàn Quốc, Nga… Trong đó Trung Quốc và Singapore là thị trường cung cấp chính chiếm tới gần 1/2 kim ngạch nhập khẩu của công ty. Trong thời gian tới, công ty cần có chiến lược và kế hoạch mở rộng hơn nữa thị trường nhập khẩu của mình nhằm giảm dần sự phụ thuộc vào các thị trường này. Đồng thời, công ty phải mở rộng thị trường nhập khẩu của mình, tăng cuờng nhập khẩu từ các nước triển vọng như khu vực Trung đông , Mỹ, Trung Quốc …
+ Bên cạnh hoạt động Marketing, để thúc đẩy hoạt động nhập khẩu, trước hết cần đẩy mạnh họat động tiêu thụ. Để phục vụ rộng rãi nhu cầu khách hàng thực tế, công ty đã xây dựng các kho, trạm xăng dầu, nhưng muốn gia tăng hơn nữa lượng khách hàng tiềm năng, cũng là làm gắn bó hơn nữa các khách hàng hiện tại, công ty nên áp dụng các chính sách khuyến mại, chăm sóc khách hàng, bổ sung và hỗ trợ cho các đại lý vật chất kỹ thuật như bảng quảng cáo, hướng dẫn kỹ thuật, tặng quà vào các dịp tiêu thụ cao điểm như lễ tết…
+ Về phía công ty để có thể tiến hành hoạt động nghiên cứu thị trường và nhập khẩu thuận lợi cần tạo dựng tốt mối quan hệ với các đối tác. Công ty nên tiến hành lựa chọn các đối tác giao dịch và lựa chọn bạn hàng cung cấp lâu dài cho công ty. Muốn hoạt động kinh doanh diến ra suôn sẻ, công ty nên thiết lập mối quan hệ gắn bố với một số nhà cung cấp chính. Đây là một việc làm đem lại không ít lợi ích thiết thực cho công ty. Chẳng hạn như, khi thị trường xăng dầu có nhiều biến động, các nhà cung cấp này vẫn tạo điều kiện để công ty có thể nhập khẩu được hàng hóa thuận lợi, đẩy đủ giống như với các khách hàng ưu tiên hay như khi đã đặt được mối quan làm ăn lâu dài thì việc ký kết hợp đồng cũng trở nên hết sức dễ dàng, nhanh gọn, tiết kiệm thời gian giao dịch, việc thực
hiện hợp đồng diễn ra thuận lợi, có khi cũng được ưu tiên trong quá trình thực hiện các điều khoản thanh toán, cước phí… mang lại lợi ích cho công ty. Ngoài ra, không ngừng xây dựng tớn công ty trong từng lần làm ăn, tạo dựng uy tín với mọi nhà cung cấp chứ không phải riêng một nhà cung cấp nào. Như vậy vấn đề mở rộng thị trường, thiết lập các mối quan hệ mới, đa dạng hóa đối tác là một hoạt động có ý nghĩa chiến lược mà ban lãnh đạo công ty cần lưu ý quan tâm.
+ Trong quá trình doanh nghiệp kinh doanh, công ty có quan hệ với cùng một lúc nhiều đối tác khác nhau, song việc lựa chọn đối tác để ký kết hợp đồng