KTV Nguyễn
Mạnh K d) Kế hoạch sắp xếp và phân loại hàng tồn
kho, bao gồm cả cách thức thực hiện đối với sản phẩm dở dang để phục vụ cho việc xác định thời điểm chia cắt
Kế hoạch để sắp
xếp riêng các loại HTK ứng với các phương pháp đo khác nhau
e) Dự tính cho việc kiểm soát nhận hàng hay giao hàng trong thời gian đang thực hiện kiểm kê và dự tính cho việc thực hiện kiểm đếm đối với hàng tồn kho chuyển động trong trường hợp nhà máy không thể dừng hoạt động
f) Hướng dẫn việc ghi chép, mô tả các khoản mục hàng tồn kho và cách xác định số lượng của chúng (ví dụ: đếm, cân, đo, hoặc cách đo lường khác)
Có hướng dẫn xác
định loại và phương pháp đo lường cho từng loại hàng tồn kho g) Hướng dẫn xác định hàng tồn kho lỗi
thời, hư hỏng, chậm luân chuyển
h) Hướng dẫn sử dụng thẻ hoặc phiếu kiểm kê (bao gồm cả cách phát ra, thu về và kiểm soát)
Các phiếu kiểm kê
cần đánh số thứ tự và cần có chữ ký của các bên tham gia kiểm kê
i) Hướng dẫn cách đánh dấu hàng tồn kho đã được đếm để tránh việc đếm hai lần hoặc bỏ sót
Có hướng dẫn
đánh dấu với mỗi lần đếm hàng tồn kho
j) Kế hoạch xác định lượng hàng tồn kho ngoài địa điểm kiểm kê (Lịch kiểm kê, nhân sự và phương thức thực hiện).
k) Hướng dẫn việc rà soát và phê duyệt kết quả kiểm kê của phụ trách bộ phận hoặc người giám sát Các bộ phận phụ trách và giám sát cần rà soát những lần kiểm đếm và có chữ ký phê duyệt
l) Hướng dẫn ghi chép lại thông tin trên các thẻ/ phiếu kiểm kê gốc, các thẻ/phiếu kiểm kê đã được sử dụng sang các Tờ tổng hợp kết quả kiểm kê cuối cùng.
Tổng hợp chuyển
số từ các số kiểm kê sang biên bản tổng hợp kiểm kê cuối năm để có kết quả cuối cùng
Bảng 2.2. Bảng câu hỏi đánh giá về bản hướng dẫn kiểm kê của Công ty A
Nhìn chung, hướng dẫn kiểm kê của Công ty A chi tiết và thích hợp tuy vẫn còn những điểm chưa đầy đủ theo bảng đánh giá trên. Trong quá trình giám sát kiểm
kê, kiểm toán viên xét thấy các nhân viên kiểm kê đã thực hiện đúng hướng dẫn kiểm kê và có một nhân viên bên công ty khách hàng chịu trách nhiệm giám sát quá trình kiểm kê một cách nghiêm túc. Bên cạnh đó, hàng tồn kho được sắp xếp ngăn nắp và phân loại hợp lý để thuận tiện cho kiểm kê, cũng như tránh nhầm lẫn giữa hàng tồn kho đã kiểm kê và chưa kiểm kê.
Kiểm toán viên giám sát chi tiết vào các thủ tục, trước hết là thủ tục kiểm đếm. Kiểm toán viên đã đưa những nhận xét về thủ tục này vào bản ghi nhớ chứng kiến cuộc kiểm kê tại Công ty A như sau :
+ Các nhóm kiểm kê đều tuân thủ tính độc lập, kiểm đếm những hàng tồn kho không thuộc trách nhiệm quản lý của mình cũng như không quen biết những người phụ trách quản lý nhóm hàng tồn kho đó. Bên cạnh đó, các nhân viên kiểm kê không có hiện tượng tham khảo sổ sách trong quá trình kiểm đếm. Sau khi kết thúc kiểm kê, có một nhân viên khác đối chiếu giữa biên bản kiểm kê và sổ sách. Mặt khác, việc kiểm đếm được thực hiện hai lần bởi hai nhân viên khác nhau để đảm báo tính độc lập. Nhưng có điểm thiếu sót là trong nhóm kiểm kê chưa phân công trách nhiệm cho một cá nhân riêng biệt phụ trách xác định phẩm chất của hàng tồn kho.
+ Việc kiểm đếm được thực hiện một cách hệ thống và khoa học, các loại hàng tồn kho có đặc điểm khác nhau được đo lường bằng các phương pháp phù hợp để có kết quả sát với thực tế nhất. Việc này đã được trình bày trong danh mục các loại hàng tồn kho và thực tế đã được vận dụng chính xác. Chính vì thế kết quả kiểm kê đạt được độ chính xác cao nhất, tạo cơ sở chắc chắn để xác định lượng hàng tồn.
+ Xét đến các yếu tố bất thường, sau cuộc kiểm kê không còn nghiệp vụ phát sinh phiếu nhập và phiếu xuất nên không ảnh hưởng kết quả kiểm kê cuối niên độ này. Còn đối với các hàng tồn kho của bên thứ ba đặt tại kho công ty khách hàng, Công ty A chưa phân biệt riêng tuy đã có thông tin kế toán về số hàng này. Ngoài ra, với hàng tồn kho của công ty A đặt tại kho của công ty khác cũng chưa được xác định. Kiểm toán cần kết hợp kỹ thuật kiểm toán khác để xác định lại lượng hàng tồn kho này.
Trong cuộc kiểm kê, Công ty A sử dụng các phiếu kiểm đếm đối với từng loại hàng tồn kho. Kiểm toán viên chọn một số mẫu phiếu kiểm kê để kiểm tra :
Phiếu kiểm kê
Tên hàng tồn kho : Đầu đèn E27 có dây Đơn vị : cái Ngày 31/12/2008
Số thực tế : 894.560 Số trên sổ sách : 894.560 Chênh lệch : 0
Chữ ký người liên quan :
Thủ kho Kế toán HTK Nhân viên Kế toán trưởng
Nguyễn Thị M Bùi Văn N Trần Hoa O Ngô Hạnh T
Bảng 2.3 : Mẫu phiếu kiểm kê đầu đèn E27 có dây
Từ phiếu kiểm kê trên, kiểm toán viên sẽ thấy phiếu kiểm kê này đủ nội dung nhưng không có đánh số thự tự, gây khó khăn khi đối chiếu với sổ sách kiểm toán. Hàng tồn kho này được xác định số lượng bằng cách đếm thông thường.
Phiếu kiểm kê
Ngày 31/12/2008 Số thực tế : 80
Số trên sổ sách : 80 Chênh lệch : 0 Chữ ký người liên quan :
Thủ kho Kế toán HTK Nhân viên Kế toán trưởng
Nguyễn Thị M Bùi Văn N Trần Hoa O Ngô Hạnh T
Bảng 2.4 : Mẫu phiếu kiểm kê ống gió fi 10
Hàng tồn kho này được xác định bằng dụng cụ đo chiều dài, phương thức đo đạc chính xác. Phiếu kiểm kê này cũng không đánh số thứ tự, kiểm toán viên ghi nhận lại những đánh giá này và đối chiếu với biên bản kiểm kê tổng hợp.
Khi giám sát về thủ tục chia cắt nội bộ của Công ty A, kiểm toán viên nhận thấy Công ty A đã thực hiện một cách chưa đầy đủ. Các phiếu nhập xuất kho cuối cùng và đầu tiên so với thời điểm kiểm kê chưa được photo và ghi chép lại. Tuy nhiên Công ty phân công các nhóm kiểm kê được thực hiện cùng lúc nhanh chóng để đảm bảo hoạt động sản xuất và giao nhận hàng được liên tục, vì khi tiến hành kiểm kê các hoạt động được tạm dừng để đảm bảo lượng hàng tồn kho không luân chuyển trong thời gian kiểm kê.
Công ty khách hàng chưa có thủ tục để xác định chất lượng của hàng tồn kho như lỗi thời, chậm luân chuyển, hay kém phẩm chất, nhưng có ưu điểm trong hoạt động bảo vệ hàng tồn kho. Hàng tồn kho được luân chuyển đều chịu sự kiểm soát của thủ kho, kế toán hàng tồn kho và bộ phận bảo vệ. Mỗi hàng tồn kho được nhập hay xuất đều qua ban bảo vệ kiểm tra sát sao. Bộ phận bảo vệ ký duyệt vào phiếu nhập xuất và hóa đơn nếu có khi hàng tồn kho vào hoặc ra khỏi công ty.
Bên cạnh đó, kiểm toán viên thực hiện kiểm kê chọn mẫu đối với một số loại hàng tồn kho. Kiểm toán viên sẽ chọn mẫu kiểm đếm một số mặt hàng tại hiện trường và một số mặt hàng trong biên bản kiểm kê. Kiểm toán viên sẽ độc lập sử dụng phiếu kiểm kê để kiểm kê và phản ánh trên giấy làm việc kiểm kê chọn mẫu sau :
KTV chứng kiến kiểm kê Nguyễn Văn C Tên khách hàng : Công ty cổ phần thiết bị chiếu sáng A Trang : 7 Tham chiếu S2 Kho : CS2- BN Nhà 4 Tầng 1 Bộ phận:SX Phòng ban : ĐV2
Ngày Thời gian
Từ 17h30’ đến 18h45’ ngày 31/12/2008
Mức độ hoàn thành, mô tả, điều kiện, …
Số phiếu kiểm kê
Tên hàng tồn kho Đơn vị Số lượng 103 Đế tắc te TQ Cái 3795 1 104 Đui đôi 006-M8 Bộ 976 2 105 Axit HCl Kg 689 3 ………. 4
Bảng 2.5 : Giấy làm việc kiểm kê chọn mẫu
Kiểm toán viên đối chiếu các mặt hàng đã được kiểm kê chọn mẫu với sổ kế toán của đơn vị và bảng kiểm kê tổng hợp mà đơn vị cung cấp để xác định tính chính xác trong hạch toán và thủ tục kiểm kê của đơn vị. Đối chiếu giữa bản kiểm kê mẫu của mình và bản kiểm kê của đơn vị khách hàng, kiểm toán viên phát hiện có chênh lệch giữa hai bản đối với hàng tồn kho : Axit HCl. Trong biên bản kiểm kê của đơn vị, khối lượng hàng tồn kho này là 680 kg thiếu so với kiểm kê mẫu của kiểm toán viên là 9 kg. Nhân viên kiểm kê đã tiến hành cân đo lại và phát hiện chênh lệch là do nhân viên đã thiếu sót không cân đo một lượng hàng tồn kho này. Kiểm toán viên thực hiện cân đo lại và đưa đến kết luận cuối cùng : do thiếu sót trong quá trình kiểm kê, nhân viên đã bỏ sót 9 kg Axit HCl, nhóm kiểm kê cần có những điều chỉnh thích hợp trong kết luận kiểm kê.
Song song với cách thức này, kiểm toán viên tiến hành đối chiếu với sổ sách kế toán để xem liệu số điều chỉnh có quá lớn.
Sau quá trình kiểm kê, kiểm toán viên cần tiến hành thu thập toàn bộ chứng từ liên quan để đảm bảo không có danh mục hàng tồn kho nào được thêm vào, kiểm toán viên thu thập danh mục các phiếu kiểm kê và copy các biên bản kiểm kê.
Biên bản kiểm kê cuối năm
v/v : Kiểm kê nguyên vật liệu tại kho CS2-BN Hôm nay hồi 17h ngày 31/12/2008
Địa điểm : Kho CS2-BN
Thành phẩm kiểm kê bao gồm : P TKKTTC : Bùi Văn N Văn phòng 2 : Trần Hạ L
Phòng quản lý kho : Nguyễn Thị M
Đã tiến hành kiểm kê toàn bộ nguyên vật liệu tại kho CS2-BN Kết quả kiểm kê như sau :
Tên sản phẩm Đơn vị Tồn sổ sách Tồn thực tế Chênh lệch Thừa Thiếu
Đầu đèn E27 có dây Cái 894.560 894.560 - -
Ống gió fi 10 Mét 80 80 - -
Đế tắc te TQ Cái 3795 3795 - -
Đui đôi 006-M8 Bộ 976 976 - -
Axít HCl Kg 689 689 - -
………...
Chữ ký những người liên quan :
Thủ kho Kế toán HTK Nhân viên Nguyễn Thị M Bùi Văn N Trần Hạ L
Bảng 2.6 : Biên bản kiểm kê cuối năm
Cuối cùng, kiểm toán viên thu thập thông tin bổ sung : như cách quy đổi đơn vị đo lường để so sánh giữa các phương thức đo lường khác nhau. Dựa trên những
Cắt ống Uốn ống Tráng HQ Sấy khử keo Chùi cổ Hàn vít miệng Hàn nối nhánh Rút khí Luyện nghiệm Lắp ghép ống đèn và chụp đèn Châm keo Hàn Ballast điện tử và ống đèn Lắp chụp nhựa dưới Bấm đầu đèn Luyện nghiệm
Kiểm tra thông số điện
Đóng gói Nhập kho Chăng tóc
Làm trụ
Làm loa nhận xét trong biên bản ghi nhớ chứng kiến kiểm kê như trên, kiểm toán viên đưa ra những cách thức cải thiện thủ tục kiểm kê của đơn vị khách hàng trong tương lai. Đặc biệt, những cách thức cần khắc phục được các khuyết điểm đã liệt kê : như chưa phân công trách nhiệm để có người kiểm soát phẩm chất hàng tồn kho khi kiểm kê, hay chưa kiểm soát lượng hàng của bên thứ ba ở kho công ty A cũng như hàng tồn kho của Công ty A tại bên thứ ba và nhân viên kiểm kê còn những thiếu sót trong quá trình kiểm kê ảnh hưởng đến kết quả kiểm kê.
2.2.Quan sát
Kiểm toán viên thực hiện hai công việc chính trong kĩ thuật này đối với kiểm toán hàng tồn kho : quan sát vật chất và quan sát thủ tục kiểm soát do đơn vị tiến hành.
Kiểm toán viên xác định được kỹ thuật công nghệ của Công nghệ khá phức tạp và có quy mô lớn dẫn đến quá trình hạch toán hàng tồn kho có những đặc điểm riêng. Kiểm toán cần đi tham quan nhà xưởng, quan sát quá trình sản xuất từ đầu vào đến thành phẩm để hiểu sâu hơn quá trình hạch toán tương ứng. Kiểm toán tiến hành cuộc tham quan cùng với kế toán hàng tồn kho và kĩ thuật viên trong xưởng. Trong quá trình quan sát, kiểm toán ghi chép các thông tin quan sát kèm theo những nhận xét và đánh giá. Ví dụ kiểm toán viên có thể phản ánh quy trình sản xuất theo sơ đồ như sau :
Sơ đồ 2.1 : Quy trình sản xuất đèn compact
Quan sát đem đến cho kiểm toán viên những bằng chứng đáng tin cậy, cái nhìn thực tế về đơn vị, nhất là trong quá trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Quá trình thực nghiệm kiểm soát sử dụng nhiều kỹ thuật quan sát. Kiểm toán viên thực hiện quan sát khi tiến hành thử nghiệm kiểm soát với nghiệp vụ sản xuất và lưu kho vật tư, hàng hóa.
Đối với nghiệp vụ sản xuất, các chứng từ phục vụ cho kiểm soát là : phiếu xin lĩnh vật tư, đơn đặt hàng sản xuất, các bảng tập hợp chi phí và các báo cáo kiểm định sản phẩm. Kiểm toán viên cần phải quan sát việc các tài liệu này được thực hiện như thế nào. Xét với Công ty A, kiểm toán viên nhận thấy các tài liệu này có đánh số liên tục và đủ các chữ ký phê duyệt liên quan. Đây là một cơ sở chứng minh cho độ tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ, hỗ trợ cho kiểm toán viên giảm nhẹ khối lượng công việc.
Còn với nghiệp vụ lưu kho, kỹ thuật quan sát được thực hiện nhiều hơn để xét sự tồn tại và tính hiệu quả của các hoạt động kiểm soát. Trước hết, kiểm toán viên quan sát vấn đề phân li trách nhiệm giữa người ghi sổ sách kế toán và người quản lý hàng tồn kho. Xét trong công ty A, kiểm toán viên ghi nhận việc ghi sổ sách và quản lý hàng tồn kho được hai nhân viên riêng biệt thực hiện. Theo kinh nghiệm của mình, hai nhân viên không có dấu hiệu liên kết để biển thủ hàng tồn kho. Đó là nhận xét chủ quan của kiểm toán viên, chính vì thế kiểm toán viên tiến hành kết hợp giữa các kỹ thuật để đưa ra bằng chứng kiểm toán hoàn toàn tin cậy.
Bên cạnh đó, kiểm toán viên quan sát việc sử dụng kho bãi và nhân viên bảo vệ. Sau quá trình quan sát, kiểm toán viên nhận thấy hệ thống kho bãi được bảo quản tốt, có những hàng tồn kho đặc biệt như Axit HCl được bảo quản và lưu kho an toàn và trong điều kiện tốt, không bị giảm phẩm chất. Các loại hàng tồn kho được sắp xếp khoa học theo từng loại và không ảnh hưởng đến phẩm chất của nhau. Ví dụ : các hóa chất độc hại được để cách biệt và trong điều kiện bảo đảm an toàn cho người sử dụng, hay các loại hàng tồn kho như nguyên vật liệu, thành phẩm, công cụ dụng cụ được xếp ở các kho riêng biệt. Hệ thống kho bãi luôn được bảo vệ tối ưu để tránh mất cắp, mất trộm. Chìa kho kho bãi chỉ do thủ kho và bảo vệ giữ. Hơn nữa, mỗi lẫn nhập xuất đều cần sự ký duyệt của thủ kho và bảo vệ. Ngoài bảo vệ tại kho,Công ty còn sắp xếp kiểm soát hàng tồn kho tại cửa công ty. Mỗi lần hàng nhập xuất đều cần đủ giấy tờ để ban bảo vệ ký duyệt mới có khả năng vào hoặc ra khỏi công ty. Ngoài ra, các nhân viên khi qua cổng bảo vệ cần kiểm tra túi và cốp xe. Thủ tục kiểm soát bảo vệ kho bãi được thực hiện một cách chặt chẽ.
Trong nghiệp vụ lưu kho, kiểm toán viên quan sát tính liên tục của các chứng từ: phiếu xuất kho, lệnh xuất, phiếu lĩnh vật tư, và lệnh sản xuất. Kiểm toán đã nhận