6. Kết cấu của luận văn
1.2.2.1. Công ty Logistics nhận hàng từ chủ hàng
- Nhận thông tin khách hàng từ bộ phận kinh doanh hoặc từ bộ phận chứng từ chuyển qua:
Bộ phận kinh doanh sau khi ký hợp đồng với chủ hàng sẽ chuyển thông tin chủ hàng cho bộ phận chứng từ để tiến hành giao dịch thực hiện công việc.
Sau đó, người phụ trách chứng từ sẽ chuyển hồ sơ và thông tin chủ hàng cho giám sát bộ phận giao nhận để phân công thực hiện lô hàng.
Khi đã có thông tin về chủ hàng, bộ phận giao nhận dưới sự phân công của giám sát bộ phận, sẽ liên lạc trực tiếp với chủ hàng để lấy thông tin về lô hàng, yêu cầu chủ hàng fax bản chứng từ để kiểm tra trước 1 ngày trước ngày xuất hàng. Sau đó bộ phận giao nhận chuyển cho người lập chứng từ kiểm tra lần 2 và chuẩn bị hồ sơ.
Sau khi kiểm tra chứng từ copy của lô hàng đầy đủ và hợp lệ, nhân viên giao nhận sẽ yêu cầu người phụ trách chứng từ cùng kiểm tra và lập hồ sơ.
- Tiến hành nhận hàng hóa từ chủ hàng:
Ngay lập tức khi nhận được chứng từ hàng xuất, nhân viên giao nhận phải đến gặp chủ hàng để lấy chữ ký của người có thẩm quyền phía chủ hàng để hoàn tất hồ sơ khai
báo hải quan. Khi giao nhận chứng từ gốc với chủ hàng phải có “Phiếu giao hàng”, hai
bên ký nhận và mỗi bên giữ một bản.
+ Chủ hàng tiến hành giao hàng cho công ty Logistics tại địa điểm đã thoả thuận, thường là tại kho của chủ hàng. Trong khâu này công ty cần kiểm tra các đặc điểm liên quan đến hàng hoá như: số lượng, chất lượng, quy cách, trọng lượng... Và công ty cung cấp đầy đủ các chứng từ liên quan đến việc giao nhận hàng hoá cho khách hàng.