Để chuẩn bị cho buổi thuyết trình đạt được kết quả mang muốn chúng ta cần
nắm vững nội dung thuyết trình là chưa đủ, chúng ta cần có sự chuẩn bị tốt không chỉ về mặt nội dung mà còn là cả hình thức. Do đó phần chuẩn bị , phần "bếp núc" cho 1 bài thuyết trình là vô cùng quan trọng. Với sự chuẩn bị tốt, dự trù mọi tình huống có thể xảy ra bạn đã nắm được 70% thành công. Dưới đây chúng tôi xin đưa ra 1 số điều quan trọng trong công việc chuẩn bị cho 1 bài thuyết trình:
• Xác định đối tượng Trả lời các câu hỏi:
- Ai sẽ đến dự?
- Bao nhiêu người sẽ đến dự?
Trả lời được 2 câu hỏi trên bạn sẽ biết điều chỉnh bài thuyết trình phù hợp nhất
để thu hút người nghe. Vd: Bill Gate đã có buổi nói chuyện với sinh viên Bách Khoa Việt Nam. Với phong cách thoải mái đút tay 1 bên túi quần, nụ cười luôn thường trực trên gương mặt ông đã tạo 1 không khí thân thiện và cởi mở với những thanh niên trẻ.
• Nội dung
- Xác định rõ mục đích của buổi thuyết trình
- Xác định những điểm chính mà bạn mong muốn người nghe khi ra về sẽ nắm
bắt được (có như vậy bạn mới tìm ra phương thức nhấn mạnh những nội dung quan trọng trong bài thuyết trình)
- Xây dựng dàn cho bài thuyết trình 1 cách logic nhất ( đủ 3 phần : giới thiệu,
nội dung và kết luận): có 3 bước : động não ( Tìm ý chọn ý -> sắp xếp ý)
- Xác định thời lượng cho từng phần của bài thuyết trình.Điều này rất quan trọng, bởi tâm lí người nghe là không muốn nghe 1 bài diễn văn quá dài dù nó có hấp
dẫn đến đâu. Đặc biệt nếu trong sự hạn hẹp về thời gian thì bạn phải phân bổ thời
lượng hợp lí để có thời gian đi sâu vào phần quan trọng nhất
• Hình thức
Địa điểm
- Nếu xác định được số lượng người tham gia bạn sẽ dễ dàng lựa chọn địa
điểm phù hợp với lượng người đó. Bên cạnh đó cần chọn địa điểm phù hợp với nội dung thuyết trình. Chương trình “ Hành trình du học lấy địa điểm Văn Miếu – Quốc
Tử Giám làm nơi tổ chức. Đó là địa điểm phù hợp với lượng khách mời không quá
lớn, phù hợp với tính chất khuyến học của chương trình bới Quốc Tử Giám là trường
đại học đầu tiên của Việt Nam.
- Trước buổi thuyết trình cần sắp xếp nội thất, khung cảnh địa điểm. Với một bài thuyết trình về văn học nghệ thuật bạn có thể chọn địa điểm ngoài trời, trang trí căn phòng ấn tượng với tranh, hoa , tượng,,,,Nhưng với một buổi thuyết trình về đề tài khoa học bạn không cần sắp đặt căn phòng quá cầu kì với các đồ trang trí.rườm rà
- Tập nói trước ở địa điểm đã chọn. Nếu ở ngoài trời thì cần tăng âm thanh.
sáng của địa điểm để bạn có thể đọc được những ghi chú của bản thân và cả người tham dự có thể theo dõi được những tư liệu bạn cung cấp.
Thiết bị hỗ trợ.
- Nếu đi thuê các thiết bị hỗ trợ thì nên lưu tâm đến việc đặt trước , kiểm tra chất lượng và giá cả hợp lí.
- Các thiết bị phải tương thích ăn khớp với nhau.
- Các thiết bị phải tương thích với không gian và thời gian của buổi thuyết trình. Không thể dùng 1 màn hình 19 inch khi có đến hơn 200 người tham gia.