Vậy làm thế nào để sử dụng thời gian hiệu quả?
Tôi có một cách rất đơn giản. Chia trang giấy A4 hay trang Ms-word thành 4 phần như hình bên dưới:
Giờ thì ta thử suy nghĩ xem: Đâu là việc khẩn cấp cần làm ngay? Đâu là việc quan trọng, cần lập kế hoạch chi tiết để thực hiện và đảm bảo đúng tiến độ? Còn việc không khẩn cấp và cũng không quan trọng thì sao?
Người ta nói rằng: 80% thành quả được mang đến từ 20 % công việc. Dĩ nhiên, 20% đó phải là việc quan trọng rồi. Người thành công là người biết chọn đúng những việc quan trọng để làm và dám “vứt” đi những việc không quan trọng.
Có thể bạn sẽ bảo: “Tôi thấy việc nào cũng khẩn cấp và quan trọng cả”. Tôi hiểu và thông cảm với cảm giác đó của bạn. Khi bạn chưa biết cách lập kế hoạch và tổ
chức công việc của mình hiệu quả, thì bạn sẽ luôn luôn bị những việc sự vụ rượt đuổi. Và tất cả chúng dường như đều rất khẩn cấp và cũng rất quan trọng. Nhưng thực ra, những việc sự vụ ấy thường là 80% công việc tôi đã nói phần trên. Nghĩa là bạn đã dành 80% công sức, tâm huyết, thời gian để thực hiện việc mà những người thành công sẵn sàng vứt đi.
Vì vậy, để quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần phải lập kế hoạch hay hoạch định công việc tốt. Rất đơn giản và tôi tin chắc là bạn có thể làm được 06 bước sau:
- Xác định mục tiêu
- Liệt kê những việc phải làm - Ước tính thời gian cần thiết - Cân nhắc mức độ ưu tiên - Quyết định thực hiện - Lên lịch trình thực hiện
Bạn cần lưu ý, bước xác định mục tiêu, thường chúng ta xác định mục tiêu rất chung chung. Và vì chung chung nên bạn sẽ không ước lượng được thời gian cần thiết. Thế là bạn bị “vỡ” kế hoạch. Vòng luẩn quẩn sự vụ, khẩn cấp tiếp tục rượt đuổi bạn.
Vì vậy, để thành công, bạn cần dành đủ thời gian để lập kế hoạch tốt và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của mình. Bạn hãy sẵn sàng điều chỉnh kế
hoạch cho phù hợp với tình hình sao cho mục tiêu được đảm bảo. Như vậy là bạn đã thành công trong quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả rồi. Và chắc chắn
bạn sẽ thành công trong công việc và cuộc sống.