8. Bố cục của khóa luận
2.2.1. Thực trạng công tác tổ chức văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền
ty Truyền hình Cáp Việt Nam
2.2.1. Thực trạng công tác tổ chức văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyềnhình Cáp Việt Nam hình Cáp Việt Nam
2.2.1.1. Công tác tổ chức, thiết lập bộ máy phụ trách công tác văn thư
Trong những năm gần đây, được sự quan tâm chỉ đạo của các cơ quan ban ngành Trung ương cùng với sự nỗ lực phấn đấu của CBCNV, Tổng Công ty liên tục giành được những thắng lợi góp phần không nhỏ vào chiến lược phát triển kinh tế của cả nước nói chung và ngành Truyền thông nói riêng.
Để tiếp tục duy trì và phát huy mọi nguồn lực hiện có của Công ty, tập trung khai thác các nguồn hàng, tăng cường các biện pháp quản lý kinh tế, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh để từng bước hội nhập với sự phát triển của nền kinh tế khu vực, phù hợp với chiến lược phát triển chung của lĩnh vực truyền thông.
Xuất phát từ những mục tiêu đó, Ban Lãnh đạo Công ty đã không ngừng chăm lo cho công tác Văn phòng của Công ty đặc biệt là công tác Văn thư bởi đây chính là công tác không thể thiếu đối với các cơ quan quản lý Nhà nước nói chung và Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam nói riêng. Công tác Văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá trình quản lý và tổ chức lưu trữ, khai thác các văn bản, tài liệu phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan.
Bộ phận thực hiện công tác văn thư trực thuộc Văn Phòng Tổng Công ty Tryền hình Cáp Việt Nam, thực hiện theo những quy định về chức năng và nhiệm vụ do Lãnh đạo quy định dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Chánh Văn phòng. Văn thư Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam được tổ chức theo hình thức văn thư hỗn hợp, có nghĩa là một số nội dung công việc văn thư được thực hiện tại bộ phận văn thư của Tổng Công ty như : Các văn bản trình ký lãnh đạo Công ty, các văn bản đến cơ quan ; một số công việc được thực hiện tại văn thư đơn vị như các văn bản thuộc thẩm quyền ký của trưởng các đơn vị, văn bản đến đích danh đơn vị…
Bộ phận văn thư thực hiện các nhiệm vụ được quy định chi tiết tại Quyết định số 189/QĐ-VCTV ngày 22 tháng 18 năm 2012 của Tổng Giám đốc Công ty
Truyền hình Cáp về ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các phòng và đơn vị trực thuộc Văn phòng Tổng Công ty như sau:
- Tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan theo quy định tại khoản 2 Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thư;
- Căn cứ vào quy định của pháp luật, giúp Chánh Văn phòng xây dựng các văn bản trình lãnh đạo Bộ hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư;
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, tham gia hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ vản thư cho các đơn vị thuộc cơ quan và các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty;
- Thực hiện quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật; - Thực hiện thống kê về văn thư theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Văn phòng giao.
Mục đích chính của công tác Văn thư là đảm bảo thông tin cho quản lý, ghi chép lưu trữ tài liệu về mọi hoạt động của cơ quan có chuẩn mực pháp lý và hiệu quả. Ngoài ra, Lãnh đạo Văn phòng còn quan tâm tới việc bố trí, sắp xếp phòng làm việc để có không gian và môi trường làm việc tốt nhất trong điều kiện của cơ quan:
* Bố trí, sắp xếp phòng làm việc của bộ phận Văn thư
Vị trí đặt phòng làm việc được xem như là một trong những yếu tố quyết định lớn đến chất lượng và hiệu quả công việc. Khi bố trí phòng làm việc phải đảm bảo thuận tiện, giải quyết công việc được nhanh chóng, khoa học và nhất là phải dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm, tính chất công việc của từng phòng ban để phân chia và bố trí hợp lý.
Đối với Văn phòng cơ quan Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam được bố trí (8 tầng) theo chiều ngang gồm một dãy nhà quay mặt ra đường. Văn phòng Tổng Công ty được đặt tại trụ sở chính của Công ty và được bố trí các phòng gần nhau chạy dài theo chiều ngang của cửa vào trụ sở Cơ quan Công ty:
Hình 2.1: Mặt cắt ngang một góc tại văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam
Nguồn: Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam
- Tầng 1 : Quầy lễ tân, gồm có 3 lễ tân trực đón khách với nhiệm vụ yêu cầu khách đến cơ quan xuất trình giấy tờ ( Phụ lục 4)
- Tầng 6: Đối diện với cửa vào là bộ phận Văn thư; phía tay phải là quầy lễ tân. ( Phụ lục 4)
- Tầng 7: Phòng Thư ký được bố trí ngay đối diện phòng Giám đốc
Cách bố trí trên rất thuận lợi và phù hợp với đặc trưng công việc của từng phòng ban. Việc quầy lễ tân được đặt dưới tầng 1 giúp cơ quan có trật tụ ra vào, đồng thời việc khách đến cơ quan sẽ k có tình trạng phải chờ lâu. Tuy nhiên khối văn phòng lại bố trí theo tính chất văn phòng mở, gây khó khăn cho việc khách đến cơ quan làm việc
không rõ các vị trí bộ phận cụ thể trong văn phòng. Nhưng nhờ có hệ thống điện thoại nội bộ và cầu thang máy nên lễ tân có thể liên hệ trước với văn phòng hạn chế được nhược điểm trên.
Bộ phận Văn thư – Lưu trữ của cơ quan được bố trí ngay thẳng cửa chính ra vào tầng 6 của cơ quan (do cơ quan sử dụng thang máy nên cửa chính đựơc thiết kế đi thẳng lên tầng 6), bộ phận văn thư có tường bao được thiết kế hai mặt trước và sau bằng kính chịu nhiệt. Do Văn phòng Tổng Công ty mang tính chất văn phòng mở nên các bộ phận có liên quan với nhau cùng làm việc trong một phòng được chia thành nhiều ngăn.
* Điều kiện làm việc của bộ phận văn thư- lưu trữ
Nếu công tác Văn phòng trì trệ, công việc của văn thư không giải quyết nhanh chóng thì toàn bộ hoạt động của cơ quan cũng không thể mang lại hiệu quả cao, thậm chí việc chậm thông tin mang lại hậu quả rất trầm trọng. Đồng thời, nhận thức rõ tầm quan trọng và lợi ích của điều kiện làm việc là yếu tố tác động trực tiếp đến tâm lý của các CNCNV, ý thức được rằng người lao động không thể làm việc có chất lượng và đạt hiệu quả cao, nếu thiếu thốn về điều kiện lao động. Ban Lãnh đạo Công ty đã thường xuyên quan tâm đến vấn đề này, cụ thể là hàng năm Công ty đã giành ra những khoản kinh phí tương đối lớn để mua mới, sửa chữa các thiết bị để thay thế những thiết bị đã hỏng hay sử dụng không hiệu quả.
Bảng 2.1. Chi phí sửa chữa, mua mới các thiết bị trong Văn phòng
Chi phí ( triệu đồng) Năm 2016 Năm 2017
Chi phí sửa chữa 50 80
Chi phí mua mới 100 120
Nguồn: Tổ Tài chính- kế toán
Hiện nay tổ văn thư đã được đầu tư tương đối đầy đủ các máy móc, vật dụng cần thiết để phục vụ tốt cho công việc.
- Hàng loạt các loại trang thiết bị, máy móc: Bàn làm việc, bàn đánh máy, tủ đựng hồ sơ, tài liệu, tủ đựng đồ, máy điều hoà, máy in, máy photo, máy tính, máy sấy giấy, ấm nước nóng, hệ thống chiếu sáng, đồng hồ…
- Các thiết bị văn phòng phẩm: Giấy, gim, keo, tài liệu, bút xoá, bút ký, con dấu, hộp dấu…
- Các phương tiện liên lạc: Điện thoại nội bộ, máy fax …
Bảng 2.2. Trang thiết bị được dùng cho Văn thư
Bàn làm việc Chiếc 04
Ghế tựa Chiếc 05
Máy vi tính Chiếc 02
Máy in Chiếc 02
Máy quét (Scanner) Chiếc 01
Máy Photocoppy Chiếc 02
Máy Fax Chiếc 01
Máy hủy tài liệu Chiếc 01
Nguồn: Theo số liệu báo cáo từ phòng hành chính tháng 12/2017
- Ngoài ra báo chí, internet còn là những phương tiện hữu ích cho việc giải trí và là nguồn cung cấp thông tin, nâng cao vốn hiểu biết cho nhân viên.
2.2.1.2. Công tác tổ chức nhân sự thực hiện công tác văn thư
Nhân sự làm việc trong các cơ quan, tổ chức là yếu tố quyết định dẫn đến hiệu quả đào tạo bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan. Việc bố trí nhân sự đúng chuyên môn nghiệp vụ là nhân tố ảnh hưởng đến quá trình làm việc của phòng, đối với Văn phòng Tổng Công ty Tryền hình Cáp Việt Nam, việc nhân sự làm việc luôn được Lãnh đạo Văn phòng coi trọng vì đây là bộ não thông tin của cơ quan, đặc biệt trong công tác văn thư, lưu trữ việc bố trí nhân sự phù hợp đảm bảo hoạt động. Nhân sự có trình độ cao sẽ tìm ra được những phương pháp làm việc khoa học, khả năng chuyên sâu tốt hơn. Việc tuyển dụng và đào tạo, bồi dưỡng luôn được chú trọng thực hiện để nâng cao và hoàn thiện hơn nữa trình độ đội ngũ làm việc về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
Đối với công tác văn thư, theo Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư năm 2016- 2017 của Văn phòng Tổng Công ty truyền hình Cáp Việt Nam gửi báo cáo
cho Tổng Giám đốc, tổ chức nhân sự làm công tác văn thư tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2017 như sau:
Bảng 2.3: Thống kê tổ chức nhân sự làm công tác văn thư đến năm 2017
Nhân sự làm công tác văn thư Số lượng Ghi chú
Đơn vị: Người
Tổng số 2
Nữ 02
Kiêm nhiệm công tác khác 01
Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ Trên đại học chuyên ngành khác
Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ 01
Đại học chuyên ngành khác 01
Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ Trung cấp chuyên ngành khác
Ngạch công chức, viên chức, chức danh nghề nghiệp văn thư
Chuyên viên chính văn thư
Chuyên viên văn thư 1
Nhân viên văn thư 1
Khác Độ tuổi Từ 30 trở xuống 1 Từ 31 đến 40 1 Từ 41 đến 50 Từ 51 đến 60
Nguồn: Bộ phận văn thư- Tổ hành chính
Qua bảng 2.1 cho thấy nữ giới chiếm phần lớn trong thực hiện công tác văn thư tại cơ quan, đây là công việc cần tính cẩn thận, tỉ mỉ, phù hợp cho giới nữ. Về trình độ chuyên môn của cán bộ, đã được đào tạo chuyên nghiệp về ngành văn thư, lưu trữ và có trình độ đại học, đối với các cán bộ thuộc các chuyên ngành khác được đào tạo, tập huấn về nghiệp vụ, tuy nhiên để nắm rỗ nghiệp vụ cần phải được đào
tạo chuyên nghiệp như cử đi tham gia các lớp học tại chức về văn thư. Cần nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ. Độ tuổi cán bộ làm văn thư từ 31 đến 40 tuổi có kinh nghiệm làm việc, sức khỏe ổn định.
2.2.1.3. Tổ chức thực hiện công tác văn thư
Việc thực hiện nghiệp vụ văn thư không chỉ cán bộ văn thư mà toàn thể nhân viên cơ quan làm việc liên quan đến văn bản đều phải có trách nhiệm thực hiện đúng các nghiệp vụ trong công tác văn thư
* Công tác tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ. Văn bản không thể thiếu trong quá trình hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị nào. Việc tiếp nhận các văn bản đến sẽ cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình hoạt động của cơ quan. Là một đơn vị trực thuộc Đài Truyền hình Việt Nam nên số lượng văn bản mà văn thư thường xuyên tiếp nhận tương đối nhiều.
Khối lượng văn bản đến của Tổng Công ty Truyền hình cáp Việt Nam là con số không nhỏ, cần có quy trình tổ chức và quản lý phù hợp để đạt được hiệu quả:
*Về nguyên tắc:
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều được tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.
* Công tác tiếp nhận và giải quyết văn bản đến của Tổng Công ty đã được thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:
- Cán bộ văn thư của Công ty khi tiếp nhận văn bản đến đã kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận dấu niêm phong. Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không nguyên vẹn hoặc chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bao bì cán bộ văn thư báo ngay cho Chánh văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm (Phó Chánh văn phòng, Trưởng ban hành chính) đồng thời kèm theo xác nhận của người chuyển giao văn bản. Đối với văn bản đến chuyển phát qua máy Fax, nhân viên văn thư kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản…trường hợp phát hiện có sai sót Cán bộ văn thư kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo Chánh
văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm (Phó chánh Văn phòng, Trưởng ban Hành chính) xem xét giải quyết.
- Cán bộ văn thư Công ty không bóc các loại phong bì văn bản đến sau đây: + Các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, Công Đoàn, Đoàn Thanh Niên. + Các bì văn bản gửi đích danh tên người nhận:
Đối với bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của Công ty thì người nhận văn bản có trách nhiệm chuyển văn bản cho cán bộ văn thư Công ty để làm thủ tục đăng ký.
+ Các bì văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” và đóng dấu “Chỉ có người có tên mới được bóc bì” thì cán bộ văn thư Công ty đã vào sổ chuyển đến người được giao trách nhiệm hoặc người có tên trên bì giải quyết.
- Cán bộ văn thư Công ty được phép bóc tất cả các bì văn bản đến còn lại gửi đến Công ty và làm thủ tục đăng ký văn bản. Khi bóc bì đã thực hiện theo hướng dẫn sau:
+ Những bì có đóng các dấu độ khẩn được bóc trước để giải quyết kịp thời. + Không gây hư hại đối với văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản; địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện được soát lại tránh để sót văn bản.
+ Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.
+ Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh hoặc đối chiếu khi xử lý thì cán bộ văn thư đã giữ lại bì và đính kèm với văn bản để
làm chứng.
- Đóng dấu “ĐẾN” vào khoảng trống dưới mục trích yếu hoặc khoảng trống dưới địa danh và ngày tháng văn bản kể cả bản Fax (trừ hoá đơn, chứng từ kế toán).
TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM
ĐẾN
Số đến………. Ngày đến………. Chuyển………
- Các thông tin như số, ký hiệu, trích yếu nội dung, ngày nhận văn bản đến đều đã được cán bộ văn thư đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đến
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA CÔNG TY * Bìa ngoài:
TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM
Năm 2017 SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Từ số 01………Đến số……… Từ ngày 01/01/2017………..Đến ngày…... Quyển số: 01 * Phần ghi trong sổ: Ngày, Đơn vị Ký
Số Số, ký Tên loại trích yếu hoặc Ghi
Ngày đến Tác giả Tháng nhậ
đến hiệu văn bản nội dung người n chú
nhận
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Tạp chí Về việc tham gia đặt mua GĐ, PGĐ