5. Kết thúc (Finish):
3.1.2. Hệ thống các ứng dụng của SAP
Công ty Cổ phẩn VICOSTONE hiện đã và đang sử dụng hệ thống các ứng dụng SAP - ERP giúp quản trị nguồn lực trong Công ty. Các phân hệ của SAP chuẩn đã được triển khai bao gồm:
STT Phân hệ Mô tả
1 CO – Controlling Kiểm soát
2 FI – Financial Accounting Tài chính kế toán
3 MM – Materials Management Quản lý vật tư
4 PM – Plant Maintenance Bảo trì nhà máy
5 PP – Production Planning and
Control
Quản lý sản xuất
6 QM – Quality Management Quản lý chất lượng
7 SD – Sales and Distribution Bán hàng và phân phối
Bảng 3. 1 Danh sách các phân hệ được của SAP được triển khai tại VICOSTONE.
68
Phân hệ này đảm nhiệm chức năng về kế toán quản trị (Management Accounting) như kiểm soát doanh thu và chi phí của các bộ phận để hỗ trợ cho công tác quản lý và ra quyết định.
- CO cho phép doanh nghiệp luôn luôn theo dõi chính xác tình hình phát sinh
các khoản chi phí cũng như doanh thu của từng bộ phận, từng lĩnh vực kinh doanh, từng dự án cụ thể để từ đó có thể kịp thời ra các quyết định phù hợp để tối ưu hóa quy trình quản lý.
- CO còn cho người dùng tiến hành các hoạt động lên kế hoạch như lập các
hạn mức chi phí, kế hoạch doanh thu, … cho các bộ phận với nhiều chiến lược quản lý khác nhau. Từ đó người quản lý doanh nghiệp các cấp có thể luôn luôn so sánh số liệu phát sinh thực tế với các kế hoạch và chiến lược đã đưa ra.
- Để từ đó có thể ra các quyết định chính xác và kịp thời.
- CO cho phép người dùng tiến hành phân bổ doanh thu và chi phí cho các bộ
phận theo nhiều phương thức khác nhau một cách hoàn toàn độc lập với nhóm phân hệ Tài chính kế toán (FI). Điều này cho phép tách biệt các giao dịch nội bộ như phân bổ doanh thu và chi phân bổ chi phí với các giao dịch tài chính kế toán thông thường.
Tài chính kế toán (FI – Financial Accounting).
Phân hệ này được sử dụng cho các chức năng về kế toán tài chính. Phân hệ này có các chức năng cơ bản sau:
- Quản lý tất cả các thông tin về kế toán tài chính của doanh nghiệp.
- Tất cả các giao dịch kinh doanh được ghi nhận dưới dạng các bút toán cho
phép xem ngược thông tin chi tiết trên từng giao dịch cụ thể từ các báo cáo tổng hợp.
69
- Luồng dữ liệu luân chuyển giữa FI và các phân hệ khác là hoàn toàn tự động,
được thực hiện theo thời gian thực: các giao dịch được ghi nhận tại các phân hệ khác sẽ ngay lập tức được chuyển sang ghi nhận.
- Khả năng cung cấp các báo cáo tài chính chính xác về tình hình tài chính của
doanh nghiệp tại thời điểm hiển thị báo cáo.
Quản lý vật tư (MM – Materials Management).
Phân hệ quản lý vật tư trong hệ thống SAP là một giải pháp cho các nghiệp vụ mua hàng và quản lý kho. Phân hệ MM cung cấp các công cụ được sử dụng trong toàn bộ quy trình mua hàng và quản lý kho như lập kế hoạch vật tư (MRP), mua hàng (Purchasing), nhận hàng (Goods Receipt – GR), quản lý kho (Inventory Management), và kiểm tra hóa đơn của nhà cung cấp (Invoice Verification).
Bảo trì nhà máy (PM – Plant Maintenance).
Phân hệ Bảo trì nhà máy (PM) cung cấp giải pháp cho việc quản lý các hoạt động bảo trì được thực hiện trong công ty. Các chức năng và dữ liệu của tất cả các quy trình thực hiện hoàn toàn liên kết với nhau. Các hoạt động bảo trì bao gồm các nghiệp vụ sau:
- Kiểm tra: tất cả các biện pháp thiết lập những điều kiện thực tế của một hệ
thống kỹ thuật.
- Bảo dưỡng phòng ngừa: tích hợp các biện pháp duy trì các điều kiện lý tưởng
của hệ thống. Mục đích là để duy trì tính sẵn sàng cao của hệ thống kỹ thuật, ví dụ, các nhà máy sản xuất, thiết bị.
- Sửa chữa: các biện pháp khôi phục sửa chữa đem lại khả năng làm việc tốt
cho hệ thống máy móc. Mục đích của việc xử lý bảo trì bao gồm nhiều cấp độ, không nhất thiết tất cả đều phải thực hiện đủ. Vì vậy, ta có thể thực hiện một sửa chữa bằng cách đưa ra kế hoạch gồm nhiều giai đoạn như tính toán chi phí sơ bộ, lập kế hoạch công việc, cung cấp tìa liệu, hoạch định nguồn lực và chuẩn bị các giấy phép cần thiết.
70
Quản lý sản xuất (PP – Production Planning and Control).
Quản lý sản xuất bao gồm việc lập kế hoạch vật tư và quy hoạch các nguồn năng lực. Kế hoạch vật tư được thực hiện có thời gian khác nhau: lập kế hoạch dài hạn, lập kế hoạch vật tư theo yêu cầu, …
Quá trình thực thi bao gồm các phần chính như tạo lệnh sản xuất, lập kế hoạch, khối lượng công việc, xác nhận lệnh sản xuất, …
Quản lý chất lượng (QM – Quality Management).
Phân hệ Quản lý chất lượng giúp quản lý chặt chẽ từ nguyên liệu đầu vào, trong suốt quá trình sản xuất cho đến khi có hàng để bán. Quản lý chất lượng là một quy trình rất phức tạp với nhiều công việc xây dựng các công thức kiểm thử, các chỉ số chất lượng, quản lý mẫu thử, phương pháp lấy mẫu, kế hoạch kiểm tra chất lượng, ghi nhận kết quả kiểm tra, phân tích đánh giá, cảnh báo khi có vấn đề xảy ra, …
Bán hàng và phân phối (SD – Sales and Distribution).
Giải pháp quản lý Bán hàng giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ quy trình bán hàng từ khi nhận được yêu cầu đặt hàng cho đến khi thanh toán, liên kết chặt chẽ với các phân hệ khác như sản xuất, mua hàng, tài chính kế toán.
Giải pháp bán hàng của SAP cung cấp cả hai hình thức bán hàng: Bán hàng theo đơn đặt hàng và bán hàng có sẵn trong kho. Với hai giải pháp này, SAP không chỉ đáp ứng được yêu cầu của Công ty theo hồ sơ mời thầu mà còn sẵn sàng để mở rộng ra cho các công ty trong tương lai.