II. Xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí cho các cá nhân
2. Kiểm tra, giám sát các hoạt động chi phí
Kiểm tra, giám sát nhằm đạt mục đích đầu tiên là hớng các hoạt động chi phí thực hiện đúng kế hoặch sau đó là xem xét liệu doanh nghiệp có thể thực hiện tốt hay không?
Trên cơ sở hệ thống tiêu chuẩn định mức nhà quản lý sẽ so sánh, đánh giá tính hiệu quả các khoản chi theo từng danh mục kiểm tra.
Đầu tiên là danh mục kiểm tra với đội ngũ công nhân viên. ở đó nhà quản lý cần đặt ra và trả lời các câu hỏi liên quan tới ý thức làm việc của từng nhân viên xem có hiệu quả không. Khi phát hiện một nhân viên làm việc không hiệu quả chúng ta không thể giảm chi phí tiền lơng của họ vì điều đó đã đợc ghi trong hợp đồng, nhà quản lý không thể vi phạm, nhng có thể bằng cách xiết
chặt kỷ luật, thởng phạt nghiêm minh sẽ khiến nhân viên làm việc hiệu quả xứng đáng với tiền lơng của họ.
Doanh nghiệp cũng cần có danh mục kiểm tra nguyên vật liệu. Xem xét những chủng loại nguyên vật liệu nào, số lợng bao nhiêu, nguyên vật liệucó đợc sử dụng đúng định mức không, lợng phế liệu thải bao nhiêu... Giải đáp chính xác những câu hỏi này doanh nghiệp sẽ đánh giá, kiểm soát đợc hiệu quả chi phí ngyên vật liệu.
Một danh mục kiểm tra chi phí nữa là kiểm tra máy móc thiết bị. Cần kiểm tra công suất sử dụng, mức khấu hao, mối quan hệ công nghệ với sản phẩm hay tính hiện đại của chúng, kiểm tra thời gian sử dụng để xem xét tính hợp lý của trang thiết bị.... Qua đó sẽ xem xét công nghệ, trang thiết bị sử dụng có hiệu quả không và có hiệu quả hơn đợc không.
Rõ ràng để kiểm tra giám sát đợc theo ba danh mục trên nhà quản lý cần phải có sự tham gia của đội ngũ công nhân viên tạo nên mối quan hệ dọc và ngang trong kiểm tra giám sát.
3. Khuyến khích công nhân viên tham gia quản lý chi phí.
Mặc dù các công nhân viên không phải là nguyên nhân gây ra chi phí nhng họ làm chủ hành động phát sinh chi phí. Do vậy bản thân họ quan tâm, tham gia quản lý chi phí là cần thiết. Một nguyên tắc trong quản lý đó là “ Tham gia là bị giàng buộc” vì vậy khuyến khích nhân viên tham gia nghĩa là tạo ra sự giàng buộc giữa các nhân viên với kiểm soát chi phí của doanh nghiệp.
Trớc hết là khuyến khích họ tham gia và trao đổi thông tin về chi phí. Những thông tin này trớc hết là ở bản thân họ, bộ phận các nhân viên làm việc, hoặc những thông tin ở bộ phận khác nh vậy tạo ra sự tự giám sát và giám sát lẫn nhau.
Cũng cần khuyến khích họ đa ra các đề xuất, sáng kiến giảm chi phí. Các nhà quản lý không chỉ kiểm tra giám sát nhân viên làm việc mà còn khuyến khích sự sáng tạo và tôn trọng những đề xuất của nhân viên. Cần có chế độ khen thởng thoả đáng với những đề xuất hiệu quả, và ngay cả những đề xuất thiếu tính hiệu quả nhà quản lý cũng cần có thông tin phản hồi để nhân viên thấy rằng ý kiến của họ đợc quan tâm, tôn trọng.
Các thông tin về chi phí, những biến động về chi phí sẽ đợc công khai hoá trên toàn doanh nghiệp. Đảm bảo tính minh bạch của thông tin và nguyên tắc khách quan trong kiểm soát chi phí. Nh vậy các thông tin đợc công bố sẽ
đáng tin cậy, mặt khác các nhân viên cũng có thể dựa vào những thông tin này để kiểm soát cấp trên của minh, kiểm soát các bộ phận khác. Để có đợc một hệ thống thông tin hiệu quả có thể khuyến khích đợc nhân viên tham gia vào quản lý chi phí chúng ta sẽ chuyển sang phần tiếp theo.
4. Xây dựng hệ thống thông tin về chi phí đơn giản, thờng xuyên và ở mọi nơi chi phí phát sinh.
Mấu chốt để những giải pháp trên đợc thc hiện liên thông nhịp nhàng hiệu quả đó là phải có kênh truyền thông giữa nhà quản lý với nhân viên, nhân viên với nhân viên trong toàn doanh nghiệp.
Những bộ phận đợc coi là có vấn đề về chi phí sẽ đợc công bố, kèm theo là thông tin cụ thể, chính xác cùng những khuyến cáo kèm theo. Nhân viên sẽ đợc cung cấp những thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ nhất và ngợc lại họ sẽ làm điều đó với các nhà quản lý.
Để có đợc một hệ thống thông tin nh vậy cần có mối liên hệ giữa các trung tâm quản lý chi phí với nhau và với những nhà quản lý cấp trên. Và các thông tin trớc khi đợc công khai cần đợc kiểm định để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và đợc xử lý nhanh để đảm bảo tính kịp thời.
Có sự quan tâm của tất cả nhân viên trong doanh nghiệp tới vấn đề kiểm soát chi phí đã là điều thành công, chúng ta không vội hy vọng chi phí sẽ giảm xuống nhng chí ít chúng cũng đợc sử dụng có hiệu quả hơn.
Kết luận
Qua quá trình phân tích trên ta thấy rằng vấn đề kiểm soát chi phí là thực sự cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Đó là một chức năng của quản lý và thực hiện tốt, tức là đã sử dụng hiệu quả các khoản chi phí bỏ ra. Trên thực tế đây là một việc rất khó đối với các doanh nghiệp và đó cũng là hiện thực khó khăn của các doanh nghiệp nớc ta, điều đó đợc biểu hiện qua giá thành sản phẩm rất cao. Vì vậy những nghiên cứu của em về vấn đề này hy vọng sẽ đa ra đợc những kiến nghị, giải pháp chung cho các doanh nghiệp. Bài viết mang nhiều tính lý luận, dựa trên nền tảng chuyên đề “kiểm soát chi phí” đợc chơng trình phát triển hợp tác Sông MêKông bảo trợ và triển khai năm 2003.
Tuy nhiên, ý kiến của em chỉ mang tính cá nhân và chủ quan vì vậy mong đợc sự góp ý hơn nữa của các thầy cô.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Thạc Sĩ Đỗ Thị Hải Hà đã hớng dẫn em hoàn thiện đề án này!
Mục lục
Lời mở đầu...1
...
...
Chơng I: Lý luận về kiểm soát chi phí...3
...
I. Khái niệm và nội dung chi phí ...3
1. Khái niệm...3
...
2.Phân loại chi phí ...3
2.1 Theo đối tợng...4
2.1.1 Chi phí lao động...4
2.1.2 Chi phí nguyên vật liệu...6
2.1.3 Chi phí chung...7
...
2.2 Phân loại theo mức độ biến động chi phí ...7
...
2.2.1 Chi phí cố định...7
...
2.2.2. Chi phí biến đổi...8
...
3. Định mức chi phí ...8
...
II. Kiểm soát chi phí ...9
...
1. Khái niệm...9
...
2. Tính tất yếu của kiểm soát chi phí...10
...
3. Vai trò của kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp...10
...
Chơng II: Nội dung kiểm soát chi phí ...13
I. Nguyên tắc chung...13
1. Luôn giám sát chi phí thuộc khả năng kiểm soát ...13
2. Cần khai thác hiệu quả tối đa những chi phí mà doanh nghiệp có thể thay đổi...13
3. Lập báo cáo liên tục cho các khoản chi phí của doanh nghiệp...14
4. Nguyên tắc khách quan...14
5. Nguyên tắc có chuẩn mực...14
6. Nguyên tắc kinh tế...15
II. Xây dựng các định mức hiệu quả chi phí ...15
...
1. Xây dựng định mức...15
1.1 Định mức giá...15
1.2 Định mức lợng...16
2. Phân tích biến động chi phí xung quanh định mức hiệu quả...16
III. Vấn đề kiểm soát chi phí ở các doanh nghiệp ...19
1. Về nhận thức, lý luận...19
2. Thực trạng kiểm soát chi phí và hạ giá thành sản phẩm...19
Chơng III. Các giải pháp chung cho kiểm soát chi phí ...22
I. Doanh nghiệp phải nắm bắt thông tin về kiểm soát chi phí khi ra quyết định...22
...
1. Thông tin về chi phí trực tiếp liên quan từng đơn vị sản phẩm...22
2. Xây dựng hệ thống mã chi phí để theo dõi từng khoản chi phí trong doanh nghiệp ...23
3. Xây dựng trung tâm quản lý chi phí cho các bộ phận trong doanh nghiệp .24 4. Phân bổ chi phí cho từng công việc cụ thể...25
II. Xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí cho các cá nhân...25
1. Xây dựng mối liên hệ giữa nhà quản lý với nhân viên...26
3. Khuyến khích công nhân viên tham gia quản lý chi phí ...27 4. Xây dựng hệ thống thông tin về chi phí đơn giản, thờng xuyên và ở mọi nơi chi phí phát sinh...28
Kết luận...29 ...
Tài liệu tham khảo
1. LêNin toàn tập, bàn về kiểm kê kiểm soát.
2. Giáo trình quản lý kinh tế Quốc dân, tập 1-2 Khoa khoa học quản lý trờng Đại học kinh tế Quốc dân.
3. Giáo trình chính sách trong quản lý kinh tế xã hội, Khoa khoa học quản lý trờng Đại học kinh tế Quốc dân
4.Giáo trình kinh tế Chính trị Mác-LêNin, tập1 trờng Đại học kinh tế Quốc dân.
5. Tạp chí Công nghiệp Việt Nam số 16 - 24/2002. 6. Chuyên đề kiểm soát chi phí, NXB trẻ 2003