7. Kết cấu luận văn
1.4.2. Thu thập thông tin kế toán phục vụ cho việc ra quyết định
* Yêu cầu của thông tin kế toán quản trị
Các thông tin kế toán cung cấp ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của nhà quản trị, để đảm bảo chất lượng thông tin kế toán thì cần thiết có những yêu cầu sau:
- Tắnh trung thực của thông tin kế toán: Các thông tin về mối quan hệ giữa doanh thu, chi phắ, lợi nhuận là những thông tin đòi hỏi tắnh trung thực rất cao. Nó đảm bảo quyết định quản trị không bị chệch hướng, giúp nhà quản trị xác định được chiến lược tiêu thụ sản phẩm.
- Tắnh phù hợp, hiệu quả, kịp thời của thông tin kế toán: Yêu cầu này đòi hỏi các thông tin mà kế toán quản trị thu thập và xử lý phải liên quan đến mục tiêu và kế hoạch mà DN đặt ra.
- Tắnh hợp pháp và ắt tốn kém trong thu thập thông tin kế toán: có nhiều nguồn thông tin khác nhau ở cả ngoài và trong nội bộ DN, kế toán quản trị phải cân nhắc khi lựa chọn thông tin để tổ chức xử lý thành công thông tin hữu ắch cho quản trị với chi phắ bỏ ra là thấp nhất hoặc có thể chấp nhận được. Nếu không có thể dẫn đến tình trạng thu thập được thông tin cần thiết nhưng chi phắ bỏ ra quá lớn.
* Những thông tin mà kế toán quản trị cần tổ chức và thu thập là thông tin quá khứ và thông tin tương lai.
- Thu thập thông tin quá khứ:
Thông tin quá khứ là thông tin về hiện tượng và sự kiện đã xảy ra, đã phát sinh, cho thấy tình hình hoạt động của DN trong thời kỳ đã qua. Điều đó giúp các nhà quản trị DN đánh giá được hiệu quả của việc thực hiện các quyết định, đánh giá mức độ kiểm soát các hoạt động của DN của chắnh nhà quản trị, làm cơ sở để hoạch định các chắnh sách trong thời kỳ tiếp theo.
+ Sử dụng hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán: Việc hạch toán được thực hiện thông qua việc lập các chứng từ kế toán. Lập và ghi chép đầy đủ, chắnh xác các sự kiện kinh tế phát sinh đảm bảo cung cấ p thông tin được nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu phù hợp, hữu ắch và kịp thời.
+ Sử dụng hệ thống sổ kế toán: Hệ thống sổ KTQT cần được thiết kế cụ thể mẫu sổ được sắp xếp theo trình tự hợp lý và khoa học theo nhu cầu quản lý cũng như sự tiện lợi của việc trình bày, tổng hợp báo cáo sử dụng thông tin.
+ Lập báo cáo kế toán quản trị: Trên cơ sở toàn bộ thông tin đã tập hợp, KTQT thiết lập hệ thống báo cáo bao gồm: các báo cáo thường xuyên, báo cáo định kỳ và báo cáo nhanh, báo cáo đột xuấtẦ Hình thức kết cấu c ủa báo cáo cần đa dạng, linh hoạt tùy thuộc vào tiêu chuẩn đánh giá thông tin trong mỗi báo cáo phục vụ cho từng tình huống cụ thể. Báo cáo được thiết kế dưới dạng so sánh được, phù hợp với những tình huống khác nhau.
Thông tin tương lai là những thông tin về các hiện tượng và sự kiện chưa xảy ra. Để ra được quyết định nhà quản trị cần rất nhiều thông tin liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, đồng thời cũng được thu thập theo nhiều cách khác nhau. Để thu thập thông tin tương lai DN cần thực hiện các bước:
+ Hoạch định mục tiêu: Theo quy trình này, giai đoạn đầu của KTQT phải quan tâm là hoạch định mục tiêu: nhà quản trị muốn có thông tin đem lại lợi ắch thì thông tin đó phải có quan hệ trực tiếp đến vấn đề đặt ra của DN và đòi hỏi phải giải quyết. Việc thu thập thông tin sẽ rất tốn kém nếu hoạch định mục tiêu không rõ ràng hay sai lệch.
+ Lựa chọn nguồn thông tin: đây là giai đoạn thứ hai KTQT thực hiện để thu thập thông tin tương lai. Trong giai đoạn này, KTQT phải xác địn h loại thông tin mà quản trị quan tâm và phương pháp thu thập thông tin có hiệu quả nhất.
Đối với các thông tin số liệu thứ cấp là thông tin đã có ở đâu đó và trước đây đã thu thập cho mục tiêu khác, thông tin này kế toán có thể thu thập từ các báo cáo quản trị nội bộ, BCTC, cũng có thể thu thập từ bên ngoài như các ấn phẩm, tạp chắ, sách báoẦ
+ Xử lý phân tắch thông tin: Sau khi thu thập thông tin KTQT tiến hành xử lý thông tin đó thành những thông tin kế toán hữu ắch cho mục tiêu và quyết định của nhà quản trị. Để xử lý các thông tin này KTQT áp dụng các PP kế toán chung như: PP chứng từ, tắnh giá, đối ứng tài khoản, tổng hợp cân đối đồng thời kết hợp với các PP riêng của KTQT như so sánh, đối chiếu thành các biểu đồ, đồ thị hay chương trìnhẦ