II. Module quản lý hồ sơ
2.4 Phó giám đốc
Đăng nhập hệ thống với quyền được gán là “Phó giám đốc đơn vị”. Màn hình
Quản lý hồ sơ hiện vật hiển thị màn hình như sau:
Tại màn hình Quản lý hồ sơ hiện vật thực hiện được các chức năng: Tra cứu, xem hồ sơ, duyệt hồ sơ,xuất báo cáo, cho phép chinh sửa hồ sơ đã duyệt.
2.4.1. Tra cứu
Chức năng này tìm kiếm hồ sơ hiện vật theo các trường dữ liệu Tên gọi hiện vật, chủ sở hữu, số kiểm kê, số đăng ký, thời gian đăng ký. Để thực hiện chức năng này bạn thực hiện theo các thao tác sau:
o Nhập thông tin tìm kiếm theo các trường Tên gọi hiện vật, chủ sở hữu, số kiểm kê, số đăng ký, thời gian đăng ký, hệ thống hiển thị kết quả tìm kiếm.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng 36
o Nhập thông tin tìm kiếm theo trạng thái hồ sơ, chọn trạng thái tử danh sách có sẵn hệ thống hiển thị thông tin tìm kiếm.
2.4.2. Xem hồ sơ
Chức năng này xem chi tiết hồ sơ hiện vật, trong danh sách Quản lý hồ sơ hiện vật nhấn chọn chức năng < Xem chi tiết > hoặc tích chọn Tên gọi hiện vật cần xem sau đó nhấn chọn chức năng <Xem chi tiết > trên thanh menu.
Màn hình Xem chi tiết hiện vật
Tài liệu hướng dẫn sử dụng 38
o Bấm nút < In > để in chi tiết hiện vật
o Bấm nút < Đóng > để đóng màn hình Xem chi tiết 2.4.3. Duyệt hồ sơ
Chức năng này gửi hồ sơ trình Giám đốc đơn vị, trong danh sách Quản lý hồ sơ hiện vật chọn hồ sơ ở trạng thái Đang biên tập hồ sơ hoặc Từ chối duyệt nhấn chọn chức năng < Xử lý hồ sơ > hoặc tích chọn Tên hiện vật sau đó nhấn chọn chức năng <Xử lý hồ sơ > trên thanh menu.
Màn hình Xử lý hồ sơ
o Bấm nút < Duyệt hồ sơ> chuyển hồ sơ lên Giám đốc đơn vị, trong danh sách không hiển thị thông tin hiện vật đã duyệt hồ sơ
Bấm nút < Từ chối sơ duyệt hồ sơ> hồ sơ được trả về cho Trưởng phòng trạng thái của hồ sơ là Từ chối duyệt. Đăng nhập bằng quyền Trưởng phòng sẽ thấy hồ sơ ở trạng thái Từ chối duyệt. Hệ thống hiển thị thông báo Từ chối duyệt hồ sơ thành công.
2.4.4. Xuất báo cáo
Chức năng này xuất dữ liệu Hồ sơ hiện vật ra file excel. Tại màn hình Quản lý hồ sơ hiện vật, tích chọn chức năng “Xuất Excel”.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng 40
Hiển thị thông báo “Đang mở hienvat.xlsx”. Tích chọn “Lưu Tập Tin” để lưu file dữ liệu excel hiện vật về máy tính của bạn, hoặc tích chọn “Mở bằng” để mở dữ liệu excel hiện vật. Nhấn nút “OK” để xuất ra file excel.