3.1. Đổi mới tổ chức
Thứ nhất là, cần có sự ổn định về mặt tổ chức. Với mục đích của việc cải cách hành chính, giảm đầu mối một số phòng, ban của uỷ ban nhân dân thuộc Uỷ ban nhân dân quận mà chúng ta đã tiến hành nhập một số phòng, ban lại với nhau ví dụ như: phòng đô thị và phòng địa chính - nhà đất thành
phòng: địa chính, nhà đất và đô thị và hiện nay lại tách phòng hai phòng
Phòng tài nguyên và môi trường; Phòng xây dựng đô thị.
Một ví dụ khác để chứng minh cho nhận định trên như việc nhập phòng tư pháp với văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân và hiện nay lại phải tách riêng thành:
Phòng tư pháp;
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân.
Qua việc phân tích thực trạng hoạt động của Uỷ ban nhân dân Quận Thanh Xuân chúng ta cũng nhận thấy theo quy định của Nghị định số 172/
NĐ-CP của Chính phủ ngày 29 tháng 9 năm 2004 về việc quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân quận thì tên gọi của một số phòng đã có sự thay đổi. Khi tên gọi của một số phòng đã có sự thay đổi thì kéo theo cũng thay đổi một số chức năng cho phù hợp với tên gọi mới hoặc như việc tách chức năng của phòng kế hoạch kinh tế vào với phòng tài chính vật giá với tên gọi mới như sau:
Phòng kinh tế;
Phòng tài chính -kế hoạch.
Đây là theo những quy định của pháp luật đã được ban hành còn trên
thực tế qua việc khảo sát hoạt động của Uỷ ban nhân dân Quận Thanh Xuân thì chúng tôi nhận thấy hai phòng trên vẫn hoạt động theo những quy định từ trước đây của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội(Quyết định số 92/QĐ-UB
ngày 23 tháng 10 năm 2001 về việc ban hành Quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ của các Phòng chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân Quận, Huyện) mà chưa có sự thay đổi như theo quy định của Chính phủ đã ban hành.
Một câu hỏi được đặt ra tại sao một cấp chính quyền ngay tại thủ đô Hà Nội mà lại không tuân thủ theo những quy định của Chính phủ đã ban hành. Chúng tôi được biết rằng nếu chỉ để phòng kinh tế thì chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và lĩnh vực hoạt động của nó ít. Bởi vì cấp có thẩm quyền trong việc cấp giấy phép kinh doanh đối với các doanh nghiệp hay các loại hình công ty thuộc thẩm quyền của Sở kế hoạch và đầu tư. Phòng kinh tế chỉ có thẩm quyền cấp giấy phép kinh doanh đối với các chủ thể là: hộ gia đình, cá thể kinh doanh nhỏ. Vì vậy đối tượng hoạt động của nó không nhiều.
Nếu tách chức năng kế hoạch của phòng kế hoạch kinh tế sang phòng tài chính vật giá thì kéo theo việc phải chuyển một số nhân sự hoạt động trong lĩnh vực kế hoạch sang phòng tài chính. Như vậy lại phải thay đổi nhân sự trong Uỷ ban nhân dân quận.
Để các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước hoạt động một cách có hiệu quả thì phải tạo được sự ổn định về mặt cơ cấu tổ chức. Tránh tình trạng nhập tách các phòng ban chuyên môn một cách thường xuyên.
Nếu vì có những lý do thật sự cấp thiết có thể lý giải được cho việc nhập một số phòng ban chuyên môn thì chúng ta mới tiến hành việc nhập chúng lại.
Thời gian trước cũng vì một số lý do để phục vụ cho việc cải cách hành chính một cách có hiệu quả thì việc giảm đầu mối các phòng ban chuyên môn dẫn đến có thể giảm biên chế trong bộ máy hành chính nhưng trên thực tế lại không đạt được hiệu quả như ban đầu chúng ta đã đề ra.
Thứ hai là, đổi mới cơ cấu tổ chức và bộ máy hành chính Uỷ ban nhân dân quận Thanh Xuân
Trong cơ cấu quản lý hành chính của Uỷ ban nhân dân quận Thanh
Xuân quá trình vận hành cũng có những vướng mắc làm ảnh hưởng tới hiệu quả quản lý hành chính của quận. Như việc chưa phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân trong mỗi phòng, ban, vì vậy có lúc có nơi đã xảy ra tình trạng một số phòng, ban, cá nhân làm quá chức trách của mình nhưng có việc đùn đẩy, dây dưa, né tránh trách nhiệm như việc khó, có tính chất xã hội phức
tạp. Cũng chính nguyên nhân này dẫn đến tình trạng cơ cấu tổ chức bộ máy và cán bộ hoạt động kém hiệu quả.
Để giải quyết được vấn đề này chúng tôi căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ quản lý hành chính của quận và hướng dẫn của các sở, ban, ngành chuyên môn nghiệp vụ của Thành phố để xác định lại chức năng nhiệm vụ của các phòng ban của Uỷ ban nhân dân quận và các chức danh trong các phòng ban đó:
Một là, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân quận
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân quận đã được đề cập trong chương 2 của luận văn.
Tiếp theo là việc phân công nhiệm vụ các chức danh:
- Chánh văn phòng: là người lãnh đạo, điều hành mọi hoạt động của văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ quy định, được ký thừa lệnh Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận một số văn bản, là chủ tài khoản và quản lý các mặt thu, chi tài chính của Uỷ ban nhân dân quận, chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản, tiếp nhận, trình ký văn bản của cơ quan chuyên môn.
- Phó văn phòng: Chịu trách nhiệm tổ chức tiếp dân, tiếp khách, tiếp nhận đơn thư, quản lý cơ sở vật chất, tài sản, chuẩn bị điều kiện phục vụ các cuộc hội họp, hội nghị của Uỷ ban nhân dân quận, chăm lo tới trật tự vệ sinh môi trường trong cơ quan.
-Kế toán: Theo dõi, quản lý tất cả các nguồn thu, chi của Uỷ ban nhân dân quận và giúp Phó văn phòng quản lý tài sản của Uỷ ban nhân dân quận.
- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm giữ quỹ tiền mặt của Văn phòng Uỷ ban nhân dân quận, giám sát và cấp phát tiền theo đúng các chế độ chính sách và thủ tục. Nay bổ sung thêm nhiệm vụ công tác tạp vụ phục vụ trong phòng làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và Chánh văn phòng.
-Văn thư lưu trữ: Có nhiệm vụ in, ấn phát hành, tiếp nhận, lưu giữ các loại văn bản, nhận và trả lời điện thoại.
- Tạp vụ: Đảm bảo công tác vệ sinh toàn bộ khu vực công cộng, quản lý hội trường, phòng họp, phòng khách và giúp Chánh, Phó văn phòng phục vụ hội họp và tiếp khách của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân và Hội đồng nhân dân quận.
- Lái xe: Có nhiệm vụ lái xe, bảo dưỡng xe, gara và phục vụ theo chương trình công tác, đảm bảo hoạt động của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân, Hội đồng nhân dân quận.
* Quy chế hiệp tác nội bộ
Trong hoạt động của Uỷ ban nhân dân quận Thanh Xuân sự phối hợp giữa các phòng ban, ngành cũng đã có, song chưa rõ ràng và chưa được văn bản hoá. Vì vậy, chúng tôi đề xuất cần văn bản hoá các quy định đó trong mối quan hệ hợp tác giữa các phòng ban với các nội dung:
- Các phòng ban chuyên môn có trách nhiệm với Văn phòng Uỷ ban
nhân dân quận
Cung cấp các văn bản chuyên ngành đang tổ chức thực hiện cho bộ phận lưu trữ văn phòng, gửi các kế hoạch công tác, kế hoạch chi tiêu tháng, quý, năm, báo cáo kết quả công tác tháng, quý, năm về Văn phòng vào ngày 25 hàng tháng để Văn phòng tổng hợp báo cáo Hội đồng nhân dân và Uỷ ban
nhân dân.
-Văn phòng Uỷ ban nhân dân quận có trách nhiệm với các phòng ban
chuyên môn
Phục vụ kịp thời việc lưu, chuyển, cung cấp các thông tin cần thiết
khác.
Tổ chức các cuộc họp, giao ban, đảm bảo cơ sở vật chất cho các hoạt động của các phòng ban.
Tiếp khách, tiếp dân, hướng dẫn khách, dân đến làm việc với các phòng ban chức năng.
Hai là, phòng tư pháp
Chức năng, nhiệm vụ thống nhất với quy định của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội.
Phân công nhiệm vụ các chức danh:
-Trưởng phòng: Chịu trách nhiệm chung mọi hoạt động của phòng trực tiếp phụ trách công tác văn bản, quản lý tính pháp lý các văn bản của Uỷ ban nhân dân và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân trước khi trình ký, tư vấn cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận, phối hợp với Đội thi hành án và Sở tư pháp trực tiếp chỉ đạo công tác thi hành án; chỉ đạo và hướng dẫn công tác tư pháp của khối phường.
-Phó phòng: Phụ trách trực tiếp công tác hộ tịch, lý lịch tư pháp, thống kê tư pháp, công tác công chứng, công tác tuyên truyền pháp luật, công tác hoà giải.
-Nhân viên: phụ trách công tác hộ tịch, công tác công chứng, công tác thống kê, hành chính.
Quy chế hiệp tác nội bộ:
-Các phòng, ban, đơn vị có trách nhiệm với phòng Tư pháp:
Đội thi hành án báo cáo kịp thời hàng tháng kết quả công tác thực hiện kế hoạch thi hành án.
Văn phòng Uỷ ban nhân dân quận phục vụ đầy đủ, kịp thời các yêu cầu công tác đảm bảo.
Các phòng, ban, ngành đoàn thể phối hợp chặt chẽ trong công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật.
-Phòng tư pháp có trách nhiệm với các phòng ban khác: Thẩm định tính pháp lý các văn bản trước khi phát hành.
Thông báo công khai các thủ tục hành chính về công tác hộ tịch công chứng để mọi người biết và cùng thực hiện.
Rà soát hiệu lực các văn bản pháp quy để giúp các cơ quan trong quá trình tổ chức thực hiện.
Thứ ba là cần đổi mới cơ chế khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức
Ví dụ những công chức làm việc trong bộ phận tiếp dân. Nếu họ tiếp được nhiều người dân đến làm việc theo nhu cầu của họ đạt hiệu quả thông qua kết quả giải quyết công việc;
Thông qua thái độ niềm nở, nhiệt tình làm cho người dân đến có một cảm nhận hài lòng về những gì mà họ đã được đối xử hay giải quyết công việc. Là những thước đo để khen thưởng cho những công chức làm việc tích cực.
Ngược lại, nếu những công chức làm việc trong bộ phận tiếp dân mà không có thái độ hoà nhã với người dân, làm việc một cách không nhiệt tình, chu đáo thì phải có chính sách kỷ luật phù hợp.
Thứ tư là có cơ chế khuyến khích quá trình tự học, tự đào tạo của các công chức để đáp ứng được nhu cầu công nghiệp hoá, hiện đại hoá của đất nước. Thông qua quá trình công chức tự học hoặc thông qua các khoá học đào tạo, bồi dưỡng ngắn ngày những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với công việc họ đang đảm nhiệm hoặc phụ trách. Tại sao chúng tôi lại cần phải nhấn mạnh đến việc đào tạo, bồi dưỡng cho những công chức những kiến thức phù hợp với chuyên môn, nghiệp vụ của họ. Vì chúng ta bồi dưỡng, đào tạo những kiến thức không gắn liền với chuyên môn, nghiệp vụ của họ thì không tạo nên động lực của việc công chức đi học. Một lý do nữa sẽ lãng phí ngân sách nhà nước nếu đào tạo, bồi dưỡng cho họ những kiến thức mà sẽ
không giúp ích trong công việc. Bởi vì lãng phí về thời gian cũng là một trong những lãng phí lớn của xã hội.
Yếu tố con người là một trong những yếu tố rất quan trọng của quá trình cải cách để phát triển nền kinh tế của đất nước. Chúng ta phải tạo ra được một môi trường làm việc trong đó các công chức đều mong muốn, có ý chí phấn đấu vươn lên trong con đường chức nghiệp của mình. Muốn làm thay đổi môi trường làm việc một cách tích cực hơn hiện tại. Những công chức có kỹ năng trong công việc.
3.2. Đổi mới hoạt động
3.2.1. Phong trào văn hoá làm việc nơi công sở
Để xây dựng một phong cách làm việc có chất lượng, nền công vụ ở Việt Nam nói chung và thành phố Hà Nội nói riêng nên phát động phong trào văn hoá làm việc nơi công sở trên phạm vi toàn thành phố. Phong trào này
nhằm thúc đẩy nhận thức của công chúng về những nhu cầu thiết yếu thông qua việc thể chế hoá các phong cách làm việc. Để đạt được mục tiêu này, chúng ta phải đưa ra được các cải cách nhằm nâng cao chất lượng và hiệu xuất công việc trong nền công vụ. Khi ở một địa phương nào đó có cải cách thành công thì chúng ta nên nhân rộng những thành công của cải cách đó ra những địa phương khác thông qua hình thức một văn bản chẳng hạn như văn bản hướng dẫn về cải tiến hành chính được tiến hành bởi nền công vụ bao gồm tất cả các chính quyền địa phương. Những văn bản này dẫn đến việc đánh giá lại cơ cấu tổ chức, hệ thống và các thủ tục, các giá trị và thái độ của các chính quyền địa phương. Mục tiêu là đạt tới trọng tâm “khách hàng trước hết”[1, tr. 2].
3.2.2.Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000
ISO 9000 ra đời từ năm 1987, hệ tiêu chuẩn quản lý các hệ thống chất lượng ISO 9000 không chỉ là một biến thể mới của các hệ thống tiêu chuẩn
chất lượng mà cùng với những hệ tiêu chuẩn liên quan, sẽ trở thành một thứ “keo dính” đối với nền kinh tế toàn cầu, cũng như những hiệp định thương mại giữa các quốc gia trên thế giới.
ISO 9000 bao gồm những tiêu chuẩn riêng về các hệ thống quản lý và không hề liên quan đến các đặc trưng kỹ thuật của sản phẩm, nó được sử dụng để xây dựng và vận hành các hệ thống quản lý, nhằm mục đích thiết kế sản xuất, chuyển giao và hỗ trợ sản phẩm của mình. Mục đích cuối cùng của ISO 9000 là tạo nên và đảm bảo chất lượng sản phẩm thông qua hoạt động của hệ thống quản lý của tổ chức.
ISO 9000 được áp dụng trong nhiều khu vực kinh tế, và trong các cơ quan điều hành của nhà nước. Nó nêu ra những yêu cầu cần đạt được trong hệ thống quản lý của một tổ chức nhưng không diễn giải phương pháp thực hiện. Chính vì vậy, ISO 9000 được áp dụng rất rộng rãi. Mỗi tổ chức đều có thể toàn quyền định đoạt mức độ áp dụng các yêu cầu và phương châm của ISO 9000 cho hệ thống quản lý của mình.
Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 thích hợp cho mọi loại hình tổ chức, kể cả tổ chức hành chính. Nó đảm bảo cho sản phẩm hay dịch vụ của một tổ chức luôn có khả năng thoả mãn nhu cầu của khách hàng và các yêu cầu chính đáng của tổ chức; đòng thời cũng là cơ sở để đánh giá khả năng của tổ chức nhằm duy trì và không ngừng cải tiến, nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động của mình. Với phương châm “phòng ngừa” và
“luôn cải tiến” dựa trên hệ thống các quy định được viết thành văn bản, công bố rõ ràng sự cam kết của lãnh đạo về các chính sách và mục tiêu chất lượng; trách nhiệm và quyền hạn; các quá trình và các thủ tục tiến hành công việc…ISO 9000 chắc chắn sẽ đem lại cho dịch vụ hành chính nhiều lợi ích, đặc biệt là nó tạo nên một phương pháp làm việc khoa học (thực chất là một công nghệ quản lý mới ).
Mô hình Hệ thống Quản lý chất lượng theo ISO 9000 trong dịch vụ hành chính là một thể thống nhất vận động theo chu trình kế tiếp, gắn bó với nhau của bốn nội dung cơ bản:
* Trách nhiệm quản lý (bao gồm nắm chắc nhu cầu của khách hàng;
chính sách - mục tiêu -kế hoạch chất lượng; trách nhiệm và quyền hạn; xem