• Phòng Kế hoạch được giám đốc giao chịu trách nhiệm cung ứng vật tư, thiết bị phục vụ công tác sản xuất của đơn vị theo định mức kinh phí được duyệt và các quy định hiện hành.
• Phòng Kế hoạch có trách nhiệm cung ứng vật tư, máy móc, thiết bị sử dụng trong qua trình thi công tại công trường.
• Các đơn vị thi công tại công trường có trách nhiệm hỗ trợ Phòng Kế hoạch và tham mưu cho ban lãnh đạo công trường trong công tác cung cấp vật tư, thiết bị.
- Các bước mua sắm.
Bước 1 : Giấy đề nghị báo giá do trưởng đơn vị thi công ký.
Bước 2 : Có ít nhất 03 báo giá của nơi bán (Đơn vị thu thập 03 báo giá, phòng Kế hoạch thu thập 01 báo giá trong vòng 7 ngày làm việc) và tiến hành xét chọn.
Bước 3 : Hoá đơn tài chính của nơi bán.
Bước 4 : Nhập sổ theo dõi vật tư thiết bị tại Phòng Kế toán - thống kê. Bước 5 : Thanh toán tại Phòng Kế toán -thống kê.
-Bảo trì sửa chữa thiết bị, máy móc:
+ Hàng tháng, đơn vị thi công lập kế hoạch đề nghị bảo trì cho từng thiết bị mà đơn vị được giao sử dụng ( phương tiện vận chuyển, máy móc thiết bị phục vụ thi công tại công trường )
+ Nếu thiết bị được bảo trì miễn phí theo hợp đồng mua thiết bị thì đơn vị quản lý liên lạc trực tiếp nhà cung cấp đến bảo trì.
+ Thiết bị khác: trình xin ý kiến lãnh đạo công trường duyệt để chọn đơn vị bảo trì nhưng không ảnh hưởng đến bảo hành. Chọn ra được đơn vị bảo trì đúng chức năng, uy tín.
+ Nếu thiết bị còn trong thời gian bảo hành thì đơn vị thi công liên lạc trực tiếp đến cơ quan bảo hành thực hiện chế độ bảo hành đúng theo hợp đồng đã ký, có hồ sơ đính kèm và nhân viên quản lý sử dụng thiết bị.
+ Nếu thiết bị hết hoặc không bảo hành (theo hợp đồng) thì tổng hợp trình lãnh công trường duyệt .
Đối với công tác sửa chữa nhỏ: Nhiệm vụ:
Khắc phục những hư hỏng đột xuất hay tất yếu của các chi tiết, cụm máy. Có tháo máy và thay thế, nếu nó có yêu cầu phải sửa chữa lớn.
Đặc điểm:
- Là loại sửa chữa đột xuất nên nó không xác định rõ công việc sẽ tiến hành.
- Thường gồm các công việc sửa chữa, thay thế những chi tiết phụ được kết hợp với những kỳ bảo dưỡng định kỳ để giảm bớt thời gian vào xưởng.
- Công việc sửa chữa nhỏ được tiến hành trong các trạm sửa chữa ngay tại công trường.
Ví dụ: thay thế lõi lọc nhiên liệu, dầu nhờn (ô tô).
- Thông qua kiểm tra tình trạng kỹ thuật của máy móc để quyết định có sửa chữa nhỏ hay không.
Đối với sửa chữa lớn:
- Qui trình công nghệ sửa chữa: là một loạt các công việc khác nhau được tổ chức theo một thứ tự nhất định kể từ khi đưa thiết bị, máy móc vào xưởng đến khi xuất xưởng.
Đối với từng mỗi loại thiết bị có qui trình công nghệ riêng, phụ thuộc phương pháp sửa chữa chúng và đặc điểm kết cấu. Cũng có trường hợp cùng một loại thiết bị có các qui trình sửa chữa khác nhau. Công việc sửa chữa được cụ thể hóa thành các qui trình (qui trình tháo lắp, tẩy rửa...)
- Các phương thức tổ chức sửa chữa: + Sửa chữa theo vị trí cố định.
+ Sửa chữa theo dây chuyền.
- Cách tổ chức lao động trong sửa chữa: tùy theo qui mô của cơ sở sửa chữa: + Sửa chữa tổng hợp.
+ Sửa chữa chuyên môn hóa.
Trình tự sửa chữa thiết bị bao gồm các bước sau:
Bước 1 : Giấy báo hỏng (mất công cụ) máy móc thiết bị.
Bước 2 : Lập biên bản xác định về việc hư hỏng (mất), kèm theo văn bản đề nghị sửa chữa (nếu hư hỏng nặng cần xác định xem xét, đánh giá để thanh lý mua mới hoặc loại bỏ nếu không còn khả năng sửa chữa), kèm báo giá của đơn vị nhận gia công sửa chữa (03 đơn vị), phòng Kế hoạch phối hợp với đơn vị xét chọn cơ sở sửa chữa.
Bước 3 : Trình lãnh đạo công trường duyệt kế hoạch sửa chữa, ký hợp đồng, đơn vị sử dụng trực tiếp theo dõi việc sữa chữa.
Bước 4 : Lập biên bản nghiệm thu và giao nhận máy móc (thiết bị), thanh lý hợp đồng.
Bước 5 : Thanh toán tại Phòng Kế toán -thống kê.