3 Định hướng hoàn thiện đánh giá thực hiện công việc tại Công ty
3.2.1. Đánh giá thực hiện công việc một cách toàn diện dựa trên các tiêu
Tư tưởng chính trị, phẩm chất đạo đức, lối sống: Thông qua việc chấp hành chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước; đạo đức, lối sống; tinh thần kỷ luật; tính trung thực trong công tác; tinh thần phối hợp trong công tác; tinh thần thái độ phục vụ nhân dân; tinh thần học tập, nâng cao trình độ; khả năng thích ứng linh hoạt trong tình huống công tác.
Kết quả thực hiện công việc được giao: Số lượng công việc; chất lượng
công việc; hiệu suất làm việc; điều kiện, hoàn cảnh để hoàn thành công việc; kỹ năng tham mưu, thuyết trình, làm việc nhóm, giao tiếp, ứng xử... Đây là điểm trọng tâm của tiêu chuẩn ĐGTHCV. Để nâng cao tính chính xác trong đánh giá, Công ty sẽ chuẩn hóa lại ma trận chức năng để phân định rõ chức
75
năng, nhiệm vụ, công việc của từng phòng ban phân xưởng. Hoàn thiện biên chế tổ chức của các phòng ban, phân xưởng, xây dựng khung năng lực theo vị trí, chức danh công việc, mô tả công việc cho từng vị trí, chức danh trong Công ty.
Đối với lãnh đạo, chỉ huy từ cấp trưởng phòng và tương đương, ngoài các nội dung cần phải xem xét đánh giá như trên cần phải thêm những nội dung như: Tầm nhìn và khả năng hoạch định chiến lược; năng lực điều hành công việc; đoàn kết nội bộ; uy tín trong đơn vị và khu dân cư; cần kiệm, gương mẫu trong cuộc sống cá nhân và gia đình.
3.2.2. Ứng dụng KPIs và phần mềm ERP trong đánh giá thực hiện công việc
Mỗi vị trí chức danh trong công ty đều có bản mô tả công việc trong đó nêu rõ những trách nhiệm của vị trí chức danh đó phải thực hiện. Dựa trên cơ sở những trách nhiệm công việc đó Nhà quản lý sẽ đưa ra các chỉ số KPIs (mục tiêu) để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của vị trí chức danh đó. Việc sử dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc nhằm mục đích:
Đảm bảo người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể.
Các chỉ số đánh giá mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể do đó nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc.
Việc sử dụng các chỉ số KPIs góp phần làm cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn…
Phần mềm ERP là phần mềm quản trị doanh nghiệp đang được áp dụng tại Công ty. Mọi công tác liên quan đến quản trị nhân lực như: quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý hợp đồng lao động, chấm công, lương, thưởng, bảo hiểm xã hội,... cũng đều được cập nhật tự động hóa, giúp cho việc tra cứu, kiểm soát và giải quyết các vấn đề liên quan đến người lao động trở nên nhanh chóng và dễ dàng. Quá trình làm việc của nhân viên cũng được giám sát và quản lý tối ưu triệt để. Kết quả công việc theo từng ngày, từng tuần hay theo từng tháng của mỗi nhân viên sẽ được báo cáo và lưu trữ trên ERP. Đây là cơ sở dữ liệu khách quan để đánh giá kết quả thực hiện công việc của CBCNV
trong công ty.
Tiếp tục thuê chuyên gia đào tạo ĐGTHCV với người đánh giá và người được đánh giá. Bên cạnh nội dung chuyên môn về ĐGTHCV thì nội dung đào tạo gồm văn hóa doanh nghiệp, kỹ năng lắng nghe, đặt câu hỏi và thuyết trình. Mục đích của đào tạo người đánh giá ở Công ty không chỉ dừng lại ở chỗ hiểu và biết cách đánh giá nhân viên của mình mà còn đào tạo họ trong khâu phỏng vấn đánh giá để tạo ra bầu không khí trao đổi thân thiện, giảm khoảng cách giữa người lao động và Ban lãnh đạo công ty.
3.2.3. Sử dụng kết quả ĐGTHCV một cách hiệu quả hơn
Phối hợp ĐGTHCV với các công tác khác trong hoạt động quản trị nhân lực như: Tuyển dụng nhân lực, bố trí sử dụng nhân lực, đào tạo và phát triển nhân lực, tạo động lực cho người lao động. Kết quả ĐGTHCV được ghi nhận vào hồ sơ năng lực của mỗi CBCNV. Đây sẽ là cơ sở khoa học, khách quan để thực hiện các hoạt động, bố trí, sắp xếp, điều động, luân chuyển, trả lương theo năng lực, đảm bảo bố trí đúng người đúng việc, nâng cao hiệu suất làm việc.
3.3. Đề xuất giải pháp chủ yếu hoàn thiện đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH MTV Cao su 75
3.3.1. Hoàn thiện xác định mục tiêu đánh thực hiện công việc tại Công ty
Đối với Công ty, đứng về mặt tổ chức thì hoạt động ĐGTHCV giúp công ty có một cái nhìn tổng thể về đội ngũ nhân viên, xác định trình độ, năng lực, phẩm chất làm cơ sở cho các hoạt động khác như khen thưởng, kỷ luật, sa thải, thăng tiến… Bên cạnh đó, hoạt động đánh giá nhằm xác định kết quả công việc của công ty, xác định tiến độ thực hiện công việc sản xuất kinh doanh, từ đó có những điều chỉnh cần thiết.
Để những giải pháp hoàn thiện công tác ĐGTHCV đạt hiệu quả cao, lãnh đạo Công ty cần nhận định đúng đắn tầm quan trọng trong việc xác định mục tiêu đánh giá. Việc xác định mục tiêu đánh giá phải gắn liền với chiến lược phát triển của công ty, phải được xác định một cách cụ thể, rõ ràng đến
77
từng bộ phận, cá nhân trong công ty. Trên cơ sở đó tác giả đề xuất một số mục tiêu đánh giá cần được quan tâm hơn nữa trong thời gian tới:
- Nâng cao nhận thức của CBCNV trong việc hoàn thành công việc được giao. Khuyến khích CBNV nâng cao năng suất lao động.
- Xác định rõ năng lực, trình độ, phẩm chất của nhân viên, làm cơ sở cho việc đề bạt, bổ nhiệm, thăng tiến
- Để có sự điều chỉnh hợp lý trong cơ cấu, tuyển dụng và đào tạo bồi dưỡng
- Làm căn cứ để tăng lương, thưởng, phạt công bằng, minh bạch và hiệu quả
Trong cơ chế thị trường, dù là cơ quan nhà nước hay tư nhân thì cũng cần phải coi trọng công tác đánh giá, coi đây là cơ sở cho các hoạt động nhân sự khác, không chỉ đơn thuần là vấn đề lương, thưởng hay đề bạt.
3.3.2. Hoàn thiện thiết kế đánh giá thực hiện công việc tại Công ty
3.3.2.1 Điều chỉnh chu kỳ đánh giá thực hiện công việc tại Công ty
Hiện nay Công ty TNHH MTV Cao su 75 có các chu kỳ đánh giá hàng tháng, giữa năm và cuối năm cho người lao động, như vậy là quá nhiều và có yếu tố không hợp lý. Chu kỳ đánh giá không nên quá ngắn, hầu hết công việc cần một thời gian nhất định để hoàn thành, nếu làm vậy sẽ tạo áp lực cho cả người đánh giá và đối tượng được đánh giá, vừa không bao quát được tình hình thực hiện công việc của người lao động. Chu kỳ đánh giá cũng không nên quá dài, như vậy nó sẽ làm mất đi tính thời sự của ĐGTHCV. Vì vậy công ty nên chọn chu kỳ đánh giá ba tháng với cán bộ quản lý, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp; còn CNSX, bảo vệ, lái xe, tạp vụ thì chu kỳ đánh giá hàng tháng là phù hợp nhất.
3.3.2.2. Hoàn thiện tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc tại Công ty
Hiện tại, công ty đã có các tiêu chuẩn đánh giá cho từng nhân viên theo nhóm công việc, tuy nhiên các tiêu chuẩn đánh giá cũng mang tính chung chung, khó đánh giá, không phù hợp và các nhân viên không thống nhất. Chính vì vậy cần xây dựng các tiêu chí mới cho từng đối tượng cụ thể. Các nguyên tắc khi xây dựng tiêu chuẩn:
-Tiêu chuẩn đánh giá phải gắn liền với công việc được phân công và gắn liền với mục tiêu chiến lược của tổ chức;
-Tiêu chuẩn đánh giá phải bao quát được mọi khía cạnh của quá trình thực hiện công việc;
-Tiêu chuẩn đánh giá không nên bị đồng nhất hoặc bị sai lệch do những yếu tố khách quan;
-Tiêu chuẩn phải đảm bảo độ tin cậy theo thời gian và đối với tất cả những người thực hiện đánh giá;
-Tiêu chuẩn đánh giá phải mang tính khả thi cao, phù hợp với thực tế.
-Tiêu chuẩn phải gắn với mục đích cá nhân.
Dựa trên mục tiêu của tổ chức, những đặc điểm cụ thể của nhân viên tại Công ty TNHH MTV Cao su 75,tiêu chuẩn đánh giá hiện đang áp dụng tại Công ty (Phụ lục 3), tác giả đề xuất hoàn thiện xây dựng tiêu chuẩn đánh giá cho nhóm nhân viên ở các phòng ban, phân xưởng gồm: Tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công việc được giao theo kế hoạch trọng số 80%; tiêu chuẩn chung về thái độ, kỷ luật trọng số 10%; tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công việc đột xuất trọng số 10%.
Tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công việc được thể hiện qua các chỉ số KPI về mục tiêu của quá trình và KPI của các hoạt động trong các quá trình. Căn cứ xây dựng các tiêu chí đánh giá là dựa theo bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc của mỗi chức danh.
Tiêu chuẩn chung về thái độ, kỷ luật là việc đánh giá việc chấp hành nội quy lao động, quy chế làm việc, tác phong làm việc, phối hợp với cá nhân, bộ phận khác khi làm việc; giao tiếp với cấp trên, khách hàng, đồng nghiệp và cấp dưới; giữ gìn vệ sinh nơi làm việc. Tác giả đề xuất hoàn thiện tiêu chuẩn ĐGTHCV cho bốn nhóm CBCNV chủ yếu trong Công ty như sau:
79
Bảng 3.1. Bảng tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc cho nhân viên mua hàng
Họ và tên:
Vị trí/chức danh: Nhân viên mua hàng (vật tư) Phòng/ ban: Phòng KH - VT
A
Cung ứng vật tư đáp ứng đúng kế 1.
hoạch sản xuất.
Số lượng phiếu Kaizen được duyệt 2.
trong tháng 3.
Số lần sai lỗi trong thực hiện quy trình
Hoàn thiện hồ sơ mua sắm, chuyển 4.
cho kế toán kịp thời, chính xác 5.
Tỷ lệ vật tư đạt chất lượng theo tiêu chuẩn nội bộ
6.
Đề xuất min max vật tư các kho phù hợp
Tổng hợp thông tin, số liệu nhập xuất, tồn kho, đối chiếu số liệu giữa 7.
thủ kho và kế toán kịp thời chính xác theo quy định
Số lượng đơn hàng có phàn nàn
8. khách hàng lần 1 về chất lượng
bằng văn bản do lỗi vật tư
1 Tác phong làm việc chủ động 2
Hợp tác và làm việc với các phòng ban
3
Chấp hành nghiêm nội quy, điều lệnh đơn vị
Thái độ - Hành vi - tính tuân thủ kỷ luật
C
1
Tổng điểm đánh giá thực hiện công việc Phân loại:
80
Bảng 3.2. Bảng tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc cho nhân viên kinh doanh
Họ và tên:
Vị trí/chức danh: nhân viên kinh doanh Phòng/ ban: Phòng KH - VT
A
1. Tăng trưởng doanh thu
2.
Tổng số lượng khách hàng truyền thống có doanh thu ≥ 2 tỷ 3.
1 khách hàng mới có doanh thu ≥ 01 tỷ
Giảm tỷ lệ hàng hóa chậm tiêu thụ
4. (Giảm tỷ lệ hàng trích lập dự
phòng) 5.
Số lượng các đơn hàng đặt hàng/ tổng số đơn hàng báo giá 6.
Tỷ lệ công nợ thu hồi đúng và trước hạn
7.
Tỷ lệ khách hàng được gọi điện, gặp gỡ chăm sóc đúng kế hoạch
8.
Tỷ lệ các gói thầu hoàn thành đúng kê hoạch và không bị sai lỗi lớn 9.
Số lần sai lỗi trong thực hiện quy trình
1 Tác phong làm việc chủ động 2
Hợp tác và làm việc với các phòng ban
3
Chấp hành nghiêm nội quy, điều lệnh đơn vị
Thái độ - Hành vi - tính tuân thủ kỷ luật
C
1
Tổng điểm đánh giá thực hiện công việc Phân loại:
81
Bảng 3.3. Bảng tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc cho nhân viên kỹ thuật
Họ và tên:
Vị trí/chức danh: Nhân viên kỹ thuật Phòng/ ban: Phòng KTCN
A
Tỷ lệ không hoàn thành nghiên cứu
1. sản phẩm mới theo kế hoạch do yếu
tố kỹ thuật
Tỷ lệ đơn hàng có phàn nàn khách
2. hàng lần 1 về chất lượng bằng văn
bản do lỗi công nghệ 3.
Tỷ lệ Quy trình loạt "0" lần đầu sản xuất không đạt chất lượng
4.
Số lần sai lỗi khi Công ty đánh giá/quy trình/lần đánh giá, max Thời gian hoàn thành quy trình
5. công nghệ, hướng dẫn thao tác,
thông báo kỹ thuật.
6.
Tỷ lệ xử lý thành công các phát sinh về công nghệ sản xuất 7.
Tỷ lệ cải tiến chất lượng và mẫu mã sản phẩm
8. Tỷ lệ sự cố xảy ra tai nạn lao động
Thực hiện các nội dung trong đánh
9. giá QAV định kỳ của các đối tác
cung cấp cho Honda
1 Tác phong làm việc chủ động 2
Hợp tác và làm việc với các phòng ban
3
Chấp hành nghiêm nội quy, điều lệnh đơn vị
Thái độ - Hành vi - tính tuân thủ kỷ luật
C
1
Tổng điểm đánh giá thực hiện công việc Phân loại:
82
Bảng 3.4. Bảng tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc cho công nhân sản xuất
Họ và tên:
Vị trí/chức danh: Công nhân sản xuất Phân xưởng:
A
1. Hoàn thành kế hoạch sản xuất
2.
Tỷ lệ sản phẩm đạt chất lượng loại 1
3.
Số lỗi khi thực hiện quy trình sản xuất sản phẩm trong 1 quý
4.
Số lượng phiếu Kaizen được duyệt trong tháng
5.
Số lỗi vi phạm 5S bị trừ điểm trong quý
6.
Tỷ lệ thực hiện theo kế hoạch đào tạo
Các mục tiêu giao trong kỳ
BThái độ và tuân thủ kỷ luật
1Tác phong làm việc chủ động 2
Hợp tác và làm việc với các phòng ban
3
Chấp hành nghiêm nội quy, điều lệnh đơn vị
C
1 2 3
Tổng điểm đánh giá thực hiện công việc
Phân loại:
83
Trong Bảng tiêu chuẩn đánh giá của từng nhóm nhân viên, ngoài các tiêu chuẩn, quy ước đánh giá, trọng số, tác giả đề xuất thêm phần thể hiện nội dung tổng số điểm được chấm, phân loại và nội dung nhận xét của người đánh giá. Nội dung này là phản hồi chính thức của cấp lãnh đạo đối với người được đánh giá đối với những kết quả đạt được, những thiếu sót cần khắc phục và những nội dung cần điều chỉnh trong kỳ sau.
Tiêu chuẩn này không phải là hệ thống cứng nhắc mà nó có thể thay đổi sau mỗi chu kỳ đánh giá. Sau mỗi cuộc họp xem xét đánh giá, trên cơ sở ý kiến thảo luận của các nhân viên, người lãnh đạo hướng dẫn nhân viên viết bản cam kết trách nhiệm và yêu cầu năng lực mới trong giai đoạn hoạch định công việc phù hợp hơn nhằm thực hiện công việc tốt hơn trong tương lai. Căn cứ vào mục tiêu của tổ chức và năng lực thực hiện công việc của CBCNV, Phòng Tổ chức - Lao động sẽ thiết kế lại Bảng tiêu chuẩn mới phù hợp hơn.
3.3.2.3. Hoàn thiện phương pháp đánh giá thực hiện công việc tại Công ty Có
rất nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc, mỗi phương pháp lại có những ưu, nhược điểm riêng.
Hiện tại, Công ty TNHH MTV Cao su 75 đang sử dụng phương pháp đánh giá thang điểm. Với phương pháp thang điểm tuy đã gắn kết được mục tiêu chung cho toàn CBCNV với mục tiêu cá nhân, đánh giá nhanh gọn. Nhưng, việc sử dụng phương pháp thang điểm vẫn chưa hoàn thiện, có hạn chế là:
Tiêu chí chất lượng công việc có 5 mức nhưng chưa định lượng, ẩn chứa hạn chế thiếu chính xác do bị ảnh hưởng của lỗi chủ quan. Điều này, có thể gây nên việc các nhân viên không hài lòng về kết quả đánh giá, giảm hiệu quả công việc.
Chính vì vậy, tác giả đề xuất giải pháp hoàn thiện như sau:
Bước 1: Xây dựng bảng tiêu chuẩn công việc và đánh giá THCV cho mỗi