Quy trình hoạch định luôn thay đổi theo thời gian, giống như các khía cạnh khác của quản trị, để trở nên thích ứng hơn với môi trường và thái độ của người lao động. Một cách tiếp cận mới khi hoạch định chính là khuyến khích sự tham gia của mọi người trong tổ chức, và đôi khi cả những đối tác hữu quan bên ngoài tổ chức, tham gia vào quy trình hoạch định. Cuộc cách mạng trong cách tiếp cận mới bắt đầu với việc phân quyền trong hoạch định, theo đó các chuyên gia sẽ làm việc với các nhà quản trị tại các đơn vị độc lập hay bộ phận chủ yếu để hình thành các mục tiêu và kế hoạch của đơn vị. Các nhà quản trị trong toàn thể tổ chức cần đưa ra các giải pháp mang tính sáng tạo riêng của mình khi xử lý các vấn đề và cam kết mạnh hơn trong việc theo dõi chúng trong suốt quá trình thực
hiện. Khi môi trường ngày càng thay đổi hơn bao giờ hết, các nhà quản trị cấp cao cần nhìn thấy ích lợi của việc thúc đẩy phân quyển mạnh mẽ hơn trong hoạch định bằng cách để các chuyên gia làm việc trực tiếp với các nhà quản trị theo tuyến, và cả người lao động để hình thành những kế hoạch có tính năng động trong việc đáp ứng các nhu cầu ngày càng thay đổi nhanh chóng. Trong môi trường kinh doanh có tính phức tạp và cạnh tranh
h, việc tạo được tư duy xây dựng và triển khai chiến lược cho mỗi người lao động là một điểu đang được kỳ vọng. Hoạch định đang trở nên sinh động hơn khi người lao động tham gia vào quá trình thiết lập các mục tiêu và xác định những phương tiện để đạt chúng. Phần kế tiếp sẽ cung cấp một số công cụ cần thiết trong hoạch định sáng tạo.
1. Thiết lập các mục tiêu có tính mở rộng để đạt được sự tuyệt hảo
Các mục tiêu có tính mở rộng là những mục tiêu có tính hợp lý nhưng đầy tham vọng. Các mục tiêu này cần rõ ràng, hấp dẫn, và đầy hình tượng để có thể kích thích nhân viên và tạo ra sự tuyệt hảo. Chúng là những mục tiêu vượt quá mức khả năng hiện tại hướng đến việc thúc đẩy mọi người trở nên sáng tạo trong việc tìm ra phương thức hoàn thành.
Ví dụ: Chúng ta hãy xem xét tình huống sau đây của Công ty PepsiCo đã đặt ra một số "mục tiêu táo bạo lớn" (BHAG-Big hairy audacious goal) trong thập kỷ tới bao gồm làm cho các hoạt động của Vương quốc Anh không sử dụng nhiên liệu hóa thạch và rút các nhà máy lớn nhất của mình khỏi lưới điện nước. Ngoài ra còn có cam kết rằng đến năm 2020, công ty sẽ không đưa gì vào bãi rác trong toàn bộ chuỗi cung ứng của mình và sản xuất tất cả các bao bì sản phẩm từ các nguồn tái tạo. Thuật ngữ “BHAG” này xuất phát đầu tiên trong tác phẩm “Xây dựng tầm nhìn cho công ty của bạn” ra đời vào năm 1996 của hai tác giả nêu trên. Ngày nay khái niệm BHAG được sử dụng để mô tả những mục tiêu lớn, có tính chất truyền cảm hứng, và vượt ra khỏi những mô thức hiện hành, chúng có thể làm tổn thương lòng tự trọng và kích hoạt tính tự ái của con người để họ có thể tập trung hết tâm ưí vào việc thực hiện, và làm thay đổi tư duy của họ.
Tuy nhiên bên cạnh việc thiết lập những mục tiêu như vậy, các mục tiêu cần có tính khả thi để tránh tình trạng rơi vào sự chán nản, không khuyến khích được họ, và đôi khi buộc họ phải thực hiện những hành vi không hợp đạo đức để hoàn thành mục tiêu.
Các mục tiêu mở rộng và BHAG (BHAG-Big hairy audacious goal-một mục tiêu luôn đầy tính táo bạo) ngày càng trở nên quan trọng vì mọi việc đang thay
đổi nhanh chóng. Một công ty chỉ tập trung vào sự phát triển tuần tự, cải tiến sản phẩm, quy trình, hay hệ thống từng bước sẽ bị tụt hậu trong thế giới ngày nay. Các nhà quản trị có thể sử dụng các mục tiêu mở rộng và BHAG để khuyến khích người lao động suy nghĩ về những cách thức mới tạo ra được sự bùng nổ về tư duy sáng tạo và sự mạo hiểm cao.
2. Sử dụng các bảng đo lường thực hiện
Các công ty đã bắt đầu sử dụng bảng đo lường thực hiện hoạt động kinh doanh như là một phương tiện để các nhà quản trị cấp cao để theo dõi, đo lường các kế hoạch đang tiến triển như thế nào trong quá trình hoàn thành các mục tiêu dựa trên một số tiêu thức đo lường chủ yếu như: doanh số từng thị trường mục tiêu, số lượng sản phẩm bị lùi đơn hàng, tỷ lệ các cuộc gọi đến bộ phận dịch vụ khách hàng được giải quyết trong một khoảng thời gian cụ thể.
Sức mạnh thực sự của bảng đo lường thực hiện chỉ phát huy hết khi nào chúng được áp dụng cho toàn bộ công ty, thậm chí cho các nhà máy, hay bộ phận bán hàng để tất cả người lao động có thể theo dõi tiến trình hoàn thành các mục tiêu, nhận dạng được những điều gì đang thất bại trong hiện tại, và tìm các biện pháp đầy sáng tạo để đưa mọi hoạt động trở lại đúng hướng trên con đường đi đến mục tiêu.
3. Triển khai các đội thu nhập thông tin tình báo
Dự đoán và quản trị sự không chắc chắn và bất ổn trong môi trường là một việc quan trọng trong hoạt động hoạch định vì nó giúp cho nhà quản trị có những thông tin tốt để tiến hành lựa chọn các kế hoạch và mục tiêu trong điều kiện không đầy đủ thông tin.
Số lượng các công ty hàng đầu sử dụng các đội thu thập thông tin tình báo để đáp ứng những thách thức này ngày càng tăng. Một đội thu thập thông tin tình báo được thành lập bằng cách sử dụng các nhà quản trị và người nhân viên thuộc các chức năng khác nhau, đội này thường được dẫn dắt bởi những chuyên gia về thông tin cạnh tranh. Những thành viên trong đội cùng làm việc với nhau để tạo sự thông hiểu sâu sắc về các vấn để kinh doanh cụ thể, với mục đích làm sáng tỏ, nhận dạng các khả năng xảy ra, và đưa ra những khuyến cáo về các kế hoạch và mục tiêu liên quan đến vấn để kinh doanh đó. Các đội thu thập thông tin tình báo có vai trò rất hữu ích khi tổ chức phải đối mặt với những thách thức lớn về thông tin.