Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mỗi đơn vị chỉ có một hệ thống sổ kế toán. Mặc dù, Công ty TNHH Lan Phố áp dụng hệ thống sổ kế toán ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC, tuy nhiên trong quá trình hạch toán, kết xuất ra sổ chi tiết, sổ cái, trên các mẫu sổ này có ghi các thông tin có liên quan đến mẫu sổ ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ – BTC. Do đó, Công ty cần phải điều chỉnh các mẫu sổ này sao cho phù hợp, đảm bảo đúng yêu cầu thống nhất hệ thống sổ kế toán ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC.
Công ty TNHH Lan Phố
Thôn Bắc - Xã Lưu Kiếm – TN - HP
3.2.2. Hoàn thiện kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Hình thức tạm ứng thường được áp dụng đối với các loại vật liệu có giá trị và khối lượng nhỏ. Khi phòng kinh doanh có đề xuất mua vật tư sẽ cử cán bộ đi mua. Cán bộ này làm giấy đề nghị tạm ứng xin tạm ứng một khoản tiền phục vụ cho việc thu mua vật tư.
Ví dụ: Ngày 20/9/2011, nhân viên Nguyễn Mạnh Hùng được cử đi mua dầu thủy lực CS46 NIKKO, tổng số tiền thanh toán là 9.020.000 đ (bao gồm VAT 10%). Công ty lập đề nghị tạm ứng, phiếu chi, quyết toán tạm ứng như sau:
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 20 tháng 9 năm 2011 Số: 1109/001 Kính gửi:…Ban giám đốc Công ty TNHH Lan Phố ...
Tên tôi là: ....Nguyễn Mạnh Hùng ...
...
...
...
...
Địa chỉ:…Phòng kinh doanh – Công ty Đề nghị cho tạm ứng số tiền…10.000.000 (Mười triệu đồng chẵn) ...
Lý do tạm ứng:…Mua dầu thủy lực CS46NIKKO ...
Thời hạn thanh toán: 2 ngày (kể từ ngày tạm ứng) ...
Giám đốc Kế toán trƣởng Ngƣời đề nghị tạm ứng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu số: 03-
Khi chi tiền tạm ứng kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 141: 10.000.000
Có TK 111: 10.000.000
Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập bảng thanh toán tạm ứng kèm theo những chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng; theo đó, kế toán ghi:
Nợ TK 152: 8.200.000 Nợ TK 133: 820.000 Có Tk 141: 9.020.000
Khoản tạm ứng chi không hết được xử lý như sau: Nợ Tk 111: 980.000
Có TK 141: 980.000
Trường hợp số thực chi lớn hơn số đã tạm ứng, kế toán làm phiếu chi để thanh toán thêm cho người tạm ứng.
Nợ TK 152, 153, 156, 621, 627… Có TK 111