3 CHƯƠNG III: NHỮNG TỒN TẠI VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ
3.2.4Về hoàn thiện tổ chức luân chuyển chứng từ
Với đặc điểm địa bàn hoạt động của Công ty rất rộng, tại các công trình đều có nhân viên ké toán công trình lập, thu nhận và gửi các chứng từ về phòng kế toán của Công ty theo định kỳ. Tuy nhiên, trên thực tế việc giao khoán nộp chứng từ của các nhân viên kế toán đội thường rất chậm trễ gây khó khăn cho công tác hạch toán tập trung tại Công ty. Thông thường việc giao nộp chứng từ thường kéo dài qua nhiều tháng, chỉ khi có sự hối thúc của phòng kế toán, các kế toán đội mới giao nộp tập trung thành đợt vào cuối kỳ làm cho công tác hạch toán bị dồn lại dẫn đến việc quyết toán thường chậm, không đáp ứng được nhu cầu quản lý. Đôi khi, các kế toán cũng không tuân thủ đầy đủ nguyên tắc về chế độ chứng từ kế toán.
Những tồn tại trên trong công tác tổ chức luân chuyển chứng từ gây khó khăn không nhỏ cho công tác hạch toán kế toán tập trung tại phòng kế toán của Công ty đôi khi không phản ánh đúng các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ. Để khắc phục những khó khăn này theo em có thể thực hiện một số giải pháp sau:
• Đôn đốc giao nộp các chứng từ của các đội kế toán đội: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, Công ty tiến hành tạm ứng cho các đội đảm bảo về vật tư, nhân lực cho thi công công trình. Các đội muốn tạm ứng phải có “Giấy xin tạm ứng”kèm theo các bản hợp đồng. Như vậy có thể quy định chặt chẽ thời hạn thanh toán các chứng từ bằng cách quy định rõ các đội phải quyết toán xong các lần tạm ứng trước mới được tạm ứng lần tiếp theo.
• Nhân viên kế toán tại phòng tài chính – kế toán của Công ty cần tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ kế toán cũng như các quy định về kế toán (cụ thể là chế độ chứng từ) cho kế toán đội và đội trưởng xây dựng tuân thủ chế độ chứng từ kế toán.