II. Lý do xây dựng hệ thống thông tin quản lý quy trình bảo trì bảo dưỡng
2.1Bộ phận dịch vụ
2. Khảo sát chi tiết các yêu cầu của hệ thống thông tin quản lý quy trình bảo trì bảo
2.1Bộ phận dịch vụ
Chức năng chủ yếu của phần mềm là giải quyết vấn đề liên quan từ khâu khách hàng vào bảo dưỡng đến khi khách hàng hài lịng hay nói cách khác là quản lý quy trình làm việc của nhân viên bộ phận dịch vụ.
Nhiệm vụ đối với hệ thống thông tin: Nhập số liệu, in các phiếu, hóa đơn bằng máy, có thể thống kê số liệu, tìm kiếm thơng tin một cách nhanh nhất. Bên cạnh đó phải đảm bảo sự chính xác khi tính thời gian làm việc cũng như chi phí sửa chữa cho khách hàng. Cơng ty có u cầu khi khách hàng khơng hẹn trước cũng như hẹ trước lái xe vào khu vực cơng ty thì ngay lập tức nhân viên phải tìm được thơng tin về khách hàng dựa trên số xe và loại xe để khi khách hàng vào phải chào họ bằng tên (tránh nhầm lẫn trừ trường hợp xe đổi chủ sở hữu đó là lỗi thuộc về khách quan). Hệ thống thông tin phải làm việc hết sức nhanh chóng kịp thời và chính xác. Hệ thống thơng tin xử lý dựa trên phiếu bảo dưỡng hay còn gọi là phiếu RO và phiếu báo giá, trên hai phiếu đó có đầy đủ thơng tin về khách hàng cũng như xe của họ hay ngày sửa chữa, chi phí sửa chữa… Một ngày có khoảng trung bình 20 khách hàng cũ và thêm 2 khách hàng mới nên việc xử lý bằng máy tính là hồn tồn hợp lý.
Tại bộ phận này hiện nay đang sử dụng một số báo cáo như: • Tự động lên báo giá cho khách hàng
• Tự động lên phiếu RO cho khách hàng dựa trên các thơng tin ban đầu. • Danh sách Kỹ thuật viên hồn thành cơng việc đúng giờ (căn cứ để đánh giá khả năng chuyên môn của KTV cũng như căn cứ cho cơng tác thưởng vào cuối mỗi tháng).
• Danh sách phụ tùng được sử dụng trong ngày để bộ phận kho có thể thống kê lượng nhập xuất tồn mỗi ngày để khơng xảy ra tình trạng thiếu phụ tùng cho ngày sửa chữa hôm sau.