2 Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán từng cuộc kiểm toán cụ thể
2.2.2 Kiểm soát hồ sơ kiểm toán
Hệ thống hồ sơ kiểm toán giúp cho quá trình lập kế hoạch kiểm toán, lập giấy tờ làm việc, xác định và kiểm tra các bước kiểm soát, lập báo cáo tài chính sau kiểm toán, lưu trữ các thông tin khác để giao dịch và phục vụ khách hàng.
Ý nghĩa của Hồ sơ kiểm toán là vô cùng quan trọng, VAE cũng đã có hệ thống hồ sơ kiểm toán thống nhất. Trong đó mục tiêu của việc thiết lập hồ sơ kiểm toán hướng tới những yếu tố sau:
- Dễ dàng trong kiểm tra soát xét hồ sơ.
Đối với KTV phụ trách chính cuộc kiểm toán, nhìn vào hồ sơ kiểm toán KTV có thể nhận thấy ngay tiến độ của hợp đồng đang thực hiện. Qua đó Chủ nhiệm kiểm toán, KTV nêu lên những công việc cần làm tiếp theo, chất lượng công việc cũng như sự có mặt hay không có mặt của những tài liệu cần thiết trong hồ sơ. Như vậy, việc tổ chức hồ sơ rõ rang giúp ích rất nhiều trog việc rút ngắn thời gian kiểm toán, công việc sẽ hiệu quả.
Đối với những lãnh đạo hay người ký BCKT: thì công việc soát xét hồ sơ trước khi đưa ra ý kiến kiểm toán là rất quan trọng, và hồ sơ được thiết lập sẽ giúp cho công việc kiểm tra soát xét được dễ dàng hơn, giảm thiểu
những sai sót trong kiểm toán. Bố trí hồ sơ hợp lý, sẽ giúp cho các chủ nhiệm soát xét nhanh chóng thuận lợi, trên cơ sở ý kiến sẽ được chính xác hơn.
- Làm tài liệu đào tào cho các lớp nhân viên mới: Hồ sơ kiểm toán các năm trước sẽ tạo điều kiện giúp cho các nhân viên mới có thể hình dung công việc làm của mình trong tương lai, họ có thể dùng hồ sơ năm trước để chủ nhiệm đào tạo sử dụng làm tài liệu đào tạo.
- Làm bằng chứng: cũng như yêu cầu chung đối với hồ sơ kiểm toán thì việc sử dụng hồ sơ kiểm toán cũng nhằm thỏa mãn các yêu cầu của một bằng chứng kiểm toán, có thể chứng minh cho tất cả các công việc mà KTV và trợ lý đã làm và còn trình bày tài liệu một cách đầy đủ khoa học, rõ rang hơn nâng cao sức thuyết phục của bằng chứng.
- Lưu trữ hồ sơ kiểm toán được đơn giản hóa: Việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán năm và thường trực nhằm đảm bảo cho công việc lưu trữ được đơn giản hơn. Khi hồ sơ đã được lưu trữ thì cần mmọt tài liệu nào đó tròng hồ sơ cũng rất dễ rang bởi hồ sơ có hệ thống chỉ mục đầy đủ khoa học, tìm kiếm tài liệu được đơn giản hóa. Nguyên tắc trong lưu trữ hồ sơ kiểm toán sẽ là những rằng buộc đối với KTV khi mới bắt đầu nhưng khi đã quen hơn thì sẽ tiết kiệm được thời gian và tăng chất lượng công việc.
- Hồ sơ kiểm toán thông minh góp phần rút ngắn quá trình lập kế hoạch kiểm toán, đưa ra các khả năng rủi ro ở từng phần hành trong khâu lập kế hoạch kiểm toán.Đồng thời, hồ sơ kiểm toán càng hiệu quả cũng giúp kiểm toán viên thiết lập các giấy tờ làm việc phục vụ cho quá trình kiểm tra chi tiết.Để thuận tiện trong công tác quản lý hồ sơ kiểm toán, hệ thống hồ sơ kiểm toán được xây dựng trên cơ sở hệ thống tham chiếu chuẩn của Công ty quy định.
đó, ký tự từ số 100 đến 400 là hồ sơ tổng hợp gồm các thông tin chung về việc thực hiện hợp đồng cuộc kiểm toán đó như là sự đánh dấu sự tìm hiểu những thông tin ban đầu, kế hoạch kiểm toán, báo cáo kiểm toán.Hồ sơ này do KTV phụ trách thực hiện. Các chỉ mục từ số 500 đến 800 chứa đựng tất cả các giấy tờ làm việc được sử dụng trong suốt quá trình kiểm toán. Hồ sơ này được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm được phân công việc cụ thể theo cuộc sẵn theo biểu số 05.
Biểu số 2.5: Hệ thống tham chiếu hồ sơ kiểm toán
Nội dung Tham chiếu
Lập kế hoạch I
Đánh giá rủi ro và môi trường kiểm toán 100
Tìm hiểu hoạt động khách hàng 200
Tìm hiểu các quy trình kế toán 300
Các thủ tục đánh giá phân tích 400
Xác định mức độ trọng yếu 500
Tổng hợp rủi ro và kế hoạch kiểm toán 600
Quản lý kiểm toán II
Tài liệu họp với khách hàng 700
Tài liệu giao dịch với khách hàng 800
Hệ thống kiểm soát nội bộ 900
Kiểm tra chi tiết tài sản III
Phần hành tiền 1000
Phần hành Tài sản cố định 1100
(*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 Về kiểm soát hồ sơ kiểm toán
Ghi chép giấy tờ làm việc
Giấy tờ làm việc được Công ty xây dựng theo quy chuẩn riêng của Công ty, trên các giấy tờ đó đều có biểu tượg Công ty VAE và được đánh số
theo chỉ mục trên biểu số 5. Trong thực hiện kiểm toán các KTV không
được sử dụng giấy tờ làm việc nào khác, chỉ có giấy tờ của VAE mới được
lưu vào hồ sơ kiểm toán của Công ty, ngoài ra các giấy tờ ghi chép khác
không được coi là bằng chứng kiểm toán, hay sử dụng tài liệu để làm soát
xét.
Các giấy tờ làm việc tại một hồ sơ kiểm toán tại phòng nghiệp vụ I:
- Tờ tổng hợp số dư kiểm toán: là một phần quan trọng nhất của hồ sơ kiểm toán, nó phản ánh số dư tài khoản trước điều chỉnh và phân loại sau điều chỉnh. Mỗi khoản mục của BCTC trên giấy tờ làm việc đều phải đánh số tham chiếu vào từng phần hành riêng (đánh tham chiếu trên từng số liệu).
- Tờ tổng hợp: gồm những giấy tờ làm việc phản ánh số dư trên sổ cái mà nằm trong một khoản mục của BCTC. Tờ tổng hợp từng phần này cũng tập hợp tất cả các bút toán điều chỉnh có ảnh hưởng đến khoản mục đó được giải thích tại tờ ghi chú soát xét. KTV phải đánh dấu tham chiếu từ tờ này đến tờ chương trình kiểm toán để người soát xét có thể soát xét nội dưng kiểm tra từng khoản mục.
- Tờ ghi chú: là những tờ ghi chép các thông tin cơ sở của khách hàng có ảnh hưởng trực tiếp tới phần hành kiểm toán. Thí dụ như khi kiểm tra phần hành tiền thì tờ lưu trữ các thông tin về đơn vị tiền tệ hoạch toán, ngoại tệ sử dụng, tỷ giá giao dịch của NHNN, các số hiệu tài khoản ngân hàng mà Công ty thực hiện giao dịch, biên bản kiểm kê tiền, giấy báo nợ hay có của ngân hàng. Ngoài ra trong tờ giấy tờ ghi chú hệ thống này cũng phản ánh các phân tích của KTV, mức rủi ro đánh giá về các tài khoản trong phần hành đó.
- Chương trình kiểm toán: là bảng tổng hợp các thủ tục kiểm toán chi tiết đối với một phần hành. Ở mội phần hành, chương trình kiểm toán đều có hệ thống các thủ tục chuẩn. KTV trên cơ sở đánh giá rủi ro kiểm toán và môi
trường kiểm soát cũng như sau khi tìm hiểu về hoạt động sản xuất, kinh doanh của khách hàng sẽ tiến hành trả lời các câu hỏi có sẵn để xác định thủ tục kiểm toán sẽ thực hiện.
- Giấy tờ làm việc: như đã đề cập ở phần trên, giấy tờ làm việc dung để ghi chép và lưu trữ các bằng chứng mà kiểm toán viên thu thập được trong quá trình kiểm toán phục vụ cho việc đưa ra ý kiến về phần hành kiểm toán.
- Bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh: giấy tờ này dùng để tập hợp toàn bộ các bút toán đã thống nhất với khách hàng. Sau đó các bút toán đã điều chỉnh và phân loại lại và được ghi vào giấy tờ làm việc đó là tờ tổng hợp số dư kiểm toán và bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh thì KTV mới lập BCTC mới sau khi đã điều chỉnh.
Các giấy tờ làm việc những phần hành chính thì do Chủ nhiệm kiểm toán lập hoặc do KTV phụ trách phần hành trực tiếp lập và sẽ được soát xét, kiểm tra trực tiếp bởi ccác KTV cấp cao hơn.
Soát xét giấy tờ làm việc của KTV
Đối với các giấy tờ làm việc mà được Chủ nhiệm kiểm toán lập thì việc soát xét bởi Phó tổng giám đốc hoặc do Tổng Giám Đốc soát xét. Trình tự được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Trình tự tham gia soát xét của Ban Giám đốc
Sơ đồ 2.4: Trình tự soát xét của chủ nhiệm kiểm toán
Theo biểu số 03 trong cuộc khách hàng XYZ tại Hà Nội, công việc soát xét giấy tờ được thực hiện như sau:
Công việc của KTV: trong suốt thời gian kiểm toán, chị Nguyễn Hồng Vân và Chị Trinh sẽ thực hiện kiểm toán và hoàn thiện giấy tờ làm việc các phần hành như Giá vốn hàng bán, giá thành sản phẩn, doanh thu, Báo cáo, Lập kế hoạch, vốn chủ sở hữu đây là những phần hành phức tạp. Sau mỗi phần hành, các giấy tờ làm việc do trợ lý kiểm toán Hà thực hiện được chuyển cho KTV Trinh soát xét. Việc kiểm soát và soát xét của KTV Trinh được thực hiện trong suốt cuộc kiểm toán. Tuy vậy, KTV bắt buộc
Trợ lý kiểm toán Kiểm toán viên chính Chủ nhiệm kiểm toán
Ghi chép giấy tờ
làm việc Soát xét giấy tờ làm
việc
Ghi chép giấy tờ làm việc
Soát xét giấy tờ làm việc
phải thực hiện soát xét chính thức hồ sơ kiểm toán trước khi chuyển cho KTV chính soát xét.
Việc soát xét hồ sơ là để đảm bảo rằng các trợ lý kiểm toán đã thực hiện đúng, hợp lý các thủ tục kiểm toán đã được thiết lập và chương trình kiểm toán cũng như các giấy tờ làm việc đã hoàn thành và được ghi chép đầy đủ. Các yêu cầu về hình thức đối với giấy tờ làm việc là phải có đầy đủ tên người lập, ngày soát xét; phải có nội dung soát xét, tên khách hàng, tài khoản kiểm tra…Về nội dung, chị Trinh sẽ kiểm tra tính đầy đủ của các thông tin phản ánh trên giấy tờ làm việc như nội dung cấu thành số dư tài khoản tiền, các bước kiểm toán áp dụng, phát hiện của KTV, đánh giá, kết luận và gợi ý điều chỉnh của KTV, giải thích các ghi chú kiểm tra.
Ví dụ về một giấy tờ làm việc kiểm soát phần hành tiền mặt theo:
Biểu số 2.6: Giấy tờ làm việc kiểm tra chi tiết tiền mặt
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ ĐỊNH GIÁ VIỆT NAM VIETNAM AUDITING AND EVALUATION COMPANY
Client/ Khách hàng: công ty CP XYZ Prepare/ Người lập (ký tên)…date 23/2/2007 Period/ Kỳ: từ 1/1/06- 31/12/06 Reviewed by/ nguời soát xét NHV date ………… Subject / Nội dung: kiểm tra chi tiết Tk tiền mặt
Stt nội dung theo sổ sách kế toán số KTV chênh lệch ghi chú 1 Chi tiền cho CNV 2.581.133.000 2.581.133.000 0
2 Chi tiếp khách 2.825.048.000 2.793.832.000 312.156 đã kt .Note:
Không có chênh lệch nào đáng kể, mục tiêu kiểm toán đã đạt đ ược.
(*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006
Biểu số 2.6 thể hiện dấu soát xét của 2 cấp kiểm toán là Kiểm toán viên và trưởng nhóm kiểm toán.
- Công việc của kiểm toán viên chính: Sau khi kiểm toán viên Trinh soát xét, các giấy tờ làm việc được tập hợp thành hồ sơ kiểm toán và gửi cho KTV Vân kiểm tra, kiểm soát. Mục đích của việc soát xét của KTV chính là để đánh giá tất cả các bằng chứng kiểm toán thu thập được qua các cuộc kiểm toán để có thể đưa ra ý kiến kiểm toán tương ứng và các báo cáo khác được phát hành kèm theo. Soát xét của KTV chính phải đảm bảo rằng từ khâu lập kế hoạch chương trình kiểm toán đến các bước kiểm toán đều đã được ghi chép đầy đủ trong hồ sơ kiểm toán trước khi chuyển cho chủ nhiệm kiểm toán và Ban giám đốc soát xét. Nhiệm vụ của KTV Vân là phải bảo đẩm tất cả các giấy tờ làm việc của KTV và trợ lý kiểm toán trong hồ sơ kiểm toán đã được tự soát xét.
- Công việc của chủ nhiệm kiểm toán: chủ nhiệm kiểm toán là người chịu trách nhiệm trực tiếp đối với một cuộc kiểm toán. Trong quá trình kiểm toán, chủ nhiệm kiểm toán Sơn phải thường xuyên theo dõi và kiểm soát về tiến độ và chất lượng công việc thực hiện. Cụ thể thì Chủ nhiệm kiểm toán Sơn phải có trách nhiệm giải đáp mọi thắc mắc cũng như đưa ra các quyết định giải quyết các khó khăn trong quá trình thực hành kiểm toán của các KTV. Ngoài ra, chủ nhiệm kiểm toán có trách nhiệm soát xét giấy tờ làm việc của trợ lý kiểm toán, các KTV và trách nhiệm soát xét lại các giấy tờ làm việc được lập bởi KTV chính hay trưởng nhóm kiểm toán.
Về trình tự soát xét của KTV chính và chủ nhiệm kiểm toán có sự khác nhau:
Nếu KTV Vân soát xét chi tiết từng giấy tờ làm việc của tất cả các phần hành, tiến hành đối chiếu giữa tờ tổng hợp và chi tiết thì Chủ nhiệm kiểm toán lại soát xét theo một trình tự khác. Tức là chủ nhiệm kiểm toán sẽ soát xét tất cả các tờ tổng hợp của từng khoản mục trên BCTC, kết luận của kiểm toán viên đối với ừng phần hành, chương trình kiểm toán đối với từng
phần hành đã được thực hiện, các công việc do KTV thực hiện mà chưa được soát xét. Sau đó Chủ nhiệm kiểm toán Sơn sẽ xét đoán và quyết định xem phải đi sâu vào soát xét những tờ chi tiết dưa trên tính trọng yếu, đánh giá rủi ro và kinh nghiệm nghề nghiệp của các kiểm toán viên và các trợ lý kiểm toán trong cuộc kiểm toán đó.
Ở giai đoạn kết thúc kiểm toán, chủ nhiệm kiểm toán cần phải phân tích các thông tin tài chính trên báo cáo tài chính. Kiểm toán viên chính thực hiện soát xét trước khi lập báo cáo kiểm toán, chủ nhiệm kiểm toán sẽ xem xét kết quả phân tích soát xét của kiểm toán viên chính.
Ở giai đoạn này có một mốc đánh dấu là kiểm soát để phát hành báo cáo. Do vậy, mọi công tác soát xét cần phải được tiến hành cẩn thận và qua nhiều cấp soát xét, trước tiên là của kiểm toán viên soát xét những công việc của trợ lý kiểm toán, sau đó chuyển sang cấp kiểm soát cao hơn là truởng nhóm kiểm toán đến Chủ nhiệm kiểm toán. Sau đây là giấy tờ soát xét trong cuộc kiểm toán Công ty cổ phần XYZ.
Biểu số 2.7: Giấy tờ soát xét kiểm tra báo cáo tài chính của Công ty CP XYZ
(*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ ĐỊNH GIÁ VIỆT NAM VIETNAM AUDITING AND EVALUATION COMPANY Khách hàng: Công ty CP vaXYZ Người soát xét: HS,NHV Nội dung: Kiểm tra báo cáo tài chính Ngày soát xét:23/2/07 Kỳ thực hiện: 1/1/06 đến 31/12/06
GIẤY SOÁT XÉT
Stt Nội dung soát xét Tham chiếu Giải trình 1 Xem lại nội dung của VCSH v
không phù hợp với chi phí phát hành 2 Xem xét lại công ty có ghi v nhận vốn góp bằng thương hiệu
không phải có ý kiến 3 Bổ xung tiền mặt vốn, quỹ
còn thiếu so với báo cáo mẫu v 4 Hoàn thiện các giấy tờ và
file kiểm toán v Note:
- Nhóm kiểm toán xem lại các chỉ tiêu trên báo cáo đã trùng khớp chưa
- Bổ xung các số liệu đã sủa vào các giấy tờ làm việc
Biểu trên thể hiện soát xét của hai cấp kiểm toán là Trưởng nhóm kiểm toán và chủ nhiệm kiểm toán. Sau khi thu thập tài liệu, trợ lý kiểm toán Hà tổng hợp trên giấy tờ làm việc và gửi cho trưởng nhóm kiểm toán Vân và ghi chú những vấn đề cần lưu ý trên giấy tờ soát xét. Khi đã có ý kiến trên giấy soát xét nhóm trưởng Vân lại đưa cho cấp soát xét cao hơn là chủ nhiệm kiểm toán Sơn và ghi lại phần note ở dưới giấy soát xét.
