I. Đánh giá khái quát tình hình tổ chức hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty văn phòng phẩm
4. Hoàn thiện hạch toán dự phòng phải thu khó đòi.
Với hình thức tiêu thụ chủ yếu là bán buôn cho các khách hàng, nên doanh số bán chịu là tơng đối lớn, và do vậy việc quản lý và thu hồi công nợ gặp không ít khó khăn, có những trờng hợp doanh nghiệp không thu đợc nợ của khách hàng với số tiền lớn.
Song ở Công ty không tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi nên khi xác đinh các khoản nợ không có khả năng thu hồi, sau khi có căn cứ cụ thể và có quyết định của Ban giám đốc, kế toán công ty hạch toán toàn bộ vào chi phí bán hàng trong kỳ:
Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 131: xóa khoản nợ phải thu
Việc hạch toán nh vậy sẽ làm tăng đột biến chi phí quản lý doanh nghiệp và ảnh hởng tới kết quả kinh doanh trong tháng.
Để đảm bảo không có những biến động lớn về kết quả kinh doanh, và bảo đảm sự phù hợp của doanh thu và chi phí trong kỳ, công ty nên lập dự phòng với số nợ có khả năng không thu đợc trong tơng lai.
Để lập dự phòng phải thu khó đòi, công ty cần tìm hiểu tình trạng tài chính của khách hàng, nếu các khoản nợ đã quá 2 năm kể từ ngày đến hạn thu nợ hoặc tuy cha quá hạn 2 năm nhng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản, hoặc có dấu hiệu nh bỏ trốn, đang bị giam giữ... thì đều đợc coi là nợ khó đòi và phải tiến hành lập dự phòng.
Cuối niên độ, khi trích lập dự phòng kế toán ghi: Nợ TK 642: chi phí dự phòng
Có TK 139: dự phòng phải thu khó đòi
Sang năm khi có quyết định xử lý nợ phải thu khó đòi, kế toán phản ánh nh sau:
Nợ TK 139: số dự phòng đã trích Có TK131: xoá nợ phải thu khó đòi Đồng thời ghi đơn Nợ TK004: Nợ khó đòi đã xử lý
Cuối năm sau, tính ra số dự phòng cần lập, so sánh với số dự phòng đã lập:
+ Nếu không tăng, giảm dự phòng thì không cần ghi sổ
+ Nếu tăng dự phòng thì hạch toán tăng dự phòng theo số chênh lệch: Nợ TK642: số chênh lệch
Có TK139: số chênhlệch trích bổ xung
+ Nếu giảm dự phòng thì hạch toán hoàn nhập dự phòng số chênh lệch:
Nợ TK139: số chênh lệch Có TK721: thu nhập bất thờng
Trờng hợp các khoản nợ khó đòi đã xử lý nhng lại thu hồi đợc, kế toán ghi tăng thu nhập bất thờng:
Nợ TK 111,112: số tiền thu đợc Có TK 721: thu nhập bất thờng
Đồng thời ghi đơn Có TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý.