Phòng Tài chính Kế toán của Xí nghiệp có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ các mặt liên quan đến tình hình tài chính, kế toán trong và ngoài xí nghiệp. Ngoài ra phòng còn kiêm thêm chức năng thống kê nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời cho việc ra quyết định trong quản lý.
Sơ đồ số 7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình NKCT
26 Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Do Xí nghiệp Dợc phẩm TW2 là một đơn vị sản xuất có quy mô lớn, số lợng nghiệp vụ phát sinh trong một ngày nhiều, thêm vào đó quy trình sản xuất phức tạp. Do đó nên việc hạch toán theo hình thức Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký sổ cái không thể giúp đơn vị phát hiện sai sót để sửa chữa kịp thời.
Xí nghiệp Dợc phẩm TW2 sử dụng hệ thống tài khoản áp dụng cho các doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 1141TC/CĐKT ngày 1/11/1999 của Bộ trởng Bộ Tài chính. Ngoài ra phục vụ nhu cầu quản lý Xí nghiệp đã thiết kế các tài khoản cấp hai cấp ba phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của mình.
Phòng tài chính kế toán gồm 13 ngời, dới sự quản lý trực tiếp của một Kế toán trởng và phó kế toán trởng để đảm bảo tính chính xác, tính đầy đủ và chặt chẽ của thông tin kế toán.( xem sơ đồ sau)
Sơ đồ số 8: Mô hình bộ máy tổ chức của Phòng tài chính- kế toán
Bảng kê Thẻ và sổ kế
toán chi tiết
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
Kế toán trưởng
Kế toán thanh toán Kế toán ngân hàng Kế toán lương Thủ quỹ Máy tính Thu ngân Phó kế toán trưởng Kế toán vật liệu Kế toán phụ liệu Kế toán tài sản cố định Kế toán giá thành Kế toán tiêu thụ
Quan hệ chỉ đạo Quan hệ cung cấp Chức năng cụ thể nh sau:
• Kế toán trởng: Có chức năng quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp, tham mu phân tích tình hình tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh cho Giám đốc. Là ngời chịu trách nhiệm trực tiếp về các báo cáo tài chính trớc Giám đốc và các đối tợng liên quan(kiểm toán, ngân hàng, chủ đầu t...)
• Phó phòng kế toán: Nhiệm vụ nh một kế toán tổng hợp, thực hiện việc tổng hợp các thông tin từ các kế toán viên khác để lập lên các báo cáo tài chính. Phụ trách công tác phòng Tài chính kế toán khi Kế toán trởng vắng
• Kế toán ngân hàng:
Phụ trách nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng( Ngân hàng Công thơng, Ngân hàng Ngoại thơng, Ngân hàng Đầu t và Phát triển).
Để phục vụ cho việc ghi sổ kế toán ngân hàng sử dụng những chứng từ sau: Giấy thanh toán tạm ứng; Giấy đề nghị tạm ứng; Bảng kiểm kê quỹ; Biên lai thu tiền; Phiếu thu; Phiếu chi. Và sổ sách sử dụng bao gồm: Bảng kê số 1,2;Nhật ký chứng từ số 1,2,5
Liên quan đến chức năng của mình Kế toán ngân hàng phải lập các uỷ nhiệm chi, viết séc, lập các bảng sao kê các khoản thanh toán qua ngân hàng, lập báo cáo thuế Gía trị gia tăng của các khoản mua, bán qua ngân hàng Đồng thời Kế toán ngân hàng còn theo dõi các khoản thanh toán phát sinh hàng ngày trong đơn vị.
• Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt tại két, nhận tiền vào ra. Hàng ngày vào sổ quỹ các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt. Cuối ngày, đối chiếu ổ quỹ với báo cáo quỹ do kế toán ngân hàng lập để kiểm tra, phát hiện ra sai sót kịp thời xử lý.
• Kế toán lơng: Phụ trách việc tính toán lơng cho tất cả các cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp dựa trên các chế độ chính sách và cách thức tính lơng cho từng đối tợng. Kế toán lơng có sự liên hệ chặt chẽ với phòng Tổ chức ở các vấn dề Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Y tế, Kinh phí công đoàn.
Phục vụ cho việc hạch toán ghi sổ lập bảng biểu kế toán lơng sử dụng những chứng từ liên quan sau: Bảng chấm công;Phiếu xác nhận SP, công viêc hoàn thành; Biên bản điều tra tai nạn lao động
Từ những chứng từ này kế toán lơng tiến hành tính toán và lập các bảng biểu:
Bảng thanh toán tiền thởng; Bảng thanh toán tiền lơng; Bảng thanh toán BHXH; Bảng phân bổ tiền lơng.
Do đặc diểm xí nghiệp có 3 kho nên phòng kế toán đã bố trí ba nhân viên theo dõi các kho này. Hàng ngay, vào sổ các hoá đơn chứng từ liên quan đến việc nhập xuất NVL, CCDC, bao bì. Cuối tháng, lên sổ tổng hợp xuất- nhập-tồn, đối chiếu kiểm tra với sổ sách của thủ kho, kế toán thanh toán.
Kế toán kho phụ trách bao bì, phụ liệu còn kiêm việc hạch toán Xây dựng cơ bản và sửa chữa nhỏ.
Kế toán kho cơ khí theo dõi một phần bao bì, đồng thời theo dõi TSCĐ
Kế toán nguyên liệu chính: theo dõi nguyên liệu thờng và nguyên liệu độc, và một số bao bì.
Việc hạnh toán nguyên vật liệu chủ yếu sử dụng các chứng từ sau: Phiếu nhập vật t thuê ngoài chế biến, Phiếu xuất vật t thuê ngoài chế biến, Biên bản kiểm kê VT, SP,HH,Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ, Phiếu lĩnh vật t theo hạn mức, Biên bản kiểm nghiệm, Phiếu lĩnh vật t, Phiếu nhập kho
Từ đó, kế toán thực hiện ghi sổ : Sổ chi tiết vật t, Bảng kê xuất, Bảng kê nhập, Sổ số d.
• Kế toán giá thành :
Chức năng của kế toán giá thành là tập hợp toàn bộ chi phí để tính giá thành của các loại sản phẩm đợc sản xuất theo từng phân xởng trong từng thời kỳ. Định kỳ thành lập báo cáo giá thành theo khoản mục.
Để thực hiện việc tính giá thành sản phẩm kế toán giá thành sử dụng các bảng phân bổ:Bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội, Bảng phân bổ khấu hao, Bảng kê xuất vật t, và các chứng từ liên quan.
Từ những bảng biểu, chứng từ ban đầu này kế toán chuyển số liệu vào các: Bảng kê số 4,5,6; Nhật ký chứng từ số 7.
Ngoài ra kế toán giá thành hằng năm còn phải tính giá thành kế hoạch và giá thành cho mặt hàng nghiên cứu.
• Kế toán tiêu thụ: Thực hiện việc hạch toán thành phẩm và tiêu thụ. Để đa ra đợc các chỉ tiêu toán giá vốn, doanh thu và kết quả sản xuất kinh doanh, kế toán phải sử dụng: Phiếu xuất kho kiêm điều chuyển nội bộ; Phiếu nhập kho;Hoá đơn giá trị gia tăng.
Từ đó kế toán tiêu thụ ghi một số loại sổ sau: Sổ chi tiết thành phẩm, Sổ chi tiết 131, Bảng kê số 8,10,11, Nhật ký chứng từ số 8
Để thực hiện chức năng của kế toán tiêu thụ, đồng thời do đặc điểm kinh doanh nhiều loại mặt hàng và khách hàng, nên Xí nghiệp phân cho hai kế toán viên theo dõi phần hành này.
Kế toán thành phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi, tập hợp các chứng từ liên quan đến việc nhập, xuất kho thành phẩm theo các mục đích khác nhau. Theo dõi giá vốn hàng bán.
Kế toán tiêu thụ: tập hợp các hoá đơn liên quan đến khâu tiêu thụ sản phẩm sản phẩm của xí nghiệp, tiến hành ghi sổ. Hàng tháng, trớc ngày 10, kế toán tiêu thụ lập báo cáo thuế GGTGT đầu ra, kết hợp số liệu trên báo cáo thuế GTGT của kế toán ngân hàng và báo cáo thuế GTGT đầu vào của kế toán thanh toán với ngời bán để lên báo cáo tổng hợp thuế GTGT phải nộp của Xí nghiệp.
Theo dõi doanh thu hàng bán, giảm giá hàng bán hàng bán trả lại…
• Kế toán thanh toán:
Kiểm tra các hoá đơn , chứng từ mà phòng cung ứng, kho nộp lên để phản ánh ghi sổ các nghiệp vụ. Định kỳ, kế toán thanh toán lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu vào để cùng với báo cáo thuế của kế toán tiêu thụ lập thành báo cáo GTGT phải nộp.
Ngoài ra, kế toán thanh toán còn theo dõi tình hình thanh toán các khoản tạm ứng cho khách hàng, công nhân viên, thanh toán lơng, thu bảo hiểm...
• Kế toán TSCĐ: Theo dõi biến động tăng giảm của TSCĐ ở từng đơn vị, phân xởng và toàn xí nghiệp. Tính và phân bổ khấu hao cho từng TSCĐ.
•Nhân viên kinh tế phân xởng: Đợc quản lý bởi quản đốc từng phân xởng. Hàng ngày, phối hợp với kế toán kho, kế toán giá thành lên tổng hợp xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất.
Trớc những yêu cầu của cơ chế thị trờng, cùng với sự xắp xếp lại các phòng ban cho phù hợp với quy mô hoạt động mới, hệ thống kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm TW2 đã không ngừng đợc nâng cao về cơ cấu cũng nh chất l- ợng. Với việc phân bổ lực lợng một cách hợp lý giữa các phần hành, hệ thống kế toán tại Xí nghiệp đã phát huy đợc sức mạnh tổng hợp của mình.