I. Tổng quan về Công ty
a. Dựa theo mục tiêu sản xuất kinh doanh của công ty
Trước hết phải căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty không chỉ trong năm tới mà còn trong trung hạn, dài hạn.
Thông qua việc phân tích nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong công ty, phương hướng phát triển công ty, sẽ xác định được số lượng và chất lượng đội ngũ nhân lực trong công ty cần có, từ đó phòng tổ chức hành chính xây dựng được kế hoạch đào tạo đội ngũ nhân lực trong thời gian trước mắt và lâu dài. Để xây dựng kế hoạch nhân lực trong công ty, phải các định cung hiện có trong công ty, cầu lao động mà công ty cần, sau đó lập bảng cân đối nhân lực.
Chức danh công
Hiện có Nhu cầu sử dụng Cân đối Ghi
chú SL Trình độ Kinh nghiệm Độ tuổi SL Trình độ Kinh nghiệm Độ tuổi Thừa Thiếu
Sau khi lập được bảng cân đối nhân lực cần so sánh việc cung cầu lao động trên thị trường, kết hợp với việc tuyển dụng, từ đó xác định được số lượng cần đào tạo là bao nhiêu, chức vụ, kĩ năng kinh nghiệm gì cần có, phòng ban nào,… để đáp ứng nhu cầu nhân lực của công ty.
Hoạt động phân tích công việc là hoạt động rất quan trọng để xác định nhu cầu đào tạo trong công ty. Thông qua việc so sánh chức năng, nhiệm vụ của các cá nhân trong công ty cần có để thực hiện công việc với khả năng thực tại để biết được họ đang thiếu hụt gì, cần được đào tạo gì.
Trong thực tế, công ty mới xây dựng bảng mô tả công việc nên không xác định hết các kĩ năng, trình độ, công việc người lao động đảm nhận để có chính sách đào tạo cho phù hợp.
Để hoạt động phân tích công việc có hiệu quả thì tiến hành xây dựng đầy đủ 3 bản: Bản Mô tả công việc, bản Yêu cầu công việc, bản Tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Xây dựng tốt các bảng này đòi hỏi quá trình thu thập thông tin cho công việc phải đầy đủ, chính xác nên công ty có thể áp dụng các biện pháp sau: 8
- Phương pháp phỏng vấn: để người lao động cho biết những nhiệm vụ họ phải làm, thực hiện như thế nào và đòi hỏi trình độ, kinh nghiệm ra sao.
- Phương pháp quan sát : người thủ trưởng quan sát một nhóm người thực hiện công việc để xem họ phải làm những gì, làm như thế nào, làm việc ra sao, với công cụ trang thiết bị gì.
- Phương pháp bản hỏi: được thiết kế sẵn một danh mục câu hỏi ghi hành vi, điều kiện, công việc liên quan theo mức độ phức tạp, thời gian thực hiện,…để người lao động trả lời. Phương pháp này tiết kiệm được thời gian và thu được kết quả từ nhiều đối tượng.
Nếu có điều kiện, thời gian công ty nên áp dụng cả 3 phương pháp trên để thu được kết quả chủ quan, chính xác.
* Các bản trong phân tích công việc đáp ưng được các nhưu cầu
cơ bản sau:
+ Phần xác định công việc: tên (chức danh) công việc, địa điểm thực hiện, chức danh người lãnh đạo trực tiếp, số lượng nhân viên (nếu có), tóm tắt mục đích, chức năng công việc nếu có.
+ Phần tóm tắt nhiệm vụ, trách nhiệm thuộc công việc: mô tả rõ người lao động phỉ làm gì, nhiệm vụ, trách nhiệm, tại sao phải thực hiện nhiệm vụ đó. + Các điều kiện làm việc: môi trường, vệ sinh, an toàn lao động. phương tiện phục vụ đi lại (nếu có).
- Bản yêu cầu công việc với người thực hiện:
Liệt kê các đòi hỏi của công việc về kiến thức, kĩ năng, kinhnghieemj, trình độ cần có, đặc trưng tinh thần, thể lực, yêu cầu cụ thể khác.
Chỉ nên nêu các yếu tố về chuyên môn liên quan rõ ràng tới công việc, không nên có yêu cầu quá cao, hoặc sự phân biệt đối xử tuổi, giới tính.
- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: Cụ thể các yêu cầu về số lượng, chất
lượng của việc hoàn thành nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc VD 3 bản của nhân viên Đào tạo và Phát triển nguồn nhân lực.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chức danh công việc: Nhân viên Đào tạo và Phát triển nguồn nhân lực
Phòng: Hành chính - Tổ chức
Người lãnh đạo : Nguyễn Văn Thanh.
• Các nhiệm vụ
- Xây dựng chương trình và kế hoạch đào tạo định kì tháng, năm, quý. - Tổ chức và theo dõi các hoạt động đào tạo tại công ty.
- Theo dõi và đánh giá kết quả đào tạo.
- Lập báo cáo về công tác đào tạo sau định kì mỗi khóa đào tạo.
- Xây dựng các chính sách và quy chế nhân sự liên quan đến đào tạo và phát triển nhân viên.
- Xây dựng hệ thống đánh giá kết quả công việc, định hướng phát triển công nhân viên.
* Trách nhiệm thuộc về công việc:
- Chịu trách nhiệm báo cáo với trưởng phòng về kết quả công việc. - Tinh thần trách nhiệm cao
- Nghiêm chỉnh chấp hành mọi nội quy lao động. * Điều kiện làm việc:
Thời gian làm việc: sang từ 7h30 đến 12h. Chiều từ 1h30 đến 17h. Làm việc trong giờ hành chính( từ thứ 2 đến thứ 7)
Làm việc ngoài giờ theo yêu cầu công việc( nếu có). Được trang bị một máy vi tính
BẢN YÊU CẦU CÔNG VIỆC VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN
• Kiến thức:
- Kiến thức cơ bản về nhân lực và đào tạo phát triển NNL. - Nắm vững luật lao động.
- Nắm vững phương hướng nhiệm vụ công ty về đào tạo phát triển nguồn nhân lực.
• Kĩ năng:
- Sử dụng thành thạo kĩ năng nghiên cứu lao động cần thiết như: phỏng vấn, chụp ảnh, bấm giờ, quan sát,…
- Thành thạo vi tính văn phòng
- Kĩ năng trình bày, giao tiếp, giải quyết vấn đề tốt
- Khả năng tiếp cận công việc nhanh, kịp thời, làm việc độc lập.
* Trình độ giáo dục:
- Tốt nghiệp đại học, cao đẳng các ngành Quản trị nhân sự, Lao động xã hội hoặc ngành Quản trị kinh doanh có qua khóa đào tạo về nhân lực.
• Tính cách cá nhân :
- Độ tuổi dưới 35. - Thể chất, sức khỏe tốt
- Tính cách vui vẻ, linh hoạt, ham học hỏi.
BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
- Hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao chức năng đảm nhận.
- Xây dụng kế hoạch đào tạo cụ thể chi tiết, hạch toán chi phí chính xác. - Giải quyết các vấn đề liên quan đến thắc mắc và phản ánh về đào tạo của nhân viên trong công ty.
- Lập báo cáo về kết quả đào tạo trong từng khóa đào tạo, tháng, quý, năm.
Như vậy thông qua 3 bản của phân tích công việc cho 1 cá nhân với chức danh cụ thể sẽ xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của cá nhân để phát hiện thiếu sót và căn cứ vào bảng yêu cầu thực hiện công việc để đào tạo cho hợp lí.
c.Tiến hành công tác đánh giá thực hiện công việc khoa học, chính xác.
Đánh giá thực hiện công việc là công việc rất quan trọng để xác định xem người lao động thực hiện công việc được giao ở mức độ nào. Tuy nhiên đây là một công việc rất khó khăn, để thực hiện tốt công tác này đòi hỏi người lao động phỉ biết cách sử dụng các phương pháp đánh giá đúng đắn và hiệu quả. Trong công ty, phương pháp đánh giá được xây dựng đơn giản, mang tính chủ quan, thực sự chưa phản ánh được hiệu quả công việc mà người lao động đảm nhận, đó chỉ là những nhận xét chung chung về việc có hoàn thành nhiệm vụ được giao hay không, để xét lương cuối tháng vì công ty trả lương căn cứ vào mức độ hoàn thành công việc của người lao động.
Có rất nhiều phương pháp đánh giá. Tuy nhiên để công tác đánh giá thực sự có hiệu quả thì hệ thống đánh giá mục đích tìm được nguyên nhân người
lao động không hoàn thành công việc, từ đó có cơ sở khoa học để xác định cụ thể kĩ năng gì người lao động cần được đào tạo. Các tiêu thức được sử dụng trong hệ thống đánh giá phải phù hợp với công ty như : quan điểm của nhà lãnh đạo muốn đánh giá toàn diện hay không, dựa trên đặc điểm nhân lực của công ty về tỉ lệ lao động gián tiếp và tỉ lệ công nhân, phải phù hợp.
Các kết quả đánh giá muốn đạt độ tin cậy cao nên thu thập thông tin từ nhiều nguồn, không chỉ bản thân người lao động, người lãnh đạo trực tiếp mà có thể từ những đồng nghiệp, những người cùng làm việc.
Các tiêu chí đánh giá ngoài việc chính xác, đơn giản, dễ hiểu để đảm bảo mọi người đều hiểu đúng và đưa ra câu trả lời chính xác.
Công ty có thể tham khảo mẫu đánh giá thực thiện công việc cá nhân sau:
Mấu được xây dựng theo phương pháp cho điểm:
- Tiến hành phân chia thành nhiều tiêu thức cụ thể, rõ ràng, với mỗi tiêu thức áp dụng các thang điểm khác nhau để đánh giá, mỗi mức điểm tương ứng với một mức độ đáp ứng công việc của người lao động.
- Trong mẫu đánh giá, có phần ghi chú để cá nhân người lao động hoặc thủ trưởng đơn vị ghi thêm một số vấn đề khác như: cần đào tạo về mặt này,… PHIẾU ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Họ và tên nhân viên : Chức danh:
Bộ phận công tác: Thời gian đánh giá:
Chỉ tiêu đánh giá Mức độ Điểm Cá nhân tự đánh giá Người quản lý đánh giá Ghi chú Lượng công việc hoàn thành Xuất sắc 5 Tốt 4
Đat yêu cầu 3
Chất lượng công việc thực hiện
Xuất sắc 5
Tốt 4
Đat yêu cầu 3
TB yếu 2 Yếu 1 Tinh thần trách nhiệm trong công việc Xuất sắc 5 Tốt 4
Đat yêu cầu 3
TB yếu 2 Yếu 1 Khả năng xử lý tình huống Xuất sắc 5 Tốt 4
Đat yêu cầu 3
TB yếu 2 Yếu 1 Tác phong làm việc Xuất sắc 5 Tốt 4
Đat yêu cầu 3
TB yếu 2 Yếu 1 Khả năng sáng tạo trong công việc Xuất sắc 5 Tốt 4
Đat yêu cầu 3
TB yếu 2 Yếu 1 Thái độ hợp tác trong công việc Xuất sắc 5 Tốt 4
Đat yêu cầu 3
TB yếu 2
Yếu 1
Chấp hành kỉ luật, nội quy lao động
Xuất sắc 5
Tốt 4
Đat yêu cầu 3
TB yếu 2
Yếu 1
Tổng điểm
Sau khi hoàn thành mẫu bảng khảo sát tình hình cán bộ công nhân viên nên tham khảo ý kiến một số người có chuyên môn, kinh nghiệm cao, được Tổng
giám đốc thông qua, sau đó gửi đến toàn bộ công nhâ viên để cá nhân tự đánh giá, sau đó gửi lại cho cán bộ lãnh đạo trực tiếp đánh giá, trao đổi thống nhất, đưa ra kết quả đánh giá chính xác. Từ đó mới xác định người lao động đang yếu ở khâu nào cần đào tạo và việc đánh giá khách quan.
Công tác đánh giá thực hiện công việc nên thực hiện 6 tháng/1 lần thì kết quản mới chính xác và đem lại hiệu quả cao hơn.
d.Xây dựng phiếu xác định nhu cầu đào tạo hợp lý.
- Phiếu được gửi đến các phòng ban, sau đó tổng hợp lại tại phòng nhân lực để xây dựng kế hoạch đào tạo hợp lý. Trong mẫu phiếu phải có đầy đủ các nội dung liên quan tới thực hiện công tác đào tạo, cụ thể như sau.
Phiếu xác định nhu cầu đào tạo. Đơn vị, phòng ban yêu cầu đào tạo: STT Nội dung đào tạo Số lượng Hình thức đào tạo Mục tiêu đào tạo Thời gian đào tạo Ghi chú
2. Xác định mục tiêu đào tạo cụ thể, rõ ràng.
Một mục tiêu đào tạo tốt cho phép việc đánh giá, chấm điểm công bằng, việc xác định chương trình đào tạo phù hợp giữa nội dung và mục tiêu sao cho hiệu quả, khuyến khích người lao động tự đánh giá vì họ biết họ phải đạt những gì, đồng thời xua tan những mong đợi không thực tế của người lao động, để họ cảm giác được thực trạng hiện tại, mong muốn đào tạo tốt hơn. Mục tiêu đào tạo của công ty hiện nay rất chung chung, không có mục tiêu rõ ràng cụ thể, chủ yếu mang tính chất nâng cao trình độ chuyên môn. Với mục tiêu không cụ thể gây rất nhiều khó khăn trong công tác xác định nhưu cầu đào tạo, chọn bài giảng cho phù hợp, đồng thời công tác đánh giá
Do đó công ty cần xây dựng mục tiêu đào tạo cụ thể cho từng đối tượng đào tạo, từng khóa đào tạo cụ thể cũng như trong thời gian cụ thể.Mục tiêu đào tạo đặt ra phải mang tính khả thi, đo lường được, đạt đến được, trong thời gian hữu hạn.phù hợp với tình hình của công ty, mục tiêu phải cụ thể, rõ rãng cho từng yếu tố đào tạo, đối tượng,…và phải căn cứ vào nhưu cầu đào tạo đã xác định.
Trong điều kiện của công ty hiện nay, với mục tiêu không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, trang bị máy móc thiết bị hiện đại phục vụ cho nhưu cầu quản lý và sản xuất, không ngừng nâng cao đội ngũ nhân lực cả về số lượng về chất lượng, công ty nên có những mục tiêu đào tạo cụ thể như sau: - Với đối tượng là cán bộ quản lý : 100% nắm vững kiến thức về nghiệp vụ quản trị doanh nghiệp, kĩ năng lãnh đạo, tin học, ngoại ngữ cần thiết phục vụ cho công việc, nắm vững các phần mềm quản trị tin học thông qua mạng internet, nhất là trong năm 2008, công ty sẽ triển khai kế hoạch quản lý qua mạng internet đến tất cả các cơ sở, đơn vị nên cán bộ quản lý 100 % đảm bảo hiểu, thực hiện tốt ,80% cán bộ có thể giải thích cho cán bộ cấp dưới nắm vững & sử dụng.
- Với đào tạo nâng bậc cho công nhân: đảm bảo 100% đối tượng được nâng bậc có điều kiện tham gia đào tạo, thi đầy đủ, 100% học viên thi đỗ, có quyết định nâng bậc, thực hiện tốt công việc theo đúng trình độ đã được đào tạo. - Với khóa đào tạo, kèm cặp: đảm bảo sau thời gian đào tạo, kèm cặp, 100% học viên phải nâng cao được trình độ, chuyên môn, có thêm kinh nghiệm thực hiện công việc, hiểu biết cụ thể và chấp hành nội quy lao động, nội quy an toàn lao động và sau đó phải có bài báo cáo cụ thể có đánh giá của người phụ trách về công việc được đào tạo, kèm cặp.
- Với khóa đào tạo an toàn lao động: đảm bảo 100% công nhân tham gia đào tạo và nắm chắc nội quy, không để xảy ra tai nạn lao động trong khi làm việc,
cuối khóa đào tạo, viết bài thu hoạch về công tác an toàn lao động đã được đào tạo.
- Với khóa đào tạo sử dụng trang thiết bị, máy móc mới: đảm bảo 100% đối tượng sau khi tham gia đào tạo có giấy xác nhận hoặc văn bằng, chứng chỉ vói khóa đào tạo dài hạn, có thể vận hành, sử dụng tốt máy móc và hướng dẫn với người cùng làm việc.
* Trong dài hạn: - cán bộ công nhân viên trong công ty: 90 % sử dụng thành thạo máy tính, tin học văn phòng. Có thể phải học thêm ngoại ngữ nếu công việc đòi hỏi.
Với khóa đào tạo nâng cao trình độ công nhân viên, phải nêu rõ công nhân viên đào tạo về kĩ năng, nghiệp vụ cụ thể như thế nào, thời gian ra sao
VD Như khóa đào tạo cung cấp kiến thức mới về chính sách mới của nhà nước Nghị định, Thông tư của nhà nước về trả lương cho người lao động thì sau khóa đào tạo đảm bảo 100% công nhân nắm vững được hệ số điều chỉnh trong trả lương tối thiểu, mức trần trong trả lương, và sự chêch lệch trong cách trả lương với các doanh nghiệp…
Để phát triển đội ngũ nhân lực trong công ty ngày càng mạnh mẽ về chất lượng phải có những mục tiêu trong cả ngắn và dài hạn để lập kế hoạch đào tạo cụ thể trong từng thời kì.
3. Lựa chọn đối tượng đào tạo chính xác.
Lựa chọn đối tượng đào tạo chính xác là yếu tố rất quan trọng để công tác