II. Thực trạng công tác hoạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại xí nghiệp MTĐT số
2. Công tác hoạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng:
2.1 Hạch toán lao động về mặt số lợng, thời gian và kết quả lao động.
Để quản lý về mặt số lợng lao động trong xí nghiệp chỉ tiêu này đợc phản ánh trên sổ danh sách lao động của xí nghiệp do cán bộ phụ trách lao động
tiền lơng, thuộc phòng Tổ chức Hành chính lập. Căn cứ vào số lợng lao động hiện có của xí nghiệp bao gồm cả số lao động dài hạn và lao động tạm thời, cả lực lợng lao động trực tiếp và lao động thuộc các lĩnh vực khác ngoài sản xuất. Sổ này không chỉ lập chung cho toàn xí nghiệp mà còn đợc lập riêng cho từng bộ phận sản xuất nhằm thờng xuyên nắm chắc số lợng lao động hiện có của xí nghiệp, của từng bộ phận. Cơ sỏ ghi sổ này là các chứng từ ban đầu do phòng Tổ chức Hành chính lập khi tuyển dụng, nâng bậc, thôi việc… Mọi biến động về lao động phải đợc ghi chép kịp thời vào sổ sách lao đọng để làm cơ sở căn cứ cho việc tính lơng phải trả và các chế độ khác cho ngời lao động đợc kịp thời.
a. Hạch toán thời gian lao động:
Là công việc đảm bảo ghi chép kịp thời chính xác số ngày, số công, số giờ làm việc thực tế, cũng nh ngày nghỉ việc, ngừng việc của từng ngời lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong Xí nghiệp. Trên cơ sở này để tính lơng phải trả cho từng ngời.
Chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong các doanh nghiệp là Bảng chấm công. Bảng chấm công dùng để ghi chép thời gian làm việc thực tế và vắng mặt trong tháng của CBCNV trong tổ đội, phòng ban … Bảng chấm công phải lập riêng cho từng tổ sản xuất, từng phòng ban và dùng trong 01 tháng. Danh sách ngời lao động ghi trong sổ danh sách lao động của từng bộ phận đợc ghi trong bảng chấm công, số liệu của chúng phải khớp nhau. Tổ trởng sản xuất hoặc trởng các phòng ban là ngời trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc ở đơn vị mình. Trong bảng chấm công những ngày nghỉ theo quy định, ngày lễ tết, chủ nhật … đều phải ghi rõ ràng.
Cuối tháng, trởng các tổ sản xuất, bộ phận tập hợp tình hình sử dụng lao động, số có mặt, vắng mặt theo từng nguyên nhân; sau đó cung cấp số liệu cho cán bộ Thống kê của xí nghiệp . Cán bộ thống kê kiểm tra và xác nhận hàng ngày trên bảng chấm công; sau đó tập hợp số liệu báo cáo tổng hợp cho cán bộ tiền lơng để tiến hành tính lơng. Những trờng hợp nghỉ việc do ốm đau, tai nạn lao động… thì phải có phiếu nghỉ ốm do bệnh viện, cơ sở y tế cấp và xác nhận. Còn đối với những trờng hợp ngừng việc xảy ra trong ngày do bất cứ lý do gì đều phải đợc phản ánh vào biên bản ngừng việc; trong đó nêu rõ nguyên nhân ngừng việc và ngời chịu trách nhiệm, để làm căn cứ tính lơng và xử lý thiệt hại xảy ra. Những chứng từ này đợc chuyển lên phòng Tài chính Kế toán làm căn cứ tính trợ cấp, BHXH, sau khi đã đợc tổ trởng căn cứ vào chứng từ đó ghi vào Bảng chấm công theo những ký hiệu quy định.
Biểu số 01:
Đơn vị: Xí nghiệp Môi trờng đô thị số 4 Bộ phận: Phòng kế toán
Tháng 4 năm 2000 Mẫu số 01 - LĐTL T T Họ và tên Cấp bậc l- ơng hoặc cấp bậc chức vụ
Ngày trong tháng Quy ra công
1 2 . . . 30 31 số công hởng lơng SP số công hởg lơg TG . . . . . . Số công hờg BHXH A B C 1 2 . . . 30 31 32 33 34 35 36 1 Trần Thị Hơng x x . . . x x 28 2 Vũ Thị Phơng x x . . . x x 28 3 Lê Duy Đạt x x . . . P x 27
4 Nguyễn Thị Nga Cô Cô . . . P x 21
5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cộng :
Ngời duyệt Phụ trách bộ phận Ngời chấm công
b. Hạch toán Kết quả lao động.
Là một nội dung quan trọng trong toàn bộ công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Công việc tiến hành là ghi chép chính xác kịp thời số lợng và chất lợng sản phẩm hay khối lợng công việc hoàn thành của từng cá nhân, tập thể làm căn cứ tính lơng và trả lơng chính xác.
Tuỳ thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp, ng- ời ta sử dụng chứng từ ban đầu khác nhau để hạch toán kết quả lao động là Phiếu xác nhận sản phẩm hay công việc hoàn thành, Hợp đồng giao khoán…
Phiếu xác nhận sản phẩm hay công việc hoàn thành là chứng từ xác nhận số lợng hay công việc hoàn thành của đơn vị hay cá nhân ngời lao động … Phiếu này do ngời giao việc lập và có đầy đủ chữ ký của ngời giao việc và ng- ời nhận việc, ngời kiểm tra chất lợng công việc và ngời duyệt. Sau đó những chứng từ này đợc chuyển cho phòng kế toán để tính lơng.
Đối với trờng hợp giao khoán công việc thì chứng từ ban đầu là Hợp đồng giao khoán. Đó là bản ký kết giữa ngời giao khoán và ngời nhận khoán với khối lợng, thời gian làm việc , trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó. Chứng từ này là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho ngời nhận khoán. Trờng hợp khi nghiệm thu phát hiện sai phạm thì cán bộ kiểm tra chất lợng công việc cùng với ngời phụ trách bộ phận lập biên bản xử lý. Số lợng, chất lợng công việc đã hoàn thành đợc nghiệm thu và ghi vào chứng từ hạch toán kết quả lao động mà doanh nghiệp sử dụng và sau khi đợc ký duyệt; sau đó đợc chuyển cho cán bộ tiền lơng làm căn cứ tính lơng và trả lơng cho công nhân.
b. Hạch toán thanh toán tiền lơng với ngời lao động.
Hạch toán thanh toán lơng với ngời lao động dựa trên cơ sở các chứng từ hạch toán thời gian lao động ( Bảng chấm công), kết quả lao động ( Biên bản nghiệm thu) và các chứng từ khác có liên quan ( nh giấy nghỉ ốm, biên bản xử phạt … ) cán bộ tiền lơng tiến hành tính lơng sau khi đã kiểm tra tất cả các chứng từ trên. Việc tính lơng, thởng và các khoản thu nhập khác của ngời lao động đợc tiến hành theo hình thức thanh toán tiền lơng hiện đang đợc áp dụng tại doanh nghiệp. Cán bộ lao động tiền lơng lập Bảng thanh toán tiền lơng ( gồm tiền lơng cơ bản, lơng sản phẩm, các khoản trợ cấp, phụ cấp, tiền thởng …)
Bảng thanh toán tiền lơng đợc lập cho từng bộ phận tơng ứng với Bảng chấm công ; trong Bảng thanh toán tiền lơng, mỗi Công nhân viên đợc ghi một dòng, căn cứ vào bậc lơng, mức lơng, thời gian làm việc để tính lơng cho từng ngời. Sau đó, cán bộ lao động tiền lơng lập bảng thanh toán tiền lơng tổng hợp cho toàn doanh nghiệp, bộ phận mỗi tháng 01 tờ.
Bảng thanh toán tiền lơng cho toàn doanh nghiệp sẽ đợc chuyển sang cho kế toán trởng, thủ trởng đơn vị ký duyệt. Trên cơ sở đó, kế toán thu chi viết phiếu chi và thanh toán tiền lơng cho từng bộ phận.
Việc thanh toán lơng cho ngời lao động thờng đợc chia làm 02 kỳ trong một tháng; Kỳ 1 ( vào ngày 22 hàng tháng) tạm ứng, kỳ 2 (vào ngày 07 tháng sau) thanh toán nốt phần còn lại sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ vào lơng của ngời lao động theo chế độ quy định. Tiền lơng đợc thủ quỹ trả tận tay ngời lao động hoặc đại diện cho các bộ phận, tổ sản xuất. Khi lĩnh đợc tiền , ngời nhận phải ký nhận vào Bảng thanh toán tiền lơng.