Theo chế độ kế toán hiện hành, để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong 4 hình thức kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Nhật ký chứng từ. Mỗi hình thức có một hệ thống sổ sách kế toán để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành khác nhau:
* Hình thức kế toán Nhật ký chung:
Đặc điểm:
- Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để ghi vào 2 sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là sổ nhật ký chung và sổ cái
- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào 2 loại sổ kế toán là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
- Cuối tháng phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ tổng hợp( TK cấp 1) Chứng từ gốc
Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu
* Hình thức Nhật ký sổ cái Đặc điểm Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Nhật ký chung(nhật ký chuyên dùng) Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo quỹ hàng ngày
Sổ kế toán chi tiết
Bảng chi tiết số phát sinh
Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác
- Kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào một quyển sổ duy nhất gọi là nhật ký sổ cái
- Tách biệt việc ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi sổ kế toán chi tiết gh i vào 2 loại sổ khác nhau là sổ kế toán phản ánh tài khoản cấp 1 và sổ kế toán phản ánh các tài khoản cấp 2,3,n…
- Không cần lập bảng cân đối tài khoản cuối kỳ vì ở sổ cái đã có dòng cộng cuối kỳ của nhật ký sổ cái
- Sổ kế toán tổng hợp trong hình thức này chỉ có một loại sổ duy nhất là nhật ký sổ cái còn các loại sổ chi tiết thì căn cứ vào chi tiết của mỗi loại tài khoản để thiết kế mẫu sổ thích hợp. Tuy nhiên, các mẫu sổ đều phải có các yếu tố cơ bản nh:
+ Số hiệu, ngày tháng chứng từ
+ Nội dung của nghiệp vụ kinh tế tài chính + Số lợng, đơn giá, thành tiền.
- Hình thức nhật ký sổ cái là loại có sớm ở nớc ta từ thời Pháp, hình thức này ghi chép đơn giản, số lợng ít, phù hợp với những đơn vị quy mô nhỏ, ít phức tạp, phân công lao động đơn giản, các đơn vị Hành chính sự nghiệp.
Sơ đồ hệ thống hình thức kế toán nhật ký sổ cái
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu
Hình thức Chứng từ ghi sổ
Đặc điểm
- Tách rời trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để ghi vào 2 sổ kế toán tổng hợp đó là: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Lập chứng từ ghi sổ trên cơ sở chứng từ gốc để làm thủ tục đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ cái.
- Đối với những hoạt động thực tế có cùng loại để đơn giản việc ghi sổ từng chứng từ gốc ngời ta lập bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ trớc khi lập chứng từ ghi sổ
- Đối với chứng từ gốc có liên quan đến việc thu chi, các chứng từ thơng mại thì phải kế toán vào sổ báo cáo quỹ hàng ngày, sau đó từ báo cáo quỹ để lập chứng từ ghi sổ đối với các tài khoản phải theo dõi chi tiết. Sau khi vào sổ cái phải căn cứ vào chứng từ gốc kèm sau chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ chi tiết cho phù hợp. Cuối tháng lập bảng cân đối tài khoản để đối chiếu với sổ đăng ký chứng từ về số phát sinh và đối chiếu với các tài khoản cùng loại trong bảng
Sổ kế toán chi
tiết Nhật ký sổ cái Báo cáo quỹ hàng ngày
Bảng chi tiết số
- Căn cứ vào bảng cân đối tài khoản và bảng chi tiết số phát sinh sau khi đã đối chiếu khớp đúng để lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán khác
Sơ đồ hệ thống hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Ghi chú: Ghi hàng ngày Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại
Sổ kế toán chi
tiết Chứng từ ghi sổ Báo cáo quỹ hàng ngày
Bảng chi tiết SPS
Bảng cân đối tài khoản Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ Sổ cái
BCĐ kế toán và các BCKT khác
Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu
* Hình thức Nhật ký chứng từ
Đặc điểm
- Kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống, theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng loại vào sổ kế toán tổng hợp gọi là nhật ký chứng từ. Sổ này vừa là sổ nhật ký, vừa là chứng từ ghi sổ để cuối tháng từ nhật ký chứng từ ghi vào sổ cái. Vì vậy, không có bảng cân đối tài khoản. Nhật ký chứng từ đợc phản ánh theo bên có tài khoản
- Có thể kết hợp một phẩn kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp trong từng nhật ký nhng theo xu hớng chung ngời ta không kết hợp vì làm cho mẫu số phức tạp.
- Không cần lập bảng cân đối tài khoản cuối tháng vì cuối của nhật ký chứng từ của mỗi tháng đều có số tổng cộng của mỗi tài khoản cấp 1
- Nhật ký chứng từ bao gồm các nhật ký chứng từ và các bảng kê: + Nhật ký chứng từ phản ánh bên có các tài khoản
+ Bảng kê phản ánh bên nợ các tài khoản
Cụ thể:
Nhật ký chứng từ phản ánh bên có các tài khoản
Nhật ký chứng từ số 1 phản ánh bên có TK 111 Nhật ký chứng từ số 2 phản ánh bên có TK 112 Nhật ký chứng từ số 3 phản ánh bên có TK 113 Nhật ký chứng từ số 4 phản ánh bên có TK 311, 315, 341, 342 Nhật ký chứng từ số 5 phản ánh bên có TK 331 Nhật ký chứng từ số 6 phản ánh bên có TK 151
Nhật ký chứng từ số 7 để tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh của toàn doanh nghiệp, phản ánh bên có TK 142, 152, 153, 154, 214, 241, 334, 335, 338, 611, 621, 622, 623, 627, 631. Nhật ký này còn phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố và phản ánh số liệu chi tiết của phần luân chuyển nội bộ không tính vào chi phí sản xuất kinh doanh
Nhật ký chứng từ số 8 phản ánh các tài khoản không tính vào chi phí sản xuất gồm 155, 156, 157, 159, 131, 511, 512, 515, 521, 532, 632, 641, 642, 711, 811,911 Nhật ký chứng từ số 9 phản ánh bên có các TK 211, 212, 213 Nhật ký chứng từ số 10 phản ánh bên có các TK 121, 128, 129, 136, 138, 139, 141, 144, 161, 221, 222, 228, 229, 244, 333, 336,344, 411, 412, 413, 414, 415, 416, 421, 431, 441, 451, 461
Các bảng kê phản ánh bên nợ các tài khoản
Bảng kê sô 1 phản ánh bên nợ TK 111
Bảng kê sô 2 phản ánh bên nợ TK 112
Bảng kê sô 3 tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ TK 152, 153
Bảng kê sô 4 phản ánh chi tiết về tập hợp chi phí sản xuất theo phân xởng theo các TK 154, 631, 621, 622, 623, 627
Bảng kê sô 5 tập hợp chi tiết các TK 241, 641, 642
Bảng kê sô 6 tập hợp chi tiết các TK 142, 335
Bảng kê sô 8 tính giá thành nhập xuất, tồn kho của TK 155, 156
Bảng kê sô 9 tính giá thành của TK 155, 156
Bảng kê số 10 chi tiết hàng hoá gửi đi bán 157
Bảng kê số 11 phản ánh bên nợ TK 131
Ngoài ra còn có các bảng phân bổ tiền lơng, BHXH, BHYT, vật liệu sử dụng, bảng tính khấu hao TSCĐ và sổ cái
Ghi chú: Ghi
hàng ngày
Ghi
cuối tháng
Đối chiếu số liệu
Nh vậy ta có thể thấy rằng mỗi hình thức Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm ta
Ghi định kỳ, cuối kỳ
Sơ đồ 6: Quy trình ghi sổ kế toán và báo cáo về chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm
Chi trực tiếp Sổ kế toán vật t , tiền l ơng, TSCĐ, vốn bằng tiền, phải thu, phải trả Chứng từ, tài liệu phản ánh chi phí sản xuất phát sinh Sổ chi tiết chi phí sản xuất theo đối t ợng kế toán tập hợp CPSX -Bảng tổng hợp chi phí sản xuất -Tính giá thành sản phẩm Sổ chi tiết chi phí sản xuất chung Tài liệu hạch toán về khối l ợng sản phẩm sản xuất kết chuyển Sổ kế toán tổng hợp TK621, TK622, TK627 Sổ kế toán tổng hợp TK154, TK631 -Báo cáo sản xuất -Báo cáo chi phí sản xuất giá thành Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Sổ kế toán
chi tiết Bảng kê và bảng phân bổ Báo cáo quỹ hàng ngày
Bảng kê chi
tiết SPS Nhật ký chứng từ
Sổ cái
BCĐKT và báo cáo khác
kế toán có đặc điểm riêng phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp khác nhau. Mỗi hình thức cũng sẽ có một hệ thống sổ kế toán áp dụng để ghi chép tập hợp chi phí sản xuất, nhng dù là hình thức nào thì cũng có quy trình ghi sổ chung, quy trình đó đợc thể hiện qua sơ đồ sau
Phần 2
Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán tập hợp CPSX và tính giá thành sản phẩm tại CT TNHH nhà n ớc Một thành viên Cơ khí Hà Nội
I.Tổng quan chung về công ty TNHH Nhà Nớc một thành viên cơ khí Hà Nội
1.Giới thiệu về công ty
Tên giao dịch của công ty là Hanoi Mechanical Company (HAMECO)
Là doanh nghiệp nhà nớc có t cách pháp nhân đặt dới sự lãnh đạo trực tiếp của Bộ Công Nghiệp. Công ty thành lập ngày 12/4/1958
Địa chỉ: Số 74 đờng Nguyễn Trãi, quận Thanh Xuân thành phố Hà Nội Điện thoại: 04.854416, 04.854475, Fax: 04.583268
Email: HAMECO@HN.VNN.VN Website: WWW.HAMECO.COM
2.Sơ l ợc lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty cơ khí Hà Nội đợc thành lập theo quyết định thành lập doanh nghiệp nhà nớc số 270/QĐTCNSDT và 1152/QĐ-TSĐT của bộ công nghiệp nặng. Công ty TNHH nhà nớc một thành viên Cơ khí Hà Nội là Công ty sản xuất cơ khí lớn nhất ở nớc ta. Trải qua trên 45 năm liên tục xây dựng và phấn đấu Công ty TNHH nhà nớc một thành viên Cơ khí Hà Nội đã và đang trên đà phát triển.
Quá trình hình thành và phát triển của công ty cho đến nay trải qua 6 giai đoạn theo bảng sau:
-Giai đoạn1958 - 1960 Trong những năm đầu giải phóng miền Bắc trớc nhu cầu xây dựng đất nớc và do sự phát triển của xã hội, ngày 12/4/1958 sau hơn 2 năm xây dựng Công ty TNHH Nhà Nớc một thành viên Cơ khí Hà Nội đã ra
Hà Nội.Trong ba năm đầu tiên Nhà máy thực hiện nhiệm vụ sản xuất 3 loại máy công cụ cỡ vừa và nhỏ (tiện, khoan, bầu). Kế hoạch 3 năm 1958- 1960 đã hoàn thành vợt mức 61 ngày, giá trị tổng sản lợng tăng 3,8 lần.
-Giai đoạn 1961 -1965
Nhà máy thực hiện kế hoạch 5 năm lần thứ nhất và kết thúc thắng lợi, giá trị tổng sản lợng tăng lên 8 lần so với năm 1958.
-Giai đoạn 1966- 1975
Nhà máy sản xuất phục vụ chiến đấu và bảo vệ tổ quốc.
Hoàn thành kế hoạch sản xuất các loại sản phẩm chính và phục vụ quốc phòng nh 300 súng cối 600 thớc súng ngắn.
- Giai đoạn 1976-1985
Nhà máy liên tục thực hiện các kế hoạch 5 năm 1975 -1980, 1980 - 1985 và đợc phong tặng danh hiệu anh hùng.
Năm 1980: nhà máy đổi tên thành Nhà máy Chế tạo công cụ số 1.
-Giai đoạn 1986-1995 Từ năm 1986 hoà trong xu thế đổi mới của đất nớc, nhà máy từng bớc chuyển đổi lại sản xuất, thực hiện chuyên môn hoá sản xuất kết hợp với đa dạng hoá sản phẩm. Tuy nhiên do quá trình đổi mới chậm, thị trờng tiêu thụ sản phẩm giảm sút, nhà máy đứng trớc nhiều khó khăn thách thức về giá cả, chất lợng sản phẩm. Đứng trớc khó khăn của nghành cơ khí nói chung và của nhà máy nói riêng, đội ngũ cán bộ công nhân viên của nhà máy đã không ngừng nỗ lực tổ chức lại sản xuất, xắp xếp lại lao động, cải tiến mẫu mã và nâng cao chất l- ợng sản phẩm. Từ đó kết quả sản xuất vẫn giữ vững và đều tăng trởng qua các năm, sản phẩm của Nhà máy giữ đợc uy tín lớn đối với khách hàng.
Ngày 30/10/1995, Bộ trởng Bộ Công nghiệp nặng đã ký quyết định đổi tên “Nhà máy chế tạo công cụ số 1” thành “Công ty Cơ khí Hà Nội (HAMECO)”
- Năm1996- nay
Trong thời gian từ năm 1996 trở lại đây Công ty TNHH nhà nớc một thành viên Cơ khí Hà Nội đã từng bớc khắc phục những hạn chế và vững bớc đi lên. Ngoài những sản phẩm truyền thống là các máy công cụ và phụ tùng máy công cụ đã khẳng định đ- ợc chỗ đứng trên thi trờng, Công ty cũng tiến hành nghiên cứu chế tạo ra những thiết bị của những nghành mà trớc đây phải nhập ngoại nh: Bơn trợ lực, bơm đi số, bơn B168 trang bị cho một số nghành công nghiệp, đến nay công ty đã có một cơ sở vật chất kỹ thuật với trang bị hiện đại, nhiều máy móc đã đợc tự động hoá nh máy tiện, máy phay, máy hàn.Đội ngũ cán bộ công nhân viên có nhiều công nhân là thợ bậc cao có trình độ tay nghề 7/7. Uy tín về chất lợng sản phẩm cũng nh giá cả của Công ty đã đợc các bạn hàng thừa nhận (trong năm 2000, công ty đã đợc cấp chứng chỉ đạt tiêu chuẩn quản lý chất lợng theo ISO 9002). Công ty đã thắng thầu nhiều công trinh quốc tế. Ngoài ra còn mở rộng thị trờng sang các nớc nh xuất khẩu sang Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc và Châu Âu. Tháng 10/2004 Bộ trởng Bộ Công Nghiệp đã ký quyết định đổi tên “Công ty Cơ khí Hà Nội” thành “Công ty TNHH nhà nớc một thành viên Cơ khí Hà Nội.
3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động SXKD của Công ty TNHH nhà n ớc một thành viên Cơ khí Hà Nội.
a)Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Công ty hiện có 13 phòng ban, 3 trung tâm và 10 xởng và xí nghiệp sản xuất .
Cơ cấu lao động của Công ty
TT Chỉ tiêu Số ngời Ghi chú
1 Tổng số CBCNV 998
Trong đó nữ 233
2 Tuổi bình quân 39.7