Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, cũng như yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, để đem lại những thông tin thiết thực, chính xác một cách kịp thời, sát với thực tế, Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội đã sử dụng hình thức sổ kế toán “Nhật
ký – Chứng từ”. Đây là một mô hình tổ chức sổ tương đối phức tạp, chủ yếu dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo bên có của các tài khoản. Tuy vậy hình thức này có ưu điểm lớn là đem lại hiệu quả cao, phục vụ tốt yêu cầu quản lý, đặc biệt là trong trường hợp độingũ nhân viên kế toán của doanh nghiệp là những người am hiểu chuyên môn nghiệp vụ.
Ghi chú
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ
Theo như hình thức này, Doanh nghiệp sẽ sử dụng các loại sổ kế toán đó là các nhật ký – chứng từ, các bảng kê, sổ cái, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
Nhật ký chứng từ:
Nhật ký – Chứng từ số 1: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 111 “Tiền mặt” đối ứng với Nợ các tài khoản có liên quan.
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ chi toán sổ kế Thẻ và
ti
ết
Bảng tổng hợp – chi tiết
Sổ cái
“Tiền gửi ngân hàng”, đối ứng Nợ các tài khoản có liên quan.
Nhật ký – Chứng từ số 3: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 113 “Tiền đang chuyển”, đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan.
Nhật ký – Chứng từ số 4: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có các TK 311 “Vay ngắn hạn”, TK 315 “Nợ dài hạn đến hạn trả”, TK 341 “Vay dài hạn”, TK 342 “Nợ dài hạn” đối ứng với Nợ các tài khoản có liên quan; ngoài ra nó còn có phần theo dõi thanh toán (ghi Nợ TK 311 hoặc 315, 341, 342 đối ứng Có các tài khoản có liên quan)
Nhật ký – Chứng từ số 5: dùng để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với người cung cấp vật tư, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp.
Nhật ký – Chứng từ số 6: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 151 “Hàng mua đang đi trên đường” nhằm theo dõi tình hình vật tư, hàng hóa còn đang đi đường.
Nhật ký – Chứng từ số 7: dùng để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất, khinh doanh của doanh nghiệp và dùng để phản ánh số phát sinh bên Có các tài khoản liên quan đến các chi phí sản xuất, kinh doanh bao gồm TK 142, TK 152, TK 153, TK 154, TK 214, TK 241, TK 334, TK 335, TK 338, TK 621, TK 622, TK 627 và một số tài khoản phản ánh ở các Nhật ký – Chứng từ khác, nhưng có liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong kỳ, và dùng ghi Nợ các tài khoản 154, 621, 622, 627, 142, 2413, 335, 641, 642.
Nhật ký – Chứng từ số 8: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 155, 156, 157, 159, 131, 511, 512, 521, 531, 532, 632, 641, 642, 711, 811, 911.
Nhật ký – Chứng từ số 9: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 211 “Tài sản cố định hữu hình”, TK 212 “TSCĐ thuê tài chính”, TK 213 “TSCĐ vô hình”. Nhật ký – Chứng từ số 10: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của các TK121, 128, 129, 136, 138, 139,141, 144, 221, 222, 228, 229, 244, 333, 336, 338, 344, 411, 412, 413, 414, 415, 421, 431, 441, 451, 461, mỗi tài khoản được ghi trên một tờ Nhật ký – Chứng từ.
Bảng kê số 1: dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” (phiếu thu) đối ứng Có với các TK có liên quan.
Bảng kê số 2: dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” đối ứng Có với các TK có liên quan.
Bảng kê số 3: dùng để tính giá thành thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ.
Bảng kê số 4: dùng để tổng hợp số phát sinh Có của các TK 152, 153, 154, 142, 214, 241, 334, 335, 338, 622, 627 đối ứng Nợ với các tài khoản 154, 631, 621, 622, 623, 627 và được tập hợp theo từng phân xưởng, bộ phận sản xuất và chi tiết cho từng sản phẩm, dịch vụ.
Bảng kê số 5: dùng để tổng hợp số phát sinh Có của các tài khoản 152, 153, 154, 142, 214, 241, 334, 335, 338, 621, 622, 627, 631 đối ứng Nợ với các tài khoản 641, 642, 241. Trong từng tài khoản chi tiết theo yếu tố và nội dung chi phí: chi phí nhân viên, chi phí vật liệu, chi phí dụng cụ đồ dùng...
Bảng kê số 6: căn cứ vào các chứng từ có liên quan để ghi vào bên Nợ TK 142, TK 335. Cuối tháng khóa sổ và lấy số liệu để ghi vào Nhật ký – Chứng từ số 7. Bảng kê số 8: dùng để tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm hoặc hàng hóa.
Bảng kê số 9: dùng để tính giá thực tế thành phẩm, hàng hóa.
Bảng kê số 10 – Hàng gửi đi bán: dùng để phản ánh các loại hàng hóa, thành phẩm gửi đại lý nhờ bán hộ, và gửi đi hoặc đã giao chuyển đến cho người mua, giá trị lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành, bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. Từng hóa đơn bán hàng sẽ được theo dõi từ khi gửi hàng đi đến khi được coi là tiêu thụ.
Bảng kê số 11: dùng để phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng với người mua và người đặt hàng (TK 131 - Phải thu của khách hàng).
Sổ cái: được mở cho các tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát
sinh Có và số dư cuối kỳ. Số liệu ghi trên sổ cái được lấy từ các Nhật ký – Chứng từ Có liên quan.
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết: Sổ (thẻ) chi tiết sử dụng trong công tác kế toán tại Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội bao gồm:
128, 129, 139, 159, 228, 229, 411, 412, 413, 414, 421, 431, 441, 641, 642.
Sổ theo dõi thanh toán dùng cho các tài khoản 131, 136, 138, 141, 144, 222, 331, 333, 336.
Sổ chi tiết tiêu thụ dùng cho các TK 511, 512.
Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán dùng cho các TK 121, 221.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán tiến hành ghi vào các nhật ký chứng từ, bảng kê hay sổ chi tiết có liên quan. Đối với các nhật ký chứng từ được ghi dựa trên bảng kê, sổ chi tiết thì đến ngày cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu ghi trên bảng kê, sổ chi tiết ghi vào nhật ký chứng từ. Đối với các chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ như chi phí sản xuất chung (TK 627) thì trước hết số liệu được tập hợp vào các bảng phân bổ, sau đó mới ghi vào nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng khóa sổ, các số liệu trên nhật ký chứng từ được tổng cộng và đối chiếu với sổ chi tiết hoặc bảng tổng hợp chi tiết, sau đó mới ghi vào sổ cái tài khoản. Căn cứ vào số liệu ghi trên sổ cái và một số số liệu trên nhật ký chứng từ, sổ, thẻ chi tiết mà kế toán tổng hợp tiến hành lậơ báo ra báo cáo tài chính phục vụ cho các đối tượng quan tâm.
2.2.4. Đặc điểm tổ chức báo cáo kế toán:
Theo đúng quy định của Bộ Tài chính, Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội lập đầy đủ các báo cáo tài chính mang tính bắt buộc bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính. Tất cả số liệu trên các báo cáo trên hàng năm đều được kiểm toán bởi các kiểm toán viên nhà nước, đảm bảo cho người nhận thông tin những số liệu đáng tin cậy, phục vụ cho quá trình ra quyết định. Tuy nhiên bên cạnh đó, cũng như các công ty khác, Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội còn lập ra các báo cáo nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị nội bộ hoặc yêu cầu hạch toán của Công ty như bảng cân đối số phát sinh, báo cáo số dư tại quỹ và ngân hàng, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ, bảng kê hóa đơn bán hàng hóa và dịch vụ, bảng kê công nợ phải thu theo hóa đơn, bảng kê công nợ phải trả theo hóa đơn, báo cáo tồn kho, báo cáo hàng xuất, báo cáo hàng nhập, báo cáo chi tiết giá thành theo vật tư, báo cáo tổng hợp giá thành sản phẩm, báo cáo chi tiết tăng hoặc
giảm TSCĐ theo nguồn vốn, bộ phận, báo cáo thuế,...Đây là những báo cáo không bắt buộc tuy nhiên lại được sử dụng rất hiệu quả cho mục đích quản trị nội bộ. Ví dụ như từ báo cáo tồn kho, doanh nghiệp có thể đề ra kế hoạch luân chuyển hàng tồn kho một cách thích hợp, không để hàng tồn quá nhiều làm tăng chi phí lưu kho lưu bãi, lãng phí nguồn lực, nhưng cũng không để hàng tồn quá ít gây ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. Báo cáo giá thành giúp cho nhà quản lý đề ra được kế hoạch sản xuất hợp lý giúp giảm giá thành, hạ giá bán, đưa sản phẩm tới tay nhiều người tiêu dùng hơn. Báo cáo số dư tiền mặt tại quỹ giúp doanh nghiệp làm giảm tối đa “đồng tiền chết”, làm cho đồng tiền luôn sinh lời, tuy nhiên vẫn phải đáp ứng lượng tiền mặt tối thiểu tại quỹ,...Như vậy, tất cả các báo cáo trên đều rất cần thiết trong phạm vi doanh nghiệp, giúp ban lãnh đạo có thể quản lý tốt hơn, theo sát tình hình doanh nghiệp để từ đó tìm ra những giải pháp khắc phục có hiệu quả, đồng thời phát huy những mặt mạnh, đẩy mạnh sản xuất, có vị trí ngày càng vững chắc hơn trên thương trường.
2.3. Đặc điểm tổ chức những phần hành kế toán chủ yếu
Tại Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội, công tác kế toán đã được tin học hóa bằng cách sử dụng các ứng dụng phần mềm ứng dụng trong kế toán. Nhờ đó mà công việc của kế toán trở nên đơn giản hơn trước rất nhiều. Trong khi trước đây phải tự tay ghi chép và tính toán các số liệu thì giờ đây, với phần mềm kế toán Fast Accounting, công việc của kế toán là ghi chép, lập chứng từ ban đầu, kiểm tra chứng từ trước khi cập nhật vào cơ sở dữ liệu của máy vi tính. Đối với hạch toán trên máy vi tính, quan trọng nhất là khâu thu thập, xử lý phân loại chứng từ và định khoản kế toán. Đây là khâu đầu tiên của quy trình hạch toán trên máy vi tính và là khâu quan trọng nhất vì kế toán chỉ vào dữ liệu cho máy thật đầy đủ và chính xác (các bút toán). Máy sẽ tự động phân loại, tính toán, tổng hợp và đưa ra các báo cáo cần thiết. Nhìn chung, các phần hành kế toán đều đi theo một quy trình sau:
1.Chuẩn bị:
Thu thập, xử lý các tài liệu, chứng từ cần thiết. Định khoản kế toán
2. Nhập dữ liệu cho máy:
Nhập mọi thông tin về các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ. Nhập các bút toán kết chuyển nếu có
Hình 2.4: Quy trình kế toán khi áp dụng kế toán máy
2.3.1. Kế toán tài sản cố định (TSCĐ):
2.3.1.1. Cách xác định nguyên giá (NG), giá trị hao mòn, giá trị còn lại
- Nguyên giá của TSCĐ do mua sắm:
NG = Giá mua – Chiết khấu thương mại và giảm giá + các khoản thuế không được hoàn lại + chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa TSCĐ vào sử dụng
- Nguyên giá của TSCĐ do tự xây dựng, tự sản xuất:
NG = Giá thành sản xuất thực tế + Chi phí trước khi sử dụng - Nguyên giá của TSCĐ được tài trợ, biếu tặng:
NG = Giảtị hợp lý + Chi phí trước khi sử dụng - Nguyên giá của TSCĐ thuê tài chính:
NG = Min [Giá trị hợp lý; Giá trị hiện tại của khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu]
- Giá trị hao mòn (GTHM):
GTHM của TSCĐ = Số khấu hao cơ bản lũy kế của TSCĐ - Giá trị còn lại (GTCL):
2.3.1.2. Hạch toán những nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến TSCĐ:
- Chứng từ ban đầu: biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, bảng tính và phân bổ khấu hao, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ,...
- Tài khoản sử dụng: TK 211 “ TSCĐ hữu hình”, TK 212 “ TSCĐ thuê tài chính”, TK 213 “ TSCĐ vô hình” hạch toán tăng TSCĐ: TH1: TSCĐ tăng do mua sắm BT1: Nợ TK 211, 213 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 BT2: Nợ TK 414, 431, 441,... Có TK 411
hoặc ghi đơn bút toán: Có TK 009 TH2: TSCĐ tăng do mua trả góp, trả chậm: BT1: Nợ TK 211, 213 Nợ TK 133 Nợ TK 242 Có TK 331 BT2: Nợ TK 331 Có TK 111, 112 BT3: Nợ TK 635 Có TK 242
TH3: TSCĐ hình thành do tự xây dựng, nghiên cứu hoặcmua ắm phải qua lắp đặt BT1: Nợ TK 241 (2411, 2412) Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 BT2: Nợ TK 211, 213 Có TK 241 (2411, 2412) TH4: Các trường hợp tăng khác: Nợ TK 211, 213
TH5: TSCĐ phát hiện thừa khi kiểm kê: Nợ TK 211, 213
Có TK 214, 338 (3381) hạch toán giảm TSCĐ:
TH1: TSCĐ giảm do thanh lý, nhượng bán: BT1: Nợ TK 811 Nợ TK 214 Có TK 211, 213 BT2: Nợ TK 811 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 152, 331, ... BT3: Nợ TK 111, 112, 131, 152,... Có TK 711 Có TK 333 (33311)
TH2: TSCĐ giảm do góp vốn liên doanh với cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát: BT1: Nợ TK 222, 214, 811 Có TK 211, 213 BT2: Nợ TK 222, 214 Có TK 211, 213 Có TK 3387 BT3: Nợ TK 338 (3387) Có TK 711
TH3: TSCĐ giảm do phát hiệnthiếu khi kiểm kê: Nợ TK 138 (1381, 1388)
Nợ TK 214 Có TK 211
TH4: TSCĐ giảm do không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ theo chế độ hiện hành:
Nợ TK 627, 641, 642,... Nợ TK 242
Nợ TK 214
Có TK 211, 213
TH5: TSCĐ giảm do đã khấu hao hết: Nợ TK 214 (2143)
Có TK 211, 213. Khấu hao tài sản cố định:
TSCĐ được tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng theo quy định tại Quyết định số 206/2003/QĐ - BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chíh về việc ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích lập khấu hao TSCĐ. Theo phương pháp này, khấu hao TSCĐ được tính theo công thức:
KH TSCĐ bình quân năm = NG / Số năm sử dụng
BT1: Hàng kỳ trích khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh: Nợ TK 627, 641, 642, 632,...
Có TK 214 BT2: Ghi đơn: Nợ TK 009
Trường hợp đơn vị phải nộp khấu hao cơ bản cho cấp trên hoặc điều chuyển nội bộ: BT3: Nợ TK 411, 136
Có TK 111, 112,... hạch toán sửa chữa TSCĐ:
TH1: Hạch toán sửa chữa thường xuyên TSCĐ: Nợ TK 627, 641, 642
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331, 334, 152,... TH2: Hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ: - BT1: Nợ TK 241 (2413) Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331, 334, 152,... - BT2: Nợ TK 242 Có TK 241 (2413) - BT2: Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 242
(1) Tập hợp chi phí sửa chữa (2) Kết chuyển chi phí sửa chữa (3) Kết chuyển nguồn nếu có
Hình 2.5: Sơ đồ hạch toán sửa chữa nâng cấp TSCĐ
2.3.2. Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm:
Do dặc điểm quy trình công nghệ sản xuất bao gồm các giai đoạn công nghệ nối tiếp nhau nên chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ được tập hợp theo từng giai đoạn công nghệ. Do đó, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là theo từng giai đoạn công nghệ và phương pháp hạch toán chi phí được lựa chọn tương ứng là phương pháp hạch toán