III. Kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương do công ty kiểm toán Deloitte Việt Nam thực hiện tại công ty sản
1. Chuẩn bị kiểm toán
1.1. Tìm hiểu chung khách hàng
VSP là doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài thành lập tại Việt Nam theo giấp phép đầu tư số 1929/GP ngày 25/6/1997 với thời gian hoạt động là 30 năm kể từ ngày được cấp giấy phép và các giấp phếp điều chỉnh. Các cổ đông của công ty là: Sumitomo Metal Industrial, Sumitomo Corporation và Mitsui&co. Tổng số nhân viên của công ty tại ngày 31/12/2007 là 110 người Ngành nghề kinh doanh và hoạt động chủ yếu của công ty là sản xuất và gia công ống thép cao cấp, các phụ tùng kim loại và băng lá thép dung trong công nghiệp ôtô xe máy và các ngành công nghiệp khác.
Báo cáo tài chính được trình bày theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với các Chuẩn mực kế toán Việt Nam, Hệ thống kế toán Việt Nam và các quy định hiện hành về kế toán việt Nam. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong báo cáo tài chính của công ty là đồng Đô la Mĩ (USD), kì kế toán của công bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12.
1.2. Các chính sách kế toán chủ yếu tại công ty khách hàng
- Ước tính kế toán: việc lập báo cáo tiài chính tuân thủ theo cáo chuẩn mực kế toán Việt Nam, Hệ thống kế toán Việt Nam và các quy định khác về kế toán hiện hành tại Việt Nam yêu cầu ban giám đốc phải có những ước tính và giả định ảnh hưởng đến số liệu báo cáo về công nợ, tài sản và việc trình bày các khoản công nợ và tài sản tiềm tang tại ngày lập báo cáo tài chính cũng như số liệu báo cáo về doanh thu và chi phí trong suốt năm tài chính. Kết quả hoạt động kinh doanh có thể khác với các ước tính giả định đặt ra
- Tiền: Bao gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng
- Hàng tồn kho: được xác định trên cơ sở giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hang tồn kho bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung, nếu có, để có được hàng tồn kho ở vị trí và trạng thái hiện tại. Giá gốc của hang tồn kho được xác định theo phương pháp bình quân ra quyền. Giá trị thuần có thể thực hiện được được xác định bằng giá bán ước tính trừ các chi phí để hoàn thành, chi phí tiếp thị, bán hang, và phân phối phát sinh. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho của công ty được trích lập theo các quy định kế toán hiện hành. Theo đó công ty được phép trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong trường hợp giá trị thực tế của hàng tồn kho lỗi thời, hỏng, kếm phẩm chất cao hơn giá trị thị trường tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán.
- Tài sản cố định hữu hình và hao mòn: TSCĐHH được trình bày theo nguyên giá trừ giá trị hao mòn. Nguyên giá TSCĐHH bao gồm giá mua và toàn bộ chi phí liên quan khác liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sang sử dụng. TSCĐHH được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính như sau.
TSCĐHH Số năm khấu hao ước tính
Máy móc thiết bị 4- 10 Thiết bị văn phòng 3- 10 Phương tiện vận tải 6
Đồ đạc 10
- Ghi nhận doanh thu: Doanh thu được ghi nhận khi kết quả giao dịch hàng hoá được xác định một cách đáng tin cậy và công ty có khả năng thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch này. Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi hàng đã giao và chuyển quyền sở hữu cho người mua.
- Ngoại tệ: Các nghiệp vị phát sinh bằng các loại ngoại tệ được chuyển đổi theo tỷ giá tại ngày phát sinh nghiệp vụ. Chênh lệc tỉ giá phát sinh từ các nghiệp vụ này được hạch toán vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Số dư các tài khoản bằng tiền và công nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ tại ngày kết thúc niên độ kế toán được chuyển đoỏi theo tỷ giá tại ngày này. Chênh lệch tỷ giá phát sinh do đánh giá lại các tài khoản này được hạch toán vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Lãi chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại các số dư tại ngày kết thúc niên độ kế toán không được dung để chia cho các chủ sở hữu.
- Thuế: Thuế thu nhập doanh nghiệp thể hiện tổng giá trị của số thuế phải trả hiện tại và số thuế hoãn lại.
Số thuế hoãn lại phải trả được tính dựa trên thu nhập chịu thuế trong năm. Thu nhập chịu thuế khác với lợi nhuân thuần được trình bày trên báo
cáo kết quả hoạt động kinh doanh vì thu nhập chịu thuế không bao gồm các khoản thu nhập hay chi phí tính thuế hoặc được khấu trừ trong những năm khác và ngoài ra không bao gồm các chỉ tiêu không chịu thuế hoặc không được khấu trừ. Thuế thu nhập doanh nghiệp được tính theo thuế xuất được tính theo thuế xuất có hiệu lực tại ngày kết thúc niên độ kế toán là 10% tính trên thu nhập chịu thuế. Công ty được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong ba năm kể từ năm đầu tiên kinh doanh có lãi và được giảm 50% trong bảy năm tiếp theo.
Thuế thu nhập hoãn lại được tính trên các khoản chênh lệch giữa giá trị ghi sổ và cơ sở tính thuế thu nhập của các khoản mục tài sản hoặc công nợ trên báo cáo tài chính. Thuế thu nhập hoãn lại phải trả được ghi nhận cho tất cả các khoản chênh lệch tạm thời, còn tài sản thuế thu nhập hoãn lại chỉ được ghi nhận khi chắc chắn có đủ lợi nhuận tính thuế trong tương lai để khấu trừ các khoản chênh lệch tạm thời.
1.3. Tìm hiểu về chu trình tiền lương và nhân viên của công ty VSP
- Chính sách tuyển dụng: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, và yêu cầu thực tế của các bộ phận sản xuất. Phòng lao động tiền lương tiến hành lên kế hoạch nhân sự từ đầu năm. Công ty tiến hành thành lập hội đồng tuyển dụng, tuyển dụng xong nhân viên được thử việc trong thời gian 6 tháng (nếu đáp ứng được yêu cầu công việc) sau đó công ty chính thức ký hợp đồng lao động dài hạn. Tất cả các hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động được quản lý tập trung tại phòng LĐ tiền lương.
- Thủ tục theo dõi thoèi gian lao động: Để theo dõi số lượng lao động thì mỗi nhân viên của công ty được phát một thẻ từ, khi đế công ty sẽ qua phòng giám sát để quẹt thẻ. Cuối tháng bảng chấm công sẽ được lên dựa trên số liệu của máy soi thẻ từ này. Trường hợp làm thêm giờ phải được sự phê chuẩn của Trưởng ca sản xuất. Cuối tháng các bảng tổng hợp làm thêm giờ
cũng được chuyển cùng với bảng chấm công chuyển lên cho phòng LĐ tiền lương. Bộ phận tiền lương có trách nhiệm kiểm tra các bảng lương này và đánh giá tính phù hợp và đầy đủ.
- Cách tính lương: Tiền lương được tính dựa trên số tiền trên hợp đồng lao động, ngoài ra nhân viên sẽ được phụ cấp bữa ăn trưa giá trị 12 500VNĐ - Thanh toán lương: Tiền lương sẽ được thanh toán một lần trên tháng vào ngày 30 hàng tháng (tháng 2 sẽ thanh toán vào ngày 28) bằng phương thức chuyển khoản.
1.4. Xây dựng chương trình kiểm toán
Sau khi đã có thông tin từ những bước trên, các Manager phụ trách các khách hàng sẽ lập kế hoạch kiểm toán dựa trên quy trình và sự trợ giúp của phần mền AS2. Sau đó chương trình kiểm toán này sẽ được gửi cho các KTV trực tiếp thực hiện công việc kiểm toán ở bước tiếp theo.
2. Thực hiện kiểm toán
2.1. Kiểm toán các nghiệp vụ tiền lương
Sau khi tìm hiểu về chu trình tiền lương và nhân viên của Công ty VSP kiểm toán viên thực hiện kiểm tra dữ liệu kết xuất từ phần mềm kế toán của khách hàng bao gồm đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh tài khoản chi tiết đảm bảo số dư, số phát sinh phải khớp đúng).
Kiểm toán viên sẽ tổng hợp TK 334 chi tiết theo từng tiểu khoản. Mục tiêu của công việc này là đảm bảo khớp số liệu giữa sổ chi tiết, sổ cái và BCTC. Tờ tổng hợp này cho biết số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ. Qua giấy tờ làm việc tổng hợp lương chi tiết theo từng tiểu khoản, kiểm toán viên khẳng định được tính chính xác về mặt số học của số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ. Đồng thời kiểm toán viên cũng xác định mức độ biến động của từng loại lương có biến động gì bất thường so với năm trước không
Sau khi tổng hợp lương theo từng tiểu khoản chi tiết, kiểm toán tổng hợp lương theo nội dung và các tài khoản đối ứng trên một giấy tờ làm việc khác. Mục đích của công việc này là để xác định xem có các đối ứng bất thường không. Ví dụ, sau khi tổng hợp, kiểm toán viên phát hiện một bút toán bất thường:
Nợ TK 4311: 6000 Có TK 334 : 6000
Sau khi tiến hành phỏng vấn khách hàng và được biết đây là các khoản đã trích nhầm vào quỹ khen thưởng nay điều chỉnh lại.
2.1.1. Thủ tục phân tích
2.1.1.1. Ước tính lương
Để ước tính chi phí tiền lương sản phẩm theo đơn giá, kiểm toán viên dựa vào bảng nhập xuất tồn của phòng vật tư xác định khối lượng ống thép xuất ra ngoài nhà máy (số liệu ống thép xuất ra ngoài nhà máy đã được một kiểm toán viên khác kiểm toán phần hành thành phẩm và doanh thu kiểm tra). Đồng thời kiểm toán viên thu thập quyết định giao đơn giá của công ty để làm căn cứ tính tiền lương sản phẩm theo đơn giá.
Đối với lương giám đốc, công ty căn cứ vào sản lượng ống thép tiêu thụ để quyết định mức lương của Giám đốc trong năm. Theo quyết định của công ty, lương của Giám đốc công ty năm là 60000USD. Khi chưa có quyết định chính thức, Công ty tạm tính mức lương hàng tháng của giám đốc là 3500USD/tháng. Sau khi có quyết toán sản lượng sẽ quyết toán sau.
Theo kết quả chi phí lương mà kiểm toán viên tính toán lại thì chênh lệch so với số của khách hàng hạch toán là 500USD. Kiểm toán viên xét thấy số chênh lệch quá nhỏ nên bỏ qua.
Để kiểm tra tiền ăn ca kiểm toán viên kiểm tra phát sinh Có TK 3341
thông qua việc ước tính tiền ăn ca và kiểm tra phát sinh Nợ TK này thông qua việc kiểm tra chi tiết chi ăn ca. Kiểm toán viên dựa vào số lao động bình quân năm tại Công ty VSP và đơn giá tiền ăn ca, kiểm toán viên ước tính tiền ăn ca một tháng sau đó tính tiền ăn ca cả năm. Nếu có chênh lệch giữa số liệu tính toán của kiểm toán viên và số hạch toán của khách hàng thì kiểm toán viên sẽ phải xác định nguyên nhân chênh lệch
Mục tiêu: Tính đầy đủ, trọn vẹn
Công việc: Tính toán lại chi phí ăn ca phát sinh trong năm 2007
Người lập : TVH Người soát xét: NQH
Ước tính tiền ăn ca: ( VND)
Số lượng lao động 1,114
Tiền ăn ca bình quân 12,500
Số ngày bình quân tháng 23
Số kiểm toán viên ước tính 2,562,200,000
Số đơn vị hạch toán 2,523,427,500
Chênh lệch 38,722,500
Nguyên nhân chênh lệch: Có nhân viên không đi làm đủ 23 ngày trong tháng
Kết luận: đạt được mục tiêu
2.1.2. Thủ tục kiểm tra chi tiết
2.1.2.1. Kiểm tra chi tiết chi lương
Sau khi áp dụng thủ tục phân tích (ước tính lương sản phẩm), kiểm toán
viên không phát hiện ra được những chênh lệch đáng kể vì vậy kiểm toán viên quyết định tiến hành chọn mẫu kiểm tra chi tiết chi lương.
Kiểm toán viên xác định mức độ trọng yếu cho toàn bộ cuộc kiểm toán (PM). Giá trị trọng yếu MP được tính toán dựa vào mức trọng yếu đã xác định và luôn nhỏ hơn mức độ trọng yếu (thường bằng 80% - 90% mức độ trọng yếu). Chỉ số của độ tin cậy kiểm tra chi tiết được xác định ở ba mức độ:
- Kiểm tra chi tiết ở mức độ tập trung: R= 2
- Kiểm tra chi tiết ở mức độ trung bình: R= 1.7
- Kiểm tra chi tiết ở mức độ thấp: R= 0.7
Chỉ số của độ tin cậy kiểm tra chi tiết trong cuộc kiểm toán này R= 1.7. Kiểm toán viên dựa vào giá trị trọng yếu MP và chỉ số của độ tin cậy kiểm tra chi tiết để xác định bước chọn mẫu theo công thức:
Giá trị trọng yếu (MP) Bước chọn mẫu (J) =
Chỉ số của độ tin cậy kiểm tra chi tiết (R) Dựa vào bước chọn mẫu (J), kiểm toán viên xác định số mẫu cần kiểm tra bằng cách tính:
Giá trị của khoản mục cần kiểm tra Số mẫu cần kiểm tra (n) =
Bước chọn mẫu (J)
Dựa vào số mẫu cần kiểm tra, kiểm toán viên có thể chọn các nghiệp vụ mà kiểm toán viên nhận thấy là bất thường hoặc các nghiệp vụ có số tiền phát sinh lớn để tiến hành kiểm tra chi tiết.
Đối với những khoản hạch toán lương ngoài đơn giá kiểm toán viên không thể ước tính được. Vì vậy kiểm toán viên chọn mẫu kiểm tra các nghiệp vụ hạch toán chi phí lương ngoài đơn giá. Chẳng hạn đối với tiền độc hại tháng 11/2006 kiểm toán viên đã kiểm tra bảng tính chi phí độc hại do phòng tổ chức lao động tính toán và thấy khớp đúng với số liệu mà phòng kế toán hạch toán. Sau khi chọn mẫu tiến hành kiểm tra chi tiết, kiểm toán viên nhận thấy việc hạch toán lương ngoài đơn giá của đơn vị được hạch toán đúng. 2.2. Kiểm toán các khoản trích theo lương
Đối với các khoản trích theo tiền lương này thì kiểm toán viên phải xác
định tính chính xác của quỹ lương để làm cơ sở tính toán chính xác cho các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ.
Kiểm toán viên sẽ tổng hợp TK 3382, 3383, 3384. Mục tiêu của công việc này là đảm bảo khớp số liệu giữa sổ chi tiết, sổ cái và BCTC. Tờ tổng hợp này cho biết số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của toàn công ty. Tờ tổng hợp này sẽ liệt kê chi tiết số trích vào chi phí và số phải thu của người lao động.
Trên giấy tờ làm việc này, kiểm toán viên cũng thực hiện đối chiếu số tiền mà công ty đã nộp BHXH, BHYT với biên bản đối chiếu số liệu nộp BHXH, BHYT. Số đối chiếu khớp đúng với số mà khách hàng hạch toán. Đối chiếu số dư trên biên bản đối chiếu BHXH với số dư BHXH và BHYT trên sổ của khách hàng có chênh lệch là: (500USD). Kế toán tiền lương giải thích đây là những khoản công ty chi hộ bảo hiểm đối với những trường hợp ốm đau.
2.2.1. Thủ tục phân tích 2.2.1.1. Ước tính KPCĐ
Kiểm toán viên tính toán lại KPCĐ, BHYT, BHXH rồi so sánh với số
của đơn vị hạch toán
Mục tiêu: Tính đầy đủ, trọn vẹn
Công việc: Tính toán lại kinh phí công đoàn
Người lập : TVH Người soát xét: NQH
Ước tính KPCĐ (USD)
Quỹ lương tính KPCĐ 2110471
2% KPCĐ được tính vào chi phí 42209
Số đơn vị đã trích vào chi phí 42554
Chênh lệch -345 ->pass
Kết luận: đạt được mục tiêu
2.2.1.2. Ước tính BHYT, BHXH
Căn cứ vào quỹ lương cơ bản của đơn vị, kiểm toán viên tính toán lại số BHXH, BHYT mà đơn vị phải nộp rồi so sánh với số mà đơn vị hạch toán. Nếu có chênh lệch lớn thì kiểm toán sẽ tìm hiểu và giải thích nguyên nhân chênh lệch