Sổ kế toán là những tờ sổ đợc thiết kế một cách khoa học và hợp lý, có mối liên hệ mật thiết với nhau đợc sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đúng các phơng pháp kế toán, trên cơ sở số liệu từ các chứng từ kế toán.
Trong quá trình thu nhận và sử lý thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của các đơn vị, các chứng từ kế toán đợc lập để chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thông tin trên các chứng từ mang tính đơn lẻ về từng nghiệp vụ, nhìn vào số liệu trên chứng từ kế toán cha thể đánh giá đúng đắn về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Yêu cầu đặt ra đối với kế toán là phải tu nhận và xử lý các thông tin vừa chi tiết theo từng nghiệp vụ vừa mang tính hệ thống theo từng đối tợng kế toán, tổng hợp và hệ thống hoá thông tin về tình hình hoạt động của đơn vị. xuất phát từ yêu cầu quản lý, sổ kế toán đợc sử dụng để tập hợp, xử lý các nghiệp vụ kinh tế tài chính, hệ thống hoá tình hình và sự vận động của các đối t- ợng kế toán. Thông tin về các nghiêp vụ kinh tế phát sinh trên các chứng từ kế toán phân loại tập hơp trên các sổ kế toán theo những tiêu thức nhất định. Cuối kỳ số liệu trên các sổ kế toán sẽ đợc tổng hợp theo những chỉ tiêu kinh tế cần thiết để phản ánh trên các báo cáo tài chính của đơn vị và các báo cáo tổng hợp khác phục vụ yêu cầu quản lý
Sổ kế toán bao gồm sổ tổng hợp, sổ chi tiết và sổ kế toán tổng hợp kết hợp chi tiết. Trong các donh nghiệp tuỳ thuộc vào hình thức kế toán mà donh nghiệp sử dụng các loại sổ khác nhau.
Hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống sổ ké toán gồm số lợng, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự và phơng pháp ghi chép tập hợp, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phơng pháp kế toán trên cơ sở các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp. Theo chế độ kế toán hiện hành thì có các hình thức kế toán sau:
- Hình thức kế toán nhật ký sổ sái - Hình thức kế toán nhật ký chung - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán nhật ký chứng từ
Mỗi hình thức đều có u nhợc điểm riêng, tuỳ vào đặc trng kinh doanh, quy mô và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà lựa chọn cho mình một hình thức kế toán phù hợp. Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán khoa học và hợplý có ý nghĩa quan trọng, nó đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời đáp ứng yêu cầu của quản lý đồng thời góp phần nâng cao trình độ và năng suất lao động của nhân viên kế toán. Cụ thể sổ sách kế toán đợc tổ chức dới bốn hình thức kế toán sau:
4.1 Hình thức Nhật ký sổcái
Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Đối chiếu số liệu
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán ghi vào Nhật ký-Sổ cái, sau đó ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký-Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết)
4.2 Hình thức Nhật ký chung
Hà Thị Thanh Hậu -26- Lớp K7E Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Số (thẻ) chi tiết TK 156, 151, 413, 331, 138, 338 Nhật ký - Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết TK 156, 151, 413, 331, 138, 338 Báo cáo tài chính Chứng từ gốc Sổ nhật ký
chuyên dùng Sổ nhật ký chung Sổ (thẻ) chi tiết TK 156, 151, 413, 331, 138, 338
Sổ cái TK 151, 156
331, 138, 338 Bảng tổng hợp chi tiết TK 156, 151, 413, 331, 138, 338
Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Đối chiếu số liệu
Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ váo chứng từ kế toán đã lập để ghi vào sổ Nhật ký chung theo đúng trình từ thời gian phát sinh của nghiệp vụ, sau đó căn cứ vao fcác số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái của từng tài khoản cho phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi vào các sổ nhật ký chuyên dùng và các sổ chi tiết (nếu có). Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán tổng hợp số liệu trên các nhật ký chuyên dùng để ghi vào sổ cái của các tài khoản cho phù hợp. Cuối kỳ căn cứ vào số liệu trên sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh và căn cứ vào số liệu trên các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp tổng hợp chi tiết. Số liệu trên các bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết sau khi đã đợc kiểm tra đối chiếu sẽ là cơ sở để lập báo cáo tài chính. 4.3 Hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ chi tiết TK 156, 151, 413, 331, 138, Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu
Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ sau khi đã đợc đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì đợc sử dụng để ghi sổ vào sổ cái của từng tài khoản. Nếu có sổ chi tiết, số liệu để ghi vào các sổ chi tiết đợc căn cứ vào các chứng từ gốc đã lập.
Cuối kỳ tổng hợp số liệu trên sổ cái của các tài khoản để lập bảng cân đối tài khoản và tổng hợp số liệu trên các sổ chi tiết lập bảng tỏng hợp chi tiết. Số liệu trên các bảng cân đối tổng hợp sau khi kiểm tra đối chiếu sẽ đợc sử dụng để lập các báo cáo tài chính.
4.4 Hình thức nhật ký chứng từ
Hà Thị Thanh Hậu -28- Lớp K7E Bảng tổng hợp chi tiết TK 156, 151, 413, 331, 138, 338 Sổ cái TK 156, 151, 413, 331, 138, 338
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính
Chứng từ gốc và bảng phân bổ chứng từ gốc Bảng kê số1,2,3, 5,8,11 Nhật ký chứng từ số
1,2,5,6 Sổ thẻ kế toán chi tiết TK 156, 151,413,331, 131, 138, 338 Bảng tổng hợp chi tiết TK 156,151,413,331, Sổ cái TK 156,151,413, 331,131,138, 338
Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi vào các nhật ký chứng từ có liên quan. Đối với các nhật ký chứng từ đơc ghi căn cứ vào các bảng kê hoặc sổ chi tiết thì số liệu trên các chứng từ kế toán đợc ghi vào các bảng kê hoặc sổ chi tiết. Cuối tháng tổng hợp số liệu trên bảng kê hoặc sổ chi tiết để ghi vào nhật ký chứng từ. Đối với các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động cần phải tính toán phân bổ sẽ đợc tập hợp trên các bảng phân bổ, cuối kỳ đợc tính toán phân bổ để ghi vào các bảng kê, nhật ký chứng từ có liên quan.
Cuối kỳ tổng hợp số liệu trên các nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái của các tài khoản, căn cứ vào số liệu tổng hợp trên sổ cái, trên bảng tổng hợp số liệu chi tiết và trên các nhật ký chứng từ, bảng kê để lập các báo cáo tài chính.
Chơng II
tình hình hạch toán hoạt động nhập khẩu hàng hoá tại công ty xuất nhập khẩu và xây dựng nông lâm nghiệp .