Đôi khi tài khoản email của bạn sẽ bị quá tải do mỗi ngày bạn phải nhận hàng trăm email từ khách hàng, đối tác, nội bộ công ty. Do đó, việc phân loại tự động email sẽ giúp giảm bớt thời gian rất nhiều. Công việc trước tiên bạn cần làm là tạo các thư mục bằng cách nhấn phải chuột lên Inbox rồi chọn New Folder, đặt tên tùy ý. Ví dụ: "Mail đối tác" rồi nhấn OK. Cứ tiếp tục tạo thư mục nếu bạn có nhiều phân loại người dùng.
Bước tiếp theo, bạn chọn :
1 Nhấn chuột phải vào tiêu đề Email. 2 Chọn Rules.
Trong cửa sổ mới, ta chọn quy tắc cho email gởi đến tương ứng với yêu cầu công việc.
Chọn thư mục đã được tạo sẵn hoặc nhấn nút New để tạo thư mục khác, rồi nhấn OK
Trong mục "Move the item to folder" sẽ giúp tự động đưa tất cả email từ một địa chỉ email xác định vào một thư mục được chỉ định sẵn.
Bạn có thể tham khảo khá nhiều quy tắc và hành động (action) mà MS Outlook đã có sẵn để ta chọn lựa theo cách thức như trên khi nhấn vào nút
Đặt tên và nhấn Finish để hoàn thành. Bây giờ, thư của các bạn sẽ được tự động chuyển vào từng thư mục nhất định.
Các thao tác khác:
- Change Rule: chỉnh sửa điều kiện. - Copy Rule: sao chép điều kiện - Delete: xóa điều kiện
- Run Rules Now: thực hiện ngay một điều kiện nào đó.