II. NHỮNG YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN 1 Khái niệm về thể thức văn bản
2. Các yếu tố thể thức văn bản 1 Quốc hiệu
2.1. Quốc hiệu
Tại Cơng văn số 1053/VP ngày 12-8-1976, Thường vụ Hội đồng Chính phủ quy định việc sử dụng quốc hiệu và tiêu ngữ của văn bản như sau:
Quốc hiệu được trình bày ở trên đầu trang giấy.
Quốc hiệu cĩ giá trị xác nhận tính pháp lý của văn bản.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Theo quy định của TCVN-5700-1992, dịng "cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam" viết bằng chữ in hoa, dịng "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" bằng chữ thường cĩ các gạch nối ở giữa, phía dưới cĩ gạch ngang.
2.2. Tên cơ quan ban hành văn bản
Tên cơ quan ban hành văn bản cho biết vị trí của cơ quan ban hành trong hệ
thống tổ chức bộ máy nhà nước.
Tên cơ quan được đặt ở gĩc trái tờ đầu văn bản, ngang hàng với quốc hiệu Được trình bày đầy đủ theo tên gọi chính thức đúng như trong quyết định
thành lập cơ quan,
Viết đậm nét, rõ ràng, chính xác, khơng viết tắt, sai chính tả tiếng Việt Phía dưới cĩ một gạch dài.
Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp cĩ thể viết tắt những
Trong trường hợp cĩ đề tên cơ quan chủ quản của cơ quan ban hành văn bản thì chỉ đề tên cơ quan cấp trên trực tiếp bằng chữ thường ở dịng trên, cịn tên cơ quan ban hành viết bằng chữ in hoa ở dịng dưới.
2.2. Tên cơ quan ban hành văn bản
Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả VB, nĩ cho biết vị trí của cơ quan ban hành trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước.
Được đặt ngang hàng quốc hiệu, về phía gĩc trái tờ đầu văn bản, được trình
bày đậm nét, rõ ràng, chính xác đúng như trong quyết định thành lập cơ
quan, khơng viết tắt, sai chính tả tiếng Việt, phía dưới cĩ một gạch dài.
Nếu cơ quan ban hành là cơ quan chủ quản hay cơ quan đứng đầu một cấp
hành chính Nhà nước, thì tên cơ quan được ghi một cách độc lập.
Nếu cơ quan trực thuộc một hệ thống chủ quản nhất định, thì cần ghi tên cơ
quan chủ quản lên trên (cĩ thể viết tắt những cụm từ thơng dụng: HĐND,
UBND…) VD:
TỔNG CƠNG TY
ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
UBND TỈNH HÀ TÂY
SỞ VĂN HĨA VÀ THƠNG TIN
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
KHOA VB - CNHC
Ngồi mục đích làm sáng tỏ hệ thống chủ quản và cơ quan trực thuộc của cơ quan ban hành VB, việc ghi tên cơ quan trên VB cịn cĩ ý nghĩa giao dịch.
2.3. Số và ký hiệu
Số và ký hiệu văn bản giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm văn bản được dễ dàng.
Tuỳ theo tính chất của văn bản và khối lượng ban hành của mỗi cơ quan, tổ
chức mà cĩ thể đánh số cho thích hợp: riêng cho từng loại hoặc tổng hợp
theo từng cụm văn bản.
Số văn bản được viết bằng chữ số Arập và được đánh từ 01 và bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 mỗi năm; các số dưới 10 phải viết thêm số
0 ở đằng trước. Số văn bản được viết trước ký hiệu, ngăn cách với ký hiệu
bởi một dấu gạch chéo (/).
Ký hiệu là chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản,
giữa chúng cĩ dấu gạch nối.
Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa.