4. Độ tin cậy của số liệu và tính hiện đại của luận văn
4.2. PHÂN TÍCH CHUNG TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CHI PHÍ
4.2.1. Phân tích tình hình thực hiện chi phí
Chi phí là một trong những yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty. Mỗi một sự tăng, giảm của chi phí sẽ dẫn đến sự tăng, giảm của lợi nhuận. Do đó, chúng ta cần xem xét tình hình thực hiện chi phí một cách hết sức cẩn thận để hạn chế sự gia tăng và có thể giảm các loại chi phí đến mức thấp nhất. Điều này đồng nghĩa với việc làm tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
4.2.1.1. Phân tích chung tình hình thực hiện chi phí
Phân tích chung tình hình thực hiện chi phí của Công ty là đánh giá tổng quát tình hình biến động chi phí năm sau so với năm trước, xác định mức độ tiết kiệm hay bội chi chi phí.
a) Phân tích tổng mức chi phí thực hiện
Tổng chi phí nói lên qui mô của chi phí. Chỉ tiêu này phản ánh toàn bộ chi phí phát sinh có liên quan đến sự tồn tại và hoạt động của Công ty. Chi phí của Công ty bao gồm chi phí từ hoạt động bán hàng và cưng ứng dịch vụ, chi phí hoạt động tài chính và chi phí khác. Và sau đây là số liệu thể hiện tình hình hoạt động chi phí của Công ty Cát Tường qua 3 năm.
Bảng 4.9:TÌNH HÌNH CHI PHÍ CỦA CÔNG TY QUA 3 NĂM
Chỉ tiêu 2006 2007 2008 Số tiền (1.000 đ) Tỷ trọng (%) Số tiền (1.000 đ) Tỷ trọng (%) Số tiền (1.000 đ) Tỷ trọng (%) Giá vốn 1.128.230 94,65 7.597.694 97,67 11.069.932 98,29 Chi phí tài chính 9.400 0,79 45.120 0,58 20.100 0,18 Chi phí bán hàng 20.150 1,69 57.662 0,74 61.858 0,55 Chi phí quản lý 31.700 2,66 72.020 0,93 101.032 0,90 Chi phí khác 2.500 0,21 6.788 0,08 9.326 0,08 Tổng chi phí 1.191.980 100 7.779.284 100 11.262.248 100
Qua bảng 11 ta thấy tình hình thực hiện chi phí qua 3 năm của Công ty có tăng nhưng năm sau tăng ít hơn năm trước tức là mức độ tăng giảm dần, đây là dấu hiệu đáng mừng. Vì thế, Công ty cần phấn đấu hơn nữa để giảm dần tốc độ tăng của chi phí ở mức độ thích hợp, từ đó làm cho lợi nhuận tăng lên. Cụ thể tình hình chi phí của Công ty là: năm 2006 tổng chi phí của Công ty là 1.191.980 ngàn đồng tăng lên 7.779.284 ngàn đồng và năm 2008 là 11.262.248 ngàn đồng. Từ đây ta thấy chi phí trong năm 2007 tăng nhanh hơn so với những năm khác. Và để thấy được mức độ tăng, giảm cụ thể bao nhiêu ta có bảng 12.
Bảng 4.10:CHÊCH LỆCH CHI PHÍ 2007 VỚI 2006 VÀ 2008 VỚI 2007
Chỉ tiêu 2007 / 2006 2008 / 2007 Số tiền (1.000 đ) % Số tiền (1.000 đ) % Giá vốn 6.469.464 573,42 4.072.238 53,60 Chi phí tài chính 35.720 380,00 (25.020) (55,45) Chi phí bán hàng 37.512 186,16 4.196 7,28 Chi phí quản lý 40.320 127,19 29.012 40,28 Chi phí khác 4.288 171,52 2.538 37,39 Tổng chi phí 6.587.304 552,64 3.482.964 44,77 (Nguồn: Lấy từ bảng 4.9)
Kết quả của bảng số liệu cho ta thấy tổng chi phí của năm năm 2007 tăng hơn rất nhiều so với năm 2006, tăng 6.587.304 ngàn đồng tương đương 552,64% là do giá vốn hàng bán tăng mạnh (tăng 6.469.464 ngàn đồng chiếm tỷ lệ 573,42%). Sở dĩ giá vốn hàng bán tăng cao là do trong năm 2007 Công ty tiêu thụ được một số lượng hàng hoá khá lớn. Bên cạnh đó thì chi phí tài chính của Công ty cũng tăng tương đối cao (chiếm tỷ lê 380,00%), nguyên nhân là do trong năm 2007 các khoản vay dài hạn và ngắn hạn của Công ty đều ở mức cao.
Qua năm 2008, tổng chi phí của Công ty tiếp tục tăng và so với năm 2007 tăng 3.482.964 ngàn đồng tương ứng tăng 44,77%. Nguyên nhân của sự tăng chậm này là do giá vốn hàng bán tăng cao (tăng 4.072.238 ngàn đồng tức 53,60%) trong khi đó chi phí hoạt động tài chính lại giảm (giảm 25.020 ngàn đồng tương ứng 55,45%).
Chi phí hoạt động tài chính giảm là do các khoản vay dài hạn của Công ty đã được thanh toán hết trong năm 2007 và khoản vay mới chưa phát sinh chi phí nhiều.
Nhìn một cách tổng quát qua 2 bảng số liệu trên ta thấy trong tổng chi phí của Công ty thì giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng cao nhất là do loại hình hoạt động của Công ty là kinh doanh mua bán hàng hóa nên chi phí hoạt động kinh doanh là chính mà chủ yếu là giá vốn. Tuy nhiên thì sự tăng lên khá cao của giá vốn có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh của Công ty mà kết quả cuối cùng là lợi nhuận. Do đó, Công ty cần có kế hoạch hạ thấp chi phí giá vốn hàng bán ở mức nhất định để kết quả hoạt động kinh của Công ty ngày một tăng cao hơn nữa.
b) Phân tích tỷ suất chi phí
Tỷ suất chi phí nói lên trình độ tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh, chất lượng quản lý chi phí của Công ty. Qua tỷ số này thì ta có thể kết luận sơ bộ là Công ty kinh doanh có hiệu quả hay không. Và tỷ số này được tính từ tổng chi phí và doanh thu bán hàng.
Ta có công thức sau:
TCP
Tỷ suất chi phí (PCP) = x 100% Doanh thu (Lợi nhuận)
Từ công thức trên ta được bảng số liệu sau:
Bảng 4.11:TỶ SUẤT CHI PHÍ CỦA CÔNG TY QUA 3 NĂM (2006 – 2008)
Đơn vị tính: 1.000 đồng
Chỉ tiêu 2006 2007 2008 Chênh lệch
2007/2006 2008/2007 Tổng doanh thu 1.258.130 7.947.134 11.528.148 6.689.004 3.581.014 Tổng chi phí 1.191.980 7.779.284 11.262.248 6.587.304 3.482.964 Lợi nhuận trước
thuế 66.150 167.850 265.900 101.700 98.050
Tỷ suất chi phí
(%) 94,74 97,89 97,69 3,15 (0,21)
Qua bảng số liệu trên ta thấy:
- Năm 2006, tỷ suất chi phí của Công ty là 94,74% cho thấy chất lượng quản lý chi phí của Công ty chưa tốt và do đó tình hình kinh doanh của Công ty đạt hiệu quả chưa cao.
- Năm 2007, tỷ suất chi phí là 97,89%, tăng 3,15% so với năm 2006 là do hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2007 đi vào ổn định, doanh thu tăng lên nên chi phí cũng tăng theo nhưng tốc độ tăng của doanh thu chậm hơn tốc độ tăng của chi phí. Tuy nhiên, sự gia tăng này là phù hợp mặc dù nó vẫn ở mức cao và điều này được chứng minh qua tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty vẫn có lãi.
- Năm 2008, tỷ suất chi phí của Công ty là 97,69%, giảm 0,21% so với năm 2007 là do tốc độ tăng của doanh thu tương đối nhanh hơn tốc độ tăng của chi phí. Tuy nhiên, chỉ tiêu này vẫn còn ở mức cao, vì vậy Công ty nên có kế hoạch để hạ thấp tỷ suất chi phí.
Mặc dù tỷ suất ch phí của Công ty qua 3 năm đều ở mức cao nhưng nhìn một cách tổng quát thì tỷ suất chi phí còn được coi là một chỉ tiêu chất lượng, nó được tính từ tổng chi phí và tổng doanh thu của Công ty nên phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố tác động lên chi phí cũng như doanh thu, chẳng hạn như: khối lượng, giá bán, giá vốn, kết cấu hàng hóa,… Vì vậy, tỷ suất chi phí của Công ty cao cho thấy khối lượng sản phẩm hàng hoá tiêu thụ của Công ty mạnh nên lợi nhuận của Công ty hàng năm đều tăng.
c) Phân tích tình hình tiết kiệm chi phí
Xét tình hình tiết kiệm chi phí ta sẽ thấy được chi phí của năm sau so với năm trước của Công ty tiết kiệm hay bội chi bao nhiêu. Từ đó tìm nguyên nhân và đưa ra biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí của Công ty.
Ta có công thức sau:
Mức tiết kiệm (giảm) hay bội chi (tăng) = Doanh thu x (PCP (năm sau) - PCP (năm trước)) Từ công thức trên, qua quá trình tính toán ta được bảng số liệu bên dưới thể hiện tình hình tiết kiệm chi phí của Công ty qua 3 năm (năm 2006, năm 2007 và năm 2008).
Bảng 4.12:TÌNH HÌNH TIẾT KIỆM CHI PHÍ CỦA QUA 3 NĂM Đơn vị tính: 1.000 đồng Chỉ tiêu 2006 2007 2008 Chênh lệch 2007 / 2006 2008 / 2007 Tổng doanh thu 1.258.130 7.947.134 11.528.148 6.689.004 3.581.014 Tổng chi phí 1.191.980 7.779.284 11.262.248 6.587.304 3.482.964 Lợi nhuận trước thuế 66.150 167.850 265.900 101.700 98.050 Tỷ suất chi phí (%) 94,74 97.89 97,69 3,15 (0,21) Tăng, giảm 0 250.334,721 24.209,111 250.334,721 (226.125,610)
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty Cát tường)
Qua bảng số liệu trên ta thấy:
- Năm 2007, Công ty quản lý chi phí chưa tốt nên làm cho Công ty phải bội chi một khoản chi phí tương đối lớn: 250.334,721 ngàn đồng tương ứng tăng 3,15%.
- Năm 2008, tình hình quản lý chi phí có vẻ khả quan hơn so với năm 2007. Tuy tổng chi phí có tăng nhưng tốc độ tăng chậm hơn tốc độ của doanh thu và Công ty đã tiết kiệm được một khoảng chi phí là 24.209,111 ngàn đồng tương ứng với giảm 0,21%. Mặc dù giá trị chi phí giảm ít nhưng điều này cho ta biết được tình hình sử dụng chi phí của Công ty đạt hiệu quả khá tốt và vì vậy Công ty cần duy trì và nên có kế hoạch để có thể tiết kiệm được chi phí của Công ty ở mức phù hợp trong thời gian sắp tới, từ đó góp phần làm tăng hiệu quả sử dụng chi phí và cuối cùng là tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh.
4.2.1.2. Phân tích các khoản mục chi phí chủ yếu
Cũng như bao công ty khác, Công ty Cát Tường cũng có 5 khoản mục chi phí. Ở đây, ta chỉ xét 3 khoản mục chi phí chủ yếu có ảnh hưởng lớn đến quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty là giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Ta có bảng số liệu sau:
Bảng 4.13: CÁC KHOẢN MỤC CHI PHÍ CHỦ YẾU CỦA CÔNG TY QUA 3 NĂM (2006 – 2008) Chỉ tiêu 2006 2007 2008 Số tiền (1.000 đ) Tỷ trọng (%) Số tiền (1.000 đ) Tỷ trọng (%) Số tiền (1.000 đ) Tỷ trọng (%) Giá vốn 1.128.230 95,61 7.597.691 98,32 11.669.932 98,62 Chi phí bán hàng 20.150 1,71 57.662 0,75 61.858 0,53 Chi phí quản lý 31.700 2,68 72.020 0,93 101.032 0,85 Tổng 1.180.080 100 7.727.376 100 11.832.822
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty Cát Tường)
Nhìn từ bảng số liệu trên ta thấy, qua 3 năm giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng cao nhất là do hoạt động chủ yếu của Công ty là mua và bán hàng hoá. Vì vậy, giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng cao là chuyện hiển nhiên. Tuy nhiên để biết được sự tăng lên này là tốt hay xấu thì ta cần đặt nó trong mối quan hệ với doanh thu. Bên cạnh đó,hai khoản mục chi phí còn lại là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng khá nhỏ và mặc dù tỷ trọng nhỏ nhưng 2 khoản chi phí này cũng ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty. Và để biết được mức độ tăng, giảm cũng như sự ảnh hưởng của các khoản mục này như thế nào, bằng phương pháp so sánh ta có bảng số liệu sau:
Bảng 4.14:CHÊCH LỆCH CHI PHÍ CÁC KHOẢN MỤC CỦA CÔNG TY (2007 SO VỚI 2006 VÀ 2008 SO VỚI 2007)
Chỉ tiêu 2007 / 2006 2008 / 2007
Số tiền (1.000 đ) Tỷ lệ (%) Số tiền (1.000 đ) Tỷ lê (%)
Giá vốn 6.469.464 573,42 4.072.238 53,60
Chi phí bán hàng 37.512 186,16 4.196 7,28
Chi phí quản lý 40.320 127,19 29.012 40,28
Tổng 6.547.296 554,82 4.105.446 53,13
Nhìn từ bảng số liệu 16 ta nhận thấy được:
* Giá vốn hàng bán
Tại Công ty Cát Tường, hoạt động kinh doanh chủ yếu là bán hàng, thiết kế và lắp đặt mạng, hoạt động cho thuê. Vì vậy giá vốn của Công ty của công ty là giá mua từ các đơn vị cung ứng.
Năm 2006, giá vốn hàng bán của Công ty là 1.128.230 ngàn đồng. Sang năm 2007 là 7.597.691 ngàn đồng, so với năm 2006 tăng 6.469.464 ngàn đồng tương ứng tăng 573,42%. Năm 2008 là 11.669.932 ngàn đồng, tăng 4.072.238 ngàn đồng tức tăng 53,60% so với 2007. Nguyên nhân giá vốn tăng là tuỳ thuộc vào sản lượng tiêu thụ. Ngoài ra, giá vốn hàng bán là nhân tố mà Công ty khó có thể chủ động, vì nhiều lý do như là đơn đặt hàng nhiều hoặc ít, nguồn cung ứng sản phẩm, ngoài ra nó còn phụ thuộc vào sự biến động của thị trường, và hiện nay, mặt hàng mà Công ty kinh doanh lại là sản phẩm có tính mùa vụ. Do đó, Công ty cần phải tính toán thật kỹ về thời điểm, số lượng đặt hàng, lượng hàng tồn kho, chi phí vận chuyển như thế nào cho hợp lý để không làm chi phí này tăng cao, ảnh hưởng đến lợi nhuận của Công ty.
* Chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng của năm 2006 là 20.150 ngàn đồng, đến năm 2007 là 57.662 ngàn đồng,so với năm 2006 thì năm 2007 tăng 37.512 ngàn đồng tức tăng 186,16% và năm 2008 là 61.858 ngàn đồng tăng 4.196 ngàn đồng tương ứng 7,28% so với năm 2007. Ta thấy chi phí bán hàng qua 3 năm của Công ty đều tăng, đặc biệt là năm 2007. Nguyên nhân là do sự tăng lên của chi phí vận chuyển vì giá xăng dầu dùng cho các loại phương tiện vận chuyển tăng liên tục. Ngoài ra chi phí bán hàng tăng còn do chi phí bày hàng của các đợt hội chợ, chương trình giới thiệu sản phẩm tại một số trường đại học và cao đẳng. Mặc dù chi phí bán hàng năm sau tăng hơn năm trước nhưng tốc độ tăng chậm hơn. Đây là một chiều hướng tốt.
* Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh ngiệp năm 2006 là 31.700 ngàn đồng, năm 2007 là 72.020 ngàn đồng, so với năm 2006 tăng 40.320 ngàn đồng tương ứng tăng 127,19% và năm 2008 là 101.032 ngàn đồng, so với năm 2007 tăng 29.012 ngàn đồng tương
ứng 40,28%. Năm 2007 và năm 2008, chi phí quản lý của Công ty tăng khá cao là do trong 2 năm này, Công ty đã tuyển dụng thêm nhân viên ở bộ phận kỹ thuật và bộ phận bán hàng và do chi phí điện tăng. Bên cạnh đó, ta thấy chi phí quản lý tăng nhưng lại chiếm tỷ trọng nhỏ là do bộ máy tổ chức của Công ty tương đối gọn nhẹ nên đã tiết kiệm được một phần chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nhìn tổng quát, tổng các khoản mục chi phí của Công ty qua các năm đều tăng và tăng với tốc độ nhanh nhất là năm 2007. Tuy chiếm tỷ trọng nhỏ nhưng chi phí quản lý doanh nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc làm tăng lợi nhuận Công ty. Vì vậy, Công ty cần phải quan tâm điều chỉnh sử dụng các khoản mục chi phí trong công tác quản lý doanh nghiệp một cách hợp lí nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Muốn thực hiện điều này một cách tốt nhất, Công ty phải xem xét việc sử dụng chi phí ở từng bộ phận, tiêu biểu như các chi phí tiếp khách, chi phí điện, chi phí văn phòng phẩm, chi phí điện thoại, fax, công tác phí,... đồng thời, Công ty cũng phải có những kế hoạch, những chiến lược và giải pháp hợp lý hơn.
4.2.2. Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí
Hoạt động của Công ty chịu sự tác động của nhiều nhân tố khác nhau, trong đó có nhân tố khách quan và chủ quan. Chí phí hoạt động của Công ty cũng vậy, chịu sự tác động rất lớn của các nhân tố trên, có những trường hợp làm tăng chi phí và có những trường hợp làm giảm chi phí. Một trong những mục tiêu phấn đấu của Công ty là giảm chi phí để có điều kiện tăng lợi nhuận. Từ việc phân tích các chỉ tiêu về chi phí của Công ty, ta nhận thấy qua 3 năm hoạt động, giá vốn luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của Công ty. Do đó ở đây, ta chỉ xem xét các nhân tố ảnh hưởng đến giá vốn.
Ta có phương trình:
Tổng chi phí (TCP) = Khối lượng (q) x Giá vốn (cp)
Từ phương trình ta thấy có 2 nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí giá vốn hàng bán là khối lượng sản phẩm tiêu thụ và giá vốn hàng bán. Sau đây là bảng tổng hợp 2 nhân tố ảnh hưởng đến tổng chi phí giá vốn của Công ty qua 3 năm (năm 2006, năm 2007 và năm 2008).
Bảng 4.15:TỔNG HỢP CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN GIÁ VỐN QUA 3 NĂM (2006 – 2008) Chỉ tiêu 2006 2007 2008 q0 cp0 (1.000 đ) q1 cp1 (1.000 đ) q2 cp2 (1.000 đ) Máy bộ (cái) 45 6.200 290 7.110 250 7.762 Máy in (cái) 150 1.010 580 1.510 650 1.910 Mainboard (cái) 290 590 1.700 810 2.580 970
Máy notebook (cái) 13 10.700 85 11.090 150 11.054