Công ty TNHH Phú Hƣng tiến hành kiểm kê, đánh giá lại hàng tồn kho vào ngày 31 tháng 12 của mỗi năm. Sau khi thủ kho hoàn tất thẻ kho và phòng kế toán đã khóa các sổ liên quan đến nguyên vật liệu nhƣ số chi tiết nguyên vật liệu, bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, sổ cái tài khoản 152 thì ban kiểm nghiệm đƣợc thành lập gồm 3 ngƣời, một ngƣời ở phòng kế toán, một ngƣời là thủ kho, một ngƣời ở phòng vật tƣ. Ban kiểm kê sẽ tiến hành kiểm kê và ghi lại kết quả kiểm kê vào biên bản kiểm kê sau đó trình lên giám đốc cùng đƣa ra những biện pháp phù hợp với những trƣờng hợp vi phạm, sai trái. Kế toán sẽ căn cứ vào kết quả kiểm kê trên biên bản kiểm kê để ghi sổ.
Ví dụ: Ngày 31 tháng 12 năm 2009 công ty tiến hành kiểm kê kho vật tƣ, ban kiểm kê gồm ba ngƣời, một nhân viên phòng kế toán, một thủ kho và một nhân viên phòng vật tƣ. Sau khi kiểm kê xong vật tƣ, kết quả kiểm kê đƣợc ghi vào biên bản kiểm kê nhƣ sau:
Công ty TNHH Phú Hƣng
Số 7 – khu 6 – Quán Trữ - Kiến An – Hải Phòng
BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƢ
- Thời điểm kiểm kê: 9 giờ, ngày 31 tháng 12 năm 2009 - Ban kiểm kê gồm:
Ông Phạm Quang Thọ - Phòng vật tƣ – Trƣởng ban Bà Nguyên Thị Hƣơng – Phòng kế toán - Ủy viên Bà Nguyễn Thị Thủy – Thủ Kho - Ủy viên
- Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dƣới đây. S T T Tên vật tƣ MS ĐV tính Đơn giá
(đồng) Theo số kế toán SL TT Theo kiểm kê SL TT Chênh lệch Thừa Thiếu Phẩm chất Còn tốt 100 % Kém phẩm chất Mất phẩm chất SL TT SL TT 1 Xi măng 152XM Tấn 774.500 37 28.656.500 37 28.656.500 0 0 0 0 36 1 0 771.428 50 38.571.400 50 38.571.400 0 0 0 0 50 0 0 2 Sắt 152S6 Tấn 152S10 Tấn 152S12 Tấn
CHƢƠNG III
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI