156,
2.1.4. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại cụng ty CP DTC Việt Nam
- Nhiệm vụ của phòng kế toán của công ty là phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác các thông tin phục vụ cho công tác quản lý và chỉ đạo kinh doanh. Đồng thời ghi chép vào sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Với chức năng và nhiệm vụ nh- vậy, bộ máy kế toán của công ty đã áp dụng chế độ kế toán tập trung:
Sơ đồ 2.3: Bộ mỏy kế toỏn tại Cụng ty CP DTC Việt Nam
Bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty gồm 6 người: 1 kế toỏn trưởng và 5 kế toỏn viờn. - - Kế toỏn trưởng: chịu trỏch nhiệm chỉ đạo, theo dừi, kiểm tra mọi hoạt động của bộ
mỏy kế toỏn tại Cụng ty, Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán tr-ởng kiêm kế toán tổng hợp và kế toán tiền l-ơng: có chức năng giám sát mọi hoạt động chung của phòng kế toán. Theo dõi tình hình thanh toán l-ơng, phụ cấp, trợ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ với các cán bộ công nhân trong toàn công ty. Cuối kỳ tập hợp các khoản mục chi phí, xác định kết quả kinh doanh, tổng hợp số liệu báo cáo tài chính, t- vấn lên giám đốc cho hoạt động trong t-ơng lai của công ty.
- .- Kế toỏn tổng hợp: cú nhiệm vụ theo dừi tỡnh hỡnh biến động về tài sản cố định luõn chuyển trong Cụng ty, tớnh và phõn bổ khấu hao tài sản cố định. Các tài khoản kế toán sử dụng TK 211, TK 214
- Kế toỏn tiền lương: cú nhiệm vụ tớnh toỏn tiền lương trả cho người lao động, tớnh và theo dừi trớch Bảo hiểm xó hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phớ cụng đoàn theo qui định.
- Kế toỏn thanh toỏn: cú nhiệm vụ theo dừi việc thu chi tiền mặt, kiểm soỏt cỏc chứng từ vào quỹ hợp lệ, ghi sổ quỹ tiền mặt..
- Kế toỏn cụng nợ: cú nhiệm vụ theo dừi tỡnh hỡnh bỏn hàng, tiờu thụ hàng húa, đối chiếu Kế toỏn trưởng Kế toỏn thanh toỏn Kế toỏn cụng nợ Kế toỏn tổng hợp Kế toỏn tiền lương Kế toỏn nguyờn vật liệu
2.4.1.2.Tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn tại Cụng ty
Cụng ty Cụng ty CP DTC Việt Nam tổ chức và vận dụng hệ thống chứng từ ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 thỏng 9 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chớnh.
2.1.4.3.Tổ chức hệ thống tài khoản kế toỏn tại Cụng ty
Cụng ty CP DTC Việt Nam tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 thỏng 9 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chớnh.
2.1.4.4.Tổ chức hệ thống sổ kế toỏn tại Cụng ty
Hiện nay, kế toỏn Cụng ty ỏp dụng theo hỡnh thức Chứng từ ghi sổ và sử dụng phần mềm kế toỏn trờn mỏy vi tớnh.
Sơ đồ 2.4: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
Ghi chỳ:
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối thỏng : Đối chiếu, kiểm tra
Giao diện chương trỡnh kế toỏn sử dụng tại Cụng ty Chứng từ kế toỏn Bảng tổng hợp chứng từ cựng loại Mỏy vi tớnh - Chứng từ ghi sổ Sổ kế toỏn - Sổ cỏi 511 - Sổ, thẻ chi tiết 511
-Bỏo cỏo tài chớnh -Bỏo cỏo kế toỏn quản trị
Phần mềm kế toỏn
ESOFT là một phần mềm cú mức độ tự động húa cao. ESOFT luụn cú khả năng trợ giỳp cho cỏc nhõn viờn kế toỏn một cỏch tối đa, nhõn viờn kế toỏn chỉ phải thực hiện một số ớt cỏc thao tỏc cũn lại. Doanh nghiệp dựng phần mềm kết hợp trỡnh tự ghi sổ theo hỡnh thức nhật lý chung.
Căn cứ vào hệ thụng tài khoản kế toỏn, chế độ thể lệ kế toỏn, quy mụ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty, trỡnh độ của đội ngũ kế toỏn yờu cầu quản lỹ cũng như điều kiện trờn mỏy vi tớnh. Cụng ty đó ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ. Đõy là hỡnh thức đơn giản phự hợp với quy mụ của doanh nghiệp vừa và nhỏ, đồng thời trong điều kiện cụng ty đó ỏp dụng kế toỏn mỏy thỡ giỳp hệ thồng hoỏ thụng tin chớnh xỏc khoa học.
- Hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra dựng làm căn cứ ghi sổ, xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để nhập dữ liệu vào mỏy vi tớnh theo cỏc bảng, biểu được thiết kế trờn phần mềm kế toỏn.
Theo qui trỡnh của phần mềm kế toỏn, cỏc thụng tin được tự động nhập vào cỏc sổ kế toỏn tổng hợp và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết cú liờn quan.
đảm bảo chớnh xỏc, trung thực theo thụng tin đó được nhập trong kỳ. Kế toỏn cú thể kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu sổ kế toỏn với bỏo cỏo tài chớnh sau khi đó in ra giấy.
Thực hiện cỏc thao tỏc để in bỏo cỏo tài chớnh theo qui định.
Cuối thỏng, cuối năm, sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết được in ra giấy, đúng quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo qui định về sổ kế toỏn ghi bằng tay.
2.1.4.5.Tổ chức hệ thống bỏo cỏo tại Cụng ty
Bỏo cỏo tài chớnh tại Cụng ty từ năm 2007 đến nay nộp quyết toỏn theo năm tài chớnh, gồm:
- Bảng cõn đối kế toỏn
- Bỏo cỏo kết quả kinh doanh - Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh
Tờ khai thuế nộp theo thỏng.
2.2.Thực trạng tổ chức cụng tỏc kế toỏn doanh thu, chi phớ và xỏc định kết quả kinh doanh tại Cụng ty CP DTC Việt Nam
2.2.1.Kế toỏn doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ tại Cụng ty CP DTC
Việt Nam
2.2.1.1.Nội dung doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ của Cụng ty
Cụng ty CP DTC Việt Nam là một doanh nghiệp thương mại kinh doanh dịch vụ. Doanh thu của Cụng ty từ nhiều nguồn khỏc nhau nhưng được chia làm cỏc mảng chớnh sau:
+ Doanh thu bỏn hàng: Cụng ty thực hiện phương thức tiờu thụ hàng húa trực tiếp tại kho. - Kinh doanh đồ điện dõn dụng, điện tàu : Đõy là hoạt động kinh doanh chủ yếu của Cụng ty. Hàng năm, sản lượng tiờu thụ mặt hàng này khỏ lớn. Bởi vậy, doanh thu từ việc kinh doanh này chiếm tỷ trọng lớn và đem lại cho Cụng ty một khoản lợi nhuận đỏng kể.
- Cỏc loại mỏy nụng cụ như mỏy nổ, mỏy phỏt, mỏy cắt cỏ, mỏy nộn khớ…
+ Doanh thu cung cấp dịch vụ: Tư vấn thiết kế cỏc cụng trỡnh xõy dựng vừa và nhỏ. Doanh thu từ mảng này mang lại khụng nhiều.
- Phiếu thu, Giấy bỏo cú của Ngõn hàng - Cỏc chứng từ khỏc cú liờn quan
+ Tài khoản sử dụng TK 511: Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ. Cụng ty mở 3 tài khoản cấp hai là:
- TK 5111: doanh thu từ hàng húa Trong đú, cụng ty mở thờm chi tiết :
- TK 51111: Doanh thu từ bỏn thộp thanh. - TK 51112: Doanh thu từ bỏn đồ điện.
2.2.1.3.Quy trỡnh hạch toỏn
- Đối với hoạt động bỏn hàng đồ điện, cỏc loại mỏy múc nhỏ: Căn cứ vào hợp đồng mua bỏn (nếu cú) hoặc căn cứ vào thỏa thuận mua bỏn của khỏch hàng, cỏn bộ quản lý kho viết phiếu xuất kho rồi gửi lờn phũng kế toỏn để làm căn cứ viết húa đơn GTGT.
- Đối với hoạt động bỏn thiết bị xõy dựng: Do đa phần là khỏch lẻ mua với số lượng ớt nờn kế toỏn lập bảng kờ hàng húa bỏn lẻ. Sau 7 ngày mới tổng hợp và gửi phiếu xuất lờn phũng kế toỏn làm căn cứ vào phiếu xuất kho, húa đơn GTGT, phiếu thu. Đối với khỏch hàng mua với số lượng lớn thỡ mua lần nào viết húa đơn GTGT lần đú.
Hàng ngày, căn cứ vào húa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu (in từ phần mềm kế toỏn ra) và cỏc chứng từ khỏc cú liờn quan, kế toỏn nhập số liệu vào phần mềm. Mỏy tớnh sẽ tự động ghi vào Sổ chi tiết, Sổ cỏi cỏc tài khoản 511, 131… và cỏc sổ khỏc cú liờn quan.
Đối với phương thức thanh toỏn bằng tiền mặt. Hàng ngày, khi phỏt sinh nghiệp vụ bỏn hàng, kế toỏn viết hoỏ đơn GTGT.
Hoỏ đơn giỏ trị gia tăng hàng bỏn ra gồm 3 liờn:
Liờn 1: Màu tớm được lưu lại quyển hoỏ đơn.
Liờn 2: Màu đỏ giao cho khỏch hàng.
Liờn 3: Màu xanh luõn chuyển trong cụng ty để ghi sổ kế toỏn.
Khi khỏch hàng thanh toỏn bằng tiền mặt, kế toỏn viết Phiếu thu, phiếu thu viết làm 3 liờn, đặt giấy than viết 1 lần, liờn 1 để lưu, liờn 2 giao khỏch hàng, liờn 3 giao cho thủ quỹ.
Phương thức bỏn chịu: được ỏp dụng với khỏch hàng lớn và truyền thống. Trong những giai đoạn khú khăn, phải cạnh tranh với cỏc đối thủ thỡ phạm vi này được mở rộng hơn, nhưng đõy là biện phỏp tỡnh thế và tiềm ẩn nhiều rủi ro nờn cụng ty nờn mở sổ theo dừi chi tiết cụng nợ để theo dừi chi tiết cụng nợ nhằm quản lý cụng nợ phải thu.
Cuối thỏng, kế toỏn thực hiện khúa sổ kế toỏn để lập Bảng cõn đối số phỏt sinh. Cuối năm, căn cứ vào Sổ cỏi và Bảng cõn đối số phỏt sinh để lập Bỏo cỏo tài chớnh. Quy trỡnh hạch toỏn kế toỏn doanh thu tại Cụng ty CP DTC Việt Nam được mụ tả theo sơ đồ 2.5.
Sơ đồ 2.5: Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn doanh thu tại CP DTC Việt Nam
Ghi chỳ:
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối thỏng : Đối chiếu, kiểm tra
*Vớ dụ 1:
Húa đơn GTGT số 0056282 (Biểu 2.2) ngày 01/05/2010, Bỏn 3000kg thộp 6 cho cụng ty TNHH khuõn mẫu Gia Khỏnh, đó thu tiền bằng tiền mặt . Giỏ vốn là 40.300.000
Định khoản: +Nợ TK 1111: 51.150.000 Chứng từ kế toỏn Bảng tổng hợp chứng từ cựng loại Mỏy vi tớnh Sổ kế toỏn - Sổ cỏi - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ, thẻ chi tiết
-Bỏo cỏo tài chớnh -Bỏo cỏo kế toỏn quản trị
Phần mềm kế toỏn
*Vớ dụ 2:
Húa đơn GTGT số 0056325 (Biểu 2.1) ngày 31/05/2010, bỏn đồ điện tàu thủy cho cụng ty CP & thương mại Long Sơn, tổng giỏ thanh toỏn là 837.867.800, đơn giỏ xuất kho là 452.732.100 thuế suất thuế GTGT 10%, chưa thu tiền.
Định khoản:
+Nợ TK 131: 837.867.800 Cú TK 51112: 761.698.000 Cú TK 33311: 76.169.800
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toỏn, kế toỏn viờn nhập dữ liệu vào phần mềm Esoft. Theo trỡnh tự được cài đặt sẵn, mỏy tớnh sẽ tự động xử lý số liệu để ghi vào Sổ chứng từ ghi sổ. Từ cỏc chứng từ ghi sổ thụng tin sẽ được ghi vào Sổ Cỏi cỏc tài khoản cú liờn quan như tài khoản 511, 111... Đồng thời từ cỏc chứng từ gốc thụng qua khai bỏo chi tiết mỏy tớnh cũng tự xử lý số liệu ghi vào Sổ Chi tiết cỏc tài khoản cú liờn quan như Sổ chi tiết tài khoản 511, 111…
Cuối kỳ (hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết) kế toỏn thực hiện cỏc bỳt toỏn khoỏ sổ trờn mỏy vi tớnh để lập cỏc Bỏo cỏo. Mỏy tớnh sẽ tự xử lý số liệu từ Sổ Cỏi để lập Bảng cõn đối số phỏt sinh và Sổ chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết. Sau đú theo chương trỡnh cài đặt sẵn, số liệu được xử lý để lập Bỏo cỏo tài chớnh.
Cuối kỳ cỏc sổ kế toỏn tổng hợp và sổ chi tiết sẽ được in đúng thành quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo quy định về ghi chộp và lưu trữ sổ sỏch kế toỏn.
2.1
HểA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liờn 1: Lƣu
Ngày 01 thỏng 05 năm 2010
Mẫu số: 01 GTKT-3LL HĐ/2010B
Số: 0056282
Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty CP DTC Việt Nam
Địa chỉ: Số 3 phố mới Thuỷ Sơn – Thuỷ Nguyờn – Hải Phũng Số tài khoản: 020488979……… ………... Điện thoại:………. MS: 0 2 0 4 8 8 9 7 9 4 Họ tờn người mua hàng:……….. Tờn đơn vị: Cụng ty TNHH khuõn mẫu Gia Khỏnh
Địa chỉ: 90b ngừ 186 An Dương – HB – Hải Phũng
Số tài khoản:……… Hỡnh thức thanh toỏn: TM. MS:
0 3 0 3 5 3 7 0 5 8
STT Tờn hàng húa, dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Thộp xõy dựng Tấn 03 15.500.000 46.500.000
Cộng tiền hàng 46.500.000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 4.650.000
Tổng cộng tiền thanh toỏn 51.150.000
Số viết bằng chữ: Năm mƣơi mốt triệu một trăm năm mƣơi đồng chẵn.
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký,đúng dấu, ghi rừ họ tờn)
2.2
HểA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liờn 1: Lƣu
Ngày 31 thỏng 05 năm 2010
Mẫu số: 01 GTKT-3LL HĐ/2010B
Số: 0056325
Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty CP DTC Việt Nam
Địa chỉ: Số 3 phố mới Thuỷ Sơn – Thuỷ Nguyờn – Hải Phũng Số tài khoản: 020488979……… ………... Điện thoại:………. MS: 0 2 0 4 8 8 9 7 9 4 Họ tờn người mua hàng:……….. , HCM Số tài khoản:……… Hỡnh thức thanh toỏn: Chưa thanh toỏn
MS: 0 3 0 3 5 3 7 0 5 8
STT Tờn hàng húa, dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Đồ điện cho tàu thủy THÙNG 10 76.169.800 761.698.000
Cộng tiền hàng 761.698.000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 76.169.800 Tổng cộng tiền thanh toỏn 837.867.800
. Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký,đúng dấu, ghi rừ họ tờn)
Biểu 2.3: Phiếu thu
CTY CP DTC Việt Nam Số 3 phố mới Thuỷ Sơn – Thuỷ Nguyờn – Hải Phũng
PHIẾU THU Quyển số 03 Mẫu số 02-TT
QĐ số48/2006/QĐ-BTC ngày 14 thỏng 09 năm 2006 củaBộ trưởng BTC
Ngày01 thỏng 05 năm 2010 Số: PT050
NỢ TK111: 51.150.000 Cể TK 511: 46.500.000 Cể TK 3331: 4.650.000
Đó nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Năm mươi mốt triệu một trăm năm mươi đồng chẵn
+ Tỷ giỏ ngoại tệ (vàng bạc đỏ quý): ... + Số tiền quy đổi: ...
Ngày 07 thỏng 05 năm 2010 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tờn, đúng dấu) Kế toỏn trưởng (Ký, họ tờn) Người lập (Ký, họ tờn ) Người nộp tiền (Ký, họ tờn ) Thủ quỹ (Ký, họ tờn )
Họ, tờn ngƣời nộp tiền: Nguyễn Hải Bằng
Địa chỉ: Cụng ty TNHH Gia Khỏnh
Lý do thu: Thu tiền bỏn thộp HĐ số 0056282
Số tiền: 51.150.000
Viết bằng chữ: Năm mươi mốt triệu một trăm năm mươi đồng chẵn
Biểu 2.4: Bảng tổng hợp chứng từ gốc
CễNG TY CỔ PHẦN DTC VIỆT NAM
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC Thỏng 05 năm 2010
Ghi nợ tài khoản 111 ghi cú tài khoản khỏc
STT Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK 111, cú TK khỏc NT SH TK 131 TK 333 TK511 Tổng nợ TK 111
01/05 PT050 Thu tiền bỏn thộp của Cty Gia Khỏnh 4.650.000 46.500.000 51.150.000 … … ………. ………… …………. ……… ………….… 30/05 PT103 Bỏn đồ điện cho Cty Long Sơn 2.113.300 21.130.000 23.243.000 31/05 PT 106 Thu tiền bỏn hàng cho Cty Khỏnh Chi 8.614.280 86.142.800 94.757.080 … … … ………. ………… …………. ……… ………….… Cộng 738.465.379 197.705.991 1.977.059.919 7.685.216.463
Ngày …thỏng … năm … Giỏm đốc Kế toỏn trưởng Kế toỏn ghi sổ
Biểu 2.5: Bảng tổng hợp chứng từ gốc
CễNG TY CỔ PHẦN DTC VIỆT NAM
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC Thỏng 05 năm 2010
Ghi nợ tài khoản 131 ghi cú tài khoản khỏc
STT Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK 131, cú TK khỏc NT SH ... TK 3331 TK511 Tổng nợ TK 131 … … ………. ……… …………. ……… ………….… 30/05 HD 0056282 Bỏn đồ điện cho Cty Long Sơn 15.000.000 150.000.000 165.000.000 31/05 HD 0056283 Bỏn hàng cho Cty Thủy Giang 7.250.000 72.500.000 79.750.000
31/05 HD 0056325 Bỏn đồ điện cho Cty Long Sơn 76.169.000 761.698.000 837.867.800
Cộng 368.487.214 3.684.872.135 5.039.326.291
Ngày …thỏng … năm … Giỏm đốc Kế toỏn trưởng Kế toỏn ghi sổ
Biểu 2.6: Chứng từ ghi sổ
CễNG TY CỔ PHẦN DTC VIỆT NAM
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 01/05
Ngày 31 thỏng05 năm 2010
Trớch yếu Số hiệu TK Số tiền
Nợ Cú Tổng hợp thu tiền mặt thỏng 5 111 131 738.465.379 111 511 1.977.059.919 111 3331 92.823.712 111 711 431.000 ….. …… ……….. Cộng 7.685.216.463 Biểu 2.7: Chứng từ ghi sổ CễNG TY CỔ PHẦN DTC VIỆT NAM CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 02/05 Ngày 31 thỏng05 năm 2010
Trớch yếu Số hiệu TK Số tiền