XI. XỬ LÝ ĐIỆN VÀ CÁC THÔNG BÁO
3.Điện và thông báo
3.1 Quản lý điện và các thông báo
Màn hình quản lý điện được sử dụng để quản lý các điện và các thông báo được sinh ra tự động bởi hệ thống sau khi phát hành một giao dịch. Hệ thống cho phép lọc các điện và thông báo theo chi nhánh cũng như theo trạng thái là Active, Released, Verified.
25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 92/102
Branch Mã số của chi nhánh tạo điện (chọn trong LOV).
Status Trạng thái của điện và thông báo muốn lọc (chọn trong LOV) ACTIVE: giao dịch đã được duyệt
DELETED: giao dịch đã được hủy bỏ FAILED: giao dịch bị lỗi
RELEASED: giao dịch đã xử lý xong chuẩn bị kết nối với hệ thống bên ngoài SENT: giao dịch đã được chuyển đi
SENDING: giao dịch đang được chuyển đi VERIFY: giao dịch đã được kiểm soát
Module Hệ thống hiển thị phân hệ TTTM.
Nút View: Để xem chi tiết điện hoặc báo cáo trước khi gửi hoặc in ra. Điện và thông báo có thể được xem chỉ khi nó đang ở trạng thái là „RELEASED‟. Nội dung của điện sẽ hiện ra khi người sử dụng nhấn vào nút VIEW.
Message Reference
Số tham chiếu của giao dịch sinh ra điện. Trên cùng một số tham chiếu có thể có rất nhiều điện và thông báo.
Destination Client
mã khách hàng sẽ nhận điện hoặc thông báo. Hệ thống cũng sẽ hiển thị tên và địa chỉ của khách hàng.
Print Destination
Phương thức mà điện hoặc thông báo sẽ được gửi tới.
Message Type
Điện hay thông báo thuộc loại: . ADV-thông báo chung . REC-thông báo nhận/thu . PAY-thông báo thanh toán . TRF-thông báo chuyển nhượng.
Format Dạng điện hoặc thông báo sẽ được hiển thị ở trường này, có thể nhận biết được đâu là điện Swift đâu là thông báo cho khách hàng.
Media Giá trị của trường này luôn mặc định là REPORT.
Route Phương thức một điện sinh ra được chuyển tới người nhận cuối cùng. Ví dụ: bằng Swift, Telex, Postal hay gửi trong nội bộ.
25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 93/102
Status Thay đổi trạng thái hiện thời của điện hoặc của thông báo.
Ví dụ điện đang ở trạng thái là Released, có thể thay đổi sang Sending và ấn nút lưu trữ, trạng thái sẽ tự động đổi sang Sent, ở trạng thái này có thể chuyển được điện đi.
File Swift generated?
Có phát sinh điện Swift hay không? . N/A: không có
. Yes: có
3.2 Nhận điện từ SWIFT
Trong phân hệ Trade finance, có thể tiếp nhận được các điện Swift thông qua cổng Interface. Các điện swift này được nhận tự động vào cơ sở dữ liệu chính của hệ thống với format phù hợp. Sau khi điện được kết nối giữa hệ thống bên ngoài và Symbol bằng Interface. Có thể truy cập để nhận điện về theo đường dẫn: Message/Incoming Swift upload.
Khi vào màn hình Incoming Swift Upload, nhấn F8 hoặc nút „Execute Query‟ trên thanh menu, hệ thống sẽ hiển thị tất cả các điện mới được nhận về và các điện đã nhận về nhưng chưa được xử lý. Những điện chưa được xử lý sẽ được nhận biết bởi trạng thái là “V-Active”. Khi điện được nhận vào hệ thống, trạng thái sẽ hiển thị là “P-Processed”. Ngay khi các dữ liệu đã được nhận thành công, hệ thống sẽ tạo số tham chiếu cho giao dịch LC xuất.
Seq No.
(Sequence No.)
Số thứ tự của điện được upload trong phân hệ Interface (liên kết giữa SWIFT và SYMBOLS). Số thứ tự này mô tả file sẽ được xử lý. Mỗi file có thể chứa nhiều điện SWIFT.
Direction Mô tả điện được upload là điện đi hay điện về. Hệ thống sẽ hiển thị giá trị tương ứng tuỳ thuộc vào trạng thái của mỗi điện được upload. Có hai giá trị có thể được hiển thị:
I : đối với điện về. O: đối với điện đi.
Format Dạng điện được upload, ví dụ như SWIFT.
File Name Phân hệ Interface sẽ sinh ra một file trung gian. File này cho phép các dữ liệu được trao đổi từ Swift sang Symbols. Mỗi file có thể chứa nhiều điện Swift được upload.
Msg. No.
(Message No.)
Một file có thể chứa nhiều điện Swift, do vậy mỗi điện Swift được upload trong file đấy sẽ được gắn một số thứ tự khác nhau.
Type Mỗi điện sẽ có một mã điện Swift khác nhau, ví dụ như MT700, MT799, …
Transaction reference
Ngay khi một LC đã được upload thành công, hệ thống SYMBOLS sẽ tạo ra số tham chiếu cho giao dịch LC đấy.
Branch Mã chi nhánh của giao dịch. Trường này chỉ sử dụng với điện MT700/710. Khi nhận được điện 700/710, người nhận điện sẽ đọc nội dung điện được hiển thị ở màn hình phía dưới và xác định chi nhánh advise LC. Nhấn F9 để chọn mã chi nhánh thích hợp với giao dịch
25Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P.Bến Nghé, Q.1, TP.HCM Trang 94/102
Product Mã sản phẩm phù hợp với giao dịch. Trường này chỉ sử dụng với điện MT700/710. Nhấn F9 để chọn mã sản phẩm phù hợp với nội dung điện.
Sub-product Mã sản phẩm thứ cấp của giao dịch. Trường này chỉ sử dụng với điện MT700/710. Nhấn F9 để chọn mã sản phẩm thứ cấp phù hợp với giao dịch.
Related Ref Số tham chiếu liên quan của giao dịch. Trường này sử dụngvới tất cả các loại điện còn lại khác MT700/710. Vd: điện 734, chọn số tham chiếu của bộ chứng từ xuất bị từ chối để gắn với điện 734. Nhấn F9 để chọn số tham chiếu thích hợp.
Select? Sau khi chọn xong các thông tin phù hợp, click vào ô Select và nhấn F10 để ghi nhận giao dịch. Hệ thống sẽ hiển thị số tham chiếu mới của giao dịch vừa được upload trong trường Transaction Reference.
Message Trường này hiển thị toàn bộ nội dung của điện được upload.
Lƣu ý: có thể in điện ra bằng cách nhấn vào hình máy in ở phía bên phải góc màn hình phía trên.