Xét CSDL BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT ở trên. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để biết được tổng tiền lương (LUONG) theo từng nhóm ngạch lương (MANG), hay tổng hợp số nhân viên theo bậc (BAC), …Lệnh Data/ Subtotals sẽ giúp bạn thực hiện được những
công việc trên.
Cách thực hiện:
Giả sử cần tổng hợp và tính tổng tiền lương (LUONG) theo từng nhóm ngạch lương (MANG) trong CSDL BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT ở trên.
− Dùng lệnh Data/ Sort để sắp xếp các mẫu tin theo MANG, mục đích để các mẫu tin có cùng MANG thì nằm liền kề nhau.
− Chọn vùng CSDL cần tổng hợp với tiêu đề là một hàng. − Vào menu Data/ Subtotals, xuất hiện hộp thoại sau:
+ At each change in: chọn tên trường cần tổng hợp nhóm.
+ Use function: chọn hàm sử dụng tính toán hay thống kê.
+ Add subtotal to: Chọn tên trường chứa dữ liệu cần thực hiện tính toán hay thống kê. + Replace current subtotals: Thay thế
các dòng tổng hợp cũ để ghi dòng tổng hợp mới.
+ Page break between groups: Tạo ngắt trang giữa các nhóm.
+ Summary below data: Thêm dòng tổng hợp sau mỗi nhóm.
Một số hàm trong hộp liệt kê thả Use function:
Hàm Mô tả
Sum Tính tổng các số trong nhóm.
Tổng hợp theo nhóm
Count Đếm số ô không rỗng trong nhóm.
Average Tính giá trị trung bình các số trong nhóm. Max Tìm giá trị lớn nhất trong nhóm.
Min Tìm giá trị nhỏ nhất trong nhóm. Product Tính tích các số trong nhóm. Count Nums Đếm số ô kiểu số trong nhóm.
Làm việc với màn hình kết quả sau khi tổng hợp nhóm
- Click vào các nút để chọn các mức dữ liệu bạn muốn xem. + : Chỉ hiển thị tổng chính (Grand Total Only).
+ : Hiển thị tổng chính và tổng phụ (Grand Total And Subtotal). + : Hiển thị chi tiết tất cả các mẫu tin cùng các tổng hợp (All Record). - Click vào để hiển thị hoặc để che dấu các mẫu tin trong nhóm con.
Ghi chú: để loại bỏ tổng hợp nhóm, bạn chọn Data/ Subtotals, sau đó chọn nút lệnh
Remove All.
Kết quả tổng hợp dữ liệu theo nhóm (Mức 3)
Kết quả tổng hợp dữ liệu theo nhóm (Mức 2)
TẠO BIỂU ĐỒ TRONG EXCEL--- oOo --- --- oOo ---
Khi bạn cần trình bày dữ liệu của bảng tính đến người khác thì việc hiển thị các sự kiện và con số dưới dạng biểu đồ rất có ý nghĩa. Biểu đồ cho phép biểu diễn sự tương quan của dữ liệu trong bảng tính trên phương diện đồ họa, biến đổi các hàng, cột thông tin thành những hình ảnh có ý nghĩa. Biểu đồ giúp bạn so sánh số liệu trong bảng tính một cách trực quan, tránh việc phải đọc các số liệu chi chít trên bảng, tiên đoán được sự phát triển của dữ liệu mô tả trong bảng, làm cho bảng trở nên sinh động và thuyết phục hơn.