CÔNG TY KHOÁNG SẢN VÀ THƯƠNG MẠI HÀ TĨNH
Công ty được đánh giá là một trong những doanh nghiệp có tiềm năng phát triển lớn nhất Tỉnh. Với lợi thế và nguồn nguyên vật liệu sẵn có, một lực lượng công nhân dồi dào và các trang thiết bị hiện đại, Công ty đang ngày một lớn mạnh hơn về mọi mặt. Cùng với sự quan tâm giúp đỡ của các cấp chính quyền, công ty luôn chú trọng đầu tư phát triển sản xuất , tìm kiếm mở rộng thị trượng tiêu thụ. Theo phương hướng và mục tiêu phát triển trong tương lai, bạn hàng cuả công ty không chỉ bó hẹp một nước Châu á mà sẽ vươn xa, kết nối quan hệ với các bạn hàng ở Châu lục khác trên toàn thế giới. Song song với sự phát triển lớn mạnh đó của Công ty, công tác quản lý nói chung và quản lý NVL nói riêng càng không ngừng được hoàn thiện và cải tiến vừa đáp ứng nhu cầu mở rộng sản xuất , vừa tương ứng với vai trò của quản lý là một trong công cụ quán lý đắc lực, kiểm tra và giám sát mọi hoạt động tài chính của xí nghiệp, đồng thời góp phần quản lý một cách có hiệu quả nguyên vật liệu- yếu tố chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí đầu vào.
Tuy chỉ mới được thành lập trong một khoảng thời gian chưa dài, song nhìn chung hoạt động SXKD nói chung và công tác quản lý nói riêng ở Công ty đã có những thành tích đáng kể, trong đó quản lý NVL là một trong những phần hành có đóng góp quan trọng và các tác động tích cực nhất đến kết quả hoạt động XSKD của toàn đơn vị.
Qua thời gian thực tập, vận dụng lý luận chung về công tác tổ chức quản lý NVL song vẫn còn lại một số hạn chế của Công ty.
1. Những mặt ưu điểm
Công tác bộ máy tổ chức quán lý hợp lý, hiệu quả nhịp nhàng phù hợp với quy mô sản xuất ngày càng mở rộng của mình. Với việc bố trí sắp xếp cán bộ quản lý ở các phòng quán lý đúng trình độ và chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm và tinh thần trách nhiệm cao, có khả năng nắm bắt, xử lý thông tin một cách nhanh chóng, giúp cho quá trình sản xuất diễn ra một cách liên tục.
Thực hiện tương đối toàn diện, đồng bộ trên tất cả nội dung công tác quản lý, từ việc chọn lựa chọn phương pháp quản lý đến việc ghi chép, lập báo cáo đều dựa trên các chứng từ, các nghiệp vụ phát sinh thực sự xảy ra.
+ Hệ thống chứng từ, sổ sách áp dụng đảm bảo đầy đủ chứng từ bắt buộc độ quản lý hiện hành của Công ty về NVL như phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ kho, hoá đơn GTGT, biên bản kiểm tra… tất cả điều ghi rõ các yếu tố pháp lý và yêu cầu của việc sử dụng chứng từ.
+ Quản lý chi tiết NVL: Công ty hạch toán theo phương pháp này ghi chép đơn giản, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, các sổ sách chứng từ được thủ kho và quản lý ghi chép đúng đủ theo yêu cầu của quản lý và kiểm tra đối chiều thường xuyên.
+ Bên cạnh đó trong công tác tổ chức quản lý việc hạch toán theo quý và lập phiếu nhập, phiếu xuất kho từng xí nghiệp theo sổ tổng hợp cuối quý làm giảm bớt khối lượng công tác quản lý, đồng thời tạo điều kiện cho các xí nghiệp hoạt động một cách chi động và có hiệu qủa.
Công ty đã trang bị máy vi tính để thuận tiện cho việc tính toán, ghi chép, giảm bớt khối lượng cho nhân viên quản lý.
Bên cạnh những cố gắng và thành tựu đã đạt được thì công tác quản lý NVL tại công ty vẫn còn hạn chế.
2. Những mặt còn tồn tại
Trong quá trình giao nhận chứng từ nhập xuất và vật liệu không nhập phiếu giao nhận chứng từ nên rất có thể dẫn đến tình trạng thất thoát tài liệu, không phản ánh chính xác trị giá vật liệu nhập, xuất trong tháng. Mặt khác việc hoạch toán chi tiết NVL chưa đáp ứng yêu cầu quản lý. Hàng ngày, quản lý không theo dõi tình hình nhập- xuất - tồn vật liệu theo từng hoá đơn chứng từ mà đến cuối quý quản lý mới phản ánh tổng hợp nhập- xuất - tồn vật liệu vào bảng kê nhập, bảng kê xuất và lập báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tốn vật liệu.
Thứ hai: Về công tác quản lý vật liệu
Vật liệu ở Công ty quản lý dựa trên hệ thống định mức nội bộ, do vậy hiệu quả của công ty các quản lý phục thuộc rất lớn vào tính phù hợp và tính hiệu quả của các chỉ tiêu chi phí. Mặc dù, khi xây dựng hệ thống định mức ít nhiều đều phụ thuộc vào ý chí, quan điểm của các cán bộ xây dựng định mức. Đông thời trong điều kiện hiện nay mọi thứ hàng hoá đều được giao dịch muan bán trên thị trường và giá cả của nó biến động theo sự thay đổi cung cầu thị trường, từ đó làm giá trị thực tế của vật liệu nhập, xuất kho trong kỳ cũng biến động theo. Trong khi đó, dù cũng được điều chỉnh, song sự kiện biến động của định mức bao giờ cũng theo sự biến động của vật liệu, do đó gây nên sự chênh lệch khách quan giữa kỳ này và kỳ khác, mà trong thực tế khoan chênh lệch này rất khó xác định.
Thứ ba: Thủ tục nhập kho vật liệu mua ngoài
Các loại vật liệu mua ngoài của Công ty được giao nhận trực tiếp và làm thủ tục nhập kho vật liệu mua về. Ban kiểm nghiệm đã tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách vật liệu nhưng việc lập biên bản kiểm nghiệm vật tư chưa được thực hiện nghiêm túc.
II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ NVL CÔNG TY KHOÁNG SẢN VÀ THƯƠNG MẠI HÀ TĨNH
Trong thời gian thực tập tại Công ty em đã được học hỏi nhiều kiến thức thực tế trong công tác quản lý. Qua đi sâu vào tìm hiểu công tác quản lý
nói chung và công tác tấc quản lý NVL nói riêng cùng những kiến thức được học trong nhà trường em mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý tại Công ty như sau:
Kiến nghị một: Việc giao nhận chứng từ giữa kho và phòng quản lý cần lập phiếu giao nhận.
Như chúng ta đã biết một trong những nhiệm vụ cơ bản của quản lý NVL là phản ánh chính xác số vật liệu nhập, xuất trong quý. Trong việc hoạch toán chi phí vật liệu khi bàn giao chứng từ tại Công ty không có phiếu giao nhận chứng từ nên rất có thể dẫn đến tình trạng thất thoát tài liệu phản ánh không chính xác giá trị vật liệu xuất nhập trong quý mà không biết nguyên nhân cũng như người chịu trách nhiệm.
Kiến nghị hai: Về công tác quản lý vật liệu
Để đảm bảo cho hệ thống định mức mà Công ty áp dụng luôn sát với điều kiện thực tế, đòi hỏi trong quá trình xây dựng và điều chỉnh các mục tiêu chi phí, cán bộ định mức phải đặt nó trong mối liên quan chặt chẽ với sự kiện biến động của các nhân tố tác động đến nó. Không nên quan niệm định mức từ một con số bất di bất dịch trong một thời kỳ mà nên tạo ra một khoảng xây dựng hợp lý nào đó, để trong phạm vi ấy vừa đảm bảo khống chế được chi phí phát sinh một cách hợp lým vừa đảm bảo cách sát thực, thích hợp với điều kiện thực tế hiện nay, nhằm tạo điều kiện ổn địn sản xuất, tạo tâm lý tốt chon người lao động và đảm bảo được chất lượng sản phẩm, tránh tình trạng phải liên tục điều chỉnh định mức.
Bên cạnh đo song song với việc kiểm tra, phải giám sát và tính toán chi phí phát sinh trên cơ sở định mức đã xây dựng, Công ty cần phải căn cứ vào điều kiện thực tế của mình để ra các biện pháp quản lý có hiệu quả việc thực hiện định mức.
Kiến nghị ba: Về thủ tục nhập kho vật liệu mua ngoài
Để đảm bảo tính xác thực của số liệu quản lý phục vụ cho công tác quản lý vật liệu, vật liệu mua về trước khi nhập kho cần phải được kiểm định
để xác định chất lượng, số lượng, quy cách thực tế của vật liệu. Cơ sở để kiểm nhận là hoá đơn của người cung cấp( trường hợp chưa có hoá đơn thì căn cứ vào hợp đồng mua bán).Trong quá trình kiểm nhận, nếu phát hiện thừa, thiếu hoạc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hoá đơn( hợp đồng mua bán) thì ban kiểm nghiệm phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc quản lý về sau.
Trường hợp vật liệu mua về qua kiểm nghiệm đã đảm bảo vê số lượng, chất lượng, quy cách thì cũng kiểm nghiệm để xác định, đã đảm bảo thủ tục nhập kho.
Ví dụ10. Theo hoá đơn số ngày. Công ty mua của tri nhánh xăng dầu Hà Tĩnh 6000 lít dầu.
Thực tế kiểm nhận + Số lượng 6000 lít
+ Đúng quy cách và đảm bảo chất lượng.
Ban kiểm nghiệm có thể lập biên bản nghiệm thu sau( xem mẫu biểu trang bên)
MITRCO Hà Tĩnh Biên bản nghiệm thu vật tư Số:…
Căn cứ vào hoá đơn bán hàng số… ngày của chi nhánh xăng dầu Hà Tĩnh Bản kiểm nghiệm vật tư gồm…
+ Ông: Võ Trí Lưu- Phòng kỹ thuật
+ Ông: Dương Xuân Hoa- Giám đốc xí nghiệp Cẩm Xuyên + Ông: Nguyễn Phi Tứ- Quản lý
+ Ông: Lê Trần Dương- Thủ kho
Đã kiểm nghiệm số vật liệu nhập kho dưới đây.
Kết quả kiểm ngiệm Tên vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị Số lượng theo hoá đơn SL đúng quy cách SL sai quy cách
Dầu đinezen Đo, kiểm tra nhiệt độ
Lít 6000 6000 0 Ý Kiến ban kiểm nghiệm: Đảm bảo điều kiện nhập kho.
Ngày tháng năm
Ban kiểm nghiệm
Kiến nghị bốn: Về quản lý sử dụng vật tư
Để đảm tính hiệu quả của việc sử dụng vật tư, hàng ký các xí nghiệp lập báo cáo tình hình sử dụng vật tư gửi về Công ty. Nội dung bản báo cáo phải ghi rõ chất lượng, hiệu quả của loại vật tư đang sử dụng có đảm bảo tuổi thọ của vật tư không và phải nêu rõ ưu nhược điểm của loại vật tư này so với các vật tư cùng loại đã sử dụng trước đó.
Ví dụ 11. Khi sử dụng vật tư phải lập báo cáo tình hình sử dụng vật tư. MITRACO Hà Tĩnh
BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG VẬT TƯ Kính gửi: - Các phòng ban liên quan
- Ban giám đốc Công ty
Tên đơn vị sử dụng: Căn cứ tính năng kỹ thuật của vật tư. Căn cứ vào quá trình sử dụng thực tế của vật tư.
Xí nghiệp xin báo cáo tình hình sử dụng vật tư cụ thể như sau:
Loại vật tư... … Chất lượng sử dụng ... … Ý kiến đề nghị... …
Ngày tháng năm 2005 Trưởng bộ phận sử dụng
KẾT LUẬN
Hiện nay trong nền kinh tế thị trường vấn đề có ý nghĩa sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp chính là lợi nhuận. Để đạt được lợi nhuận một cách tối đa thì một trong những biện pháp cơ bản nhất là hạ thấp chi phí sẽ làm hạ thấp giá thành sản phẩm. Cũng như các doanh nghiệp khác, chi phí NVL trực tiếp tại Công ty Khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh chiếm tỷ trọng giá thành sản phẩm của công ty. Vì vậy, công tác tổ chức quản lý NVL là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý, nếu sử dụng tốt sẽ góp phần tiết kiệm chi phí vật liệu, sử dụng hợp lý và hiệu quả dẫ đến giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo chất lượng và tăng lợi nhuận cho Công ty.
Nhận thức được vai trò quan trọng đó, trong bài báo cáo quản lý của mình em đã đi sâu nghiên cứu, khái quát cơ sở lý luận của quán lý NVL nói chung, trên nền tảng đó, mô tả và phân tích thực trạng quá trình quản lý NVL tại Công ty Khoảng sản và thương mại Hà Tĩnh. Đồng thời em cũng mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị riêng hy vọng sẽ được góp phần nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện công tác quản lý NVL tại Công ty.
Tuy nhiên do thời gian thực tập có hạn, trình độ bản thân còn hạn chế bài báo cáo không tránh khỏi những sai sót khiếm khuyết nhất định. Chính vì vậy, em rất mong sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến của các thầy cô và toàn thể các bạn để những kiến nghị trên có ý nghĩa thiết thực hơn.
Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các cô chú, anh chị phòng Tài chính - quản lý của Công ty Khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh và thầy giáo Nguyễn Mạnh Hùng đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này.
Hà Nội, ngày 30 tháng 6 năm 2005
Sinh Viên Nguyễn Thị Hồng Hà
PHỤ LỤC
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Quý I năm 2005
ĐVT: 1.000đ
Chứng từ Số phát sinh
Ngày Số Diễn giải
Số hiệu TK Nợ Có … … … 6/2 10 XDHT nhập dầu 1523 1331 331 21.9600 1.980 23.580 15/2 15 Anh Lưu nhập ống thép 1524 1331 141 16.600 800 17.400 15/2 10 Xuất dầu xe 1225 642 1523 359 359 17/2 20 Anh Biểu nhập phụ tùng 1524 1331 141 3.850 175 4.025 … 18/2 11 Xuất phụ tùng thay thế 627 1524 12.480 12.480 20/2 12 Xuất phụ tùng thay thế thiết bị 627 15245 450 450 … 31.3 25 XNCX nhập NL Ilmenite 1521 154 1.200.000 1.200.000 31/3 15 Xuất quặng PVSXSP quý I/03 621 1521 1.250.500 1.250.000 31/3 16 Xuất dầu PVSXSP qý I/03 627 1623 63.307 63.307 … Tổng cộng 360.605.219.174 360.605.219.174 Ngày 31 tháng 3 năm 2005
QUẢN LÝ TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU SỔ CÁI Tài khoản: 152 Chứng từ Số phát sinh (1.000đ) Ngày ghi sổ Ngày Số Diễn giải TKĐƯ Trang sổ NCK Nợ Có Số dư 01/1/2005 3.918.327 … … 6/2 10 Nhập dầu diêzen 331 21.600 15/2 15 Nhập thép 141 16.600 15/2 10 Xuất dầu xe 1225 642 359 17/2 20 Nhập phụ tùng 141 3.850 18/2 11 Xuất ống thép 627 12.480 20/2 12 Xuất PTSCTB 627 450 … 31/3 25 Nhập NL Ilmenite 154 12.000.000 31/3 15 Xuất quặng sản xuất 621 1.250.500 31/3 16 Xuất dầu PVSX 627 … … Cộng phát sinh 13.692.545 11.844.443 Số dư 31/3/2005 5.766.429
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Quản lý đại cương - Đại học Quản Lý Kinh Doanh - Hà Nội.. 2. Quản lý doanh nghiệp - Đại học Kinh tế Quốc dân - Hà Nội.
3.Lý thuyết hạch toán quản lý - Chủ biên TS.Nguyễn Thị Đông - Nhà xuất bản Tài chính.
4. Một số báo cáo quản lý
KÝ HIỆU CÁC TỪ VIẾT TẮT
NVL : nguyên vật liệu
SXKD : sản xuất kinh doanh DNSX : doanh nghiệp sản xuất CX : Cẩm Xuyên
XNKT : xí nghiệp khai thác XDHT : xăng dầu Hà Tĩnh TM : tiền mặt
TGNH : tiền gửi ngân hàng CBCNV : cán bộ công nhân viên KS &TM : khoáng sản và thương mại I TS : thuế suất
SL : số lượng TSP : tấn sản phẩm HĐ : hoá đơn
GTGT : giá trị gia tăng XK : xuất khẩu S X : sản xuất
PVSX : phục vụ sản xuất NL : nhiên liệu
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU... 1
PHẦN I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ NVL CỦA CÔNG TY KHOÁNG SẢN VÀ THƯƠNG MẠI HÀ TĨNH... 3
I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác quản lý chi phí nguyên vật liệu (NVL) trong các doanh nghiệp sản xuất... 3
1. Khái niệm vềđặc điểm của NVL... 3
2.Vai trò của NVL trong SXKD... 3
II. Phân loại và đánh giá NVL... 4
1. Phân loại NVL... 4
2. Đánh giá NVL... 5
2.1. Đánh giá NVL nhập kho... 5