IV. Cỏc giải phỏp nhằm nõng cao thể thức văn bản tại cụng ty cổ phần xõy
5. Nõng cao năng lực cỏn bộ làm việc tại Cụng Ty
Trong bất kỡ cơ quan tổ chức nào thỡ con người là nhõn tố cực kỡ quan trọng đối với thành cụng trong hoạt động của tổ chức đú.
Như vậy cú thể thấy rừ được tầm quan trọng của đội ngũ cỏn bộ trong hoạt động của cơ quan tư nhõn núi riờng và trong mọi tổ chức, đợn vị núi chung.
Vậy để nõng cao được năng lực của đội ngũ cỏn bộ Cụng Ty Cổ Phần Xõy Lắp & Ứng Dụng Cụng Nghệ Cota.,jsc núi riờng và cỏc tổ chức khỏc núi chung, em xin đưa ra một số biện phỏp cụ thể sau:
a. Giỏo dục ý thức nghề nghiệp
Giao cụng việc đỳng chuyờn mụn cho cỏn bộ văn phũng và cỏn bộ văn thư.
Giao cụng việc đỳng chuyờn mụn cho cỏn bộ văn phũng và cỏn bộ văn thư để họ cú thể thực hiện hiệu quả cụng việc được giao, tạo ra tinh thần trỏch nhiệm ở mỗi cỏ nhõn.
b. Bằng cấp
Vấn đề này được xem xột ngay từ khõu tuyển dụng cụng chức và cả khi đó cú một vị trớ làm việc ổn đinh.
- Tuyển dụng cụng chức cụng khai với một số yờu cầu về bằng cấp cụ thể:
Vd: Cỏn bộ làm cụng tỏc văn phũng cần tuyển người cú chuyờn ngành quản trị văn phũng và lưu trữ và quản trị văn phũng.
Cụ thể hơn cỏn bộ làm cụng tỏc văn thư cần tuyển người chuyờn ngành lưu trữ học hoặc hành chớnh văn thư.
Tuỳ theo từng vị trớ mà xột trỡnh độ Trung cấp hay Cao đẳng, Đại học. Ngoài ra hiện nay mọi đơn vị tuyển dụng đề yờu cầu một số bằng cấp như tin học và ngoại ngữ. Cỏn bộ làm cụng tỏc Soạn thảo văn bản và văn thư cần chỳ trọng đặc biệt tới khả năng và bằng cấp về tin học.
- Khi cỏn bộ đó cú một vị trớ trong cơ quan, nhưng do yờu cầu ngày càng cao của cụng việc, đũi hỏi phải cú năng lực nhất định để đỏp ứng yờu cầu mới của cụng việc.
Cú thể đưa cỏn bộ đi theo học tại cỏc lớp tập huấn, cỏc lớp đào tạo từ xa. Hoặc hiện nay, rất nhiều người đang theo học tại chức thuộc chuyờn ngành của mỡnh để nõng cao năng lực và khả năng nhỡn nhận mới về cụng việc của mỡnh.
c. Đào tạo cỏn bộ
Trong mỗi đơn vị, kế hoạch phỏt triển nguồn nhõn sự bao giờ cũng cú kế hoạch đào tạo nhõn lực nhằm mục tiờu phỏt triển lõu dài của tổ chức.
- Cứ cỏn bộ tham gia cỏc lớp đào tạo tập huấn ngắn ngày, để nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ.
Đào tạo cú thể thực hiện dưới 2 hỡnh thức: Đào tạo trong cụng việc và đào tạo ngoài cụng việc, với những cỏ nhõn cú năng lực thỡ nờn ỏp dụng hỡnh thức đào tạo ngoài cụng việc – cử họ đi học cỏc lớp đào tạo cao hơn để họ cú tầm nhỡn thật sự mới về cụng việc của mỡnh cũng như về phương hướng phỏt triển của tổ chức.
- Xõy dựng cỏc bước của quy trỡnh đào tạo một cỏch hợp lớ nhất nhằm tiết kiệm thời gian, chi phớ và phự hợp với khả năng lĩnh hội của người được đào tạo, sau cỏc khoỏ đào tạo cần cú những đỏnh giỏ về kết quả đạt được, những khú khăn và tồn tại, tớch luỹ kinh nghiệm cho những đào tạo sau.
d. Đào tạo bổ sung
Hiện tượng thuyờn chuyển cỏn bộ trong tổ chức là hoạt động diễn ra nhằm tạo sự phự hợp với yờu cầu cụng việc mới. Tổ chức cần cú hoạt động đào tạo dự bị hoặc đào tạo bổ sung để trỏnh hiện tượng thiếu nhõn lực cú chuyờn mụn.
- Đào tạo con người làm việc trong tổ chức phự hợp với xu hướng yờu cầu của cụng việc đỏp ứng với trỡnh độ hiện đại hoỏ cỏc trang thiết bị phục vụ cỏc hoạt động tỏc nghiệp.
e. Chế độ đói ngộ
Cơ quan ỏp dụng chế độ lương đỳng với quy định của nhà nước cụ thể ở đõy là cỏn bộ văn thư, cỏn bộ làm cụng tỏc văn phũng phụ thuộc vào bậc học và thõm niờn cụng tỏc để trả lương.
Lương là phần thu nhập cơ bản để trang trải cho cuộc sống sinh hoạt của con người, đảm bảo tốt được yếu tố này mới cú được những con người làm việc cống hiến lõu dài cho tổ chức.
Cần cú chế độ khen thưởng thớch hợp, kịp thời để động viờn khuyến khớch cỏn bộ cụng nhõn viờn, và đặc biệt là tạo cho họ cú cơ hội và khả năng thăng tiến để họ cú động lực làm việc tốt hơn.
Ngoài ra cụng ty cần chỳ ý tới chế độ đói ngộ về tinh thần cho cỏn bộ nhõn viờn, khụng những chỉ quan tõm đến bản thõn họ mà cần phải quan tõm tới gia đỡnh hoặc những khú khăn trong đời sống của họ để kịp thời động viờn giỳp đỡ, tăng cường tớnh đoàn kết trong tổ chức, làm cho họ cảm thấy gắn bú được lõu dài với cụng ty và sẽ cống hiến hết mỡnh cho sự phỏt triển chung của cụng ty.
KẾT LUẬN
Trong hoạt động giao tiếp, văn bản là một trong những phương tiện quan trọng nhằm ghi lại và truyền đạt thụng tin bằng ngụn ngữ, nhằm điều chỉnh cỏc mối quan hệ xó hội sao cho phự hợp với phỏp luật hiện hành. Văn bản được hỡnh thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xó hội. Trong hoạt động quản lý hành chớnh Nhà nước, văn bản là phương tiện thụng tin cơ bản để ghi lại và truyền đạt cỏc quyết định quản lý, là hỡnh thức cụ thể húa phỏp luật và điều chỉnh cỏc mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý hành chớnh Nhà nước.
Chớnh vỡ vậy em đó chọn đề tài “tỡm hiểu về thể thức của văn bản Cụng Ty Cổ Phần & Ứng Dụng Cụng Nghệ cota,.jsc ” và cú những kết luận sau:
Về thể thức và kỹ thuật trỡnh bày, mặc dự đó cú sự hỗ trợ của những quy
định (cụ thể là Thụng tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP), mặc dự đội ngũ cỏn
bộ, cụng chức trực tiếp soạn thảo văn bản trong những năm gần đõy được đào
tạo, bồi dưỡng tương đối bài bản, nhưng một số văn bản hành chớnh được ban
hành vẫn cũn những sai sút cơ bản, khụng tuõn thủ những quy định theo Thụng
tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP như : ghi tờn loại cụng văn (CV) vào ký hiệu
văn bản; trớch yếu nội dung văn bản dài dũng nhưng khụng khỏi quỏt được nội
dung chủ yếu của văn bản; viết tắt, viết hoa trong văn bản tựy tiện, khụng theo
quy tắc chớnh tả tiếng Việt; bố cục văn bản khụng hợp lý theo điều, khoản,
điểm … đối với từng loại văn bản hành chớnh cụ thể.
Khoảng cỏch giữa cỏc đoạn văn (theo quy định tối thiểu là 6pt) và khoảng cỏch giữa cỏc dũng hay cỏch dũng (theo quy định tối thiểu từ cỏch dũng đơn hoặc từ 15pt trở lờn) khụng thống nhất; sử dụng sai dấu cõu và cỏch trỡnh bày tờn cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn (đối với cụng văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức, cỏn nhõn trở lờn) sau từ “Kớnh gửi”; sử dụng khụng thống nhất loại chữ (in hoa, in thường), kiểu chữ (đứng, đậm)....vv.
Qua đú ta với thấy được sự hạn chế trong việc thể hiện thể thức văn bản của Cụng Ty Cổ Phần xõy lắp & Ứng Dụng Cụng Nghệ cota,.jsc núi riờng cũng như cỏc cụng ty tư nhõn núi chung. Vỡ thế cần phải nõng cao nhận thức cho cỏn bộ, nhõn viờn làm cụng tỏc hành chớnh cũng như việc soạn thảo và ban hành văn bản trong cỏc cơ quan. Em hy vọng trong thời gian tới cỏc cơ quan thực hiện nghiờm tỳc triển khai cú hiệu quả việc ban hành trỡnh bày thể thức văn bản
theo đỳng Thụng tư liờn tịch số 55/2005/TTLT- BNC- VPCP ngày 06 thỏng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và văn phũng Chớnh phủ.
Vỡ thời gian và kiến thức cũn nhiều hạn chế nờn bài viết của em cũn nhiều thiếu sút rất mong được thầy cụ và cỏc bạn đúng gúp ý kiến để bài viết được hoàn thiện hơn. Em xin cảm ơn cỏc thầy cụ giỏo, cỏc bạn trong trường Trung Cấp Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Thăng Long, cỏc cụ chỳ anh chị trong cụng ty Cổ Phần xõy lắp & Ứng Dụng Cụng Nghệ cota,.jsc đó tạo điều kiện tốt nhất để em hoàn thành bài bỏo cỏo thực tập này.
Em xin chõn thành cảm ơn!
Hà nội ngày 15 thỏng 07 năm 2010 Sinh viờn thực hiện
Phạm Thị Loan
