I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH NINH THANH
2.Chức năng nhiệm vụ và đặc điểm của công ty
2.1. Chức năng của công ty.
Nước ta đang phát triển nền kinh tế nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường dưới sự quản lý của Nhà nước. Công ty TNHH Ninh Thanh hoạt động kinh doanh với chức năng thương mại cũng giống như những doanh nghiệp thương mại khác đó là hoạt động kinh doanh với chức năng mua bán trao đổi hàng hoá phục vụ cho sản xuất và đời sống. Cụ thể ở đây là công ty TNHH Ninh Thanh chuyên bán buôn, bán lẻ vật tư hàng hoá cho nhu cầu tiêu dùng như: giấy in, giấy bột, thiết bị phục vụ ngành in… nhưng chủ yếu là buôn bán giấy in. Công ty TNHH Ninh Thanh có chức năng buôn bán các loại giấy in nên nó có nhiệm vụ cung cấp giấy in cho ngành in, cho cá nhân có nhu cầu sử dụng giấy in như học sinh sinh viên, cho hàng pho to cho các văn phòng, cho cơ sở xây dựng thiết kế bản vẽ … do đó nó có vai trò quan trọng đối với nền kinh tế.
Tổ chức các quy trình nghiệp vụ kỹ thuật kinh doanh thương mại như: nghiên cứu thị trường, khai thác nguồn hàng, tổ chức nhập hàng, dự trữ bảo quản vật tư hàng hoá, quảng cáo giới thiệu và bán hàng.
Quản lý chặt chẽ kế hoạch lưu chuyển hàng hoá, quản lý việc sủ dụng vốn, sử dụng lao động, cơ sở vật chất kỹ thuật, quản lý công tác kế toán.
2.2. Nhiệm vụ của công ty.
Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là kinh doanh giấy in, công ty có mối quan hệ mua bán trong cả nước về các loại giấy in, thiết bị phục vụ ngành in, phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng. Công ty TNHH Ninh Thanh do hai thành viên góp vốn thành lập sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước bằng toàn bộ vốn kinh doanh của mình. Nếu công ty kinh doanh có hiệu quả thì được hưởng lãi, nếu kinh doanh thua lỗ thì phải tự chịu. Ngàng kinh doanh chủ yếu của công ty là kinh doanh các loại giấy in và doanh thu từ các loại giấy in chiếm đến 90% tổng doanh thu.
Ngoài việc thực hiện nghĩa vụ chính là kinh doanh công ty còn thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn về sản xuất kinh doanh, kinh doanh thương mại theo đúng pháp luật hiện hành của Nhà nước và hướng dẫn của bộ thương mại
- Xây dựng phương án sản xuất kinh doanh và thực hiện đầy đủ mọi cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký kết.
- Thực hiện đầy đủ các chính sách về quản lý và sử dụng vốn, tài sản, nguồn lực.
- Thực hiện kinh doanh có lãi và phát triển nguồn vốn, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước.
Với đặc điểm nhiệm vụ của công ty, công tác quản lý của công ty là do ban giám đốc, các phòng ban làm việc theo chức năng nhiệm vụ của mình. Nhưng không phải vì thế mà lãnh đạo công ty không quan tâm đến thị trường mà
thị trường cạnh tranh lành mạnh mà thị trường ngày một biến động đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm bắt kịp thời, vì vậy mà thông tin thị trường rất quan trọng đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh thương mại. Ban lãnh đạo công ty phải luôn khảo sát nắm bắt thông tin thị trường để phân tích thông tin nguồn hàng, thông tin về nhu cầu mặt hàng, thông tin về giá cả … để có thể ra quyết định kinh doanh đúng đắn đạt hiệu quả cao nhất. Trong mấy năm kinh doanh công ty hoạt động đã có hiệu quả do sự nhạy bén các thông tin thị trường của ban lãnh đạo, sự quản lý tốt hoạt động kinh doanh của ban lãnh đạo.
Nhận xét đánh giá: Với đặc điểm là công ty TNHH Ninh Thanh chuyên kinh doanh các mặt hàng giấy in là chủ yếu nên việc quản lý mặt hàng kinh doanh đơn giản. Tuy nhiên nếu công ty kinh doanh nhiều mặt hàng hơn sẽ có nhiều lãi hơn, ít bị rủi ro hơn.
3. Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh và bộ máy kế toán của công ty TNHH Ninh Thanh.
3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kinh doanh của công ty.
Công ty TNHH Ninh Thanh là một doanh nghiệp thương mại chuyên kinh doanh các mặt hàng như: giấy in, bột giấy, thiết bị phục vụ ngành in… Trong quá trình hoạt động kinh doanh công ty chủ yếu bán hàng trực tiếp cho các đơn vị trong nước, công ty mua hàng trong nước và hàng nhập khẩu nhưng công ty không trực tiếp nhập khẩu mà mua lại từ đơn vị nhập khẩu để đảm bảo nguồn hàng phục vụ kinh doanh. Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là giấy in, trong đó có một lượng không nhỏ là giấy ngoại. Do đó công ty cần quản lý tốt các mặt hàng để kinh doanh có lãi.
Phương thức kinh doanh chủ yếu của công ty là bán buôn cho các cơ sở kinh doanh, cơ sở sản xuất.
Bộ máy tổ chức quản lý kinh doanh của công ty được phân theo cơ cấu trực tiếp chức năng, được mô tả theo sơ đồ sau.
Hình 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty
- Ban giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, trực tiếp quản lý điều hành mọi hoạt động của công ty.
- Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm về xây dựng kế hoạch tài chính, khai thác và tạo nguồn hàng cho bộ phận kinh doanh các loại giấy in, phòng kinh doanh có nhiệm vụ giao dịch với người cung ứng nguồn hàng và giao dịch với khách hàng tìm kiếm khách hàng cho công ty. Ngoài ra phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ cung cấp kịp thời những thông tin thị trường như giá cả hàng hoá và sự biến động của giá cả, thông tin về nguồn hàng cung ứng, thông tin về khách hàng…
- Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm về xây dựng, kế hoạch tài chính, chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình hạch toán kế toán và tình hình tài chính của công ty. Phòng kế toán có nhiệm vụ lập phiếu thu, phiếu chi theo dõi công nợ và lập báo cáo tài chính, báo cáo kế toán theo định kỳ tháng, quý, năm. Cuối năm phòng kế toán sẽ tập hợp các bảng báo cáo để lập bảng phân tích từ đó thấy được sự biến động của các chỉ tiêu và đưa ra phương hướng khắc phục.
- Phòng kho vận: Chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản hàng hoá, theo dõi lượng hàng hoá nhập - xuất – tồn và gửi hoá đơn như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho lên phòng kế toán của công ty.
Nhận xét đánh giá: Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty rất đơn giản, ít các
Ban giám đốc
phòng ban và nhân viên các phòng ban dễ hơn. Với bộ máy quản lý đơn giản như vậy sẽ giúp giám đốc công ty điều hành công ty tốt hơn. Đồng thời cơ cấu bộ máy quản lý không cồng kềnh cũng làm giảm chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp, tăng lợi nhuận cho công ty. Tuy nhiên công ty có ít các phòng ban nên lượng công việc mà mỗi phòng ban phải làm sẽ nhiều hơn, với khối lượng công việc lớn sẽ gây căng thẳng cho nhân viên và dễ nhầm lẫn trong tính toán các nghiệp vụ kinh tế do không chuyên sâu từng nghiệp vụ chuyên môn.
3.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
Phòng kế toán có vai trò quan trọng trong công ty TNHH Ninh Thanh, nó cung cấp những thông tin về tài sản và nguồn vốn cho nhà quản trị doanh nghiệp giúp nhà quản trị nắm bắt và hiểu rõ khả năng kinh doanh của mình. Phòng kế toán cùng nhà lãnh đạo công ty đưa ra những chiến lược kinh doanh.
Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán:
- Lập và quản lý kế hoạch thu chi tài chính, đôn đốc thực hiện kế hoạch toàn công ty mà bộ máy lãnh đạo đề ra. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Trực tiếp lựa chọn các phương án kinh doanh do các phòng đề xuất. - Quản lý tài sản, tiền vốn và các quỹ của công ty.
- Tham gia giao nhận bảo toàn và phát triển vốn.
- Chịu trách nhiệm duyệt và quyết toán tài chính cho các phòng. - Tổng hợp quyết toán tài chính và báo cáo lên cấp trên theo quy định. - Chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra việc hạch toán
- Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán.
- Đảm bảo cung cấp các thông tin kinh tế kịp thời, chính xác, đầy đủ.
- Trực tiếp hạch toán kinh doanh với bên ngoài, hạch toán tổng hợp các nguồn vốn, phân phối thu nhập, thu nộp Ngân sách.
Hình 2: Sơ đồ bộ máy kế toán
- Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình hạch toán kế toán và tình hình tài chính của công ty .Là người có nhiệm vụ tổ chức thực hiện bộ máy kế toán của công ty. Đồng thời đôn đốc và giám sát việc thực hiện các chính sách và chế độ tài chính.
- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ cất giữ và thu chi trên cơ sở chứng từ hợp lệ, lập bảng thu chi. Thủ quỹ có các mối quan hệ liên quan đến tiền, mối quan hệ với ngân hàng
- Thủ kho: Theo dõi nhập - xuất – tồn kho và cuối tháng tổng hợp lượng hàng tồn kho.
Trong bộ máy kế toán mỗi nhân viên kế toán đều có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn riêng về khối lượng công tác kế toán được giao. Các kế toán phần hành có nhiệm vụ liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp lập báo cáo tài chính.
Nhận xét đánh giá: Bộ máy kế toán đơn giản sẽ làm giảm bớt các khâu trong quá trình lập báo cáo tài chính đồng thời làm giảm chi phí lương nhân viên kế toán phần hành. Tuy nhiên bộ máy kế toán đơn giản, ít nhân viên kế toán sẽ làm tăng lượng công việc đối với nhân viên kế toán do đó có thể gây nhầm lẫn, thiếu sót nghiệp vụ của nhân viên kế toán.
Hình thức kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo
Kế toán trưởng
cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ Nhật ký chung được chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan. Cuối tháng (hoặc định kỳ) lập bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán Nhật ký chung là phù hợp với công ty vì công ty TNHH Ninh Thanh là loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ lại chủ yếu kinh doanh các mặt hàng giấy in, có số lượng nghiệp vụ phát sinh ít. Tuy nhiên các nghiệp vụ phát sinh giống nhau được lặp lại nhiều lần có thể sẽ bỏ sót nghiệp vụ do đó kế toán của công ty cần kiểm tra đối chiếu số liệu cẩn thận.
Hình3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung.
Ghi chú:
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Ghi hàng ngày Chứng từ gốc
Nhật kí chung
Sổ cái
Băng cân đối kế toán
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ, thẻ hạch toán chi tiết (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hàng tháng kế toán trưởng và giám đốc công ty duyệt quyết toán kết quả kinh doanh của đơn vị vào ngày mùng 3 tháng sau.
Cuối từng quý: cuối 3 tháng, cuối 6 tháng, cuối 9 tháng và cuối 1 năm phòng kế toán có trách nhiệm báo cáo tổng hợp với Nhà nước, với cơ quan quản lý Nhà nước công khai tài chính và quyết toán thuế với cục thuế địa phương, nơi mà doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.
Nhận xét đánh giá: Công ty đã áp dụng đúng nguyên tắc ghi sổ kế toán theo quy định của pháp luật. Hình thức nhật ký chung đơn giản dễ làm. Tuy nhiên hình thức nhật ký chung dễ bỏ sót nghiệp vụ và bây giờ ít dùng.
4. Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu tài chính của công ty TNHH Ninh Thanh.
Tài chính doanh nghiệp là các mối quan hệ tiền tệ gắn liền với việc hình thành vốn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Hay nói cách khác tài chính doanh nghiệp là các mối quan hệ kinh tế được biểu hiện bằng tiền gắn liền với việc hình thành và sử dụng các quỹ tiền tệ phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp.
Tài chính là mối quan hệ của vốn và nguồn vốn. Xét theo phạm vi hoạt động của các mối quan hệ tài chính trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Các mối quan hệ tài chính phát sinh trong doanh nghiệp bao gồm:
Quan hệ tài chính giữa doanh nghiệp thương mại với Nhà nước, thể hiện mối quan hệ hai chiều: Nhà nước có thể cấp vốn cho các doanh nghiệp thương mại và các doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ nộp các khoản thuế vào Ngân sách nhà nước. Công ty TNHH Ninh Thanh cũng có mối quan hệ với Nhà nước như các doanh nghiệp thương mại khác.
Quan hệ tài chính giữa doanh nghiệp với thị trường: thị trường vốn và thị trường hàng hoá.
Mối quan hệ giữa doanh nghiệp thương mại với ngân hàng, tổ chức tín dụng, công ty bảo hiểm, công ty tài chính... thể hiện trong quá trìnhh huy động vốn vay vốn hay trả nợ và thanh toán qua Ngân hàng. Công ty TNHH Ninh Thanh
Mối quan hệ giữa công ty với các nhà cung cấp, với các tổ chức kinh tế khác, các doanh nghiệp khác, các tổ chức xã hội... có liên quan đến việc mua bán hàng hoá diễn ra trên thị trường hàng hoá.
Quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp: thể hiện trong quan hệ giữa giám đốc công ty và nhân viên trong công ty thông qua việc trả lương.
Đối với các chủ doanh nghiệp mối quan tâm hàng đầu của họ là tìm kiếm lợi nhuận và khả năng trả nợ. Ngoài ra các nhà quản trị còn quan tâm đến nhiều mục tiêu khác nhau như: tạo công ăn việc làm, nâng cao chất lượng sản phẩm, cung cấp nhiều sản phẩm hàng hoá dịch vụ với chi phí thấp, đóng góp phúc lợi xã hội, bảo vệ môi trường… Tuy nhiên, một doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện được các mục tiêu này nếu đáp ứng được hai thử thách sống còn và là hai mục tiêu cơ bản đó là kinh doanh có lãi và trả được nợ. Một doanh nghiệp bị lỗ liên tục, rút cụôc sẽ bị cạn kiệt các nguồn lực và buộc phải đóng cửa. Mặt khác nếu doanh nghiệp không có khả năng thanh toán nợ đến hạn cũng buộc phải ngừng hoạt động và đóng cửa. Công ty TNHH Ninh Thanh cũng có hai mục tiêu cơ bản đó và đang cố gắng đạt được mục tiêu của mình.
Đối với các chủ ngân hàng và các nhà cho vay tín dụng, mối quan tâm của họ hướng chủ yếu vào khả năng trả nợ của doanh nghiệp. Vì vây, họ đặc biệt chú ý đến số lượng tiền và các tài sản khác có thể chuyển đổi thành tiền nhanh, từ đó so sánh với số nợ ngắn hạn để biết được khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các chủ ngân hàng và các nhà cho vay tín dụng cũng rất quan tâm tới số lượng vốn của chủ sở hữu, bởi vì số vốn của chủ sở hữu này là khoản bảo hiểm cho họ trong trường hợp doanh nghiệp gặp rủi ro. Không mấy ai sẵn sàng cho vay nếu các thông tin cho thấy người vay không đảm bảo chắc chắn rằng khoản vay đó có thể và sẽ được thanh toán ngay khi đến hạn. Công ty TNHH Ninh Thanh cũng không nằm ngoài khả năng đó.
Đối với nhà cung cấp vật tư hàng hoá dịch vụ …, họ phải quyết định xem có cho phép khách hàng sắp tới được mua chịu hàng hay không. Nhóm người này cũng giống như chủ ngân hàng, họ cần biết khả năng thanh toán của khách hàng
hiện tại và thời gian sắp tới. Công ty TNHH Ninh Thanh cũng là một khách