I. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CAO SU SAO
2. Thực trạng vật tư và quản lý vật tư tại Công ty cao su Sao vàng
2.2 Thực trạng công tác quản lý vật tư
2.2.1Thực trạng công tác bảo quản và dự trữ vật tư:
Việc cung ứng vật tư có chất lượng tốt cho các xưởng sản xuất là điều kiện để đảm bảo chất lượng sản phẩm. Với số lượng vật tư tương đối nhiều, mỗi loại vật tư lại có một đặc điểm kĩ thuật riêng, do đó, để bảo quản và sử dụng hợp lý, Công ty cao su Sao vàng phân loại vật tư thành từng nhóm sau đó giao cho các kho để tiến hành bảo quản. Việc phân ra thành từng nhóm có đặc điểm tương đối giống nhau nhằm bảo quản vật tư cho tốt, tránh để chung các loại vật tư mà làm ảnh hưởng đến chất lượng của vật tư trong quá trình bảo quản.
Hệ thống các kho bảo quản vật tư được thể hiện trong sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Hệ thống các kho quản lý vật tư của Công ty cao su Sao vàng
(Nguồn: Phòng kế hoạch vật tư)
Nhiệm vụ và chức năng của các kho được quy định cụ thể như sau: - Kho cao su: Chuyên quản lý và bảo quản các loại cao su thiên nhiên, cao su tổng hợp... Công ty cao su Sao Vàng Phòng Kho vận Kho cao su Kho Hoá chất Kho vải Kho tanh Kho Tạp phẩm Kho xăng dầu
29
- Kho hoá chất: Là nơi bảo quản các loại hoá chất dùng cho sản xuất như CaC03, axit, lưu huỳnh, các chất lưu hoá, chất xúc tiến...và rất nhiều hoá chất khác.
- Kho Vải: Là nơi bảo quản các loại vải mành, vải phin, vải gạc... - Kho Tanh: Bảo quản các loại tanh dùng trong sản xuất lốp các loại. - Kho Tạp phẩm: Bảo quản các loại van săm máy bay, ô tô, xe máy, xe đạp...
- Kho Xăng dầu: lưu chứa nhiên liệu, các chất dễ cháy nổ như xăng, dầu, dung môi cao su...
Kho cao su, kho vải và kho hoá chất là nơi lưu chứa và bảo quản các loại vật tư chính của Công ty.
Các kho này được bố trí riêng biệt, được xây dựng chắc chắn, hợp lý và ngay tại cơ sở sản xuất chính của Công ty. Ngoài ra, ở các chi nhánh của Công ty tại Thái Bình, xưởng luyện cao su Xuân Hoà cũng xây dựng các kho nhỏ để tiện cho việc sản xuất tại các nơi đó. Việc xây dựng nhà kho ngay gần nơi sản xuất nhằm giảm thiểu công vận chuyển vật tư từ các kho đến nơi sản xuất và thuận tiện cho việc kiểm tra, bảo quản vật tư, giảm thiểu thiệt hại, hao hụt vật tư trong quá trình vận chuyển.
Các kho này trực tiếp chịu sự quản lý của phòng Kho vận. Việc quản lý vật tư được thực hiện rất chặt chẽ. Các phòng như phòng kho vận, phòng kế hoạch vật tư và phòng kế toán phối hợp với nhau để quản lý vật tư được tốt.
Trong công ty cao su Sao vàng, mỗi kho có một thủ kho chịu trách nhiệm về toàn bộ vật tư trong kho đó. Thủ kho là người trực tiếp quản lý các kho vật tư. Thủ kho có nhiệm vụ sắp xếp, bảo quản, chuẩn bị vật tư cho sản xuất. Đồng thời, thủ kho phải tập hợp đầy đủ và kiểm tra các chứng từ, hoá đơn liên quan đến vật tư, kiểm tra các phiếu nhập xuất và thường xuyên ghi chép thẻ kho để tiện cho việc quản lý vật tư. Các thủ kho phải thường xuyên phối hợp với các cán bộ phòng kế hoạch vật tư, và các các bộ phòng kế toán để làm tốt công tác hạch toán vật tư, theo dõi sát sao các biến động của vật tư.
2.2.2. Thực trạng công tác cung ứng vật tư
Trong những năm vừa qua, giá nguyên vật liệu nước ta tăng mạnh. Điều này gây ra rất nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp trong nước nói chung và Công ty cao su Sao vàng nói riêng. Do đó, việc đảm bảo được đủ số lượng vật tư cho sản xuất theo như kế hoạch đã đề ra là một điều khó khăn. Tuy nhiên, toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty cao su Sao vàng, đặc biệt là các cán bộ công nhân viên phòng Kế hoạch vật tư đã nỗ lực hết mình để có thể đảm bảo vật tư cho sản xuất.
a) Lựa chọn nhà cung ứng vật tư:
Đây là công việc đầu tiên trong việc đảm bảo vật tư. Để có được vật tư, hàng năm công ty phải tiến hành lựa chọn các nhà cung cấp vật tư. Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, có cầu sẽ có cung. Có rất nhiều nhà cung cấp muốn cung ứng vật tư cho Công ty cao su Sao vàng. Do đó, Công ty phải tiến hành lựa chọn nhà cung cấp. Công ty cao su Sao vàng là một Công ty lớn, số lượng vật tư tương đối nhiều, có đến hàng trăm loại vật tư. Do đó công ty đã lựa chọn nhiều nhà cung cấp vật tư khác nhau. Để lựa chọn nhà cung cấp vật tư, công ty phân loại vật tư theo các nhóm có cùng thuộc tính như cao su, vải các loại, hoá chất.... Sau đó, lựa chọn nhiều nhà cung cấp vật tư theo những nhóm vật tư đó. Tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp vật tư của Công ty cao su Sao vàng là:
- Nhà cung cấp phải có uy tín trên thị trường.
- Giá cả mà nhà cung cấp đưa ra phải hợp lý. Chất lượng vật tư tốt, đáp ứng đầy đủ các thông số kĩ thuật mà Công ty cao su Sao vàng yêu cầu.
- Công ty ưu tiên những nhà cung cấp đã có quan hệ cộng tác với Công ty trong thời gian dài và được Công ty tín nhiệm.
31
Bảng 2: Một số nhà cung ứng vật tư cho Công ty Cao su Sao vàng
(Nguồn: Số liệu phòng Kế hoạch vật tư)
Đây là 3 nhà cung cấp vật tư chính cho Công ty, chuyên cung cấp cho công ty những vật tư quan trọng, chiếm tỉ trọng lớn trong tổng số các loại vật tư của Công ty. Ngoài ra, Công ty còn có một số nhà cung cấp nhỏ, hoặc một số loại vật tư nhỏ, giá rẻ, Công ty mua ngoài thị trường.
Những nhà cung ứng vật tư trên đều là những công ty có uy tín trên thị trường và có quan hệ cộng tác với Công ty cao su Sao vàng lâu năm. Vật tư mà họ cung cấp cho Công ty cao su Sao vàng có chất lượng cao, có giá cả hợp lý, giao hàng đúng tiến độ... Công ty Cao su Sao vàng đã có thâm niên cộng tác với những công ty này hàng chục năm nay. Với sự tín nhiệm các nhà cung ứng trên, Công ty thường xuyên kí các hợp đồng cung cấp vật tư với họ. Để đảm bảo uy tín của mình, các nhà cung ứng luôn cố gắng cung cấp cho Công ty cao su Sao vàng những vật tư có chất lượng tốt nhất và với giá cả hợp lý nhất.
b) Cung ứng vật tư cho các xưởng sản xuất:
Công việc cung ứng vật tư cho các xưởng sản xuất có ý nghĩa quan trọng đối với công việc sản xuất của Công ty cao su Sao vàng vì nó trực tiếp phục vụ cho sản xuất của Công ty. Việc này ảnh hưởng tới công tác hoàn
STT Tên vật tư Nhà cung ứng
1 Cao su các loại: Cao su thiên nhiên, cao su tổng hợp.v..v..
Công ty chế biến cao su Đà Nẵng
2 Hoá chất: CaCO3, Lưu huỳnh, Axit .v..v.
Công ty Thương mại và sản xuất Đức Đài
3 Vải công nghiệp: Vải mành, vải phin, vải gạc v..v..
Công ty dệt vải công nghiệp Hà Nội
4 Tanh các loại Nhập khẩu
thành kế hoạch vật tư, kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty và góp phần nâng cao hiêu quả của quá trình sản xuất.
Phòng kế hoạch vật tư Công ty cao su sao vàng luôn cố gắng phối hợp với các kho, các xưởng sản xuất để cung ứng vật tư thật nhanh chóng, chính xác và kịp thời. Để khuyến khích người lao động sử dụng tiết kiệm vật tư, đồng thời để tiện cho việc quản lý và kiểm tra đánh giá việc sử dụng vật tư, phòng Kế hoạch vật tư tổ chức cấp phát vật tư cho các xưởng sản xuất theo định mức.
Phương pháp này có một số đặc điểm sau:
Số lượng vật tư cấp phát cho các xí nghiệp hay các xưởng sản xuất được tính theo định mức tiêu hao vật tư và kế hoạch sản xuất đã xác định của xí nghiệp hay của xưởng đó. Số lượng vật tư được cấp phát cho các nơi để các bộ phận sản xuất sử dụng trong thời gian tương đối lâu.
Sau mỗi kì cấp phát, các xí nghiệp hay các xưởng sản xuất phải báo cáo tình hình sử dụng vật tư vật tư về phòng Kế hoạch vật tư. Nếu kế hoạch sản xuất được hoàn thành mà vẫn còn thừa vật tư thì xưởng đó đã thực hiện tốt việc tiết kiệm vật tư cho công ty. Số vật tư còn thừa sẽ phải trả lại về các kho để bảo quản, tránh để tồn trong xưởng sản xuất làm tồn diện tích và làm hư hại vật tư. Công ty có chế độ khen thưởng đối với những xí nghiệp, những xưởng sản xuất có cố gắng trong công tác tiết kiệm vật tư trong quá trình sản xuất. Ngược lại, nếu xưởng sản xuất nào mà thiếu vật tư để sản xuất thì phải báo cáo rõ lý do cho phòng Kế hoạch vật tư và phải đợi sự đồng ý của cấp trên mới được nhận tiếp vật tư để sản xuất. Nếu không nêu được rõ lý do thì có thể sẽ bị cảnh cáo hay xử phạt theo quy định của Công ty.
Công ty cao su Sao vàng có các biện pháp quản lý vật tư rất chặt chẽ, có các chế độ khen thưởng, xử phạt hợp lý nên các xí nghiệp sản xuất và các xưởng rất chủ động và tự giác trong việc sử dụng tiết kiệm và bảo quản tốt vật tư. Vật tư của Công ty cấp cho các xưởng ít bị hao hụt.
33
Tuy nhiên, việc cấp phát vật tư theo định mức làm Công ty phải tăng chi phí cho các xí nghiệp, các xưởng để xây dựng kho lưu chứa vật tư. Khi vật tư đã được cấp cho các xí nghiệp và các xưởng sản xuất, nơi đó phải có trách nhiệm bảo quản vật tư của mình. Do vậy, mỗi xưởng phải xây dựng thêm một kho nhỏ để bảo quản vật tư của cả kì sản xuất. Việc này làm tăng chi phí xây dựng cho Công ty, đồng thời tăng chi phí đào tạo các cán bộ quản lý ở các phân xưởng để họ có kiến thức về quản lý vật tư tại xưởng sản xuất đó.