9. Các công việc khi tham gia dự thầu của nhà thầu xây lắp:
9.4. Chuẩn bị, lập hồ sơ dự thầu:
Sau khi qua vòng sơ tuyển, nhà thầu đạt tiêu chuẩn sẽ dựa vào hồ sơ mời thầu để có sự chuẩn bị tài liệu lập hồ sơ mời thầu.
Khi có yêu cầu trước khi lập hồ sơ dự thầu chủ đầu tư phải tiến hành khảo sát thực địa, dựa vào kết quả khảo sát, năng lực của công ty và hồ sơ mời thầu để từ đó lập hồ sơ dự thầu. Nội dung bộ hồ sơ dự thầu gồm:
- Thư trả lời đã nhận được thư mời thầu: sau khi nhận được thông báo mời thầu và tài liệu đấu thầu thì nhà thầu phải đệ trình cho phía mời thầu một lá thư ngắn gọn, rõ ràng thông báo cho chủ đầu tư là công ty đã nhận được thư mời thầu.
- Đơn dự thầu: đây là phần việc quan trọng nhất và nó quyết định khả năng thắng thầu của doanh nghiệp. Đơn dự thầu thực chất là điền vào mẫu của chủ đầu tư cung cấp có trong hồ sơ dự thầu:
+ Thời hạn khởi công kể từ khi có thông báo của chủ đầu tư trong vòng 5-10 ngày kể từ ngày có lệnh, nhà thầu cần huy động đủ lực lượng xe máy, con người, thiết bị để khởi công.
+ Thời gian xây dựng công trình theo yêu cầu của chủ đầu tư hoặc thời gian nhà thầu đề xuất được chủ đầu tư chấp nhận.
+ Mức phạt do công trình chậm trễ theo quy định. + Thời gian bảo hành công trình.
+ Thời hạn phải thanh toán cho nhà thầu sau khi nhận được phiếu thanh toán của kỹ sư tư vấn giám sát.
+ Lãi suất đối với phần chậm trả khối lượng hoàn thành để bảo vệ quyền lợi cho nhà thầu.
+ Khoản tiền, hoặc phần trăm trên giá trị hợp đồng chủ đầu tư sẽ tạm ứng cho nhà thầu sau khi khởi công công trình để nhà thầu triển khai máy móc, vật tư, thiết bị...
+ Các loại tiền dùng thanh toán. + Thời hạn có hiệu lực của đơn thầu. + Giấy bảo lãnh dự thầu.
+ Quy cách của đơn dự thầu và chữ ký.
- Một số yêu cầu giải thích thêm: các nhà thầu sau khi nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu có thể yêu cầu chủ đầu tư giải thích thêm về: vật tư thiết bị, giá cả, chỉ dẫn kỹ thuật, tiến độ thi công...
- Thư uỷ quyền: đấy là văn bản pháp lý được cấp có thẩm quyền lập uỷ quyền cho người có thẩm quyền chịu trách nhiệm giải quyết trong quyền hạn cho phép.
- Lập chương trình thiết bị ngày công theo quá trình tiến hành công việc. - Lập biểu giá: giá dự thầu nhà thầu phải tính toán cụ thể và điền vào bản giá thầu theo mẫu của chủ đầu tư. Điền vào bản giá thầu bao gồm tất cả các chi phí có liên quan đến xây dựng công trình như chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp, thuế, lãi... mức giá mà nhà thầu lập phản ánh trình độ tổ chức thi công của nhà thầu và nó phải được tính toán hợp lý để mức giá đó có khả năng thắng thầu cao nhất.
- Lập vật tư thiết bị chủ yếu cho thi công nhà thầu phải lập biểu vật tư chủ yếu có sự phân loại và hạch toán cụ thể để xem xét, xuất kho cho thi công.
- Lập biểu tổ chức lao động: nhà thầu phải lập biểu liệt kê số lượng lao động sử dụng cho thi công công trình và có sự phân công trong tổ chức thực hiện công việc.
- Bản vẽ kỹ thuật và bản vẽ thi công nhà thầu phải nghiên cứu kỹ thiết kế kỹ thuật để đưa ra biện pháp thi công hợp lý.
- Lập biểu tiến độ thi công: biểu này phải chỉ rõ được chương trình, kế hoạch thực hiện của nhà thầu trong từng giai đoạn và cả quá trình.
- Những giải thích thêm của nhà thầu do yêu cầu của chủ đầu tư nhà thầu có thể giải trình thêm một số vấn đề về kỹ thuật, tiến độ thi công... 9.5. Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu sau khi hoàn thành xong hồ sơ dự thầu (thường với dự án nhỏ thời gian chuẩn bị 30-40 ngày, dự án lớn thời gian chuẩn bị 2-3 tháng). Nhà thầu sẽ nộp hồ sơ dự thầu cho bên mời thầu trong thời hạn quy định. Bên mời thầu có trách nhiệm bảo quản các hồ sơ dự thầu trong điều kiện bảo mật.
Việc mở thầu được thực hiện công khai với sự có mặt của bên mời thầu, đại diện của cơ quan quản lý cấp trên các nhà thầu hoặc đại diện được uỷ quyền của nhà thầu và các hãng thông tấn báo chí địa phương.
Công tác mở thầu sẽ tiến hành mở từng hồ sơ dự thầu, chủ đầu tư sẽ ghi tên các ứng thầu hợp lệ và ứng thầu không hợp lệ. Sau khi mở thầu, chủ đầu tư đánh giá xếp hạng các nhà thầu theo những tiêu chuẩn về năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật, giá bỏ thầu... để chọn ra nhà thầu phù hợp nhất. Kết quả đấu thầu sẽ được công bố chính thức sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Những nhà thầu không trúng thầu cũng được thông báo và trả lại bảo lãnh dự thầu.